4Chương 1 : Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến, huyện
2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định của pháp luật thì UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ bằng Tiếng Việt và văn bản song ngữ.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính, thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; trả hồ sơ đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
Tại UBND xã Đồng Tiến được đảm bảo thực hiện một cách trung thực, khách quan, cán bộ Tư pháp đã có trách nhiệm cao trong việc kiểm tra độ chính xác của bản sao đúng với bản chính, ln ln trả hồ sơ đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực. Trong thời gian thực tập em đã chứng kiến vài vụ giả mạo giấy tờ, chủ yếu là giả mạo chứng minh nhân dân, thủ đoạn và cách thức rất tinh vi nhưng với nghiệp vụ và chuyên mơn của mình thì cán bộ Tư pháp đã phát hiện ra. Đồng thời đã lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo đó, phối hợp với Công an xã cùng xử lý.
Hiện nay, lời chứng thực khơng cịn phải viết tay như trước đó, mà đã được khác mộc đóng vào, người thực hiện chứng thực chỉ cần viết thêm số lưu trữ và quyển số bao nhiêu, giúp cho công tác chứng thực bản sao từ bàn chính được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm bảo được thời hạn trả hồ sơ đúng theo quy định của pháp luật. Pháp luật đã quy định thời hạn tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải được giải quyết trong ngày làm việc đó. Nhưng đơi khi các vị lãnh đạo bận đi họp, công tác hay tập huấn… không ai ký hồ sơ nên phải để lại sang này hôm sau giải quyết, điều này không đảm bảo được theo quy định của pháp luật, ngồi ra cịn gây phiền hà cho người dân chờ đợi hay đi lại nhiều lần.
Trên thực tế ta thấy, công tác chứng thực ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng chiếm số lượng yêu cầu nhiều và các giấy tờ cũng rất phong phú, đa dạng. Bên cạnh đó thì cán bộ Tư pháp phải đảm nhiệm rất nhiều mảng công việc khác nữa, sự ra đời của Nghị định 23/2015/NĐ-CP cán bộ Tư pháp phải đảm nhiệm thêm công tác chứng thực, em thấy thực sự là quá nhiều công việc, quá tải cho cán bộ Tư pháp. Nhưng cán bộ Tư pháp ở đây luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực để từ đó cơng tác chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến đã và đang được thực hiện rất tốt, đúng thời hạn, đúng trình tự thủ tục mà pháp luật quy định, đây là điều rất đáng được biểu dương.