1) VLOOKUP
Cụng dụng: Tỡm trong cột thứ nhất của một bảng và trả về giỏ trị của một ụ. Cỳ phỏp
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
• lookup_value: Giỏ trị được tỡm kiếm trờn cột bờn trỏi của table_array
• table_array: Vựng tỡm kiếm hay cũn gọi là bảng tra cứu, địa chỉ phải là tuyệt đối, nờn đặt tờn cho vựng.
• col_index_num: Số thứ tự cột trong table_array, nơi VLOOKUP sẽ lấy giỏ trị trả về range_lookup Giỏ trị logic xỏc định việc tỡm kiếm là chớnh xỏc hay gần đỳng, nếu là:
• True hay 1: Cột đầu tiờn phải được sắp xếp tăng dần (khi đú cú thể bỏ qua tham số thứ 4 này). Khi khụng thấy sẽ lấy kết quả gần đỳng, vỡ thế cũn gọi là dũ tỡm khụng chớnh xỏc.
• False hay 0: Cột đầu tiờn khụng cần sắp xếp. Tỡm chớnh xỏc, trả về #N/A nếu khụng thấy.
Vớ dụ: Bảng ở hỡnh 3.10 là kết quả thi của học sinh, dựa vào điểm Trung bỡnh
hóy xếp loại học sinh theo thang điểm : Kộm 5 Trung bỡnh 7 Khỏ 8 Giỏi 9.5 Xuất sắc. Để dựng hàm VLOOKUP, thực hiện cỏc bước sau:
• Trong miền C15:D19 gừ vào thang điểm trờn dưới dạng cột. Vỡ đõy là cỏch dũ tỡm khụng chớnh xỏc (trong một khoảng) nờn chỉ gừ vào cận dưới (theo chiều tăng) của mỗi loại.
Như vậy:
- lookup_value là E3 (điểm Trung bỡnh của học sinh thứ nhất) table_array là
miền $C$15: $D$19 (miền địa chỉ tuyệt đối, khụng đưa hàng tiờu đề C14: D14 vào)
- col_index_num là 2 vỡ cần lấy giỏ trị của cột Loại, cột này cú số thứ tự là 2
trong miền $C$14: $D$19.
- range_lookup là 1 hoặc TRUE đều được, cú thể bỏ qua tham biến này
- Tại ụ G3 điền vào cụng thức = VLOOKUP(E3,$C$14: $D$19,2) ta nhận được
Trung bỡnh
• Sao chộp cụng thức ở ụ G3 xuống cỏc ụ từ G4 đến G12, Excel sẽ xếp loại cho cỏc học sinh cũn lại.
Hỡnh 3.10
2) HLOOKUP
Cụng dụng: Tỡm trong một hàng trờn cựng của một bảng và trả về giỏ trị của một ụ đó chỉ.
Cỳ phỏp
=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,range_lookup)
Hàm này hoạt động giống như hàm VLOOKUP, điểm khỏc là :
• lookup_value: Giỏ trị được tỡm kiếm trờn hàng đầu tiờn của Table_array • table_array: Vựng tỡm kiếm viết thành hàng
• row_index_num: Số thứ tự hàng trong table_array, nơi HLOOKUP sẽ lấy giỏ trị trả về
Theo vớ dụ trờn: Trong miền A21: F22 ta gừ vào thang điểm trờn dưới dạng
hàng, chỳ ý chỉ gừ vào cận dưới (theo chiều tăng) của mỗi loại.
Như vậy: lookup_value là E3 (điểm Trung bỡnh của học sinh thứ 1);
table_array là miền $B$21: $F$22 (miền địa chỉ tuyệt đối, khụng đưa cột tiờu đề
A21: A22 vào); row_index_num là 2 vỡ cần lấy giỏ trị của hàng Loại, hàng này cú
số thứ tự là 2 trong miền B21: F22.
• Tại ụ F3 điền vào cụng thức = HLOOKUP(E3,$B$21: $F$22,2), ta nhận được Trung bỡnh
• Sao chộp cụng thức ở ụ G3 xuống cỏc ụ từ G4 đến G12, Excel sẽ xếp loại cho cỏc học sinh cũn lại.
3) RANK
Cụng dụng: Xỏc định thứ hạng của số so với chuỗi cỏc số trong danh sỏch, tức là xem số đú đứng thứ mấy trong chuỗi số
Cỳ phỏp: =RANK(number, ref , [oder]Tuỳ chọn)
Trong đú:
• number: số để xếp hạng • ref: danh sỏch vựng xếp hạng
• [order]: Tựy chọn xếp theo thứ hạng từ cao đến thấp hoặc ngược lại. - Xếp giảm dần nếu khụng cú Tuỳ chọn hoặc Tuỳ chọn bằng 0 (Vớ dụ 1).
- Xếp tăng dần nếu Tuỳ chọn là một số lớn hơn 0 (Vớ dụ 2). Địa chỉ của Danh sỏch phải là tuyệt đối.
Vớ dụ: 1. Giả sử ở cỏc ụ E3:E12 ghi điểm trung bỡnh của cỏc thớ sinh, để xếp thứ căn cứ vào điểm trung bỡnh, tại ụ F3 nhập =RANK(E3,$E$3:$E$12) hoặc =RANK(E3,$E$3:$E$12,0), sau đú copy cụng thức này xuống cỏc ụ từ E4 đến E12. Vớ dụ : 2. Giả sử ở cỏc ụ B3:B12 ghi thời gian chạy 100 m của cỏc vận động viờn, để xếp thứ căn cứ vào thời gian, tại ụ C3 nhập =RANK(B3,$B$3:$B$12,1), sau đú copy cụng thức này xuống cỏc ụ từ C4 đến C12. Cú thể thay số tham số thứ 3 bằng một số bất kỳ khỏc 1.
BÀI TẬP CHƯƠNG 3
Bài tập 3-1. Cho bảng nhập liệu sau:
Kết quả thi
STT Tên HV Phái NS Toán Văn Sngữ Dthêm DTN DTB DKquả
Hiệp Nữ 70 9 8 7 Nga Nữ 74 4.5 6 4 Hà Nữ 68 8 8.5 9 Sơn Nam 72 4 6 7 Lâm Nam 68 10 8 9 Hạnh Nữ 74 4 4.5 6 Nam Nữ 71 3 9 7 Linh Nữ 74 7.5 5 6 Diễm Nữ 69 4 5 5.5 Khoa Nam 73 3 5 5 Hơng Nữ 74 6 6 8 Thảo Nam 66 10 4 7 Minh Nam 60 9 5 6 Trung bình Cao nhất Thấp nhất - Nhập thứ tự cho cột STT
- Thờm vào bờn phải cột DKquả hai cột Xếp loại và Xếp hạng - Điểm được thờm:
+ Học viờn cú năm sinh từ năm 1972 trở về sau cú điểm thờm là 0,75 + Học viờn sinh trước năm 1972 là phỏi nữ cú điểm thờm là 0,5 + Những trường hợp cũn lại cú điểm thờm là 0
- Điểm thấp nhất là điểm thấp nhất trong 3 điểm của học viờn
- Điểm trung bỡnh: điểm toỏn hệ số 3, văn hệ số 2, sinh ngữ hệ số 2, và làm trũn lấy hai số lẻ
- DKquả: những học viờn nào cú số DTB >=5, DKquả chớnh là ĐTB, ngược lại: DKquả bằng DTB cộng với Dthờm, nhưng sau khi cộng mà lớn hơn 5 thỡ chỉ lấy 5 thụi
- Xếp loại dựa vào cỏc tiờu chuẩn sau:
Giỏi Nếu DKquả >= 8,0 và khụng cú mụn nào dưới 6,5 Khỏ Nếu DKquả >= 6,5 và khụng cú mụn nào dưới 5,0 TB Nếu DKquả>= 5,0 và khụng cú mụn nào dưới 3,5 Yếu Nếu DKquả >= 3,5 và khụng cú mụn nào dưới 2,0 Kộm Cũn lại
- Tớnh điểm Trung bỡnh, Cao nhất, Thấp nhất theo cột cho từng mụn, điểm trung bỡnh, kết quả
- Xếp hạng: theo DKquả
- Trỡnh bày lại bảng tớnh cho dễ nhỡn hợp lý
Bài tập 3-2: Cho bảng dữ liệu sau Bảng lơng tháng 5 - 1999
TT Tên Mã CV Tiền 1 ngày Số ngày LV Phụ cấp CV Lơng Thu nhập
1 Tuấn GĐ 50000 28 ? ? ? ? Nga PGĐ 40000 25 ? ? ? ? Quỳnh TP 35000 27 ? ? ? ? Vân PP 30000 24 ? ? ? ? Chi NV 20000 25 ? ? ? ? Nga NV 20000 27 ? ? ? ? Sơn TP 32000 26 ? ? ? ? Hiền NV 20000 25 ? ? ? ? Lan PP 28000 23 ? ? ? ? Long BV 15000 28 ? ? ? Tính 1/ Tính Phụ cấp CV (chức vụ) nh sau : GĐ : 200000 PGĐ : 150000 TP : 100000 PP : 80000 NV : 0 BV : 30000
2/ Lơng = Tiền 1 ngày * Số ngày LV
Nếu số ngày LV cao hơn ngày công chuẩn (25 ngày) thì mỗi ngày vợt trội tính bằng 2 ngày LV
3/ Thu nhập = Lơng + Phụ cấp CV
4/ Sắp xếp lại CSDL trên theo mã CV, trong mỗi nhóm Mã CV xếp người có thu nhập cao hơn lên trên
Bài tập 3-3: Tạo Workbook mới, đặt tên sheet 1 là CHI PHI THUE KS Lập bảng tính theo mẫu sau:
Bảng kê chi phí thuê khách sạn
STT Họ và tên Mã phòng Ngày đến Ngày đi Thành tiền
1 Lý Sơn T2C 10/05/2002 23/05/2002
2 Đào Hùng T3B 23/05/2002 11/06/2002 3 Vũ Thanh T4A 12/05/2002 19/06/2002 4 Nguyễn Lan T3A 26/05/2002 07/06/2002
5 Trần Lệ T4A 23/05/2002 05/06/2002 6 Phạm Vũ T2B 13/05/2002 27/05/2002 7 Trần Quý T4C 24/05/2002 06/06/2002 8 Hồng Hơng T2C 24/05/2002 16/06/2002 9 Dơng Anh T4B 26/05/2002 18/06/2002 10 Võ Trung T1D 28/05/2002 18/06/2002 Biểu giá Loại phòng Tuầ n N gà y A 55 9 B 50 8 C 45 8 D 42 7
Mó phũng cú 3 ký tự: hai ký tự đầu bờn trỏi là số tầng, ký tự bờn phải là loại phũng
Yờu cầu:
1- Chốn vào giữa hai cột: ngày đi, thành tiền 4 cột: số tuần, số ngày lẻ, đơn giỏ tuần, đơn giỏ ngày
2- Tớnh số tuần, số ngày lẻ
3- Tớnh đơn giỏ tuần, đơn giỏ ngày 4- Tớnh thành tiền
5- Trang trớ bảng tớnh
Chương 4
BIỂU DIỄN ĐỒ THỊ TRONG EXCEL
Khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thị của Excel rất phong phỳ. Cỏc biểu đồ được cài đặt trờn bảng tớnh tăng thờm sức hấp dẫn và thuyết phục của số liệu.