a. Chọn tiờu đề đầu / cuối trang theo mẫu
6.4. Chốn / xoỏ dấu ngắt trang
a. Chốn dấu ngắt trang dọc và ngang
- Chọn ụ nơi ta muốn bắt đầu trang mới.
- Vào thực đơn Insert Page Break: Excel chốn dấu ngắt trang (là cỏc đường kẻ nột đứt) ở trờn và bờn trỏi ụ được chỉ định.
b. Chỉ chốn một dấu ngắt trang ngang
- Chọn hàng nơi ta muốn bắt đầu trang mới.
- Vào thực đơn Insert Page Break: Excel chốn dấu ngắt trang ở trờn hàng
được chỉ định.
c. Chỉ chốn một dấu ngắt trang dọc
- Chọn cột nơi ta muốn bắt đầu trang mới.
- Vào thực đơn Insert Page Break: Excel chốn dấu ngắt trang ở bờn trỏi cột được chỉ định.
d. Xoỏ một dấu ngắt trang
- Chọn ụ bất kỳ ngay phớa dưới dấu ngắt trang ngang hoặc ngay bờn phải dấu ngắt trang dọc.
- Vào thực đơn Insert Remove Page Break
e. Xoỏ tất cả cỏc dấu ngắt trang
- Chọn toàn bộ bảng tớnh.
- Vào thực đơn Insert Remove Page Break 6.5. Lặp lại tiờu đề của bảng tớnh khi sang trang
Ở cỏc bảng tớnh lớn, mỗi khi sang trang, để trỏnh phải gừ lại cỏc tiờu đề, ta làm như sau:
- Vào thực đơn File Page Setup
- Chọn Sheet, xuất hiện hộp thoại như hỡnh 6.5
Hỡnh 6.5
- Nếu cần lặp lại cỏc hàng tiờu đề, trong khung Rows to Repeat at Top điền vào số thứ tự của chỳng.
- Nếu cần lặp lại cỏc cột bờn trỏi bảng tớnh trong khung Columns to Repeat at Left điền vào số thứ tự của chỳng.
- Kớch chuột vào OK để hoàn thành.
Lưu ý: Ta chỉ thấy tiờu đề lặp lại khi chọn biểu tượng Print Preview (kớnh lỳp)
hoặc khi in ra giấy.
6.6. Khụng in lưới cú sẵn của bảng tớnh
Để Excel chỉ in khung cho cỏc ụ do ta kẻ mà khụng in lưới cú sẵn cho cỏc ụ khỏc của bảng tớnh, ta làm như sau:
- Bỏ dấu chọn x tại ụ Grid
- Kớch chuột vào OK để hoàn thành
6.7. In ấn
Trước khi in nờn:
- Vào thực đơn File Print Preview (hoặc kớch chuột vào biểu tượng Print
Preview) để xem bố cục (hỡnh thự) bảng tớnh
- Kiểm tra xem mỏy in đó sẵn sàng chưa (đó nối với mỏy tớnh chưa, đó bật chưa, đó nạp giấy chưa v.v…).
Để in toàn bộ bảng tớnh, chọn biểu tượng Print trờn thanh cụng cụ chuẩn. Để in từng phần bảng tớnh:
- Vào thực đơn File Print. Xuất hiện hộp thoại như hỡnh 6.7
Hỡnh 6.7
+ Selections: In một khối đó được chọn trước đú.
+ Selected Sheet(s): In một hoặc nhúm bảng tớnh
+ Pages: In một dóy cỏc trang: điền vào số thứ tự của trang đầu dóy trong ụ
From, số thứ tự của trang cuối trong ụ To
BÀI TẬP CHƯƠNG 6
Định dạng và in kết quả của một trong cỏc bài tập trờn, cú bổ sung số trang, header and footer
Chương 7
CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO KHÁC
7.1. Kiểu trỡnh bày
Giống trong Word, cỏc kiểu trỡnh bày (Style) giỳp định dạng cỏc ụ của bảng tớnh một cỏch nhanh chúng và thống nhất.
7.1.1. Tạo một kiểu trỡnh bày mới
- Đưa con trỏ về ụ (hoặc chọn miền) cần tạo, nếu là bảng tớnh mới đưa con trỏ về ụ A1.
- Vào thực đơn Format Style. Xuất hiện hộp thoại Style (Hỡnh 7.1)
Hỡnh 7.1
- Trong hộp Style Name chọn kiểu trỡnh bày đó tạo hoặc gừ vào tờn cho kiểu trỡnh bày mới.
Hỡnh 7.2
Trong đú:
+ Number : Định dạng số
+ Aligment : Canh biên (dóng hàng)
+ Font : Định dạng ký tự
+ Border : Kẻ khung + Pattern : Đặt mầu nền
+ Protection : Bảo vệ ô - Tiến hành định dạng dữ liệu.
- Kớch chuột vào Add để bổ sung kiểu trỡnh bày mới. - Kớch chuột vào OK để hoàn thành.
7.1.2. Áp dụng một kiểu trỡnh bày
a. Dựng Menu
- Đưa con trỏ về ụ (hoặc chọn miền) cần ỏp dụng - Vào thực đơn Format Style
- Chọn kiểu trỡnh bày tương ứng từ danh sỏch Style Name
- Kớch chuột vào OK để hoàn thành
b. Dựng thanh cụng cụ (giống thao tỏc sao chộp định dạng của Word)
- Kớch chuột vào biểu tượng Format Painter (chổi sơn) trờn thanh cụng cụ chuẩn. Con trỏ chuột lỳc này cú kốm theo chổi sơn.
- Dựng con trỏ chuột để chọn (bụi đen) nhúm ụ cần định dạng theo kiểu trỡnh bày.
Để ỏp dụng một kiểu trỡnh bày cho cỏc miền rời rạc (cỏch xa nhau), ở bước 2 ta cần kớch đỳp chuột tại biểu tượng Format Painter. Sau bước 3, kớch chuột vào biểu tượng này lần nữa để hoàn thành.
7.2. Macros
Cũng giống trong Word, cỏc Macro của Excel dựng để tự động cỏc cụng việc mà ta phải thường xuyờn thực hiện. Chỳng cú thể gỏn cho phớm núng, thanh cụng cụ hoặc thực đơn để tiện cho việc sử dụng.
7.2.1. Ghi một Macro mới
- Vào thực đơn Tools Record
- Kớch chuột vào Macro Record New để thu Macro mới
- Chọn Use Relative Reference để thu Macro theo địa chỉ tương đối, nghĩa là nếu khi thu macro, thao tỏc thực hiện trờn một ụ thỡ khi chạy, thao tỏc đú sẽ được thực hiện tại một ụ khỏc hoặc một dóy cỏc ụ.
- Xuất hiện hộp thoại Record New Macro (Hỡnh 7.3)
+ Trong hộp Macro Name gừ vào tờn cho Macro (bất đầu bằng chữ cỏi, sau đú là cỏc chữ cỏi hoặc con số, khụng được dựng cỏc ký hiệu, dấu cỏch hoặc dấu tiếng Việt).
+ Trong hộp Description gừ vào lời mụ tả cỏc cụng việc mà Macro này sẽ thực hiện.
+ Nếu đỏnh dấu chọn vào mục Shortcut Key, Excel đề nghị một ký tự bắt đầu bằng chữ e, nếu muốn ta cú thể xoỏ chữ e và gừ vào ký tự khỏc. Sau này để chạy Macro ấn tổ hợp phớm Ctrl+phớm này. Lưu ý rằng phớm tắt trong Excel phõn biệt chữ hoa với chữ thuờng. Vớ dụ khi gừ vào chữ E làm phớm tắt, lỳc thực hiện macro phải bấm Ctrl+Shift+e.
+ Trong hộp Store marco in, chọn Personal Macro Workbook để cú thể dựng Macro này trong cỏc bảng tớnh khỏc, nếu khụng Macro chỉ cú tỏc dụng tại tập bảng tớnh hiện thời (This WorkBook) hoặc trong bảng tớnh mới (New WorkBook).
- Kớch chuột vào OK để bắt đầu ghi lại cỏc thao tỏc.
- Để kết thỳc việc ghi Macro, vào thực đơn Tools Record Macro Stop Recording.
7.2.3. Chạy Macro
- Đưa con trỏ về chỗ cần ỏp dụng Macro.
- Chọn biểu tượng của Macro, hoặc ấn tổ hợp phớm núng tựy theo trước đú ta đó gỏn. Cũng cú thể chạy một Macro theo cỏch sau :
- Vào thực đơn Tools Macro. Hộp thoại Macro hiện ra.
- Chọn Macro cần thiết từ danh sỏch Macro Name. - Kớch chuột vào nỳt Run để chạy Marco.
7.2.4. Xoỏ Macro
- Vào thực đơn Tool Macro. Hộp thoại Macro hiện ra.
- Chọn Macro cần xoỏ từ danh sỏch Macro Name. - Kớch chuột vào Delete, rồi chọn Yes
- Vào thực đơn View Toolbars Customs. Xuất hiện hộp thoại
Customize như hỡnh 7.4
Hỡnh 7.4
- Kớch chuột vào nỳt New để thiết lập một thanh cụng cụ tựy chọn. Xuất hiện hộp thoại New Toolbar (Hỡnh 7.5)
Hỡnh 7.5
- Trong phần Toolbar name: đặt tờn cho thanh cụng cụ mới - Kớch vào OK để chấp nhận.
- Trờn màn hỡnh xuất hiện thanh cụng cụ trống vừa đặt tờn (Hỡnh 7.6)
Hỡnh 7.6
Hỡnh 7.7
- Trong khung Categories: chọn thực đơn chứa cỏc lệnh cần đưa ra cụng cụ mới.
- Trong khung Commands sẽ hiển thị cỏc lệnh tương ứng với thực đơn ỏ khung Categories.
- Chọn một lệnh trong khung Command, kộo và thả trờn thanh cụng cụ mới tạo.
- Trờn thanh cụng cụ sẽ xuất hiện lệnh vừa chọn.
- Tương tự thực hiện với cỏc lệnh khỏc để cú một thanh cụng cụ tuỳ chọn (Hỡnh 7.8)
Hỡnh 7.8
7.4. Làm việc với nhiều bảng tớnh
Trờn màn hỡnh xuất hiện bảng tớnh được mở sau cựng. Để chuyển sang làm việc với bảng tớnh khỏc:
- Vào thực đơn Window, Excel liệt kờ cỏc bảng tớnh đang mở với số thứ tự của chỳng, tờn bảng tớnh chứa con trỏ cú dấu ở bờn trỏi
- Chọn bảng tớnh mà ta cần chuyển tới (hoặc gừ số thứ tự của bảng tớnh đú) Muốn cho hiện ra tất cả cỏc bảng tớnh trờn màn hỡnh:
- Vào thực đơn Window Arrange. Xuất hiện hộp thoại Arrange Windows
như hỡnh 7.9
Hỡnh 7.9
Chọn mục Để sắp xếp các cửa sổ bảng tính
Title Phủ kín màn hình Horizontal Theo chiều ngang Vertical Theo chiều dọc
Cascade So le
- Để chuyển sang bảng tớnh nào, kớch chuột tại cửa sổ của bảng tớnh đú hoặc ấn tổ hợp phớm Ctrl+F6. Ta cú thể thực hiện cỏc thao tỏc với cỏc cửa sổ này như: sắp xếp lại, thay đổi kớch thước, đúng v.v...
Cú thể sao chộp, chuyển khối từ bảng tớnh này sang bảng tớnh khỏc.
Khi khụng cần bảng tớnh nào ta nờn đúng nú lại (để giải phúng bớt bộ nhớ) bằng cỏch chuyển về bảng tớnh đú, rồi vào thực đơn File Close hoặc đúng cửa sổ của bảng tớnh đú lại.
Hỡnh 7.10
7.4. Trao đổi thụng tin với Word
7.4.1. Chuyển cỏc kết quả của Excel cho Word
Thực hiện theo cỏc bước sau :
- Chọn miền dữ liệu của bảng tớnh cần chuyển cho Word. Nếu là đồ thị chỉ cần trỏ chuột vào trong lũng nú, kớch trỏi chuột, xuất hiện chấm vuụng tại cỏc cạnh và gúc của khung.
- Chọn biểu tượng Copy trờn thanh cụng cụ chuẩn hoặc vào thực đơn Edit
Copy. Nếu khụng cần làm việc với Excel nữa, thoỏt khỏi chương trỡnh này. Nếu ta đưa vào bộ nhớ một dung lượng nhớ lớn, hóy trả lời Yes cho cõu hỏi Save Large
Clipboard From ... ?
- Khởi động Word (nếu cần), trong Word ta mở tài liệu và đưa con trỏ về vị trớ cần thiết, sau đú làm theo một trong hai cỏch sau: Cỏch 1: Chọn biểu tượng Paste
trờn thanh cụng cụ chuẩn hoặc vào thực đơn Edit Paste. Cỏch 2: Vào thực đơn
Edit Paste Special Paste Link.
Sự khỏc nhau giữa 2 cỏch dỏn: Bằng cỏch 2, mọi thay đổi của đối tượng trong
Excel sẽ được phản ỏnh trong Word. Trong khi đú ở cỏch 1 sự sửa đổi khụng được phản ỏnh.
Chỳ ý: Khụng thể đưa đồng thời một lỳc bảng tớnh và đồ thị sang cho Word
được. Ta phải thực hiện cỏc thao tỏc trờn lần lượt cho từng loại một.
7.4.2. Chuyển bảng đó gừ bằng Word cho Excel
Khả năng tớnh toỏn trong bảng của Word rất yếu. Nếu cần tớnh toỏn trong cỏc bảng đó được gừ bằng Word, nờn chuyển chỳng cho Excel theo cỏc bước sau :
- Trong Word, chọn cỏc ụ hay toàn bộ bảng đó gừ.
- Chọn biểu tượng Copy trờn thanh cụng cụ chuẩn hoặc vào thực đơn Edit
Copy. Nếu khụng cần làm việc với Word nữa, ta ra khỏi chương trỡnh này. Nếu ta đưa vào bộ nhớ một dung lượng nhớ lớn, hóy trả lời Yes cho cõu hỏi Save Large
Clipboard From ... ?
- Khởi động Excel (nếu cần), trong Excel mở bảng tớnh và đưa con trỏ về vị trớ cần thiết, sau đú làm theo một trong hai cỏch sau: Cỏch 1: Chọn biểu tuợng Paste
trờn thanh cụng cụ chuẩn hoặc vào thực đơn Edit Paste. Cỏch 2: Vào thực đơn
Edit Paste Special Paste Link.
Bằng cỏch 2, mọi thay đổi của đối tượng trong Word sẽ được phản ỏnh trong Excel. Trong khi đú ở cỏch 1 sự sửa đổi khụng được phản ỏnh.
BÀI TẬP THỰC HÀNH ễN TẬP Bài tập 1. Lập bảng doanh thu sau:
A B C D E F G
1 Dự tính thu nhập năm 1997 công ty X 2 Hạng mục Qúy I Qúy II Qúy
III Qúy IV Cả năm VNĐ 3 Bán : 14000 15000 16000 24000 69000 4 Chi phi : 5 Lơng 2000 2000 2000 2000 8000 6 Trả lãi 1200 1400 1500 1600 5700 7 Nhà 600 600 600 600 2400 8 Quảng cáo 900 2000 1700 4000 8600 9 Vật tư 4000 4200 4500 5000 17700 10 Tổng chi : 8700 10200 10300 13200 42400 11 Thu nhập: 12 Qúy 5300 4800 5700 10800
13 Tới qúy 5300 10100 15800 26600 Tỷ giá 11.000
• Không gõ dữ liệu ở các cột F, G và các hàng 10,12,13.
Cách tính nh sau :
Cả năm = Σ Các quý, tại ô F3 gõ = SUM(B3:E3)
Tổng chi = Σ Các mục chi, tại ô B10 gõ = SUM(B5:B9)
Thu nhập Quý = Bán - Tổng chi, tại ô B12 gõ = B3-B10
Thu nhập tới quý = Luỹ kế các quý trớc,
tại ô B13 gõ = B12 tại ô C13 gõ = B13+C12
copy công thức từ ô C13 sang D13:E13
• Chèn thêm 1 hàng vào giữa các hàng 3 và 4 để tính % tiền bán đợc của từng quý so với cả năm.
ô cuối bảng (ô G13)
• Vẽ đồ thị : tiền bán đợc của các quý số liệu các mục chi tiền bán đợc và tổng chi của các quý
Bài tập 2. Mở một tệp mới Đặt tên sheet 1 là Bangdiem, nhập 2 bảng sau: Bảng 1- Bảng điểm chuẩn Bảng 2 - Điểm học bổng Mã ngành Ngành thi Điểm chuẩn 1 Điểm chuẩn 2 Mã ngành A B C D A Máy tính 19 10 Điểm học bổng 25 23 21 19 B Điện tử 17 18 C Xây dựng 15 16 D Hoá 13 14
Đặt tên Sheet2 là Ketqua Nhập bảng sau:
Kết quả tuyển sinh
Mã
số Họ Tên Ngành thi Khu vực Toán Lý Hoá Kết quả
A101 Lê Trung 4 7 5
B102 Kiều Nga 5 6 6 C203 Lý Mạnh 4 3 1 D204 Phạm Uyên 2 4 2 A205 Nguyễn Tùng 6 7 9 C106 Trần Hùng 8 6 7 D107 Lê Hoa 9 7 8
A208 Lâm Sơn 9 9 9
1- Chèn trớc cột kết quả hai cột: tổng cộng và điểm chuẩn 2- Sắp xếp bảng tính với tên theo thứ tự ABC
3- Lập công thức nhập dữ liệu cho các cột khu vực và ngành thi, trong đó khu vực dựa vào ký tự thứ hai của mã số, ngành thi dựa vào ký tự thứ 1 của mã số và bảng 1
4- Từ ký tự đầu của mã số, khu vực và bảng 1, điền dữ liệu cho cột điểm chuẩn. Thí sinh KV 1 lấy điểm chuẩn 1, KV2 lấy điểm chuẩn 2
5- Lập công thức tính tổng điểm của các thí sinh
6- Lập công thức điền kết quả, học sinh có số điểm lớn hơn hoạc bằng điểm chuẩn thì ghi đỗ, ngợc lại thì ghi trợt
7- Thêm cột học bổng, và lập công thức điền có nếu điểm chuẩn của thí sinh >= điểm chuẩn học bổng ngành mình dự thi
8- Dùng chức năng Advanced Filter để lọc danh sách các thí sinh đậu 9- Tạo Sheet 3: Lập Bảng thống kê số học sinh đậu, rớt, có học bổng
Bài tập 3.Lập bảng lơng sau, chú ý không gõ số trong các cột từ F đến K.
1. Lơng = Lơng cơ bản (LCB) x Số ngày công (NC), tại ô G3 gõ: = D3*E3 2. Phụ cấp chức vụ (PCCV) ghi tại miền F14:G20. Để tính PCCV cho từng ngời, ta làm nh sau:
• Đặt tên cho miền F15:G20 là BangPCCV
• Tại ô F3 gõ : = VLOOKUP(C3, BangPCCV, 2, 0). Vì cột thứ nhất của Bảng PCCV không xếp tăng dần nên phải thêm tham biến thứ t (số 0) cho hàm. Có thể thay số 0 này bằng chữ False
Thu nhập = Phụ cấp chức vụ + Lơng, tại ô H3 gõ công thức: = F3 + G3. Cách tính Tạm ứng nh sau : Mỗi ngời tạm ứng 2/3 số lơng (làm tròn đến hàng nghìn), nếu số tiền tạm ứng tính ra > 20000 thì lấy bằng 20000 tại ô F3 gõ công thức =MIN(20000,ROUND(2/3*H3,-3))
3. Còn lại = Thu nhập - Tạm ứng, tại ô K3 gõ : I3-H3 4. Trong câu 2, thay hàm VLOOKUP bằng hàm HLOOKUP.
Bài tập 4. Lập một file mới, đặt tên Sheet 1 là Bangdg, và điền bảng dữ liệu sau đây Bảng đơn giá Bảng tỷ lệ thuế