L ỜI MỞ ĐẦU
3.3. Định hướng các giải pháp giúp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn,
bán dẫn, đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội
3.3.1. Giải pháp từ phía công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà nội
3.3.1.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả chỉ đạo của bộ máy tổ chức và trình độ
nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên trong chi nhánh Hà Nội
Hiện nay, công tác tổ chức quản lý của chi nhánh như vậy là hợp lý. Mọi
hoạt động đều nằm dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Các phòng chức năng phụ
trách từng khu vực và quản lý theo sự phân công lãnh đạo của chi nhánh. Tuy nhiên cũng nên có một vài thay đổi để thích ứng với điều kiện hiện nay. Cụ thể
là:
- Nên thành lập phòng Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường mạnh
mẽ hơn để trợ giúp Ban giám đốc trong chiến lược Marketing. Hiện nay công
việc này do phòng kinh doanh đảm nhiệm, do còn đảm nhận là đơn vị kinh doanh và đề ra các kế hoạch, chiến lược cho hoạt động kinh doanh nên bộ phận
này không thể chuyên sâu nghiên cứu thị trường được.
- Về vấn đề quản lý đội ngũ cán bộ, chi nhánh nên có những quy định tăng cường ý thức trách nhiệm của các cán bộ trong khi làm việc, đặc biệt là khi thực
hiện các nghiệp vụ kinh doanh. Có thể sử dụng phương pháp đánh vào kinh tế,
chẳng hạn như, nếu cán bộ, nhân viên nào vị phạm những quy định của chi
nhánh thì tùy theo mức độ thiệt hại do vi phạm đó gây ra mà phải đền bù những
khoản tiền khác nhau. Tuy nhiên trong quá trình tổ chức quản lý, lãnh đạo cũng nên đánh giá đúng năng lực của từng cá nhân để sắp xếp công việc cho phù hợp,
có chế độ lương thưởng kịp thời.
- Công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đang ngày càng phải quan tâm sâu sắc.
nhân viên của chi nhánh có mặt bằng trình độ khá caovà toàn là đội ngũ trẻ năng động, nhiệt tình. Vì thế về mặt kinh nghiệm chưa có được nhiều nên chi nhánh cần tăng cường tổ chức những buổi giao lưu học hỏi kinh nghiệm với cán bộ,
nhân viên trong toàn công ty Phát Minh hoặc với các công ty bạn; tham gia các
buổi hội thảo, hội trợ hoặc đi đào tạo, học hỏi kinh nghiệm bên nước ngoài. Cụ
thể là tăng cường: kỹ năng, kinh nghiệm kinh doanh; kinh nghiệm quản lý; kiến
thức về kỹ thuật, nghiệp vụ ngoại thương, pháp lý và đặc biệt là ngoại ngữ. Làm
được như thế không những chi nhánh sẽ có được những cán bộ chuyên môn có
năng lực để phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả mà còn thể hiện được
sự quan tâm của công ty với tập thể lao động, có thể tạo được tinh thần làm việc
tốt cho từng cá nhân và tạo được bầu không khí làm việc tốt cho toàn thể chi
nhánh.
3.3.1.2. Công tác nghiên cứu thị trường
* Thứ nhất là: Khâu nghiên cứu nhu cầu khách hàng và quảng cáo về chi nhánh
Hà Nội
Cạnh tranh trong cơ chế thị trường khiến cho mọi doanh nghiệp đều phải
tìm mọi cách để thu hút khách hàng đến với doanh nghiệp mình, lượng khách
hàng càng lớn thì doanh nghiệp đó càng lớn mạnh. Và ngược lại không có khách hàng sẽ đồng nghĩa với sự phá sản của doanh nghiệp. Nắm chắc quy luật đó, chi nhánh Hà Nội nhất thiết cần trang bị cho mình một chiến lược thu hút khách hàng trong nước, đảm bảo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Nội dung của chiến lược có thể linh hoạt tuỳ theo từng thời điểm, tuy nhiên về cơ bản là:
- Khuyếch trương hình ảnh và uy tín của chi nhánh thông qua các hình thức quảng cáo, tham gia các hội thảo, mở các hội nghị khách hàng nhằm thu
thập những ý kiến phản hồi từ phía khách hàng để có sự điều chỉnh lại hoạt động
của chi nhánh cho phù hợp.
- Cạnh tranh với các đối thủ khác bằng cách giảm mức phí ủy thác nhập
khẩu.Để làm được điều này chi nhánh phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh mình.
- Đẩy mạnh tiếp thị trực tiếp, chăm sóc khách hàng nhằm củng cố lực lượng khách hàng quen thuộc và thu hút những khách hàng mới đến với chi
nhánh.
- Luôn luôn lấy chữ tín làm đầu: chất lượng sản phẩm, thời gian và hoạt động cung cấp hàng hóa…chi nhánh luôn phải đảm bảo giữ chữ tín với khách
hàng.
*Thứ hai là: Hoạt động nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường trong nước để tìm đối tác là một hoạt động không
thể thiếu trong quá trình kinh doanh xuất khẩu của chi nhánh Hà Nội. Và đây
chính là một khâu quan trọng quyết định sự thành công của chi nhánh. Nghiên cứu thị trường thực chất là nghiên cứu về xu hướng tiêu dùng của một loại hàng
hóa nào đó. Quá trình thu thập thông tin đầy đủ chính xác, từ đó đánh giá các xu hướng thị trường trong tương lai sẽ giúp chi nhánh có những quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Tuy nhiên, như đã phân tích ở trên chi nhánh vẫn còn nhiều vướng mắc tồn lại ở khâu này. Để giải quyết những vướng mắc đó, chi
nhánh nên tổ chức một qui trình nghiên cứu thị trường một cách đồng bộ hơn. Cụ thể đối với thị trường trong nước như sau:
- Chủ động thâm nhập vào thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất có nhu cầu nhập khẩu hệ thống thiết bị thông qua những mối quan hệ mà chi nhánh đã
có trước đây nhờ nhập khẩu những dây chuyền thiết bị cho họ để tìm hiểu kế
hoạch sản xuất kinh doanh (mặt hàng, tiêu chuẩn chất lượng) từ đó xác định nhu cầu cụ thể của các đối tượng khách hàng này
- Và điều quan trọng là phải nghiên cứu được chu kỳ sống của sản phẩm để giúp chi nhánh định hướng nhập khẩu những linh kiện, máy móc, thiết bị phù hợp.
- Nghiên cứu số lớn các doanh nghiệp sản xuất tiêu biểu để rút ra xu hướng phát triển nhu cầu về linh kiện, hệ thống máy móc, cụ thể mục tiêu nghiên cứu là các giai đoạn phát triển sản xuất, các nhu cầu đòi hỏi đổi mới hệ thống
thiết bị, qui mô của nhu cầu đó, những bộ phận nào ưu tiên đổi mới, khả năng về
- Luôn tìm hiểu và nắm bắt thông tin về các đối thủ cạnh tranh, điểm
mạnh, điểm yếu của họ để có thể rút ra cho mình cách thức hoạt động phù hợp.
- Nghiên cứu tình hình nhập khẩu hệ thống thiết bị ở những khu vực địa lý
khác nhau trên toàn miền Bắc.
- Nghiên cứu xu hướng đầu tư của Nhà nước đang chú trọng vào lĩnh vực
nào hay khu vực nào để kịp thời đưa ra các phương án nhằm nắm bắt cơ hội kinh
doanh.
Trên đây mới chỉ bàn đến khía cạnh thị trường trong nước, còn một mảng
nữa rất quan trọng không thể bỏ qua, đặc biệt trong lĩnh vực máy móc, thiết bị, đó là thị trường cung cấp các loại linh kiện, máy móc, thiết bị thế giới. Trong kinh doanh thương mại, tìm được nguồn hàng có ưu thế về giá cả, chất lượng,
dịch vụ kèm theo... là đã thắng lợi một nửa. Đối với việc nghiên cứu thị trường nước ngoài, chi nhánh cần phải duy trì và củng cố hoạt động của các văn phòng
đại diện tại nước ngoài trong việc nghiên cứu xu hướng thị trường máy móc, thiết bị trên thế giới. Để thực hiện tốt việc hỗ trợ hoạt động nghiên cứu thị trường, các văn phòng đại diện cần:
- Thu thập thông tin về máy móc, hệ thống thiết bị - công nghệ tạo điều
kiện cho đồng nghiệp trong nước hiểu rõ hơn về nguồn máy móc, thiết bị, linh kiện trên thế giới hiện nay.
- Tiếp tục nghiên cứu tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, các chính sách thương mại, chuyển giao công nghệ, điều kiện vận chuyển, bảo hiểm,... trong
lĩnh vực xuất khẩu máy móc thiết bị của nước bạn.
- Tích cực tìm kiếm thị trường xuất khẩu từ khắp các nước trên thế giới
nhằm phục vụ mục tiêu đa dạng hóa kinh doanh của công ty nói chung và chi nhánh Hà Nội nói riêng.
Hoạt động nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước phải đảm bảo đưa đến cho chi nhánh một kết luận chắc chắn có nên nhận hợp đồng ủy thác hay
không hoặc có nên đầu tư kinh doanh vào một loại linh kiện, máy móc, thiết bị
3.3.1.3. Hoàn thiện quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng
Đối với công tác này không chỉ chi nhánh Hà Nội mà hầu hết các doanh
nghiệp ở Việt Nam rất hay gặp vướng mắc trong khâu này, nhìn chung các doanh nghiệp Việt nam khi đàm phán thường ở thế yếu hơn so với bên nước ngoài. Điều kiện này chỉ có thể hạn chế bớt chứ chưa thể giải quyết thỏa đáng
ngay. Thực ra nếu đội ngũ cán bộ, nhân viên trong chi nhánh có sự chuẩn bị kỹ
về phương pháp và nghệ thuật đàm phán thì cũng có thể dành được cho mình nhiều lợi thế. Vì thế, chi nhánh có thể thành công hơn trong các cuộc đàm phán và ký kết hợp đồng nếu công ty thực hiện theo trình tự sau:
*Một là: Giải pháp hoàn thiện khâu chuẩn bị đàm phán
Trong phần chuẩn bị này chi nhánh phải xác định cho mình hoàn cảnh đàm phán, mục tiêu đàm phán và thành phần tham gia đàm phán. Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm về đàm phán và có đầy đủ những kinh nghiệm, hiểu biết về kỹ thuật, thương mại, pháp luật. Ngoài ra họ
cũng phải cá nhân nổi trội hơn về khả năng giao tiếp, sự nhanh nhạy trong xử lý
tình huống. Và lãnh đạo cũng nên tạo sự thoải mái cho các cá nhân trong đoàn
đàm phám về mặt tinh thần, không nên có những sức ép không cần thiết cho họ trước khi bước vào các cuộc đàm phán.
Mục tiêu đàm phán đặt ra trong các cuộc đàm phán là sẽ đem lại cho chi nhánh những lợi thế trong quá trình nhập khẩu sau này. Và thực tế muốn đàm phán thắng lợi thì không bao giờ bắt đầu đàm phán mà không có các phương án
lựa chọn, khi chuẩn bị sẵn các phương án lựa chọn khác nhau để khi bước vào
đàm phán sẽ làm cho đoàn đàm phán luôn luôn chủ động. Đối phương khi thấy chi nhánh đã có sự chuẩn bị kỹ các phương án như vậy cùng với sự kết hợp hoàn hảo giữa các thành viên trong đoàn nhằm đạt được những mục tiêu đề ra thì họ
sẽ dễ phải chấp nhận một trong các phương án chi nhánh đưa ra.
Đối với hoàn cảnh đàm phán, chi nhánh hoàn toàn có thể chủ động chuẩn
bị được. Tuy nhiên quan trọng nhất là chi nhánh Hà Nội của công ty Phát Minh
phải thăm dò được tình hình hiện nay của đối phương về tình hình tài chính, vị
thế của đối phương trên thị trường, sức ép của các đối thủ cạnh tranh khác đối
nhánh mình. Chi nhánh cũng có thể thông qua mạng lưới văn phòng đại diện để
có những thông tin xác thực hơn về đối tác của mình.
* Hai là: Giải pháp hoàn thiện khâu đàm phán và ký kết
Trong quá trính đàm phán, đối với những vấn đề còn chưa thể thống nhất, đi đến kết luận cuối cùng thì chi nhánh nên có phương án giải quyết từng phần, từng vấn đề. Đoàn đàm phán của chi nhánh không nên vội vàng quyết định vấn đề nếu chưa thật sự rõ về nó vì có thể dẫn đến những thỏa thuận không khai thác được hết lợi thế, hay những thỏa thuận gây ra thiệt hại cho chi nhánh. Tuy nhiên, mọi người trong đoàn đàm phán cũng không nên có thái độ quá cứng rắn, cố bảo
vệ những lợi ích đã tính toán từ trước mà nên có những nhượng bộ nhất định.
Khi tiến hành ký kết các hợp đồng, các thành viên trong đoàn đàm phán
cũng phải đặc biệt chú ý tới các điều khoản hợp đồng, nhất là hợp đồng với các đối tác mới, bởi đa số các hợp đồng của chi nhánh là được ký kết với các đối tác
truyền thống nên thường mang hình thức là chính, nội dung khá sơ sài do hai bên tin tưởng nhau là chính. Vì thế, thời gian tới chi nhánh cần bổ sung và hoàn thiện hơn về các điều khoản trong hợp đồng. Nhất là, hiện nay chi nhánh đã có quan hệ mua bán với nhiều đối tác khác nên càng phải quan tâm hơn nữa đến nội dung
và hình thức hợp đồng sao cho các điều khoản chặt chẽ và chính xác hơn, tạo
trách nhiệm, nghĩa vụ ràng buộc giữa các bên và tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho
những tranh chấp nếu có sau này.
3.3.1.4. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của chi nhánh Hà NộiĐây là khâu thường gặp nhiều rắc rối mà lý do có cả từ phía chi nhánh và Đây là khâu thường gặp nhiều rắc rối mà lý do có cả từ phía chi nhánh và từ phía Nhà nước. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, sai sót thường xảy ra
trong lúc làm việc với Hải quan. Bởi vì có nhiều thủ tục phức tạp, cộng với việc
doanh nghiệp phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn có thể xảy ra. Vì thế, cán bộ, nhân viên tại chi nhánh cần thiết phải am hiểu sâu sắc các văn bản
pháp lý về thuế, các văn bản của Tổng cục hải quan, đồng thời phải yêu cầu cán
bộ chịu trách nhiệm về sự chính xác của tờ khai Hải quan. Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm tra hàng hóa và tính thuế cán bộ kinh doanh cần sao một tờ khai Hải
quan cho Phòng kế hoạch tài chính giữ để phòng kế hoạch tài phối hợp và theo dõi kịp thời việc nộp thuế và thanh toán các khoản với Hải quan.
Đối với công tác giao nhận và vận chuyển, chi nhánh nên có kế hoạch giao
nhận, vận chuyển từ trước dựa trên hợp đồng ủy thác cũng như đơn hàng của bạn
hàng (qua hợp đồng ủy thác hoặc đơn hàng để biết được trách nhiệm trong giao
nhận, vận chuyển của chi nhánh đến đâu). Từ đó chi nhánh thiết lập kế hoạch
giao nhận, vận chuyển tối ưu để tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và cắt giảm
những khoản trung gian không cần thiết.
Đối với công tác thanh toán, chi nhánh phải nắm vững thời hạn thanh toán
cũng như tiến độ thanh toán của khách hàng trong nước đồng thời phải tích cực đôn đốc khách hàng trong nước thanh toán đúng hạn. Về phương thức thanh toán
ngoại, chủ yếu chi nhánh thực hiện phương thức thanh toán bằng L/C, phương
thức này dù chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi các bên nhưng nó có quá nhiều bước,
thủ tục lại rất phức tạp…Thế nên chi nhánh cần có một số thay đổi trong các điều kiện của phương thức thanh toán bằng L/C. Chẳng hạn như khi sử dụng
hình thức chuyển tiền, đặt cọc có giá trị lớn, chi nhánh có thể yêu cầu Ngân hàng bảo lãnh cho số tiền đặt cọc đó để trách những rủi ro có thể gặp phải trong kinh
doanh.
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của chi nhánh là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong hợp đồng. Thực
hiện tốt các nghĩa vụ trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn làm nâng cao uy tín của chi nhánh Hà Nội đối với khách hàng. Để hoàn thiện
việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh cần làm tốt các công việc sau đây:
- Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh phải lập kế hoạch
cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, xây dựng được một hệ thống giám sát để
biết được những công việc nào cần làm trước, những vấn đề nào cần giải quyết,