3.2 .Quy trình thực hiện dịch vụ kế toán tại công ty
3.2.4.4 .Giai đoạn cập nhập số liệu vào phần mềm
Sau khi lập báo cáo thuế tháng thì cơng việc tiếp sau đó là tồn bộ các hóa đơn
thuế GTGT đầu ra và hóa đơn thuế GTGT đầu vào sẽ được nhân viên Trang nhập liệu vào phần mềm trên các màn hình nhập liệu thích hợp. Hiện tại cơng ty TNHH Dịch vụ kế toán
27
Đồng Hưng đang sử dụng phần mềm kế toán Effect để phục vụ cho các cơng việc xử lý
kế tốn. Mọi thao tác, nghiệp vụ liên quan đến theo dõi công nợ, vật tư hàng hóa, sổ sách chứng từ liên quan đến kế tốn đều được xử lý hồn tồn trên phần mềm này.
Trình tự thực hiện việc cập nhập số liệu vào phần mềm như sau:
Căn cứ vào hóa đơn đầu vào của cơng ty Thơng Thật, đối với những hóa đơn liên quan đến chi phí trong kỳ hoặc nhiều kỳ của doanh nghiệp và được thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt thì cập nhập vào phiếu chi tiền
mặt.
Ví dụ:
- Hóa đơn tiền điện thoại: HĐ 2556988 Nợ TK 64273: 309.052
Nợ TK 1331: 30.905
Có TK 1111: 339.957
- Hóa đơn chi nhiều kỳ như chi mua thép : HĐ 0003460 Nợ 2421: 1.683.200
Nợ 1331: 168.320
Có 1111: 1.851.510
Đối với hóa đơn liên quan đến chi phí nhưng khơng thanh tốn ngay
bằng tiền mặt thì được cập nhập vào bút tốn khác. Ví dụ:
- Hóa đơn tiền điện kỳ 2/3 tháng 11/2014: HĐ 0000398 Nợ TK 6277: 47.906.821
Nợ TK 1331: 4.790.682 Có TK 331: 52.696.403
- Hóa đơn mua nguyên vật liệu: HĐ 0000418 Nợ TK 152: 6.767.600
Nợ TK 1331: 676.760 Có TK 331: 7.444.360
28
Đối với công ty Thông Thật, nguyên vật liệu dùng sản xuất bao gồm
nguyên vật liệu mua từ nước ngoài và mua trong nước. Tất cả đều được ghi nhận vào phiếu nhập ngun liệu.
Ví dụ:
- Hóa đơn nguyên liệu mua trong nước thanh toán ngay bằng tiền mặt:
HĐ 0004803
Nợ TK 1521: 9.400.000
Nợ TK 1331: 940.000
Có TK 1111: 10.340.000
- Hóa đơn nguyên liệu mua trong nước chưa thanh toán ngay bằng tiền
mặt:
Nguyên vật liệu chính: HĐ 0000411
Nợ TK 1521: 18.300.000
Nợ TK 1331: 1.830.000
Có TK 3311: 20.130.000
Vật liệu phụ, nhiên liệu: HĐ 0000267 Nợ TK 1522: 12.210.800
Nợ TK 1523: 14.630.000 Nợ TK 1331: 2.684.080
Có TK 3311: 29.524.880
Riêng đối với nguyên liệu nhập khẩu thì căn cứ vào tờ khai nhập khẩu
cập nhập nguyên liệu vào kho thông qua phiếu nhập kho nguyên liệu. Tiếp tục công việc sẽ vào phiếu bút toán khác để nhập phần thuế nhập khẩu, phần thuế này được đưa vào giá trị nguyên liệu nhập kho.
Căn cứ vào tờ khai nhập khẩu: Nợ TK 1521: 740.989.943,28
Có TK 3312:740.989.943,28 (34.876,68 USD) Căn cứ vào tờ khai và giấy nộp thuế nhập khẩu: Nợ TK 1521: 84.156.137
29 Có TK 3333: 84.156.137
Cịn đối với thuế GTGT nhập khẩu vào bút toán khác để cập nhập để đưa vào thuế GTGT được khấu trừ.
Ví dụ:
- Căn cứ vào tờ khai và giấy nộp thuế GTGT: Nợ TK 1331: 82.514.137
Có TK 33312: 82.514.137
Sau khi hoàn tất việc nhập kho nguyên liệu, căn cứ theo phiếu xuất kho để tiến
hành cập nhập nguyên liệu xuất kho vào phiếu xuất kho nguyên liệu. Tiếp theo đó, dựa vào số lượng thành phẩm trong tháng mà công ty sản xuất được, nhân viên Trang sẽ cập nhập phiếu nhập kho thành phẩm.
Sau khi hoàn thành việc cập nhập các chứng từ đầu vào, nhân viên Trang sẽ căn cứ
vào hóa đơn đầu ra để ghi nhận phiếu xuất kho thành phẩm, doanh thu và công nợ. Thành
phẩm từ nguyên liệu đầu vào ban đầu là các linh kiện của Motor như: Nắp B4, chuyển
hướng B5…Một phần thành phẩm này sẽ xuất bán trực tiếp trong nước, phần còn lại được dùng để sản xuất Motor chủ yếu dùng cho việc xuất khẩu.
- Căn cứ vào hóa đơn đầu ra số 0000957
Ghi nhận doanh thu vào bút toán phiếu thu bằng tiền mặt
Nợ TK 1111: 18.920.000
Có TK 5112: 17.200.000 Có TK 3331: 1.720.000
Cũng căn cứ vào hóa đơn đầu ra này vào phiếu xuất kho thành phẩm để ghi nhận giá vốn hàng bán. Khi xuất kho chỉ xuất số lượng hàng theo đúng số lượng trên hóa đơn, cịn giá vốn hàng bán sẽ được tính vào cuối tháng. Khi hồn tất việc xuất hàng cho tất cả
các hóa đơn đầu ra mà Thông Thật phát hành, Trang vào thao tác cuối tháng tính lại giá
vốn hàng xuất bán, giá vốn của từng mặt hàng xuất bán sẽ được cập nhập vào phiếu xuất kho hàng bán.
Nợ TK 632: 15.551.044
30
Đối với thành phẩm bán không thu ngay bằng tiền mặt sẽ được ghi nhận vào hóa đơn bán hàng: HĐ 0000951
Nợ TK 1311: 194.150.000
Có TK 5112: 176.500.000
Có TK 3331: 17.650.000
- Việc ghi nhận giá vốn tương tự như trên.
Nợ TK 632: 157.257.243
Có TK 155: 157.257.243
Như đã nói, một phần linh kiện sẽ đựợc dùng để sản xuất Motor, căn cứ vào số lượng thành phẩm xuất ra để sản xuất Motor, Trang cũng vào phiếu xuất kho thành phẩm để ghi nhận giá vốn như trên. Và cũng căn cứ vào số lượng thành phẩm Motor hoàn thành để tiến hành nhập kho thành phẩm.
Đối với thành phẩm được xuất bán ra nước ngoài, căn cứ vào tờ khai
xuất khẩu để ghi nhận doanh thu: Nợ TK 1312: 1.208.139.552
Có TK 5112: 1.208.139.552
- Ghi nhận giá vốn Nợ TK 632: 1.092.520.597
Có TK 155: 1.092.520.597
Sau khi hoàn tất các công việc cập nhập chứng từ mua vào, chứng từ bán ra vào phần mềm thì cơng việc ngay sau đó mà nhân viên Trang phải làm là kiểm tra đối chiếu lại số tổng cộng của thuế GTGT đầu ra, đầu vào được nhập liệu trong phần mềm so với số thuế tổng cộng trong tờ khai hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra xem có khớp đúng hay không. Nếu số liệu trên không khớp đúng với nhau thì phải dị lại tồn bộ số liệu trên tờ khai và số liệu trên phần mềm để chỉnh sửa kịp thời đúng theo số tổng cộng trên tờ khai thuế hoặc điều chỉnh báo cáo thuế cho đúng với số thuế phát sinh.
Công việc tiếp theo là căn cứ vào số phụ ngân hàng mà Thông Thật cung cấp. Công ty Thông Thật có 2 tài khoản ngân hàng là Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam và Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam. Căn cứ vào từng ủy
31
nhiệm chi thanh toán nợ hay giấy báo có thu tiền của khách hàng, Trang ghi nhận vào phiếu thu và phiếu chi ngân hàng.
Ví dụ:
- Thu tiền khách hàng trong nước, căn cứ vào lệnh thanh tốn có để ghi nhận bút tốn.
Nợ TK 11212: 218.724.000 Có TK 1311: 218.724.000
- Thu tiền khách hàng nước ngoài
Nợ TK 11222: 21.617 (USD)
Có TK 1312: 21.617 (USD) –> 461.955.270 (VND)
- Tương tự với Ủy nhiệm chi thanh tốn cho người bán nước ngồi Nợ TK 3312: 42.458,5 (USD)
Có TK 11222: 42.458,5 (USD) -> 905.639.805 (VND)
Ngoài việc ghi giảm công nợ của khách hàng và người bán nước ngồi, cịn phải
đánh giá chênh lệch tỷ giá thanh toán và được ghi nhận vào doanh thu tài chính hoặc chi
phí tài chính.
- Căn cứ vào phiếu báo lãi tiền gửi ngân hàng, vào phiếu thu ngân hàng
ghi nhận phần doanh thu tài chính này. Nợ TK 11212: 303.200
Có TK 515: 303.200
Sau khi nhập chứng từ ngân hàng xong, Trang vào sổ tiền gửi ngân hàng đối chiếu số dư cuối kỳ trên phần mềm với số dư trên sổ phụ, nếu có sai lệch thì đối chiếu tìm ra sai sót và chỉnh sửa bản cho hồn chỉnh.
- Cơng việc tiếp theo là căn cứ vào bảng lương bằng excel mà công ty Thông Thật cấp, vào bút tốn khác ghi nhận phần chi phí lương:
Nợ TK 6421: 79.496.023 Nợ TK 622: 487.818.071
32
- Cũng căn cứ trên bảng lương tiếp tục ghi nhận phần chi phí bảo hiểm và trừ lương phần bảo hiểm này trong bút toán khác.
Nợ TK 334: 37.097.600
Có TK 3383: 28.264.838 Có TK 3384: 5.299.657 Có TK 3389: 3.533.105
- Bảo hiểm xã hội được đưa vào chi phí Nợ TK 6421: 8.008.114
Nợ TK 6422: 55.587.771
Có TK 3383: 63.595.885
- Bảo hiểm y tế được đưa vào chi phí
Nợ TK 6421: 1.334.686 Nợ TK 622: 9.264.629
Có TK 3384: 10.599.315
- Bảo hiểm thất nghiệp được đưa vào chi phí
Nợ TK 6421: 444.895 Nợ TK 622: 3.088.210
Có TK 3389: 3.533.105
- Sau khi hoàn tất các công việc trên, Trang căn cứ vào bảng phân bổ chi phí trả
trước được lập bằng excel vào bút tốn khác ghi nhận phần chi phí trả trước này.
Nợ TK 6273: 3.195.854
Có TK 1421: 3.195.854
- Cơng việc tiếp theo là tính khấu hao tài sản cố định, cơng việc được thực hiện bằng phiếu khấu hao tài sản cố định, nó gần giống như lệnh chỉ cần 1 thao tác lệnh mà
tất cả tài sản được tự động tính khấu hao tháng.
- Cịn đối với một số các chi phí cố định hàng tháng nhưng chưa có hóa đơn thì vẫn được ghi nhận vào chi phí tháng và được cập nhập vào phần mềm thơng qua phiếu bút tốn khác như phí dịch vụ kế tốn:
33 Có TK 335: 4.300.000
- Cơng việc quan trong không kém là việc kết chuyển thuế GTGT Nợ TK 33311: 287.971.530
Có TK 13311: 228.727.588 Có TK 13312: 59.243.942
Sau khi hoàn tất toàn bộ việc cập nhập chứng từ vào phần mềm và ghi nhận các bút tốn chi phí cho hồn chỉnh phần chi phí thực tế phát sinh trong tháng. Trước khi kết chuyển doanh thu, chi phí xác định kết quả kinh doanh, Trang kiểm tra lại một lần nữa sự khớp đúng của toàn bộ các số liệu đã nhập so với chứng từ như:
Vào sổ cân đối phát sinh tháng, kiểm tra từng tài khoản như tiền mặt có khớp với sổ quỹ mà Thông Thật theo dõi hay không, tiền gửi ngân hàng có trùng khớp với sổ phụ hay khơng ?
Vào sổ công nợ phải thu, phải trả kiểm tra cơng nợ có đúng như Thơng Thật theo dõi hay không ?
Vào bảng cân đối nguyên, vật liệu đối chiếu với bảng nhập xuất tồn mà khách hàng cung cấp xem có bị sai lệch về mặt tên nguyên vật liệu hay số lượng không ?
Vào bảng cân đối thành phẩm, đối chiếu với bảng nhập xuất tồn mà khách hàng cung cấp xem có bị sai lệch hay khơng ?