5. Kết cấu của chuyên đề
2.2. Thực trạng công tác chứng thực tại địa bàn UBND xã Phú Hội, huyện
Trọng, tỉnh Lâm Đồng:
- Chứng thực là hoạt động quan trọng trong công tác Tư pháp, nhật là ở cấp xã. Song thời gian qua, hoạt động này vẫn còn gặp một số vướng mắc, khó khăn nhất định.
- Theo đánh giá của Sở tư pháp, sau 4 năm thực hiện Nghị định số 23/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch), hoạt động chứng thực đã đi vào nề nếp; các trình tự, thủ tục đều được niêm yết công khia tại nơi tiếp công dân và được công bố trên cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh, Sở tư pháp.
- Sở Tư pháp tỉnh đánh giá hoạt động chứng thực đã phát huy hiệu quả, đáp ứng nhu cầu chứng thực ngày càng tăng của công dân và các tổ chức. Nghị định 23/2015 ra đời đã cắt giảm và thay đổi nhiều thủ tục, giấy tờ hành chính theo hướng thuận lợi cho người dân.
“Trước đây các giao dịch liên quan đến bất động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng người dân phải đến UBND cấp huyện để thực hiện; với hợp đồng, giao dịch giá trị trên 50 triệu đồng thì đến các phịng cơng chứng, cịn UBND cấp xã khơng được giao thẩm quyền. Để khắc phục hạn chế trên, Nghị định 23/2015 đã giao thẩm quyền cho UBND cấp xã được chứng thực các hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho người dân”.
- Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả tích cực, qua một thời gian thực hiện Nghị định 23/2015 vẫn cịn một số khó khăn, vướng mắc đối với các địa phương như tại khoản 3, Điều 25 quy định: “ Không được chứng thực chữ ký nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh ... xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức, vi phạm quyền cơng dân”.
Thực tế quy định này sẽ không phát sinh vướng mắc nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực được lập bằng tiếng việt. Tuy nhiên, nếu giấy tờ, văn bản đó lập bằng tiếng nước ngồi thì khó có thể hiểu hết nội dung để giải quyết. Nếu từ chối thì gây phiền hà cho người dân, cịn chứng thực thì rất dễ dẫn đến việc vi phạm điều cấm theo quy định của pháp luật.
- Bên cạnh đó, theo chia sẻ của nhiều cán bộ tư pháp tại xã, Nghị định số 23/2015 chưa quy định cụ thể, rõ ràng về trình tự, thủ tục chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản khai nhận di sản. Từ đó, gây khó khăn, lúng túng khi giải quyết hồ sơ yêu cầu chứng thực của các loại giao dịch trên.
Ngoài ra, Nghị định cũng quy định,khi tiến hành chứng thực bản sao từ bản chính sẽ khơng phải lưu trữ. Thực tế, có những trường hợp bản sao đã được chứng thực, nhưng người yêu cầu chứng thực lại có hành vi gian dối, sửa chữa bản sao khi đã được chứng thực. Việc khơng lưu trữ bản sao vơ tình khiến cơ quan thực hiện chứng thực khơng có cơ sở để đối chiếu khi có tranh chấp, sai sót xảy ra.
Đối với công tác chứng thực, với yêu cầu ngày càng chặt chẽ, địi hỏi về phía cán bộ thực hiện, nhất thiết phải chịu khó đọc và nắm văn bản hướng dẫn, quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ phải tuyệt đối theo đúng quy trình, làm cảm tính rất dễ sai sót.
- Theo Sở Tư pháp tỉnh Lâm Đồng, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực, bảo đảm yêu cầu quản lý nhà nước cũng như đáp ứng yêu cầu, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, bên cạnh việc kiến ngh, đề xuất điều chỉnh một số quy định trong công tác chứng thực, thời gian tới, Sở tư pháp sẽ tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác chứng thực đối với UBND cấp huyện, UBND cấp xã, qua đó, sớm khắc phục các tồn tại, thiếu sót, tránh tình trạng gây phiền hà cho người dân trong hoạt động chứng thực.
Nghị định 123/2015, Thông tư 15/2015, Nghị định 23/2015... là những căn cứ quan trọng để thực hiện công tác chứng thực, hộ tịch.
* Đánh giá chung:
- Theo quy định của Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015 của Chính phủ thì việc cơng chứng bản sao, chữ ký các văn bản tiếng Việt do cấp xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) thực hiện. Thực hiện Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn, trong những năm qua, công tác chứng thực đã được cấp uỷ Đảng, chính quyền quant âm chỉ đạo thực hiện nghiêm túc. Tuy nhiên, hoạt động cơng chứng ở các xã, thời gian qua cịn xuất hiện một số sai sót như trong lĩnh vực chứng thực các hợp đồng, các bên tham gia giao kết
hợp đồng chưa ghi đầy đủ các thông tin, hồ sơ lưu trữ và các giấy tờ kèm theo còn thiếu, việc mở sổ sách theo dõi tuỳ tiện...