5. Kết cấu của chuyên đề
2.3 Mơ hình hóa cách thức thực hiện chứng thực:
Để giúp người thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã có thể nắm bắt được trình tự, thủ tục thực hiện các loại hình chứng thực một cách cơ bản nhất, từ đó triển khaithực hiện một cách thống nhất, hiệu quả, tránh các sai sót, trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành ( giả định là tại các cơ quan thực hiện chứng thực đều triển khai thực hiện cơ chế “một cửa). Sau đây là khái qt và mơ hình hố các bước của hoạt động chứng thực như sau:
2.3.1. Chứng thực bản sao từ bản chính:
Bước 1: Tiếp nhận u cầu, nhận bản chính do đương sự xuất trình, kèm
theo số lượng bản sao tương ứng, ghi nhận số lượng bản mà người có yêu cầu muốn được cấp đối với từng loại bản chính giấy tờ, văn bản;
Bước 2: Chuyển yêu cầu chứng thực( bản chính + bản sao) cho người có
thẩm quyền chứng thực: người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp pháp của bản chính (đối chiếu các quy định về những loại văn bản, giấy tờ là cơ sở để chứng thực và kiểm tra văn bản, giấy tờ có thuộc những trường hợp không được chứng thực không); nếu khơng phù hợp thì từ chối chứng thực, chuyển bộ phận”một cửa” trả hồ sơ cho người có yêu cầu (trường hợp phát hiện giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo thì phải lập biên bản tạm giữ, kiểm tra, làm rõ và xử lý theo quy định của pháp luật), nếu phù hợp thì thực hiện bước 3.
Bước 3: Đối chiếu từng bản sao với bản chính:
Bước 4:Ghi lời chứng (‘chứng thực bản sao đúng với bản chính”, chữ
“BẢN SAO” vào chỗ trống phía trên bên phải của trang đầu tiên) theo quy định, ngày thực hiện, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ.
Bước 5: Văn tư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu (lưu ý giáp
lai đối với bản sao có nhiều tờ); lưu lại một bản theo quy định.
Bước 6: Thu lệ phí, trả kết quả (bản chính+ số lượng bản sao theo yêu
cầu).
2.3.2. Chứng thực chữ ký
Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu(nhận giấy tờ, văn bản do
người yêu cầu chứng thực xuất trình), ghi rõ số lượng bản cần chứng thực chữ ký. Người tiếp nhậnphải kiểm tra giấy tờ tuỳ thân xem thông tin, nhận dạng
của người yêu cầu chứng thực chữ ký có đúng với giấy tờ tuỳ thân xuất trình khơng. Nếu khơng đúng thì có quyền từ chối tiếp nhận.
Bước 2: Chuyển yêu cầu chứng thực cho người thực hiện chứng thực.
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào. Về nguyên tắc, người thực hiện chứng thực chữ ký không phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, giấy tờ nhưng vẫn phải kiểm tra nội dung văn bản, giấy tờ đó, nếu nội dung văn bản, giấy tờ đó vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội thì có quyền từ chối chứng thực; nếu là hợp đồng, giao dịch từ chối chứng thực chữ ký, hướng dẫn đương sự tới cơ quan có thẩm quyền làm thủ tục cơng chứng hoặc chứng thực giao dịch, hợp đồng.
Bước 3: Người yêu cầu ký trước mặt người thực hiện chứng thực( lưu ý
kiểm tra lại giấy tờ tuỳ thân của người ký).
Bước 4: Ghi lời chứng, ngày thực hiện, ký chứng thực, ghi rõ họ tên,
chức vụ.
Bước 5: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu(
thực hiện việc lưu trữ).
Bước 6: Chuyển bộ phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết quả.
2.3.3. Chứng thực hợp đồng, giao dịch:
2.3.3.1. Trường hợp hợp đồng, giao dịch đã soạn sẵn
Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu
Hồ sơ yêu cầu chứng thực, gốm các giấy tờ sau: Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản sao giấy tờ tuỳ thân của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó(trừ trường hợpchứng thực di chúc trong trường hợp tính mạng bị đe doạ thì khơng phải nộp những loại giấy tờ này).
Nếu thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực đầy đủ thì thụ lý. Nếu hợp đồng không thể thực hiện được trong ngày thì ghi [hiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực.
Bước 2: Chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực. Người thực hiện
chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực; kiểm tra nhận dạng và năng lực hành vi dân sự của các bên có yêu cầu
chứng thực; kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch. Nếu một trong các bên tham gia hợp đồng, giao dịch không đủnăng lực hành vi dân sự thì từ chối chứng thực. Nếu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đủ năng lực hành vi dân sự, tự nguyện thì hướng dẫn sửa dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế), trường hợp người yêu cầu chứng thực không sửa chữa thì người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực.
Bước 3: Thông qua nội dung hợp đồng, giao dịch đã hoàn chỉnh với các
bên yêu cầu chứng thực. Trường hợp các bên đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì hướng dẫn các bên ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng, ký tắt vào từng trang của hợp đồng, ký đầy đủ vào trang cuối, ghi rõ họ tên, chức vụ.
Bước 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi,ghi số hợp đồng, giao dịch,
đóng dấu, lưu trữ.
Bước 5: Chuyển bộ phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết quả cho người có
yêu cầu.
2.3.3.2. Trường hợp hợp đồng, giao dịch chưa được soạn sẵn
Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu
Hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau: Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (trừ trường hợp chứng thực di chúc trong trường hợp tính mạng bị đe dọa thì khơng phải nộp những loại giấy tờ này).
Trường hợp thành phần hồ sơ yêu cầu đầy đủ thì thụ lý. Nếu hợp đồng khơng thể thực hiện được trong ngày thì ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực.
Bước 2: Chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực. Người thực hiện
chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực; kiểm tra nhận dạng và năng lực hành vi dân sự của các bên có yêu cầu chứng thực; Nếu một trong các bên tham gia hợp đồng, giao dịch không đủ năng lực hành vi dân sự thì từ chối chứng thực. Nếu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch
đủ năng lực hành vi dân sự và đều tự nguyện thì soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo thông tin mà các bên yêu cầu cung cấp.
Bước 3: Chỉnh lý và thông qua nội dung hợp đồng, giao dịch với các bên