(Nguồn: Phịng Tài chính - Kế tốn)
Khi nhận được bộ hồ sơ thanh tốn đã có đầy đủ các chữ ký của các bộ phận liên quan…, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm, phần mềm kế toán sẽ xử lý dữ liệu, chuyển số liệu đến sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên bảng cân đối tài khoản với số liệu trên sổ cái tài khoản và các sổ tổng hợp khác (Bảng trích khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ CCDC). Bảng cân đối TK sau khi đối chiếu được sử dụng để làm căn cứ lập BCTC.
Ví dụ 6: quy trình ghi sổ kế tốn với nghiệp vụ thanh toán tiền mặt: Sử dụng dữ liệu ở nghiệp vụ Ví dụ 3, Sau khi đã kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp pháp của bộ hồ sơ thanh toán nhận được, kế toán chi tiết vào phần hành “quỹ” trên phần mềm kế tốn misa. Vì đây là nghiệp vụ chi tiền, nên kế toán sẽ vào mục “Chi tiền ”(Nếu là nghiệp vụ thu tiền, kế toán sẽ vào mục “thu tiền”) để nhập liệu. Số liệu sau khi đã nhập liệu sẽ đượccập nhật tự động vào sổ chi tiết TK 1111 - Tiền Việt Nam (Phụ lục 2.12: Sổ chi tiết TK 1111 - Tiền Việt Nam đồng), sổ cái TK 111 - Tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt.
Đối với thủ quỹ, sau khi thủ quỹ nhận được phiếu thu / chi đã được phê duyệt bởi cấp trên, thủ quỹ tiền hành thu tiền / chi tiền. Sau mỗi nghiệp vụ thu tiền /
PHẦN MỀM KẾ TỐN MISA MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TỐN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
chi tiền , thủ quỹ cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt bằng phương pháp thủ công để theo dõi riêng với phần mềm (Phụ lục 2.12: Sổ quỹ tiền mặt). Cuối tuần , thủ quỹ và kế toán thanh toán đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với sổ chi tiết TK 1111 - Tiền Việt Nam đồng để đảm bảo số liệu giữa hai sổ khớp nhau. Nếu có chênh lệch tìm ra ngun nhân và xử lý.
- Tổ chức mở sổ, khóa sổ: Cơng tác tổ chức mở sổ, khóa sổ kế tốn được thực hiện theo đúng niên độ kế toán. Sổ kế tốn được mở vào ngày 01/01 dương lịch và khóa sổ vào ngày 31/12 dương lịch. Sổ kế toán sau khi được in ra từ phần mềm kế tốn sẽ được đóng sổ và lưu trữ, bảo quản theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán.
2.2.5. Thực trạng tổ chức lập; phân tích và cơng khai báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn báo cáo quyết tốn
2.2.5.1. Thực trạng lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn
Hàng năm, sau khi khóa sổ kế tốn, Viện thực hiện lập các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán gửi lên cơ quan chủ quản là Vụ Kế hoạch Tài chính – Bộ Y tế.
- Báo cáo tài chính gồm:
+ Báo cáo tài chính mẫu B01/BCTC + Báo cáo kết quả hoạt động B02/BCTC
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Theo phương pháp gián tiếp) mẫu B03b/BCTC + Thuyết minh báo cáo tài chính B04/BCTC
+ Báo cáo quyết tốn kinh phí hoạt động B01/BCQT + Thuyết minh báo cáo quyết toán B03/BCQT - Báo cáo quyết toán gồm:
+ Báo cáo quyết tốn kinh phí hoạt động mẫu B01/BCQT
+ Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại mẫu F01-01/BCQT
+ Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án mẫu F01-02/BCQT
+ Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm tốn, thanh tra, tài chính mẫu B02/BCQT
+ Thuyết minh báo cáo quyết tốnB03/BCQT
Cơng tác lập báo cáo tài chính của viện về cơ bản chấp hành đúng chế độ lập, gửi báo cáo tương đối đầy đủ và đúng quy định theo hệ thống báo cáo tài chính đã
được ban hành, bảo đảm đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu báo cáo… nên tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra nội bộ, kiểm tra thẩm định báo cáo quyết toán hàng năm theo đúng kế hoạch, quy định của Nhà nước góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng tài sản, nguồn kinh phí của viện.
2.2.5.2. Thực trạng phân tích báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn
Sau khi đã có đầy đủ các số liệu phản ánh trên báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn, để các thơng tin, số liệu trên báo cáo tài chính trở thành hữu ích, góp phần định hướng cho cơng tác quản lý, sử dụng nguồn tài chính của viện một cách có hiệu quả thì cần phải phân tích chúng.
Cơng tác phân tích báo cáo rất quan trọng trong tổ chức kế toán. Qua việc phân tích tình hình sử dụng kinh phí, tình hình thực hiện dự tốn, các định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của các đơn vị, so sách giữa thực tế với dự toán theo từng chỉ tiêu phản ánh trên báo cáo tài chính, xác định tỷ suất, hiệu quả đối với từng chỉ tiêu nhằm cung cấp thơng tin chính xác và đánh giá thực trạng, nguyên nhân việc quản lý, sử dụng nguồn kinh phí, tài sản, của viện trên cơ sở đó dự đốn các chỉ tiêu kinh tế, tài chính trong tương lại phục vụ cho nhu cầu của quản lý, quản trị của viện để từ đó đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. Qua việc phân tích tài chính sẽ đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí, tận dụng nguồn thu và nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, trang thiết bị và tăng cường cơ sở vật chất của Viện.
Tuy nhiên, trên thực tế viện chưa chú trọng đúng mức đến việc phân tích báo cáo, nội dung phân tích báo cáo kế tốn cịn hạn chế, đơn giản, mới chỉ tập trung vào đánh giá tình hình thực hiện dự tốn thu chi, tình hình sử dụng tài sản, tình hình chấp hành các chế độ chi tiêu, chính sách quản lý Nhà nước chung chung. Phương pháp phân tích mới chỉ dừng ở phương pháp so sánh tình hình thực hiện so với dự tốn đã được duyệt chưa đi sâu vào phân tích tình hình sử dụng các nguồn kinh phí, chưa đưa ra giải pháp cụ thể nhằm tăng thu, tiết kiệm chi, nâng cao hiệu quản sử dụng nguồn kinh phí.
2.2.5.3. Thực trạng cơng khai báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn
Hàng năm sau khi có số liệu dự tốn, quyết toán, Viện đã tiến hành thực hiện cơng khai tình hình tài chính với hình thức cơng khai tại Đại hội viên chức – Lao
động hoặc niêm yết trên bảng thông báo của Viện. Việc thực hiện cơng tác cơng khai tài chính với sự hỗ trợ đắc lực của cơng cụ kế tốn trong việc ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện có, tình hình ln chuyển, sử dụng tài sản, kết quả hoạt động sử dụng kinh phí của Viện đã góp phần đảm bảo tính minh bạch trong vấn đề cơng bố thồn tin, tuân thủ pháp luật, khơng vu lợi; phần nào tạo được lịng tin, tinh thần đoàn kết và nâng cao trách nhiệm của đội ngũ cán bộ viên chức và người lao động trong việc sử dụng nguồn tài chính trong Viện; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, phục vụ nhiệm vụ được giao ngày càng có hiệu quả.
Nhìn chung, các báo cáo kế tốn tại đơn vị đã thực hiện đúng theo hướng dẫn của Chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp. Việc lập, nộp BCTC đúng theo biểu mẫu quy định, đảm bảo nội dung và phương pháp lập. (Phụ lục 2.14), (Phụ lục 2.15)
2.2.6. Thực trạng tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn
Cơng tác kiểm tra kế tốn tại Viện được thực hiện qua nhiều cấp thông qua nhiều hình thức khác nhau như tự kiểm tra, kiểm tra chéo, cấp trên kiểm tra cấp dưới. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra tính tuân thủ. Cụ thể là kiểm tra việc tính tốn, ghi chép, phản ánh của chế độ kế tốn về sự chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực, rõ ràng, đối chiếu số liệu trên chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo kế toán với nhau, đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết.
Công tác kiểm tra kế toán tại Việnsức khỏe nghề nghiệp và môi trường thể hiện qua từng nội dung kiểm tra cụ thể như sau:
- Kiểm tra công tác thanh toán: Thực hiện kiểm tra hồ sơ thanh toán bao gồm chứng từ, hóa đơn, các giấy tờ khác có đầy đủ giá trị pháp lý. Kiểm tra nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tuân thủ theo quy định của Viện cũng như quy định của cơ quan cấp trên. Ví dụ: kiểm tra xem các nghiệp vụ chi có phục vụ hoạt động của Viện hay khơng, nếu khơng thì khơng duyệt chi đồng thời khơng ghi nhận chi phí của Viện. Cuối ngày kế tốn tiền mặt, thủ quỹ, kế toán trưởng phải tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt. Cuối năm tài chính kế tốn ngân hàng phải gửi thư xác nhận số dư các tài khoản ngân hàng để đối chiếu với sổ sách.
- Kiểm tra công tác chi lương, bảo hiểm và các khoản phụ cấp khác theo lương: Kiểm tra việc chi các khoản lương, bảo hiểm và phụ cấp theo lương đã phù hợp với chính sách của Xã hội và tuân thủ đúng theo luật pháp chưa. Lương và bảo
hiểm là khoản chi chiếm tỉ trọng cao nhất trong chi thường xuyên tại Viện,vì vậy công tác kiểm tra chi lương và phụ cấp luôn được quan tâm và kiểm soát chặt chẽ
- Kiểm tra công tác mua sắm trang thiết bị, vật tư tiêu hao, thuốc, xây dựng cơ bản: Kiểm tra hồ sơ mua sắm đã đầy đủ chứng từ theo quy định của pháp luật chưa, việc mua sắm đã được phê duyệt đồng ý của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị chưa. Cuối tháng, quý, năm kế toán kho tham gia cùng các bên liên quan thực hiện kiểm kê kho để đối chiếu giữa số tiền thực tế và số tiền trên sổ sách của Viện, giải trình được nguyên nhân chênh lệch nếu có.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ về số liệu trên sổ kế toán, của các chứng từ kế toán. Kế toán tổng hợp kiểm tra việc ghi chép và định khoản của các bộ phận kế toán, nếu phát hiện sai sót báo cáo kế tốn trưởng để có biện pháp xử lý, sửa sổ.
- Kiểm tra bảng chi tiết doanh thu tính thuế, doanh thu chịu thuế và không chịu thuế, kiểm tra tờ khai thuế định kỳ, kiểm tra việc sử dụng NSNN, hồ sơ rút dự toán NSNN, đối chiếu NSNN với Kho Bạc.Kiểm tra việc ghi nhận tài sản Viện, hồ sơ báo tăng, giảm. Cuối quý và năm tham gia công tác kiểm kê đối chiếu giữa số liệu tài sản thực tế và trên sổ sách, giải trình nguyên nhân chênh lệch nếu có.
- Kiểm tra trách nhiệm, kết quả cơng tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ của các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị. Định kỳ hàng quý kế tốn trưởng Viện tiến hành kiểm tra để có biện pháp sắp xếp lại nhân sự kế tốn, đảm bảo trơn tru trong cơng tác kế toán tại đơn vị
Các hình thức kiểm tra kế tốn mà Viện đang áp dung, bao gồm:
- Thường xuyên tự kiểm tra: Mỗi kế toán viên phải chịu trách nhiệm cho phần hành của mình theo cơng việc mà kế tốn trưởng đã phân cơng. Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế các kế toán viên phải tự kiểm tra việc ghi nhận xem đã đúng quy định hay chưa. Trường hợp phát hiện sai sót phải báo cáo kế tốn trưởng để có phương án khắc phục, điều chỉnh. Ví dụ: Kế tốn thanh tốn phát hiện nghiệp vụ thanh toán định khoản sai so với nội dung kinh tế, báo cáo lên kế toán trưởng. Kế toán trưởng thơng qua kế tốn tổng hợp thực hiện chữa sổ.
- Kiểm tra chéo: kế toán viên trong cùng bộ phận thực hiện kiểm tra chéo nhằm phát hiện sai sót trong bộ phận. Ví dụ kế tốn viện phí thực hiện kiểm tra chéo số tiền thu được của mỗi kế toán viên với doanh thu đã viết hóa đơn.
- Kiểm tra của cấp trên với cấp dưới: Kế toán trưởng là người kiểm tra cuối cùng về sổ kế toán, ký duyệt để đưa chứng từ kế toán vào lưu trữ của các kế tốn viên. Kế tốn trưởng phải giải trình mọi thắc mắc chịu trách nhiệm khi Viện trưởng kiểm tra.
Ngồi việc tự kiểm tra kế tốn nội bộ của đơn vị, Viện cịn có sự kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền khác như cơ quan chủ quản là Bộ Y tế, cơ quan kiểm tốn NN(thơng thường định kỳ 2 năm/ lần),thanh tra NN, cục thuế thành phố Hà Nội. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra việc chấp hành các quy định của Pháp luật về tài chính kế tốn như việc tuân thủ Luật Kế toán; Luật thuế, chuẩn mực, chế độ kế tốn và các quy định Pháp luật khác có liên quan đến cơng tác kế tốn tại Viện sức khỏe nghề nghiệp và mơi trường.
Tuy nhiên, nhìn chung cơng tác kiểm tra kế tốn của Viện cịn hạn chế và mang nặng tính hình thức. Khối lượng cơng việc kế toán nhiều và phức tạp thu hẹp thời gian tự kiểm tra khiến cho việc phát hiện các sai sót trong nghiệp vụ trở nên khó khăn. Do đó, tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn vì thế chưa góp phần nhiều trong việc hồn thiện tổ chức kế tốn tại Viện sức khỏe nghề nghiệp và môi trường.
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trƣờng
2.3.1. Những ưu điểm trong tổ chức kế toán tại Viện
2.3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
- Một là, Bộ máy kế toán được xây dựng phù hợp với quy mô và đặc điểm
của Viện thời điểm hiện nay.
Dựa trên quy mô Viện và nguồn lực, vật lực ở thời điểm hiện tại việc xây dựng bộ máy kế tốn của Viện theo mơ hình kế tốn tập trung là phù hợp với bộ máy quản lý, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ, chức năng của Viện. Tùy vào trình độ chun mơn từng người, điểm mạnh điểm yếu của từng cá nhân Viện đã xây dựng được tập thể phịng kế tốn gắn kết, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc.
- Hai là, xây dựng được bộ máy kế tốn có chun mơn cao và đã có sự phân
cơng rõ ràng chun mơn hóa từng phần việc.
Bộ phận kế tốn tại Viện hiện tại có 9 người, nhân sự các bộ phận kế tốn trên được ưu tiên lựa chọn có chất lượng, trình độ chun mơn có thể qn xuyến
và bao qt được cơng việc. Các chun viên kế tốn tại đơn vị đều được học tập và đàotạo theo đúng chuyên ngành kế toán với ý thức tự trau dồi bản thân cao, có tinh thần cầu thị, ln kịp thời cập nhật các văn bản pháp luật, quy định NN liên quan đến kế tốn. Bên cạnh đó việc tổ chức kế tốn chun mơn hóa theo từng đầu việc do kế toán trưởng quy định đã khiến cho cơng tác kế tốn tại đơn vị ln liền mạch, trôi chảy, không bị ùn tắc tại bất cứ khâu nào.
2.3.1.2. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
+ Một là, Hệ thống chứng từ kế toán tại Viện đã được tổ chức theo đúng quy
định của pháp luật và chế độ kế toán hiện hành.
+Hai là, Viện đã tổ chức được hệ thống chứng từ kế toán đảm bảo đầy đủ cơ sở pháp lý theo quy định của pháp luật.
+ Ba là,Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Viện được thực hiện khoa học, hợp lý, đầy đủ và kịp thời.
Quy trình luân chuyển chứng từ tại Viện đã được kế toán trưởng tại đơn vị quy định đầy đủ, rõ ràng chặt chẽ, chi tiết, cụ thể và tương đối khoa học, hợp lý. Các kế toán bộ phận đã nghiêm túc thực hiện theo đúng các quy định.
Chứng từ do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài đều được tập trung vào phòng kế