Để tiện cho việc theo dõi, theo các trên bảng, bạn cĩ thể sắp xếp dữ liệu trong bảng theo một thứ tự nào đĩ. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp (Lƣu ý: nếu bảng cĩ cột Số thứ tự thì khơng chọn cột này)
Trên tab Layout, trong nhĩm lệnh Data, chọn lệnh Sort. Hộp thoại Sort
Sort by: chọn cột sắp xếp chính.
Then by: chọn cột sắp xếp phụ (Ví dụ: sắp xếp theo cột Tên, nếu cĩ tên
trùng nhau thì sắp xếp theo cột chữ lĩt).
Type: Xác định kiểu dữ liệu cần sắp xếp (Text, Number, Data)
Ascending: sắp theo thứ tự tăng dần.
Descending: sắp theo thứ tự giảm dần.
Header row: khơng sắp xếp dịng đầu của vùng chọn (khơng sắp xếp
dịng tiêu đề).
No header row: sắp xếp tồn vùng chọn
Click vào nút Options, hộp thoại Sort Option xuất hiện. Click vào Sorting Language để chọn ngơn ngữ sắp xếp.
Trên tab Layout, trong nhĩm lệnh Data, chọn nút lệnh Formula. Hộp thoại
Formula xuất hiện.
Trong hộp Formula, nhập cơng thức muốn tính tốn sau dấu =
Trong hộp Number format: chọn dạng thể hiện kết quả của cơng thức. * Nếu muốn sử dụng hàm trong cơng thức, bạn cĩ thể nhập trực tiếp hay từ hộp Paste function
Click nút OK
Cách ghi địa chỉ ơ
Địa chỉ ơ: các ơ đƣợc ghi địa chỉ nhƣ sau: A1, B2, C3,…trong đĩ, ký tự
đứng trƣớc chỉ cột, đúng sau chỉ dịng.
Vùng: gồm nhiều ơ liên tiếp nhau đƣợc ghi nhƣ sau: ghi địa chỉ ơ đầu tiên,
dấu hai chấm (:), địa chỉ ơ cuối cùng (Ví dụ: A1:C3)
Ngoải cách ghi địa chỉ vùng nhƣ trên, Word cịn cho phép sử dụng cách ghi khác với ý nghĩa nhƣ sau:
ABOVE: gồm các ơ kể từ ơ nằm ngay bên trên cùng cột với ơ đang
nhập cơng thức và lên trên cho đến khi gặp ơ chứa giá trị khơng phải là kiểu số.
BELOW: gồm các ơ kể từ ơ nằm ngay bên dƣới cùng cột với ơ đang
nhập cơng thức và xuống dƣới cho đến khi gặp ơ chứa giá trị khơng phải là kiểu số.
LEFT: gồm các ơ kể từ ơ nằm ngay bên trái cùng dịng với ơ đang nhập
cơng thức và qua trái cho đến khi gặp ơ chứa giá trị khơng phải là kiểu số.
RIGHT: gồm các ơ kể từ ơ nằm ngay bên phải cùng dịng với ơ đang
nhập cơng thức và qua phải cho đến khi gặp ơ chứa giá trị khơng phải là kiểu số.
Chƣơng 7: LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƢỢNG ĐỒ HỌ TRONG VĂN BẢN
I. GIỚI THIỆU
Microsoft Word 2010 cung cấp cho ngƣời sử dụng một tab Insert với đầy đủ các
nút lệnh cần thiết liên quan đến đồ họa.
Nút lệnh Chức năng
Chèn một hình ảnh từ một file vào tài liệu.
Chèn Clip Art vào tài liệu.
Chèn những hình dạng hình học đƣợc tạo sẵn nhƣ: hình chữ nhật, hình trịn, trái tim, ngơi sao,…
Chèn một đồ họa dạng lƣu đồ để truyền đạt thơng tin qua cái nhìn nhƣ: sơ đồ tổ chức, sơ đồ tiến hình, sơ đồ chỉ mối quan hệ,…
Chèn biểu đồ minh họa và dữ liệu so sánh nhƣ: Bar, Pie, Line, Area, Surface…
Chụp và chèn vào tài liệu hình ảnh của một cửa sổ (khơng ở trạng thái Minimze). Click vào Screen Clipping để chèn hình ảnh của một phần của màn hình.
Chèn dịng chữ ký.
Chèn một đối tƣợng nhƣ: một trang bảng tính của Excel, một slide của PowerPoint,…
Chèn một cơng thức tốn học
Chèn các ký hiệu khơng cĩ trên bản phím
II. CHÈN VÀ HIỆU CHỈNH HÌNH VẼ (SH PES)
1. Chèn hình vẽ
Để chèn một hình vẽ vào tài liệu, click chọn nút Shapes trong nhĩm Illustrations
của tab Insert. Một bảng liệt kê các dạng Shapes xuất hiện.
Bạn chọn một hình trong các nhĩm hình cĩ sẵn. Khi đĩ, con trỏ mouse biến đổi thành dấu cộng ( ), nhấn trỏ vào vị trí muốn đặt hình đĩ và kéo ra đến khi đạt đƣợc kích thƣớc mong muốn và nhấp bỏ mosue.
Nếu hình chƣa nằm đúng vị trí, click chọn hình và di chuyển hình đến nơi cần đặt. Để mở rộng hình, bạn hãy đƣa con trỏ vào một trong các ơ vuơng nhỏ xung quanh hình cho đến khi con trỏ biến thành mũi tên hai đầu, nhấn giữ chuột và kéo để định dạng hình theo ý muốn (lƣu ý là khi bạn click và kéo thì con trỏ chuột lại đổi thành hình dấu cộng)
Trong khi kéo mouse để vẽ các hình:
Giữ phím Shift để vẽ đƣờng thẳng nằm ngang, đƣờng thẳng đứng, đƣờng
xiên gĩc 450 (trong trƣờng hợp vẽ đƣờng thẳng)
Giữ phí Shift để vẽ các hình cĩ dạng đều nhƣ hình vuơng, hình trịn, tam
giác đều, hình sao 5 cánh (hay 4 cánh), lục giác đều,…
Giữ phím Ctrl để ấn định điểm bắt đầu vẽ (điểm mà bạn bắt đầu bấm và kéo mouse) làm tâm, từ đĩ vẽ bung ra.
2. Thêm văn bản vào hình vẽ (Add Text)
Một số hình vẽ cho phép bạn thêm văn bản vào bên trong chúng. Để thêm văn bản vào hình vẽ, bạn thực hiện nhƣ sau:
Click phải mouse lên hình và chọn Add Text
Nhập vả định dạng văn bản nhƣ bình thƣờng, bấm mouse bên ngồi hình để kết thúc.
3. Hiệu chỉnh hình vẽ
Khi muốn hiệu chỉnh hình vẽ, bạn click chọn lên hình. Khi đĩ, xung quanh hình xuất hiện khung bao quanh và các nút điều chỉnh, đồng thời thanh cơng cụ
Drawing Tools xuất hiện với tab Format, bao gồm các nhĩm lệnh:
Insert Shapes: chèn các hình vẽ vào tài liệu.
Shape Styles: các kiểu hình vẽ tạo sẵn và cho phép hiệu chỉnh.
WordArt Styles: các kiểu dạng WordArt tạo sẵn.
Text: định hƣớng văn bản, canh lề và tạo liên kết
Arrange: định vị Shape, WordArt trong văn bản.
b. Hiệu chỉnh đƣờng viền và tơ nền cho hình
Sử dụng nút lệnh Shape Fill và Shape Outline trong nhĩm lệnh Shape Styles, bạn cĩ thể thay đổi đƣờng viền và nền cho hình nhƣ: thay đổi màu sắc (Color), kiểu (Dash) và kích thƣớc (Weight) của đƣờng viền hoặc tơ nền cho hình.
c. Tạo hiệu ứng cho hình (Shape Effects)
Để tạo hiệu ứng cho hình nhƣ: bĩng đổ (Shadow), phản chiếu (Reflection), phát sáng (Glow)…, trong nhĩm lệnh Shape Styles, click chọn Shape Effects, một
danh sách xổ xuống cung cấp cho bạn các tùy chọn sau:
Preset: Khi click chọn 3-D Options, hộp thoại Format Shape cho phép bạn thiết
Shadow: tạo bĩng đổ bên trong (Inter), bên ngồi (Outer), phối cảnh (Perspective)
Glow: độ phát sáng. Click chọn Glow Options để tùy chỉnh.
d. Thay đổi hƣớng trình bày văn bản bên trong hình
Mặc định khi bạn nhập văn bản vào hình, văn bản sẽ đƣợc trình bày theo hƣớng nằm ngang. Tuy nhiên, bạn cĩ thể thay đổi hƣớng trình bày văn bản bên trong hình bằng cách:
Chọn hình muốn thay đổi hƣớng trình bày của văn bản bên trong.
Trong nhĩm lệnh Text, chọn Text Direction và chọn một hƣớng trình bày
tùy ý
Bạn cĩ thể chọn Text Direction Options để mở hộp thoại Text Direction – Text Box.
Trong khung Orientation, chọn một hƣớng trình bày cho văn bản bằng cách bấm chọn một trong 3 hộp chứa hƣớng văn bản. Kết quả chọn hƣớng sẽ hiện ra trong khung Preview.
Bấm nút OK
e. Thứ tự của các đối tƣợng (Order)
Khi làm việc với các đối tƣợng, bạn cần nắm vững các nguyên tắc sau:
Các lớp đối tƣợng cĩ thể nằm xếp chồng lên nhau, đối tƣợng nằm ở lớp dƣới sẽ bị đối tƣợng ở lớp trên che khuất.
Đối tƣợng đƣợc tạo (vẽ) sau mặc nhiên sẽ đƣợc tạo trƣớc.
Các đối tƣợng cĩ thể nằm trên văn bản, cũng cĩ thể nằm dƣới văn bản. Để thay đổi thứ tự (Order) của các đối tƣợng, bạn thực hiện nhƣ sau:
Chọn thứ tự muốn thay đổi thứ tự
Trên tab Format > nhĩm lệnh Arrange > chọn nút lệnh Bring Forward
nếu muốn mang đối tƣợng lên trên hoặc Send Backward nếu muốn đƣa đối tƣợng xuống dƣới các đối tƣợng khác. Một số sự lựa chọn khác khi chọn 2 nút lệnh này nhƣ sau:
f. Nhĩm các đối tƣợng thành một đối tƣợng (Group)
Khi tạo nhiều đối tƣợng và cho chúng nằm gần nhau để tạo thành một hình ảnh nào đĩ. Nếu bạn cĩ nhu cầu phải di chuyển hình ảnh này thì rõ ràng là ta phải di chuyển tất cả các đối tƣợng riêng lẻ đĩ và điều này thật bất tiện và mất thời gian. Vì thế, Word cho phép bạn nhĩm các đối tƣợng lại với nhau. Cách thực hiện nhƣ sau:
Chọn tất cả các đối tƣợng muốn gom nhĩm lại bằng cách chọn đối tƣợng đầu tiên, nhấn và giữ phím Shift để chọn các đối tƣợng cịn lại.
Trên tab Format, trong nhĩm lệnh Arrange > chọn lệnh Group.
g. Tách (r ) một đối tƣợng nhĩm thành nhiều đối tƣợng (Ungroup)
Khi cần tách một đối tƣợng nhĩm (là tập hợp của nhiều đối tƣợng) ra làm thành nhiều đối tƣợng riêng lẻ, bạn thực hiện nhƣ sau:
Chọn đối tƣợng nhĩm muốn tách ra thành nhiều đối tƣợng
Trên tab Format, trong nhĩm lệnh Arrange > chọn lệnh Ungroup.
h. Quay và lật đối tƣợng (Rotate or Flip)
Đối với đối tƣợng hình vẽ, bạn cĩ thể quay hoặc lật chúng theo ý muốn.
Chọn đối tƣợng cần quay hoặc lật
Trên tab Format, trong nhĩm lệnh Arrange > chọn lệnh Rotate
Rotate Right: quay đối tƣợng sang phải một gĩc 900
Rotate Left: quay đối tƣợng sang trái một gĩc 900
Flip Vertical: lật đối tƣợng theo chiều đứng (lật theo trục đối xứng là
trục ngang)
Flib Horizontal: lật đối tƣợng theo chiều ngang (lật theo trục đối xứng
là trục đứng)
Bạn cũng cĩ thể xoay hình tự do bằng cách nhấn giữ nút trịn màu xanh để xoay theo hƣớng mà bạn muốn.
III. CHÈN VÀ HIỆU CHỈNH CHỮ NGHỆ THUẬT (WORD RT)
WordArt là chức năng trong Word giúp chèn các chữ cĩ hình dáng nghệ thuật vào trong tài liệu.
1. Chèn WordArt
Để chèn một WordArt vào tài liệu, bạn cĩ thể sử dụng một trong hai cách sau:
Cách 1: (chọn nút lệnh chèn WordArt trƣớc, nhập nội dung sau)
Clich chọn nút lệnh WordArt trong nhĩm lệnh Text của tab Insert. Một danh sách các WordArt đƣợc hiển thị. Bạn click chọn một kiểu tùy và nhập nội dung muốn tạo WordArt thay cho dịng chữ “Your text here” của Word đƣợc mặc định sẵn.
Cách 2: (nhập nội dung trƣớc, chọn nút lệnh chèn WordArt sau)
Bạn cĩ thể tạo một WordArt cho một nội dung cĩ sẵn bằng cách: chọn khối văn bản muốn tạo WordArt, sau đĩ click chọn nút lệnh WordArt.
2. Hiệu chỉnh Word rt
Tƣơng tự nhƣ khi hiệu chỉnh hình vẽ, muốn hiệu chỉnh WordArt, bạn click chọn lên WordArt và sử dụng các nút lệnh trên thanh cơng cụ Drawing Tools.
a. Thay đổi kiểu WordArt
Bạn cĩ thể thay đổi kiểu của WordArt khác với kiểu ban đầu đã chọn bằng cách click vào mũi tên xổ xuống trong nhĩm WordArt Styles. Một danh sách các kiểu
WordArt cùng với màu sắc định sẵn đƣợc hiển thị cho phép bạn tùy chọn.
b. Hiệu chỉnh đƣờng viền và tơ nền cho Word rt
Sử dụng nút lệnh Text Fill và Text Outline trong nhĩm lệnh WordArt Styles, bạn cĩ thể thay đổi đƣờng viền và nền cho WordArt nhƣ: thay đổi màu sắc (Color), kiểu (Dash) và kích thƣớc (Weight) của đƣờng viền hoặc tơ nền cho WordArt.
c. Tạo hiệu ứng cho Word rt (Text Effects)
Để tạo hiệu ứng cho WordArt nhƣ: bĩng đổ (Shadow), phản chiếu (Reflection), phát sáng (Glow)…, trong nhĩm lệnh WordArt Styles, click chọn Text Effects,
một danh sách xổ xuống cung cấp cho bạn các tùy chọn sau:
Shadow: tạo bĩng đổ bên trong (Inter), bên ngồi (Outer), phối cảnh (Perspective)
cho đối tƣợng. Khi click chọn Shadow Options, hộp thoại Format Text Effects
Glow: độ phát sáng. Click chọn Reflection Options để tùy chỉnh.
3-D Rotation: tạo gĩc xoay trong khơng gian 3 chiều. Click chọn 3-D Rotations Options để tùy chỉnh.
d. Thay đổi hƣớng trình bày WordArt
Để thay đổi hƣớng trình bày WordArt, bạn sử dụng nút lệnh Text Direction trong
nhĩm lệnh WordArt Styles.
Ví dụ:
e. Thay đổi cách bao phủ văn bản xung quanh Word rt (Wrap Text)
Để thay đổi cách bao phủ văn bản xung quanh WordArt, trong nhĩm Arrange,
click chọn nút lệnh Wrap Text.
In Line with Text: WordArt di chuyển dọc theo văn bản.
Square: văn bản xung quanh Word theo dạng hình vuơng
Tight: văn bản bao sát WordArt
Through: văn bản xuyên qua WordArt.
Top and Bottom: văn bản ở bên trên và bên dƣới WordArt.
In Front of Text: WordArt ở phía trƣớc văn bản.
f. Thay đổi vị trí của Word rt so với văn bản (Position)
Để thay đổi vị trí của WordArt so với văn bản, trong nhĩm Arrange, click chọn nút
lệnh Position. Văn bản tự động thiết lập bao phủ xung quanh đối tƣợng. Dựa theo vị trí của đối tƣợng trong các tùy chọn minh họa mà bạn chọn cách bố trí cho phù hợp.
* Ngồi các thao tác trên, WordArt cũng cĩ một số thao tác hiệu chỉnh giống nhƣ khi hiệu chỉnh hình vẽ nhƣ: thay đổi hƣớng trình bày WordArt (Text Direction), thay đổi thứ tự của các đối tƣợng (Order), gom hoặc rã nhĩm các đối tƣợng (Group hoặc Ungroup), quay và lật đối tƣợng (Rotate or Flip) [Xem tại Chƣơng 6 – mục II.3.d, e, f, g, h]
IV. CHÈN VÀ HIỆU CHỈNH HÌNH ẢNH (PICTURE) 1. Chèn hình ảnh 1. Chèn hình ảnh
Khi muốn chèn một hình ảnh từ một file vào trong tài liệu, bạn sử dụng nút lệnh
Picture trong nhĩm Illustrations của
tab Insert.
Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn chọn đƣờng dẫn đến thƣ mục chứa hình ảnh.
Để xem trƣớc hình ảnh muốn chèn vào tài liệu, bạn click chọn vào nút Change your views ở gần gĩc phải trên cửa sổ, một bảng liệt kê xổ xuống, click chọn chế
độ hiển thị biểu tƣợng Icons.
Double click hình muốn chèn hoặc click chọn hình và nhấn nút Insert để chèn hình vào tài liệu.
2. Hiệu chỉnh hình ảnh
Sau khi đã chèn hình vào tài liệu, hình ảnh cĩ thể khơng hiển thị nhƣ mong muốn, vì vậy bạn cĩ thể hiệu chỉnh lại theo ý muốn bằng cách sử dụng tab Format của
thanh cơng cụ Picture Tools.
a. Chỉnh sửa cơ bản hình ảnh
Để chỉnh sửa cơ bản các hình ảnh đƣợc chèn vào tài liệu, bạn sử dụng nhĩm lệnh Adjust trên tab Format của thanh cơng cụ Picture Tools
Để tách hình nền cho ảnh, bạn chọn ảnh và click chọn nút Remove Background.
Khi đĩ, thanh cơng cụ Picture Tools sẽ cĩ sự thay đổi và nền backgound của ảnh chuyển sang màu hồng – chính là lớp mặt nạ (Mask)
Bạn click chọn Mark Areas to keep hoặc Mark Areas to Remove trên tab Background Removal. Khi đĩ con trỏ sẽ biến đổi thành cây bút chì.
Click con trỏ vào nền của ảnh, tại những vùng muốn giữ lại hoặc muốn loại trừ màu hồng xâm phạm.
Hay muốn nén hình ảnh để giảm bớt dung lƣợng cho file tài liệu, bạn sử dụng nút lệnh Compress Pictures.
b. Thay đổi style cho hình ảnh
Click vào mũi tên bên phải của nhĩm lệnh Picture Styles, bạn sẽ thấy một danh
sách các kiểu hiển thị. Bạn click chọn một kiểu, hỉnh ảnh sẽ đƣợc hiển thị theo tùy chọn của bạn.
c. Thêm đƣờng viền cho hình ảnh
Để thêm/thay đổi màu của đƣờng viền cùng với kiểu đƣờng viền và độ dày đƣờng viền, bạn sử dụng lệnh Picture Border.
d. Cắt xén hình
Click nút Crop trên tab Format, trên hình sẽ xuất hiện các nút điều khiển xung
quanh. Nhấn giữ trỏ các điểm và kéo rê để cắt xén cho vừa ý, sau đĩ thả chuột.
* Ngồi các thao tác trên, hình cũng cĩ một số thao tác hiệu chỉnh giống nhƣ khi hiệu chỉnh hình vẽ và WordArt nhƣ: quay và lật đối tƣợng (Rotate of Flip) [Xem lại mục Chƣơng 6 – mục II.3.h], thay đổi cách bao phủ văn bản xung quanh hình ảnh [xem tại Chƣơng 6 – mục II.2.e], thay đổi vị trí của hình ảnh so với với văn bản [xem tại Chƣơng 6 – mục III.2.f]
Click chọn nút Clip Art trong nhĩm Illustrations của tab Insert.
Cửa sổ Clip Art xuất hiện. Click nút Go
để chƣơng trình tự động dị tìm những hình đƣợc thiết lập sẵn trong quá trình cài đặt Microsoft Office.
Kết quả trong khung bên dƣới liệt kê các hình minh họa, bạn double click vào một hình hoặc click phải chuột vào hình và