Lưu ý chung:
Nếu chỉ định dạng cho một đoạn, bạn để con trỏ vào đoạn này; cịn định dạng cho nhiều đoạn, bạn phải chọn các đoạn này.
Word cĩ tính kế thừa định dạng đoạn, nghĩa là mỗi khi bạn nhấn phím Enter sẽ tạo ra một đoạn mới cĩ định dạng giống y nhƣ đoạn kế trƣớc.
Nên thực hiện các lệnh định dạng trƣớc khi nhập văn bản để tận dụng tính kế thừa định dạng đoạn của Word.
6. Thụt lề đoạn văn (Indentation)
Chức năng thụt lề đoạn văn (Indentation) cho phép dịch chuyển đoạn văn qua trái (Left Indent), hay phải (Right Indent) so với biên lề của văn bản. Ngồi ra, cịn cĩ các chọn lựa về cách thụt lề dịng đầu tiên của các đoạn văn (First line indent) hay thụt lề từ dịng thứ hai của đoạn văn (Hanging indent).
Bạn cĩ thể thụt lề đoạn văn bằng một trong các cách sau đây:
Mục chọn Ý nghĩa
Left Thụt lề trái của đoạn văn sang phải một khoảng theo kích thƣớc xác định.
Right Thụt lề phải của đoạn văn sang trái một khoảng theo kích thƣớc xác định.
Special Thụt lề đặc biệt
None Đoạn văn khơng thụt lề
First Line Thụt lề dịng đầu tiên của đoạn văn một khoảng cách xác định đƣợc quy định trong ơ By.
Hanging Thụt lề từ dịng thứ hai của đoạn văn một khoảng cách xác định đƣợc quy định trong ơ By.
Cách 2: Click lên các nút lệnh Decrease Indent (giảm khoảng thụt lề) và Increase
Bạn cũng cĩ thể chỉ định khoảng cách thụt lề trái (Left) và thụt lề phải (Right) của đoạn văn khung Spacing của nhĩm lệnh Paragraph trên tab Page Layout
Cách 3: Sử dụng thƣớc (Ruler)
Trên thƣớc ngang cĩ các nút dùng để ấn định khoảng cách thụt dịng vào so với lề trang. Cơng dụng của các nút này nhƣ sau:
Ký hiệu Ý nghĩa
(Tab) First Line Indent: định vị trí bắt đầu của dịng đầu đoạn văn
(Ctrl + T) Hanging Indent: định vị trí bắt đầu các dịng cịn lại (từ dịng
thứ hai) của đoạn văn
(Ctrl + M) Left Indent: định vị trí bắt đầu cho cả đoạn văn
First Line Indent
Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Hanging Indent Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Left Indent Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Right Indent Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
7. Canh lề đoạn văn (Alignment)
Chức năng canh lề đoạn văn (Alignment) cho phép canh lề đoạn văn bên trái (Align Text Left), bên phải (Align Text Right), canh giữa (Center) hay canh đều (Justify) đoạn văn so với biên lề của trang tài liệu.
Bạn cĩ thể canh lề đoạn văn bằng một trong hai cách sau đây:
Cách 1: Dùng các mục lựa chọn từ mục Alignment trong khung General trên tab Indents and Spacing của hộp thoại Paragraph để tùy chọn cách canh lề cho văn
Mục chọn Ý nghĩa
Left (Ctrl + L) Canh đoạn văn thẳng theo lề trái Center (Ctrl + E) Canh đoạn văn ở giữa
Right (Ctrl +R) Canh đoạn văn thẳng theo lề phải
Justify (Ctrl + J) Canh đoạn văn thẳng theo cả lề trái và lề phải
Cách 2: Click lên các nút lệnh dùng để canh lề trong nhĩm lệnh Paragraph của tab
hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Align Center Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực
hành trong mỗi buổi học.
Align Right Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Align Justify Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
8. Thay đổi khoảng cách đoạn và khoảng cách dịng (Paragraph Spacing and Line Spacing) and Line Spacing)
Trong quá trình soạn thảo tài liệu, đơi khi bạn cần tạo ra một khoảng cách trƣớc hay sau (trên hay dƣới) giữa các đoạn hoặc giữa các dịng nhằm tạo sự rõ ràng cho phần văn bản đĩ.
Để thay đổi khoảng cách đoạn và khoảng cách dịng nhƣ vậy, bạn cĩ thể dùng một trong các cách sau đây
Cách 1: Từ khung Spacing trong tab Indents and Spacing của hộp thoại Paragraph.
Word đo khoảng cách giữa các đoạn theo đơn vị point (pt).
Khoảng cách mặc định giữa các dịng đƣợc tính theo số dịng, nhƣng Word cho phép bạn thiết lập các khoảng cách này theo đơn vị Inch và cm.
Trong khung Spacing, bạn cĩ thể tạo ra các khoảng cách thơng qua các mục chọn trong bảng bên dƣới
Mục chọn Ý nghĩa
Before Khoảng cách giữa đoạn văn đƣợc chọn so với đoạn văn trƣớc
nhận để làm vừa vặn font chữ. Khoảng cách này đƣợc hiển thị trong khung At
Exactly Khoảng cách chính xác giữa 2 dịng. Khoảng cách này đƣợc hiển thị trong khung At
Multiple Khoảng cách bẳng với số dịng đƣợc thiết lập thơng qua hơp At
Cách 2: Xác định khoảng cách dịng nhanh bằng lệnh Line and Paragraph Spacing trong nhĩm lệnh Paragraph của tab Home
Click chọn Line Spacing Options để mở hộp thoại Paragraph định dạng
khoảng cách đoạn và dịng tùy ý.
Click chọn Add/Remove Space Before Paragraph để thêm/loại bỏ khoảng
cách trƣớc đoạn văn.
Click chọn Add/Remove Space After Paragraph để thêm/loại bỏ khoảng
cách sau đoạn văn.
Cách 3: Xác định khoảng cách trƣớc hay sau đoạn văn trực tiếp trong khung
Spacing của nhĩm lệnh Paragraph trên tab Page Layout
Các ví dụ về khoảng cách dịng
SINGLE 1.5 LINES DOUBLE
Chỉ cĩ thuyền mới hiểu Biển mênh mơng dƣờng nào
Chỉ cĩ biển mới biết Thuyền đi đâu về đâu
Chỉ cĩ thuyền mới hiểu Biển mênh mơng dƣờng nào
Chỉ cĩ biển mới biết Thuyền đi đâu về đâu
Chỉ cĩ thuyền mới hiểu
Biển mênh mơng dƣờng
nào
Chỉ cĩ biển mới biết
Thuyền đi đâu về đâu
9. Đánh dấu và đánh số đầu mục (Bullets and Numbering)
Chức năng đánh dấu đầu đoạn và đánh số tự động cho phép tự động tạo các danh sách liệt kê mà mỗi mục (mỗi đoạn văn) trong danh sách đều đƣợc đánh dấu (Bullets) hoặc đánh số (Numbers).
Bạn cĩ thể thêm các buller hoặc các số vào mỗi đầu mục trƣớc hoặc sau khi nhập dữ liệu.
Nếu bạn muốn thay đổi hoặc tạo ra một dạng Bullet hoặc Numbering mới, click
vào Define New Bullet hoặc Define New Number Format, hộp thoại Define New
Trong hộp thoại Define New Bullet:
Để thay đổi dấu đƣợc lấy làm bullets, bạn click vào nút Symbol bên dƣới Bullet character để mở hộp thoại Symbol. Trong hộp thoại Symbol, click
chọn ký tự mà bạn muốn dùng làm bullet. Click OK. Ký tự mới này sẽ xuất
hiện trong khung Preview để xem trƣớc. Click OK để thêm dấu đầu mỗi
mục phần văn bản đƣợc chọn.
Nếu bạn muốn dùng hình ảnh làm các đầu mục, click chọn Picture để mở
hộp thoại Picture Bullet, chọn hình cĩ sẵn trong danh sách hoặc click Import để thêm một hình mới. Click OK để chọn hình làm dấu đầu mục cho phần văn bản đƣợc chọn.
Để thay đổi màu sắc, kích thƣớc, font chữ cho các bullet, click chọn Font để mở hộp thoại Font và định dạng tùy ý. Nếu khơng định dạng thì các bullet ở chế độ mặc định là Auto.
Chọn kiểu canh lề (Left, Centered, Right) cho các bullet trong mục
Alignment.
10. Tạo danh sách đa cấp (Multilevel List)
Ngồi việc sử dụng Bullets and Numbering đơn giản, Word cịn cung cấp cho bạn một cơng cụ giúp bạn cĩ thể trình bày văn bản một cách mạch lạc, đĩ là cơng cụ
Multilevel List để phân văn bản thành nhiều cấp độ.
Để áp dụng kiểu phân cấp, trƣớc tiên chọn các đoạn văn muốn phân cấp. Sau đĩ click nút lệnh trong nhĩm lệnh Paragraph của tab Home.
Nếu muốn thay đổi cấp độ của danh sách, chọn Change List Level, danh sách
Để tạo mới danh sách phân cấp chọn Define New Multilevel List. Hộp thoại Define new Multilevel List xuất hiện. Muốn định dạng cho cấp nào, bạn phải chọn
cấp trƣớc trong khung Level, sau đĩ chọn kiểu số cho cấp đĩ trong khung Number
style for this level. Tiếp tục nhƣ vậy, bạn sẽ định dạng đƣợc tất cả các cấp của Multilevel list
Một số tùy chọn chính trong hộp thoại Define new Multilevel list
Mục chọn Ý nghĩa
Click level to modify Cấp độ để định dạng
Start at Số bắt đầu cho các đầu mục
Font Định dạng font chữ cho cấp độ
Number style for this level Kiểu số định dạng
Number alignment Canh lề cho cấp độ khoảng cách đƣợc xác định trong Aligned at
Text indent at Khoảng cách thụt lề của đầu mục
11. Sử dụng Tab trong văn bản
Trong khi soạn thảo tài liệu, bạn cĩ thể sử dụng tab để tạo các điểm dừng (Tab stops) của riêng bạn. Các điểm dừng xác lập các mốc canh lề đƣợc xác định theo chiều ngang của tài liệu.
Hộp thoại Tabs hiển thị các tab đƣợc thiết lập cho đoạn văn đang đƣợc chọn. Khi
Để mở hộp thoại Tabs, bạn double click vào các ký hiệu của Tab trên thanh thƣớc hoặc click nút Tabs trong hộp thoại Paragraph.
a. Cài đặt Tab
Để cho việc cài đặt Tab đƣợc thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thƣớc ngang ở trên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở trên đầu thanh cuộn dọc hoặc click
chọn mục Ruler trong nhĩm lệnh Show của tab View.
Bạn cĩ thể nhanh chĩng chọn tab bằng cách lần lƣợt nhấn vào ơ tab selector – là ơ giao nhau giữa thƣớc dọc và thƣớc ngang (ở gĩc bên trái trang tài liệu) cho khi chọn đƣợc kiểu tab mong muốn, sau đĩ click chuột vào thanh thƣớc nganng nơi bạn muốn đặt tab.
Tùy từng trƣờng hợp cụ thể mà bạn cĩ thể sử dụng một trong các loại tab sau:
Tab trái : Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đĩ sẽ chạy sang phải khi b n nhập liệu.
b. T y chỉnh Tab
Sau khi cài đặt các tab, bạn cĩ thể tùy chỉnh các tab này bằng cách sử dụng hộp thoại Tabs.
Mục chọn Ý nghĩa
Default tab stops Khoảng cách dừng của tab mặc định, thơng thƣờng là 0.5” Tab stop posotion Vị trí các điểm dừng tab.
Alignment Chọn một loại tab là Left – Center, Right, Decial, Bar (Bar tab là tab chỉ cĩ tác dụng tạo một đƣờng kẻ dọc ở một vị trí đã định
Leader chọn cách thể hiển tab 1 None tab tạo ra khoảng trắng
2-3-4 tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền nét Các nút lệnh Set: đặt điểm dừng tab, vị trí đã xác định đƣợc đƣa vào
danh sách.
Clear: xĩa tab tại vị trí đã chọn.
Clear All: xĩa tất cả các tab đã đặt. c. Xĩa Tab
Để xĩa một điểm dừng tab, bạn click giữ mouse lên ký hiệu Tab trên thƣớc rổi kéo ký hiệu Tab ra khỏi thƣớc, sau đĩ thả mouse.
Hoặc bạn cĩ thể sử dụng nút lệnh Clear hoặc Clear All trong hộp thoại Tabs.
d. Nhập văn bản sử dụng Tab
Nhấn phím Tab để đƣa con trỏ đến vị trí của tab và nhập văn bản.
Đến cuối dịng, nhấn phím Shift + Enter hoặc Enter.
Nếu là dịng cuối cùng, nhấn Enter rồi nhấn Ctrl+Q để hủy bỏ các tab kế
thừa
12. Đĩng khung và tơ nền cho văn bản (Boder and Shading)
Để đĩng khung và tơ nền đơn giản cho văn bản, bạn click vào mũi tên bên phải của nút lệnh Border và Shading trong nhĩm lệnh Paragraph của tab Home.
Ngồi ra, bạn cĩ thể click vào mục chọn Border and Shading trong nút lệnh Border để đĩng khung và tơ nền cho văn bản với nhiều tùy chọn hơn bằng hộp
Mục chọn Ý nghĩa Setting None Box Shadow 3-D Custom Chọn các hình thức đĩng khung cĩ sẵn Khơng đĩng khung Đĩng khung đoạn Đĩng khung đoạn cĩ bĩng
Đĩng khung tạo hiệu ứng 3-D
Đĩng khung theo ý muốn Style Kiểu đƣờng kẻ khung
Color Màu của đƣờng kẻ Width Độ dày của đƣờng kẻ
Preview Thể hiện đoạn văn bản muốn kẻ khung. Bạn bấm vào các cạnh muốn kẻ khung hay các nút bên trái và bên dƣới khung này. Apply to
Paragraph
Text
Đĩng khung cho đoạn
Đĩng khung cho khối văn bản
Options Mở hộp thoại Border and Shading Options: ấn định khoảng cách từ văn bản
đến các đƣờng kẻ trên, dƣới, trái, phải. Bạn nhập hay bấm mũi tên lên xuống trong các hộp Top, Bottom, Left, Right để ấn định giá trị cho các khoảng cách này.
Một số tùy chọn trong tab này nhƣ sau:
Mục chọn Ý nghĩa
Fill Chọn màu nền cho đoạn văn Pattern
Style
Color
Chọn một kiểu hoa văn cho nền.
Chọn màu cho nền. Apply to
Paragraph
Text
Tơ nền cho đoạn
Tơ nền cho khối văn bản
IV. ĐỊNH DẠNG TR NG 1. Khổ giấy (Paper Size)
Giấy dùng để in cĩ thể dùng hai loại nhƣ sau:
Giấy in từng tờ rời.
Giấy liên tục (Continnous paper) dùng cho máy in cĩ trục giấy kéo (Tractor)
Trang giấy đƣợc xác định bởi khổ giấy. Khổ giấy mặc định là Letter (8.5’’x11’’). Tuy nhiên, bạn cũng cĩ thể chọn lại khổ giấy và hƣớng in trên giấy nhƣ sau:
Trên tab Page Layout > nhĩm lệnh Page Setup > chọn nút lệnh Size. Một
danh sách các loại khổ giấy xuất hiện nhƣ A3, A4, A5,…Bạn chọn một loại khổ giấy mà bạn muốn in ra
Bạn cĩ thể click chọn lệnh More Page Size để thêm đƣợc các tùy chỉnh
khác. Hộp thoại Page Setup xuất hiện, bạn sử dụng tab Paper.
Mục chọn Ý nghĩa
Paper Size
Width
Height
Chọn khổ giấy muốn in
Kích thƣớc chiều ngang của khổ giấy
Kích thƣớc chiều dài của khổ giấy Paper Source Chọn nguồn nạp giấy cho máy in
First Page
Tractor
Quy định nguồn nạp giấy in cho trang thứ nhất
Default Tray
Manual Feed
Khay đựng giấy mặc định (dùng cho giấy rời)
Nạp giấy bằng tay (giấy rời)
Other Pages Quy định nguồn nạp giấy in cho các trang cịn lại
Apply to
Whole document This point forward This section
Selected section
Selected text
Chọn phạm vi áp dụng các lựa chọn trên cho tài liệu
Tồn bộ tài liệu
Từ vị trí con trỏ đến phân đoạn kế sau
Phân đoạn hiện tại
Các phân đoạn đƣợc chọn
Các đoạn văn bản đƣợc chọn Preview Xem thử kết quả của các lựa chọn
Default Lƣu các ấn định này vào tập tin khuơn mẫu Normal và
các ấn định này trở thành các giá trị mặc nhiên cho các trang của tài liệu nào sau này đƣợc tạo lập.
2. Lề trang (Margins)
Trong Word phân ra các loại lề trang nhƣ sau:
Lề trên (Top margin): khoảng cách từ mép trên của giấy đến hàng đầu tiên
của tài liệu.
Lề dƣới (Bottom margin): khoảng cách từ mép dƣới của giấy đến hàng cuối cùng của tài liệu.
Lề trái (Left margin): khoảng cách từ mép trái giấy đến cột đầu tiên bên trái