Word cung cấp các chế độ hiển thị khác nhau của tài liệu nhƣ:
Print Layout: cửa sổ hiển thị văn bản theo hai thƣớc canh, đƣợc phân trang
theo trang giấy in
Full Screen Reading: cửa sổ hiển thị văn bản tồn màn hình để đọc.
Web Layout: cửa sổ hiển thị cách trình bày văn bản với thƣớc canh ngang
theo dạng trang Web.
Outline: cửa sổ hiển thị văn bản khơng cĩ thƣớc canh, chỉ thích hợp cho
việc trình bày văn bản dài.
Draft: cửa sổ hiển thị văn bản ở dạng phác thảo
VIII. CÁC TH O TÁC CƠ BẢN TRÊN KHỐI VĂN BẢN
1. Chọn khối văn bản
Chọn khối văn bản là đánh dấu phần văn bản trong tài liệu để sau đĩ thực hiện một hay nhiều lệnh lên phần văn bản đã chọn này. Khi khối văn bản đƣợc chọn sẽ cĩ nền màu đen nhƣ sau: Đây là khối văn bản đƣợc chọn.
a. Sử dụng Mouse
Một hối văn bản: bấm và giữ mouse tại điểm đầu và kết thúc rồi đƣa mouse
b. Sử dụng bàn phím
TỔ HỢP PHÍM CHỌN
Shift + Một ký tự bên phải con trỏ
Shift + Một ký tự bên trái con trỏ
Shift + Từ con trỏ lên trên một dịng
Shift + Từ con trỏ xuống dƣới một dịng
Shift + Home Từ con trỏ đến đầudịng văn bản
Shift + End Từ con trỏ dến cuối dịng văn bản
Ctrl + A Tồn bộ văn bản
2. Hủy bỏ chọn khối
Bấm con trỏ mouse ở ngồi khối văn bản đƣợc chọn.
Nhấn bất kỳ mũi tên nào.
3. Xĩa khối văn bản đƣợc chọn
Để xĩa khối văn bản đã đƣợc chọn, bạn nhấn phím Delete hoặc Backspace.
Nếu vơ ý lỡ xĩa một khối văn bản nào thì cĩ thể phục hồi lại bằng cách sử dụng nút lệnh Undo ( ) trên thanh thanh truy cập nhanh hoặc nhấn phím Ctrl+Z.
4. Di chuyển khối văn bản (Cut)
Để di chuyển khối văn bản cĩ thể cĩ các cách sau:
Sử dụng nút lệnh Cut ( ) và Paste ( ) trong nhĩm lệnh Clipboard
của tab Home.
Sử dụng mouse.
c. Sử dụng nút lệnh
Chọn khối văn bản
Chọn nút lệnh Cut ( ) trong nhĩm Clipboard của tab Home hoặc nhấn phím Ctrl + X.
Di chuyển con trỏ về vị trí nơi muốn chuyển đến.
Chọn nút lệnh Paste ( ) trong nhĩm Clipboard của tab Home hoặc nhấn phím Ctrl + V.
d. Sử dụng mouse
Chọn khối văn bản muốn di chuyển.
Đƣa con trỏ mouse vào khối văn bản đƣợc chọn.
Kéo con trỏ mouse về vị trí muốn chuyển đến và thả mouse ra
5. Sao chép khối văn bản (Copy)
Để sao chép khối văn bản cĩ thể cĩ các cách sau:
Sử dụng nút lệnh Copy ( ) và Paste ( ) trong nhĩm lệnh
Clipboard của tab Home.
Sử dụng mouse.
e. Sử dụng nút lệnh
Chọn khối văn bản
Chọn nút lệnh Copy ( ) trong nhĩm Clipboard của tab Home hoặc
nhấn phím Ctrl + C.
Di chuyển con trỏ về vị trí nơi muốn chuyển đến.
Chọn nút lệnh Paste ( ) trong nhĩm Clipboard của tab Home hoặc nhấn phím Ctrl + V.
f. Sử dụng mouse
Chọn khối văn bản muốn di chuyển.
Đƣa con trỏ mouse vào khối văn bản đƣợc chọn.
Bấm và giữ nút trái mouse và nhấn phím
Kéo con trỏ mouse về vị trí muốn chuyển đến và thả mouse ra
Lưu ý: bạn cĩ thể dùng nút phải mouse để thực hiện di chuyển hay sao chép
khối văn bản nhƣ sau:
Chọn khối văn bản.
Đƣa con trỏ mouse về vị trí mới muốn di chuyển hay sao chép.
Di chuyển: giữ phím Ctrl và bấm nút phải mouse.
Sao chép: giữ phím Ctrl + Shift và bấm nút phải mouse
6. Sử dụng Undo và Redo
Mỗi lần bấm nút Undo ( ), Word cho phép bạn hủy bỏ các thao tác hay lệnh đã làm. Cịn khi bấm nút Redo ( ), Word sẽ lấy lại thao tác vừa hủy
Chƣơng 3: ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU
I. GIỚI THIỆU
Một số khái niệm cần biết khi định dạng tài liệu:
Một tài liệu bao gồm một hoặc nhiều phân đoạn (1 document = n sections)
Mỗi phân đoạn cĩ thể cĩ một hoặc nhiều trang (1 section = n pages)
Mỗi trang bao gồm nhiều đoạn văn (1 page = n paragraphs)
Mỗi đoạn văn bao gồm nhiều ký tự (1 parapraph = n characters)
Chính vì vậy, Word chia ra làm nhiều mức độ định dạng tài liệu theo thứ tự từ nhỏ đến lớn nhƣ sau: Định dạng ký tự Định dạng đoạn Định dạng trang Định dạng phân đoạn II. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ 1. Định dạng ký tự
Định dạng ký tự bao gồm một số định dạng cơ bản sau:
Font chữ (Font)
Kiểu chữ (Font Style)
Đậm (Bold)
Nghiêng (Italic)
Gạch chân (Underline)
Kích thƣớc chữ (Font Size)
Màu chữ (Font Color)
Để định dạng ký tự, chọn phần văn bản muốn định dạng, sau đĩ bạn thực hiện một trong hai cách sau:
Cách 1: Sử dụng các lệnh trong nhĩm lệnh Font của tab Home (định dạng nhanh)
Mục chọn Định dạng
Chọn Font chữ.
Xác định kích thƣớc chữ cho văn bản đƣợc chọn. (Ctrl + B) In đậm phần văn bản đƣợc chọn.
(Ctrl + I) In nghiêng phần văn bản được chọn.
Tạo đƣờng ngang dịng văn bản đƣợc chọn. (Ctrl + =) Tạo chỉ số dƣới (chữ nhỏ bên dƣới chữ) (Ctrl + Shift + =) Tạo chỉ số trên (chữ nhỏ bên trên chữ) (Ctrl + Shift + >) Tăng kích thƣớc font chữ.
(Ctrl + Shift + <) Gảm kích thƣớc font chữ.
Đánh dấu văn bản bằng cách tơ vệt sáng. Chọn màu chữ cho văn bản đƣợc chọn. Xĩa các định dạng lên văn bản đƣợc chọn.
Cách 2: Click vào mũi tên bên phải nhĩm lệnh Font để mở ra hộp thoại Font (phím
Regular: bình thƣờng
Italic: nghiêng
Bold: đậm
Bold Italic: đậm nghiêng
Size Xác định kích thƣớc chữ cho văn bản đƣợc chọn Font color Chọn màu chữ cho văn bản đƣợc chọn
Underline style Chọn kiểu đƣờng gạch chân Underline color Chọn màu cho đƣờng gạch chân
Khi định dạng văn bản, ngồi việc thay đổi font chữ, kiểu chữ, kích thƣớc, màu sắc cho chữ,…bạn cĩ thể sử dụng một hiệu ứng (Effect) cho chữ để làm thêm sự chú ý hay để biểu diễn những ký tự đặc biệt
Hiệu ứng Ý nghĩa
Strikethrough Tạo một đƣờng gạch ngang văn bản Double strikethrough Tạo hai đƣờng gạch ngang văn bản Superscript Chỉ số trên (chữ nhỏ bên trên chữ)
Subscript Chỉ số dƣới (chỉ nhỏ bên dƣới chữ)
SMALL CAPS Mọi ký tự đều đƣợc in hoa, nhƣng ký tự đầu trong mỗi từ chĩ kích thƣớc bình thƣờng, trong khi các ký tự cịn lại cĩ kích thƣớc nhỏ hơn
ALL CAPS Mọi ký tự đều đƣợc in hoa với chiều cao bằng nhau Hidden Ẩn dấu tạm thời phần văn bản đƣợc chọn, khơng hiển
thị trên màn hình. Để hiển thị lại phần văn bản đã đƣợc ẩn dấu, click bỏ chọn Hidden
Với tab Advanced trong hộp thoại Font, bạn cĩ thể thay đổi khoảng cách giữa các ký tự trong văn bản hoặc cĩ thể làm cho các ký tự “nhích lên nhích xuống” theo chiều dọc so với đường dẫn văn bản (Text Base Line) thơng thƣờng.
Mục chọn Ý nghĩa
Scale Co giãn tỉ lệ của chữ theo phần trăm Spacing Khoảng cách ngang giữa các ký tự
Expanded: tăng khoảng cách ngang giữa các ký tự
Condensed: giảm khoảng cách ngang giữa các ký tự
Position
Vị trí dọc so với Text Base Line
Normal: đặt văn bản nằm đúng theo Text Base Line
2. Tạo chữ hiệu ứng (Text Effect)
Tạo hiệu ứng cho chữ là làm cho chữ phát sáng, nổi lên hoặc phản chiếu nhằm để gây bắt mắt ngƣời đọc và thu hút sự chú ý đến các đề mục.
Để sử dụng tính năng này, bạn thực hiện nhƣ sau:
Chọn phần văn bản muốn áp dụng hiệu ứng.
Click vào nút lệnh Text Effect trong nhĩm lệnh Font của tab Home.
Chọn lựa các hiệu ứng cần áp dụng.
Mục chọn Ý nghĩa
Outline Đƣờng viền của chữ
Shadow Tạo hiệu ứng chữ dạng đổ bĩng Reflection Tạo hiệu ứng chữ dạng phản chiếu Glow Tạo hiệu ứng chữ dạng phát sáng
Với mỗi chữ đã tạo hiệu ứng, bạn cĩ thể thay đổi font chữ, màu sắc, kích thƣớc,… Ngồi ra, bạn cĩ thể tùy chỉnh mỗi dạng hiệu ứng nhƣ Shadow Options, Reflection Options và Glow Options.
Click tab Insert > chọn Symbol
Một danh sách các symbol thƣờng xuyên đƣợc sử dụng sẽ xuất hiện.
Nếu symbol mà bạn muốn chèn xuất hiện trong danh sách, click chọn symbol đĩ. Nếu khơng, click chọn More Symbols.
Click chọn nhĩm Symbol nhƣ: Symbol, Wingdings,… trong hộp Font và chọn
symbol muốn chèn vào tài liệu
Click Insert để chèn vào tài liệu và làm tiếp nhƣ vậy cho các ký hiệu muốn chèn khác.
Sau khi đã chèn xong thì nhấn nút Cancel.
* Nút lệnh AutoCorrect dùng để đƣa các symbol này thành một mục từ của
AutoCorrect.
* Nút lệnh Shortcut Key dùng để gán một tổ hợp phím tắt cho một symbol thƣờng sử dụng.
* Chọn tab Special Character để chèn các ký tự đặc biệt nhƣ Copyright ©,
Bấm mouse vào dịng chứa ký tự đặc biệt muốn chèn và bấm nút Insert để chèn vào tài liệu.
Bạn tiếp tục làm nhƣ vậy cho các ký tự đặc biệt khác.
Nếu khơng chọn ký hiệu hay ký tự đặc biệt nào, bấm nút Cancel.
Bấm nút Close để đĩng hộp thoại Symbol
4. Tạo ký tự hoa lớn đầu đoạn (Drop Cap)
Để việc trình bày văn bản thêm sinh động, lơi cuốn ngƣời đọc, bạn cĩ thể sử dụng chức năng Drop Cap để phĩng lớn ký tự đầu tiên của các đoạn văn. Để định dạng theo kiểu Drop Cap, bạn thực hiện các bƣớc sau:
Chọn đoạn văn bản muốn áp dụng Drop Cap bằng cách đặt điểm chèn vào
Hộp thoại Drop Cap xuất hiện. Các thơng số trong hộp thoại Drop Cap bao gồm:
Mục chọn Ý nghĩa
Position Chọn kiểu, dạng của Drop Cap
None: Khơng sử dụng Drop Cap
Dropped: ký tự đầu tiên đƣợc phĩng lớn, văn bản cịn lại
của đoạn văn bao quanh ký tự Drop Cap
In margin: ký tự đầu tiên đƣợc phĩng lớn và đƣợc đặt
trong vùng lề trang giấy
Font Định dạng font chữ cho Drop Cap
Lines to drop Xác định chiều cao (số dịng) của Drop Cap Distance from
text
Xác định khoảng cách giữa Drop Cap và phần văn bản kế tiếp bên phải
5. Chuyển đổi khối văn bản thành chữ hoa và ngƣợc lại
Các ký tự khi đƣợc nhập vào văn bản tồn tại ở 02 dạng: chữ in hoa hoặc chữ thƣờng. Bạn cĩ thể nhanh chĩng định dạng in hoa hay in thƣờng cho từng ký tự hoặc từng từ với nhiều trạng thái khác nhau bằng cách sử dụng chức năng Change Case.
Chọn phần văn bản muốn thay đổi
Trong nhĩm Font của tab Home, chọn lệnh Change
Khi sử dụng tổ hợp phím Shift + F3, bạn cĩ thể nhấn nhiều lần đến khi đƣợc kiểu chuyển đổi nhƣ mong muốn
Mục chọn Ý nghĩa
Sentence case Tất cả các ký tự đều in thƣờng, riêng ký tự đầu tiên của mỗi câu đƣợc in hoa
lowercase Tất cả các ký tự đều in thƣờng UPPERCASE
(Ctrl + Shift + A) Tất cả các ký tự đều in hoa
Title Case Các ký tự đầu tiên của mỗi từ đƣợc in hoa, các ký tự cịn lại thì in thƣờng
tOGGLE cASE Các ký tự đang đƣợc in thƣờng đổi lại thành in hoa và ngƣợc lại
III. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
Lưu ý chung:
Nếu chỉ định dạng cho một đoạn, bạn để con trỏ vào đoạn này; cịn định dạng cho nhiều đoạn, bạn phải chọn các đoạn này.
Word cĩ tính kế thừa định dạng đoạn, nghĩa là mỗi khi bạn nhấn phím Enter sẽ tạo ra một đoạn mới cĩ định dạng giống y nhƣ đoạn kế trƣớc.
Nên thực hiện các lệnh định dạng trƣớc khi nhập văn bản để tận dụng tính kế thừa định dạng đoạn của Word.
6. Thụt lề đoạn văn (Indentation)
Chức năng thụt lề đoạn văn (Indentation) cho phép dịch chuyển đoạn văn qua trái (Left Indent), hay phải (Right Indent) so với biên lề của văn bản. Ngồi ra, cịn cĩ các chọn lựa về cách thụt lề dịng đầu tiên của các đoạn văn (First line indent) hay thụt lề từ dịng thứ hai của đoạn văn (Hanging indent).
Bạn cĩ thể thụt lề đoạn văn bằng một trong các cách sau đây:
Mục chọn Ý nghĩa
Left Thụt lề trái của đoạn văn sang phải một khoảng theo kích thƣớc xác định.
Right Thụt lề phải của đoạn văn sang trái một khoảng theo kích thƣớc xác định.
Special Thụt lề đặc biệt
None Đoạn văn khơng thụt lề
First Line Thụt lề dịng đầu tiên của đoạn văn một khoảng cách xác định đƣợc quy định trong ơ By.
Hanging Thụt lề từ dịng thứ hai của đoạn văn một khoảng cách xác định đƣợc quy định trong ơ By.
Cách 2: Click lên các nút lệnh Decrease Indent (giảm khoảng thụt lề) và Increase
Bạn cũng cĩ thể chỉ định khoảng cách thụt lề trái (Left) và thụt lề phải (Right) của đoạn văn khung Spacing của nhĩm lệnh Paragraph trên tab Page Layout
Cách 3: Sử dụng thƣớc (Ruler)
Trên thƣớc ngang cĩ các nút dùng để ấn định khoảng cách thụt dịng vào so với lề trang. Cơng dụng của các nút này nhƣ sau:
Ký hiệu Ý nghĩa
(Tab) First Line Indent: định vị trí bắt đầu của dịng đầu đoạn văn
(Ctrl + T) Hanging Indent: định vị trí bắt đầu các dịng cịn lại (từ dịng
thứ hai) của đoạn văn
(Ctrl + M) Left Indent: định vị trí bắt đầu cho cả đoạn văn
First Line Indent
Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Hanging Indent Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Left Indent Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Right Indent Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
7. Canh lề đoạn văn (Alignment)
Chức năng canh lề đoạn văn (Alignment) cho phép canh lề đoạn văn bên trái (Align Text Left), bên phải (Align Text Right), canh giữa (Center) hay canh đều (Justify) đoạn văn so với biên lề của trang tài liệu.
Bạn cĩ thể canh lề đoạn văn bằng một trong hai cách sau đây:
Cách 1: Dùng các mục lựa chọn từ mục Alignment trong khung General trên tab Indents and Spacing của hộp thoại Paragraph để tùy chọn cách canh lề cho văn
Mục chọn Ý nghĩa
Left (Ctrl + L) Canh đoạn văn thẳng theo lề trái Center (Ctrl + E) Canh đoạn văn ở giữa
Right (Ctrl +R) Canh đoạn văn thẳng theo lề phải
Justify (Ctrl + J) Canh đoạn văn thẳng theo cả lề trái và lề phải
Cách 2: Click lên các nút lệnh dùng để canh lề trong nhĩm lệnh Paragraph của tab
hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Align Center Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực
hành trong mỗi buổi học.
Align Right Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Align Justify Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
8. Thay đổi khoảng cách đoạn và khoảng cách dịng (Paragraph Spacing and Line Spacing) and Line Spacing)
Trong quá trình soạn thảo tài liệu, đơi khi bạn cần tạo ra một khoảng cách trƣớc hay sau (trên hay dƣới) giữa các đoạn hoặc giữa các dịng nhằm tạo sự rõ ràng cho phần