a. Thay đổi kớch thước cột, hàng
Một cột/một hàng
- Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bờn phải tờn cột sao cho xuất hiện , kộo và thả vạch đú tại vị trớ mới (xem hỡnh 2.5a).
- Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dưới số thứ tự hàng sao cho xuất hiện , kộo và thả vạch đú tại vị trớ mới (xem hỡnh 2.5b).
Hỡnh 2.5a: Thay đổi độ rộng cột
Hỡnh 2.5b: Thay đổi chiều cao hàng
Kộo và thả vạch này tại vị trớ mới để thay đổi độ rộng cột C.
Kộo và thả vạch này tại vị trớ mới để thay đổi độ cao hàng 4.
Nhiều cột / Nhiều hàng
- Cột:
+ Chọn một số ụ của cỏc cột.
+ Vào thực đơn Format Column Width.
+ Gừ vào độ rộng mới cho cỏc cột
+ Kớch chuột vào OK hoặc ấn phớm Enter
• Hàng :
+ Chọn một số ụ của cỏc hàng.
+ Vào thực đơn Format Row Height. + Gừ vào chiều cao mới cho cỏc hàng + Kớch chuột vào OK hoặc ấn phớm Enter
b. Chốn thờm cột, hàng, ụ
- Cột:
+ Chọn khối là tờn cỏc cột (cỏc chữ A, B, ...) tại vị trớ cần chốn, cần thờm bao nhiờu cột ta chọn bấy nhiờu.
+ Vào thực đơn Insert Columns. Excel sẽ chốn thờm cỏc cột trống và đẩy cỏc cột được chọn sang phải
- Hàng
+ Chọn khối là số thứ tự của cỏc hàng (cỏc số 1, 2, ...) tại vị trớ cần chốn, cần thờm bao nhiờu hàng ta chọn bấy nhiờu.
+ Vào thực đơn Insert Rows. Excel sẽ chốn thờm cỏc hàng trống và đẩy cỏc hàng được chọn xuống dưới.
- ễ
+ Chọn khối là cỏc ụ tại vị trớ cần chốn (như ở vớ dụ trong hỡnh 2.6 là cỏc ụ C3:D4), cần thờm bao nhiờu ụ ta chọn bấy nhiờu.
Hỡnh 2.6
• Shift Cells Right: đẩy cỏc ụ được chọn sang phải • Shift Cells Left: đẩy cỏc ụ được chọn sang trỏi • Kớch chuột vào OK để thực hiện lệnh
c. Xoỏ cột, hàng, ụ
- Xúa cột
+ Chọn khối là tờn cỏc cột (cỏc chữ A, B,...) tại vị trớ cần xoỏ, cần xoỏ bao nhiờu cột ta chọn bấy nhiờu.
+ Vào thực đơn Edit Delete.
- Hàng
+ Chọn khối là số thứ tự cỏc hàng (cỏc số 1, 2, ...) tại vị trớ cần xoỏ, cần xoỏ bao nhiờu hàng ta chọn bấy nhiờu.
+ Vào thực đơn Edit Delete.
- Xúa ụ
+ Chọn khối là cỏc ụ cần xoỏ.
+ Vào thực đơn Edit Delete. Xuất hiện hộp thoại Delete như hỡnh 2.7
• Shift Cells Left: chuyển dữ liệu của cỏc ụ bờn phải sang vựng bị xoỏ. • Shift Cells Up: chuyển dữ liệu của cỏc ụ phớa dưới lờn vựng bị xoỏ. • Entire Row: xoỏ toàn bộ cỏc hàng chứa vựng được chọn.
• Entire Column: xoỏ toàn bộ cỏc cột chứa vựng được chọn. • Kớch chuột vào OK để thực hiện lệnh.
d. Chuyển hàng thành cột và ngược lại
Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong cỏc ụ A2:A6 thành hàng tại cỏc ụ C3:F3, ta làm như sau:
A B C D E F G
1 STT Tên Toán Tin Anh
2 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ 5 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _
- Chọn cỏc ụ muốn cho đổi chỗ hay cũn gọi là miền nguồn (A2:A6);
- Chọn biểu tượng Copy trờn thanh cụng cụ chuẩn hoặc ấn tổ hợp phớm
Ctrl+C;
- Đưa con trỏ về ụ đầu tiờn của miền dỏn (C3);
- Vào thực đơn Edit Past Special, đỏnh dấu chọn ụ Transpose;
- Kớch chuột vào OK để thực hiện
Chỳ ý: Miền nguồn và miền dỏn khụng được giao nhau (khụng được cú ụ
chung).
e. Ẩn / hiện cột, hàng
Để tiện cho thao tỏc, trờn cỏc bảng tớnh, nhất là cỏc bảng tớnh lớn, người ta thường cho ẩn cỏc cột (hoặc hàng) khụng cần thiết. Khi nào cần lại cho chỳng hiện trở lại. Cỏch làm như sau:
- Chọn cỏc cột (hoặc cỏc hàng) cần ẩn đi.
- Vào thực đơn Format Column (hoặc Row) Hide
Tại vị trớ cỏc cột (hoặc hàng) ẩn, xuất hiện đường kẻ dọc (hoặc ngang) đậm, cỏc cột (hoặc hàng) bị ẩn vẫn cú tỏc dụng (vẫn sử dụng để tớnh toỏn). Để cho chỳng hiện trở lại, ta làm như sau:
- Chọn cỏc cột (hoặc cỏc hàng) liền kề với chỳng. Vớ dụ cần cho cỏc cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn cỏc cột đứng ngay trước và sau chỳng: B, F; cần cho cỏc hàng 4, 5, 6 hiện trở lại, ta chọn cỏc hàng ở ngay trờn và ngay dưới chỳng : 3, 7.
- Vào thực đơn Format Column (hoặc Row) Unhide
g. Cố định cột, hàng tiờu đề
Ở cỏc bảng tớnh lớn, khi xem hoặc nhập dữ liệu ở cỏc hàng dưới thỡ khụng cũn thấy tiờu đề cột của chỳng ở hàng trờn cựng, do đú rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ
với cột kia. Tương tự như vậy, khi xem hoặc nhập dữ liệu ở cỏc cột bờn phải thỡ khụng cũn thấy cỏc cột trỏi (như cỏc cột Họ tờn, Mặt hàng, ...), rất dễ bị nhầm lẫn hàng nọ với hàng kia, Excel giỳp ta cố định cột, hàng tiờu đề, cỏch làm như sau:
- Đưa con trỏ về ụ chuẩn để cố định, ụ này phải nằm ngay dưới hàng và ngay
bờn phải cột cần cố định. Vớ dụ, cần cố định cỏc cột A, B và cỏc hàng 1, 2, ta đưa
con trỏ về ụ C3.
- Vào thực đơn Window Freeze Panes. Tại ụ chuẩn xuất hiện 2 đường kẻ
dọc và ngang.
- Để huỷ bỏ việc cố định cột, hàng tiờu đề, vào thực đơn Window Unfreeze Panes
2.7. Định dạng dữ liệu
a. Định dạng ký tự
- Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đú dựng cỏc cỏch sau
Dựng chuột
- Chọn một kiểu chữ từ hộp Font trờn thanh cụng cụ chuẩn - Chọn một cỡ chữ từ hộp Size trờn thanh cụng cụ chuẩn
- Để định dạng kiểu chữ chọn Bold (in đậm), Italic (in nghiờng), Underline
(gạch chõn)
- Chọn biểu tượng Color trờn thanh cụng cụ để đặt màu nền. - Chọn biểu tượng Font Color trờn thanh cụng cụ để đặt màu chữ.
Hỡnh 2.8
Dựng Menu (để cú thể chọn nhiều mục đồng thời)
- Vào thực đơn Format Cells Font. Xuất hiện hộp thoại hỡnh 2.9 + Chọn Color để đặt màu chữ.
+ Chọn Font để đặt kiểu chữ
+ Chọn Size để đặt cỡ chữ
Hỡnh 2.9
+ Trong Font Style chọn Italic để in nghiờng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold
Italic để in vừa nghiờng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bỡnh thường.
+ Trong Underline chọn một kiểu gạch chõn: None (bỏ gạch chõn), Single (gạch bằng nột đơn), Double (gạch bằng nột đụi), Single Accounting (gạch bằng nột đơn kiểu tài chớnh đến cuối mộp phải của ụ), Double Accounting (gạch bằng nột đụi
kiểu tài chớnh đến cuối mộp phải của ụ) + Chọn Color để đặt màu chữ.
+ Trong ụ Effect: chọn Strikethough (gạch ngang), Superscript (số mũ),
Subscript (chỉ số)
+ Chọn Normal Font nếu muốn bỏ mọi định dạng và lấy lại kiểu ngầm định.
Dựng tổ hợp phớm
- Ctrl + B: In đậm
- Ctrl + I: In nghiờng - Ctrl + U: Gạch chõn
- Ctrl + 5: Gạch ngang
- Ctrl + Shift + F: Mở danh sỏch Font chữ - Ctrl + Shift + P: Mở danh sỏch cỡ chữ
b. Định dạng số
- Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đú chọn cỏc biểu tượng tương ứng trờn thanh định dạng
Số Dùng biểu tợng Đổi thành
123 Currency Style (Điềndấu tiền tệ) $ 123.00 123456 Comma Style (Dấu tách nghìn, triệu, tỷ) 123,456.00 0.156 Percent Style (Nhân với 100 và điền dấu %) 15.6 % 12.346 Increase Decimal (lấy thêm 1 số thập phân) 12.3460 12.346 Decrease Decimal (giảm đi 1 số thập phân) 12.35
Trong cỏc vớ dụ trờn, cỏc thụng số quốc tế (dấu tiền tệ; dấu tỏch nghỡn, triệu, tỷ; dấu thập phõn) là kiểu Mỹ (ngầm định). Cú thể đặt lại cỏc thụng số này cho phự hợp.
Để ẩn (che đi) cỏc số khụng (0)
- Chọn cỏc ụ cần thiết
- Vào thực đơn Format Cells Number
+ Trong ụ Code, gừ vào 0;0;
+ Kớch chuột vào OK để hoàn thành
c. Căn biờn (dúng hàng)
- Chọn vựng dữ liệu cần căn biờn
Hỡnh 2.10
Vớ dụ : Để cú tiờu đề như dưới đõy, ta làm như sau :
A B C D E F G H I K L M
1 Trung tâm đào tạo
Tin học cộng hoà x∙ hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2 3
- Tại ụ A1 gừ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - Tại ụ A2 gừ TIN HỌC
- Chọn miền A1:D2, chọn biểu tuợng (căn vào giữa nhiều ụ). Tại ụ E1 gừ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM. Tại ụ E2 gừ Độc lập - Tự do -
Hạnh phỳc, chọn miền E1:K2, chọn biểu tượng
Dựng thực đơn (căn được theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc)
- Vào thực đơn Format Cells. Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn thẻ
Hỡnh 2.11
Cỏc thụng số dúng hàng của dữ liệu trong ụ bao gồm:
- Horizontal: theo chiều ngang
+ General: Ký tự đuợc căn về bờn trỏi, số được căn sang phải, cỏc giỏ trị logic và lỗi được căn vào giữa.
+ Left, Center, Right: Căn sang trỏi, vào giữa, sang phải.
+ Fill: Tự điền đầy ụ (trong ụ chỉ cần gừ 1 nhúm ký tự sau đú chọn mục này,
Excel sẽ điền đầy miền bằng nhúm này)
+ Justify: Căn thẳng 2 bờn. Trường hợp độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung bờn
trong nú, Excel tự động tăng chiều cao của hàng.
+ Center Across: Căn vào giữa miền đó chọn (tương tự như việc chọn Selection
biểu tượng
- Orientation: Hướng phõn bố, cho phộp tạo dũng text lệnh đi bao nhiờu độ trong ụ bằng cỏch điều chỉnh tăng giảm số độ lệnh trong phần Degrees.
- Text Control: Điều khiển văn bản sao cho xuất hiện phự hợp với diện tớch ụ.
+ Wrap Text: Nếu chọn sẽ cho xuống dũng trong cỏc ụ khi nội dung vượt quỏ
chiều ngang ụ.
+ Merge Cell: Trộn cỏc ụ thành một ụ.
d. Kẻ khung
- Chọn vựng dữ liệu cần kẻ khung, ta cú cỏc cỏch sau
Dựng chuột
- Kớch chuột vào mũi tờn của biểu tượng Borders trờn thanh cụng cụ định dạng. - Chọn loại đường kẻ phự hợp (Hỡnh 2.10)
Hỡnh 2.10 Dựng Menu
- Vào thực đơn Format Cells Border, xuất hiện hộp thoại Format Cells
như hỡnh 2.11 Hỡnh 2.11 Chọn kớch thước đường kẻ và kiểu đường kẻ Chọn màu sắc cho đường kẻ. Kớch chuột vào cỏc nỳt đường kẻ để thờm hoặc bớt đường kẻ cho vựng chọn Chọn đường kẻ viền (outline) hoặc đường kẻ bờn trong (inside) hoặc huỷ bỏ đường kẻ (none)
e. Tụ màu
- Vào thực đơn Format Cells Patterns
- Chọn Patterns để đặt màu nền. - Chọn Color để đặt màu tụ.
g. Định dạng tự động
Excel cú sẵn một số khuụn mẫu được sử dụng để định dạng. Cỏc bước như sau: - Chọn vựng dữ liệu cần định dạng
- Vào thực đơn Format AutoFormat, ta cú hộp thoại như hỡnh 2.12
Hỡnh 2.12
+ Chọn kiểu tạo khuụn trong danh sỏch Table Format
+ Nỳt Option cho phộp thực hiện việc tạo khuụn tự động hạn chế trờn cỏc kiểu dữ liệu nhất định.
+ Vựng Sample là mẫu của khuụn đuợc minh họa trờn một vớ dụ giả định.
2.8. Đặt tờn cho ụ
Đặt tờn cho ụ hay nhúm ụ cú tỏc dụng sau:
- Tờn dễ đọc, dễ nhớ. Vớ dụ tờn “TongLuong” dễ hiểu và dễ nhớ hơn cụng thức =SUM(E2:E7).
Chọn kiểu khuụn mẫu mà bạn muốn sử dụng Lựa chọn cỏc thành phần được định dạng theo autoformat Xem mẫu bạn đó chọn
- Khi đó gỏn tờn cú thể tham chiếu tới ụ hay nhúm ụ bằng tờn.
- Việc di chuyển về một ụ (hay miền) đó được đặt tờn trở nờn nhanh chúng và thuận tiện.
Tờn phải bắt đầu bởi chữ cỏi hoặc dấu _ (nối dưới), \ (sổ chộo ngược), cú độ dài nhiều nhất là 255 ký tự và khụng được chứa dấu cỏch. Để dễ đọc, cỏc chữ cỏi đầu mỗi từ trong tờn nờn viết hoa, vớ dụ TongLuong hay nối cỏc từ bằng dấu _ (nối
dưới), vớ dụ Bang_Tra_Cuu. Khụng nờn gừ dấu tiếng Việt trong tờn.
a. Đặt tờn cho ụ hay nhúm ụ bằng tay
Sau khi chọn ụ hay nhúm ụ cần đặt tờn làm theo một trong hai cỏch sau: Cỏch 1:
- Nhỏy chuột ↓ của hộp Tờn trờn thanh cụng thức, địa chỉ của ụ đổi sang màu xanh.
- Xoỏ địa chỉ đú đi, gừ vào tờn rồi ấn phớm Enter
Cỏch 2:
- Vào thực đơn Insert Name Define (hoặc ấn tổ hợp phớm Ctrl + F3) - Trong khung Names in Workbook, gừ vào tờn cho ụ hay nhúm ụ (xem hỡnh 2.13.
- Kớch chuột vào OK để hoàn thành
b. Đặt tờn theo tiờu đề của cột hay hàng (tự động)
- Chọn ụ hay nhúm ụ cần đặt tờn gồm cả cỏc tiờu đề cột hoặc hàng.
- Vào thực đơn Insert Name Create (hoặc ấn tổ hợp phớm
Ctrl+Shift+F3).
Hỡnh 2.14
- í nghĩa cỏc mục trong hộp thoại Create Name (hỡnh 2.14) như sau:
Top Row: Lấy ô ở hàng đầu (của khối đã chọn) làm tên
Bottom Row: Lấy ô ở hàng cuối (của khối đã chọn) làm tên
Left Column: Lấy ô ở cột bên trái (của khối đã chọn) làm tên
Right Column: Lấy ụ ở cột bờn phải (của khối đó chọn) làm tờn - Kớch chuột vào OK để hoàn thành.
c. Dỏn tờn vào cụng thức
Khi nhập hay sửa cụng thức, thay vỡ điền vào địa chỉ của ụ (hay miền) đó được đặt tờn, ta thực hiện như sau:
- Ấn phớm F3 (hoặc nhỏy chuột tại hỡnh mũi tờn của Hộp tờn trờn thanh cụng thức, hoặc vào thực đơn Insert Name Paste)
- Chọn tờn cần thiết từ danh sỏch rồi kớch chuột vào OK.
d. Về nhanh một ụ (hay miền) đó được đặt tờn
Cú thể đưa con trỏ về nhanh một ụ (hay miền) đó được đặt tờn bằng một trong hai cỏch sau:
Cỏch 1
- Kớch chuột tại hỡnh mũi tờn của Hộp tờn trờn thanh cụng thức và chọn tờn cần thiết từ danh sỏch (hoặc gừ địa chỉ của ụ).
Cỏch 2
- Ấn phớm F5
- Chọn tờn cần thiết từ danh sỏch - Ấn phớm Enter
Đõy cũng là phương phỏp kiểm tra xem Tờn đó được đặt cho một ụ (hay miền) nào.
e. Xoỏ tờn
- Vào thực đơn Insert Name Define. - Chọn tờn cần xoỏ từ danh sỏch
- Chọn Delete
- Kớch chuột vào OK hoặc Close.
Chỳ ý: Nếu muốn lấy tờn của nhúm ụ này để đặt cho nhúm ụ khỏc, trước hết
phải xoỏ tờn đú đi.
2.9. Ghi chỳ cho ụ
Cú thể thờm phần ghi chỳ cho từng ụ riờng rẽ. Những ghi chỳ này giỳp ta giải thớch bảng tớnh của mỡnh một cỏch rừ ràng hơn (tại sao lại dựng hàm này hay đặt địa chỉ kia là tuyệt đối v.v…).
a. Tạo ghi chỳ
- Về ụ cần tạo ghi chỳ.
- Mở hộp ghi chỳ bằng cỏch ấn tổ hợp phớm Shift + F2
- Gừ vào lời ghi chỳ trong khung xuất hiện. - Kớch chuột ra vị trớ bất kỳ để đúng hộp ghi chỳ.
Hỡnh 2.16
Một chấm vuụng màu đỏ ở gúc phải trờn của ụ chỉ ra rằng ụ đú đó được ghi chỳ. Khi rà chuột vào ụ cú đỏnh dấu màu đỏ, nội dung ghi chỳ sẽ được hiển thị.
b. Xem / Sửa / Xoỏ cỏc ghi chỳ
- Nếu cần xem ghi chỳ của một ụ: chỉ việc rà chuột vào ụ đú, một khung với nội dung ghi chỳ xuất hiện. Để tắt khung này: rà chuột sang ụ khỏc.
- Để sửa hay xoỏ một ghi chỳ: mở hộp ghi chỳ bằng cỏch ấn tổ hợp phớm
Shift+F2
- Tiến hành sửa nội dung của ghi chỳ.
2.10. Bảo vệ ụ
Trong một số truờng hợp, để giới hạn quyền sử dụng của người khỏc, vớ dụ: khụng cho họ sửa đổi một số ụ này hay xem cụng thức ở một số ụ khỏc v.v… hóy sử dụng tớnh năng bảo vệ và che dấu ụ. Cỏch làm như sau:
- Chọn ụ hay nhúm ụ cần bảo vệ.
- Vào thực đơn Format Cells Protection. - Trong hộp thoại đỏnh dấu chọn vào
• Locked: để khoỏ khụng cho sửa đổi • Hidden: để che dấu cụng thức