6. Cấu trúc của đề tài
2.1.3. Mơ hình cơ cấu tố chức quản lý và hoạt động kinh doanh của
ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Du lịch Hồn Hảo
2.1.3.1. Mơ hình cơ cấu tổ quản lý
Cơng ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Du lịch Hoàn Hảo thực hiện chế độ quản lý doanh nghiệp theo ngun tắc trực tuyến chức năng. Mơ hình cơ cấu tổ chức cán bộ của Công ty được biểu diễn theo sơ đồ sau:
Giám đốc Công ty Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận bổ trợ du lịch Phòng Phịng Phịng kế tốn Bộ phận Marketing điều hành hành chính Outbound Inbound Nội địa
Hình 2.1. Sơ đồ mơ hình cơ cấu tổ chức của PS Tours
Với tổng số nhân viên chính thức trong PS Tours bao gồm 23 nhân viên. Trong đó bao gồm:
- 1 Giám đốc Cơng ty - 1 Phó giám đốc điều hành
- 1 Phó giám đốc phụ trách Marketing - 1 Kế tốn trưởng
• Bộ phận nghiệp vụ Du lịch: - Phòng Marketing: 2 nhân viên
- Phịng Điều hành: Tổng cộng có 6 nhân viên + Outbound: 1 nhân viên
+ Inbound: 4 nhân + Nội địa: 1 nhân viên • Bộ phận bổ trợ
- Phịng kế tốn: 2 nhân viên - Phịng hành chính: 2 nhân viên • Bảo vệ: 1 người.
Cơng tác điều hành chủ yếu ở công ty là do 04 nhân viên, toàn bộ đã tốt nghiệp đại học du lịch và trên đại học cùng với đội ngũ nhân viên của PST với tuổi đời cịn rất trẻ trung bình dưới 30 tuổi do đó rất năng động, nhiệt tình với cơng việc. Cơng ty đã tạo ra được mối quan hệ chặt chẽ, gắn bó với các nhà cung cấp có uy tín cho phép PST đảm bảo cung cấp các dịch vụ có chất lượng cao nhất với mức giá cạnh tranh. Các chương trình du lịch ln được theo dõi và quản lý chặt chẽ với tinh thần trách nhiệm cao và lịng nhiệt tình của đội ngũ nhân viên. Khả năng xử lý các tình huống của bộ phận điều hành cịn được nhân lên bởi hệ thống thơng tin liên lạc và quy trình làm việc, kiểm tra chặt chẽ, kịp thời.
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
• Giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất của công ty, là người trực tiếp điều hành công việc, đại diện và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý trước các cơ quan chức năng và các đối tác. Thực chất tại cơng ty phó giám đốc thường trực điều hành thay mặt giám đốc giải quyết mọi cơng việc.
• Phó giám đốc thường trực điều hành: là người trực tiếp điều hành ở chi nhánh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả kinh doanh của cơng ty. Ngồi ra phó giám đốc điều hành cịn làm chức năng tham mưu cho giám đốc về các hoạt động chung của cơng ty.
• Bộ phận điều hành: tại cơng ty gọi là phịng kinh doanh đây là bộ phận sản xuất kinh doanh chính của PS Tour, ở đó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các u cầu, các chương trình của cơng ty. Phịng điều hành chính là chiếc cầu nối giữa cơng ty với thị trường cung cấp các dịch vụ du lịch.
- Bộ phận điều hành: thường được tổ chức theo các nhóm cơng việc (khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô…) giúp cho cơng ty hoạt động có hiệu quả hơn và với mỗi nhân viên có tinh thần trách nhiệm hơn về cơng việc mình đảm nhận. Phịng điều hành có các chức năng sau:
+ Là đầu mối triển khai các công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, các thông báo về khách do trung tâm điều hành của công ty hoặc phịng thị trường của cơng ty gửi tới.
+ Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, đặt ăn, vận chuyển… đảm bảo về mặt thời gian và chất lượng.
+ Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan như Bộ ngoại giao, Bộ nội vụ, Cục hải quan, ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ du lịch (khách sạn, hàng không, đường sắt và các dịch vụ bổ sung khác…) lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín chất lượng.
+ Theo dõi việc thực hiện chương trình du lịch, phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh tốn với cơng ty gửi khách và các nhà cung cấp dịch vụ du lịch.
• Bộ phận thị trường: Tại PS Tours phịng thị trường mới được thành lập nhằm thực hiện các chức năng sau:
+ Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, thực hiện các hoạt động tuyên truyền quảng cáo tại các hội chợ các phương tiện thông tin đại chúng nhằm thu hút các nguồn khách du lịch đến cơng ty.
+ Phối hợp với phịng điều hành tiến hành xây dựng các chương trình du lịch về nội dung, mực giá sao cho phù hợp với thị trường mục tiêu của PS Tour.
+ Ký kết hợp đồng với hãng, với các cơng ty du lịch nước ngồi, các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để khai thác nguồn khách quốc tế vào Việt Nam và khách du lịch Việt Nam tại Việt Nam.
+ Duy trì các mối quan hệ, đảm bảo hoạt động thơng tin của công ty với các nguồn khách. Thơng báo cho các bộ phận có liên quan trong cơng ty về kế hoạch đồn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ.
+ Ngoài sự chi phối của bộ phận thị trường trong công ty, phịng thị trường của cịn có trách nhiệm nghiên cứu và phát triển giúp công ty hoạt động độc lập trong công tác khai thác thị trường.
• Bộ phận kế tốn tài chính: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các công tác về tài chính, kế tốn của PS Tours. Xây dựng phân bổ kế hoạch kinh doanh, chỉ đạo việc thực hiện hoạch toán kế tốn trong cơng ty bao gồm:
+ Thực hiện chế độ ghi chép ban đầu theo hệ thống tài khoản hiện hành áp dụng hình thức kế tốn phù hợp với các đặc điểm kinh doanh của công ty.
+ Thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản tiền vốn, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Phát hiện và ngăn ngừa những vi phạm chính sách, chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.
+ Tổ chức phân tích kinh tế từng thời kỳ, đề xuất các biện pháp xử lý giúp ban giám đốc điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời.
• Phịng hành chính: thực hiện những cơng việc chủ yếu trong việc xây dựng đội ngũ lao động của PS Tours. Thực hiện quy chế, nội quy khen
thưởng, kỷ luật, chế độ tiền lương, thay đổi đội ngũ lao động, đào tạo nhân viên.
Vậy hiện nay PS Tours có đội ngũ lao động với độ tuổi trung bình dưới 30 tuổi do đó đáp ứng được yêu cầu đặc trưng của ngành du lịch là sự năng động và sáng tạo.
2.1.3.3 Những nét chính trong hoạt động kinh doanh của PST
Bảng 2.1 Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh 2011, 2012 và 2013
Nội dung chỉ tiêu Đơn vị 2011 2012 2013 So sánh 2012/2013
tính Tuyệt đối Tương đối
Doanh thu Tỷ.đ 45,870 44,510 46,125 1,165 1,042 Chi phí Tỷ.đ 44,235 43,729 44,285 556 1,013 Lợi nhuận Tỷ.đ 1,635 781 1,845 1,064 2.362 Lượt khách Lượt k 23.867 20.035 28.956 8.921 1,445 Ngày khách Ngày/k 118.860 86.150 145.360 59.210 1,687 T.G Tb một khách Ngày 4,98 4,30 5,02 0,72 1,167
(Nguồn:Báo cáo tổng kết các năm 2011, 2012, và 2013 của PS Tour
Hoạt động kinh doanh của PS Tours rất đa dạng: Hoạt động kinh doanh lữ hành đón khách, gửi khách và hoạt động kinh doanh lữ hành nội địa.
Nhưng trong 2 năm 2012 –2013 vừa qua hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là đưa khách đi du lịch xuyên Việt, đưa người Việt Nam đi du lịch nước ngồi. Các chương trình du lịch của Cơng ty cho người Việt Nam đi du lịch nước ngồi thường có số lượng khách đông, thời gian đi du lịch thường dài. Khách du lịch đến Công ty bao gồm rất nhiều loại khách với những mức thu nhập khác nhau. Công ty xác định thị trường luôn là khâu đầu tiên quan trọng chi phối các hoạt động kinh doanh tiếp theo của Cơng ty. Vì lẽ đó việc chiếm lĩnh thị trường đã trở thành sự cạnh tranh gay gắt dưới nhiều
hình thức. Cơng ty đang có sự đầu tư hợp lý cho cơng tác tuyên truyền quảng cáo để thu hút khách. Cơng ty thường xun cử các nhân viên có nhiều kinh nghiệm, có trình độ chun mơn đi tham gia các hội chợ Quốc tế, ra nước ngoài khảo sát thị trường nhằm tăng cường chặt chẽ với các bạn hàng quen biết, thiết lập quan hệ với các bạn hàng mới. đồng thời trong nước Công ty cũng thường xuyên tham gia các hội chợ, các sự kiện (festival về du lịch) mà ngành tổ chức.
Các số liệu về doanh thu một ngày khách, chi phí trung bình một ngày khách, lợi nhuận thu được trong một ngày khách qua hai năm 2012 và 2013, ta thấy mặc dù kinh doanh có lãi nhưng doanh thu thu về so với chi phí của năm 2013 cao hơn khơng nhiều so với năm 2012. Hiện nay, sự cạnh tranh giữa các công ty lữ hành đang rất quyết liệt. Sự ra đời của các cơng ty mới, các chương trình xây dựng lên cũng tương đối giống nhau, với mức giá hoàn toàn tương tự nhau dẫn đến sự cạnh tranh giữa các công ty nhằm thu hút khách. Một trong những biện pháp mà Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Du lịch Hoàn Hảo đang sử dụng: nâng cao chất lượng của các chương trình du lịch, tăng cường biện pháp khuếch trương quảng cáo về công ty, về sản phẩm các chương trình du lịch của cơng ty tới khách du lịch để sao cho du khách biết về công ty và biết về sản phẩm của công ty, đồng thời hạ giá của các chương trình du lịch xuống mức mà cơng ty chấp nhận được.
Thời gian trung bình một ngày khách trong một chương trình của cơng ty ở đây có thể nói lên rằng khả năng kinh doanh của cơng ty rất lớn. Các
chương trình du lịch mà cơng ty xây dựng cho khách du lịch thường là các chương trình du lịch xuyên Việt dài từ 10-12 ngày. Các chương trình du lịch xây dựng cho người Việt Nam đi các nước thường từ 12-15 ngày và các chương trình du lịch xây dựng cho người Việt Nam du lịch trong nước thường từ 3-5 ngày. Để thực hiện tốt chuyến đi du lịch dài ngày như vậy thì nhân viên điều hành chương trình du lịch của cơng ty ln sắp xếp lịch trình du lịch hấp
dẫn du khách, lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ (về vận chuyển, về khách sạn…) phù hợp với chuyến hành trình. Hướng dẫn viên trong q trình làm việc với đồn ln giúp cho khách du lịch được an tồn nhất. Ngoài việc hướng dẫn cho khách về các điểm tham quan, hướng dẫn viên còn liên hệ với các nhà cung cấp đến việc tiếp xúc, làm quen với khách, xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra từ khâu bắt đầu đón khách đến khâu cuối cùng là tiễn khách và lấy thơng tin phản hồi từ phía khách.
Như vậy có thể thấy PS Tours là cơng ty du lịch làm ăn hiệu quả trong tỉnh, với số năm hoạt động trong mảng kinh doanh lữ hành là 9 năm PST đã tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Với cơ cấu tổ chức bộ máy rõ ràng, chức năng nhiệm vụ cụ thể và đội ngũ lao động có tuổi đời trẻ đáp ứng được yêu cầu đặc trưng của ngành là sự năng động và sáng tạo. Hiện nay PST với các hoạt động kinh doanh đa dạng đã thu hút được nhiều thành phần khách, doanh thu trong hoạt động du lịch ngày càng cao và ngày càng chứng tỏ được thương hiệu của mình trên thị trường du lịch.