4Chương 1 : Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến, huyện
2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là một công tác mà người dân yêu cầu cơ quan Tư pháp chứng thực chữ ký của họ đúng với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu được chứng thực. Tại UBND xã Đồng Tiến, công tác này được cán bộ Tư Pháp thực hiện việc chứng thực đảm bảo những quy định của pháp luật. Các cá nhân khi đến yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân của mình và giấy tờ văn bản mình sẽ ký vào. Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực… Đối với công tác này thì UBND xã Đồng Tiến, bộ phận Tư pháp đã thực hiện việc chứng thực đầy đủ theo đúng trình tự thủ tục pháp luật quy định (ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực, số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực), tại đây cũng chưa có trường hợp nào chứng thực chữ ký của người nước ngồi.
Tại UBND xã Đồng Tiến ln thực hiện đúng thời hạn chứng thực khi cán bộ Tư pháp tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào buổi nào thì sẽ được giải quyết, trả hồ sơ ngay trong buổi làm việc đó. Đối với một số trường hợp cảm thấy nghi ngờ, cần phải xác minh nhân thân người yêu cầu chứng thực chữ ký, thì cán bộ Tư pháp hẹn lại thời gian chứng thực nhưng không quá 03 ngày làm việc.
Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký vì lý do nào đó khơng thể ký tên thì sẽ được điểm chỉ. Riêng đối với các trường hợp người chứng thực chữ ký do già yếu hay bệnh tật, phụ nữ mới sinh con… không thể đến trụ sở UBND xã Đồng Tiến để thực hiện việc chứng thực chữ ký thì cán bộ Tư pháp sẽ đến tận địa chỉ người đó để tiến hành cơng tác chứng thực chữ ký. Vì vậy, cơng tác chứng thực chữ ký trên địa bàn luôn được đảm bảo thực hiện nghiêm túc và khách quan.
2.2.4. Thực trạng chứng thực hợp đồng, giao dịch
Trong thời gian thực tập vừa qua, cho thấy người dân đến UBND xã Đồng Tiến để chứng thực các hợp đồng, giao dịch là rất ít, chủ yếu là chứng thực văn bản từ chối nhận di sản. Còn các chứng thực khác như chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, chứng thực di chúc… hầu hết người dân đến các Phịng cơng chứng để thực hiện.
Tại UBND xã Đồng Tiến, công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện một cách trung thực, khách quan, chính xác. Theo quy định thì việc tiếp nhận yêu cầu chứng các giấy tờ, văn bản về hợp đồng, giao dịch phải được giải quyết xong trong vịng 02 ngày làm việc. Nhìn chung tại UBND xã Đồng Tiến đã thực hiện tốt quy định này, tuy nhiên có một số trường hợp cần phải xác minh lại giấy tờ, văn bản chứng thực đó thì cán bộ Tư pháp nơi đây đã có thỏa thuận, hẹn thời gian giải quyết với người yêu cầu chứng thực, điều này phù hợp với quy định của pháp luật (điều 37 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
2.2.5. Kết quả đạt được
Trong những năm qua, cùng với q trình đổi mới cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, thúc đẩy phát triển tồn diện các hoạt động kinh tế và quản lý kinh tế - xã hội thì hoạt động chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến đã và đang có những thay đổi đáng kể. Hoạt động chứng thực dần khẳng định được tầm quan trọng của mình, tác động tích cực vào đời sống kinh tế-xã hội
của mọi người, thúc đẩy nền kinh tế thị trường, định hướng xã hội chủ nghĩa, đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực, góp phần tăng cường hiệu lực, hiểu quả quản lý Nhà nước đối với hoạt động chứng thực trên địa bàn xã.
UBND xã Đồng Tiến đã xây dựng từng bước ngày một hoàn thiện hơn, tốt hơn về thể chế và tiếp tục chỉ đạo, quản lý Nhà nước về công tác chứng thực, tổ chức thực hiện Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký… Ngồi ra, UBND xã Đồng Tiến ln có cơng tác tun truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực tại các nơi như trường học, nhà văn hóa… để cho cơng tác tun truyền đạt kết quả tốt, người thực hiện đã có nhiều hình thức tun truyền phong phú truyền tải đến với người dân, có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp bằng cách để tủ sách pháp luật ở bộ phận một cửa, nơi tiếp nhận yêu cầu chứng thực để người dân chủ động tìm hiểu hơn. Tại địa phương, cơng tác này được cán bộ Tư pháp thực hiện để đảm bảo những quy định pháp luật về chứng thực truyền tải đến người dân một cách hiệu quả và chính xác nhất.
Về tổ chức bộ máy làm công tác quản lý và thực hiện chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến ngày càng được bố trí chặt chẽ, nghiệp vụ chun mơn cao: Bố trí 02 cán bộ Tư pháp-Hộ tịch và 02 cán bộ Văn phòng-Thống kê trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận 01 cửa của UBND xã và trình lãnh đạo ký chứng thực.
Theo số liệu thống kê của bộ phận Tư pháp - Hộ tịch và báo cáo của bộ phận Văn phòng-Thống kê tại UBND xã Đồng Tiến trong bốn năm (2015- 2016-2017-2018)8 thì thực trạng chứng thực đạt kết quả cụ thể như sau:
Năm 2015: có 05 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, 14 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, 18 trường hợp chứng thực văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế, 03 trường hợp chứng thực di chúc; có 3025 lượt chứng thực bản sao từ bản chính và 55 trường hợp chứng thực chữ ký.
Năm 2016: có 08 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, 22 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, 21 trường hợp chứng thực văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế, 05 trường hợp chứng
thực di chúc; có 3102 lượt chứng thực bản sao từ bản chính và 60 trường hợp chứng thực chữ ký.
Năm 2017: có 07 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, 25 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, 16 trường hợp chứng thực văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế, 04 trường hợp chứng thực di chúc; có 3168 lượt chứng thực bản sao từ bản chính và 52 trường hợp chứng thực chữ ký.
Năm 2018: có 09 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, 23 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, 22 trường hợp chứng thực văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế, 06 trường hợp chứng thực di chúc; có 3180 lượt chứng thực bản sao từ bản chính và 57 trường hợp chứng thực chữ ký.
2.3. Đánh giá chung
2.3.1. Ưu điểm
Hiểu được tầm quan trọng của hoạt động chứng thực, cho nên UBND xã Đồng Tiến đã xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị đầy đủ, phục vụ cho công tác được tốt hơn. Cùng với sự cải cách quản lý hành chính thực hiện cơ chế “một của” nên hoạt động chứng thực khơng cịn nhiều giai đoạn, thủ tục rườm ra như trước mà đã nhanh ngắn gọn, linh hoạt hơn.
Lãnh đạo của UBND xã Đồng Tiến luôn nắm bắt kịp thời những tâm tư nguyện vọng của nhân dân. Ngồi ra cịn tận tình giúp đỡ, chỉ bảo, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện cho cán bộ Tư pháp hoàn thành công việc.
Cán bộ Tư pháp nơi đây có kiến thức pháp luật đầy đủ, nghiệp vụ chuyên môn cao, tinh thần nhiệt tình trong cơng việc, có trách nhiệm. Khi người dân có chỗ nào chưa hiểu, cán bộ vẫn tận tình hướng dẫn, giải thích rõ ràng.
Ở UBND xã Đồng Tiến thì cơng tác tun truyền, phổ biến giáo dục pháp luật được đảm bảo thực hiện tốt nên người dân nắm bắt được nhanh chóng những quy định mới của pháp luật.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời là một bước tiến trong việc cải cách quản lý hành chính trên lĩnh vực Tư pháp, đáp ứng nhu cầu cấp thiết cho người dân khi đi chứng thực. Đồng thời khắc phục những hạn chế, bất cập trong công tác chứng thực hiện nay mà các Nhị định trước đó chưa giải quyết được. Nghị định đã phân định thẩm quyền của UBND cấp xã trong công tác
chứng thực được quy định rõ ràng và mở rộng hơn. Theo Nghị định thì người u cầu chứng thực có quyền đến bất kỳ đâu trong cả nước để chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của mình, khơng phụ thuộc vào nơi cư trú của bản thân. Ngoài ra, Nghị định cịn đơn giản hóa việc xuất trình giấy tờ, rút ngắn thủ tục để quá trình giải quyết hồ sơ được nhanh hơn. Người dân có thể yêu cầu cơ quan tổ chức thực hiện việc chứng thực bằng đường bưu điện, rút ngắn thời gian đi lại, không nhất thiết phải đến tận cơ quan, tổ chức để thực hiện chứng thực. Đặc biệt là với sự phân cấp thẩm quyền như vậy thì người dân đến liên hệ công tác chứng thực luôn được đảm bảo.
2.3.2. Hạn chế
Hiện nay, để đạt được những mục đích sai trái của mình, một số cá nhân khi đi chứng thực đã xuất trình rất nhiều giấy tờ giả mạo, mà thủ đoạn ngày càng tinh vi như vậy. Bằng công tác kiểm tra thủ công bằng mắt thường như vậy thì sẽ mất rất nhiều thời gian của cán bộ Tư pháp, ngồi ra cịn khơng được đảm bảo chính xác, qua đây em thấy việc trang bị những thiết bị, công cụ hỗ trợ phát hiện những giấy tờ giả mạo cho bộ phận Tư pháp là chưa được thực hiện.
Lãnh đạo có những lúc bận họp định kỳ, đột xuất hoặc có cơng việc phát sinh phải đi giải quyết nên không thể ký hồ sơ, chưa thực hiện tốt được cơng tác giải quyết hành chính, phải để người dân chờ đợi lâu.
Bộ phận Tư pháp của địa phương chỉ có 02 người phụ trách mảng Tư pháp-Hộ tịch mà cơng việc tiếp dân hằng ngày thì rất nhiều, nếu được cử đi học thì chỉ cịn 01 người ở lại phụ trách vì vậy cơng việc chồng chất nên đơi khi việc trả hồ sơ cho người dân còn chậm trễ, người dân phải đợi lâu.
Trên địa bàn cịn nhiều nơi khó khăn, xa xơi, dân tộc thiểu số…điều kiện về vật chất lẫn tinh thần cịn hạn hẹp, nhiều cá nhân khó có thể tiếp cận được với cơng tác chứng thực, kính mong Cơ quan thực tập thực hiện thêm công tác chứng thực lưu động. Đồng thời, công tác chứng thực lưu động cũng giúp cho việc quản lý Tư pháp-Hộ tịch của UBND xã Đồng Tiến được tốt hơn.