L ỜI MỞ ĐẦU
3.3.1.4. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của chi nhánh HàN ội
từ phía Nhà nước. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, sai sót thường xảy ra
trong lúc làm việc với Hải quan. Bởi vì có nhiều thủ tục phức tạp, cộng với việc
doanh nghiệp phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn có thể xảy ra. Vì thế, cán bộ, nhân viên tại chi nhánh cần thiết phải am hiểu sâu sắc các văn bản
pháp lý về thuế, các văn bản của Tổng cục hải quan, đồng thời phải yêu cầu cán
bộ chịu trách nhiệm về sự chính xác của tờ khai Hải quan. Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm tra hàng hóa và tính thuế cán bộ kinh doanh cần sao một tờ khai Hải
quan cho Phòng kế hoạch tài chính giữ để phòng kế hoạch tài phối hợp và theo dõi kịp thời việc nộp thuế và thanh toán các khoản với Hải quan.
Đối với công tác giao nhận và vận chuyển, chi nhánh nên có kế hoạch giao
nhận, vận chuyển từ trước dựa trên hợp đồng ủy thác cũng như đơn hàng của bạn
hàng (qua hợp đồng ủy thác hoặc đơn hàng để biết được trách nhiệm trong giao
nhận, vận chuyển của chi nhánh đến đâu). Từ đó chi nhánh thiết lập kế hoạch
giao nhận, vận chuyển tối ưu để tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và cắt giảm
những khoản trung gian không cần thiết.
Đối với công tác thanh toán, chi nhánh phải nắm vững thời hạn thanh toán
cũng như tiến độ thanh toán của khách hàng trong nước đồng thời phải tích cực đôn đốc khách hàng trong nước thanh toán đúng hạn. Về phương thức thanh toán
ngoại, chủ yếu chi nhánh thực hiện phương thức thanh toán bằng L/C, phương
thức này dù chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi các bên nhưng nó có quá nhiều bước,
thủ tục lại rất phức tạp…Thế nên chi nhánh cần có một số thay đổi trong các điều kiện của phương thức thanh toán bằng L/C. Chẳng hạn như khi sử dụng
hình thức chuyển tiền, đặt cọc có giá trị lớn, chi nhánh có thể yêu cầu Ngân hàng bảo lãnh cho số tiền đặt cọc đó để trách những rủi ro có thể gặp phải trong kinh
doanh.
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của chi nhánh là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong hợp đồng. Thực
hiện tốt các nghĩa vụ trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn làm nâng cao uy tín của chi nhánh Hà Nội đối với khách hàng. Để hoàn thiện
việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh cần làm tốt các công việc sau đây:
- Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh phải lập kế hoạch
cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, xây dựng được một hệ thống giám sát để
biết được những công việc nào cần làm trước, những vấn đề nào cần giải quyết,
và vào thời gian nào.
+ Trước hết phải chuẩn bị tốt giấy tờ và các chứng từ: việc chuẩn bị các
thủ tục, giấy tờ hành chính liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng phải được tiến
cấp cung cấp đầy đủ các chứng từ giao hàng, nhanh chóng làm các thủ tục thanh
toán. Yêu cầu người xuất khẩu thông tin đầy đủ về tình trạng hàng hoá, thời gian
vận chuyển và ngày hàng cập cảng đến quy định.
+ Tổ chức một đội ngũ có chuyên môn, nghiệp vụ tốt để đi nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, đưa hàng về nhập kho. Công đoạn nhận hàng và kiểm tra
hàng hóa là hết sức quan trọng, đâylà giai đoạn thường làm phát sinh nhiều vấn đề có liên quan đến số lượng, chất lượng, xuất xứ hàng hóa đối với người xuất
khẩu, người nhập khẩu và các cơ quan chức năng của nhà nước. Chậm chễ trong
việc tiếp nhận hàng hóa có thể sẽ phát sinh chi phí lưu kho bãi và gây tác hại xấu
cho chất lượng hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa không tốt sẽ gây ra những thiệt hại đáng kể cho chi nhánh, làm mất uy tín của chi nhánh đối với bạn hàng. Vì vậy
phải xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thương mại Quốc tế lại vừa phải
có kiến thức cơ bản máy móc, thiết bị, linh kiện. Đồng thời phải theo dõi, đôn đốc họ đi nhận hàng kịp thời.
+ Kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát, điều hành hợp đồng nhập
khẩu. Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện
hợp đồng cho Ban giám đốc. Qua đó Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất
cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng. Giữa các phòng ban phải thường xuyên trao đổi thông tin cho nhau để
cùng giải quyết, khắc phục những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Quản lý hợp đồng nhập khẩu và xây dựng quan hệ đối tác, việc quản lý
hợp đồng nhập khẩu là nhằm đảm bảo rằng chi nhánh thực sự nhận được hàng
như đã ký kết theo các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng. Như vậy để đảm
bảo được hàng hóa như theo yêu cầu của chi nhánh thì chi nhánh phải xây dựng được một phương pháp quản lý hợp đồng sao cho vừa giám sát theo dõi được
công việc phải làm của cả phía người xuất khẩu lẫn chi nhánh, kịp thời đôn đốc
nhắc nhở việc thực hiện các công việc đó, đồng thời lại phải sử lý, giải quyết
linh hoạt các vấn đề phát sinh để đảm bảo quyền lợi của chi nhánh và giữ được
quan hệ làm ăn tốt với bạn hàng.
Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc
tưởng cho khách hàng khi quyết định mua sản phẩm của chi nhánh, tăng lượng
sản phẩm kinh doanh cho chi nhánh và mọi việc sẽ đồng thời được giải quyết
thuận lợi, tốt đẹp hơn.
Muốn giữ khách hàng lâu dài, đồng thời mở rộng thêm đối tác mới, chi
nhánh cần có sự phục vụ chu đáo như sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm
thấy hài lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thì càng tạo được ấn tượng tốt bấy nhiêu, đặc biệt là đối với những khách hàng quốc tế lần đầu tiên tiếp xúc với đại diện của chi nhánh.
- Giải quyết các tranh chấp. Tranh chấp là điều cả hai bên không muốn
xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra sự tốn kém về thời gian tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng nhập khẩu linh kiện,
hệ thống máy móc, thiết bị thường có giá trị lớn nên khi có tranh chấp xảy ra cần
phải dựa trên nguyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi ích của cả hai bên và bình
đẳng trong mọi quan hệ. Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có
mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc lẫn nhau, do vậy nguyên tắc mà đã được nhiều
nhà kinh doanh áp dụng thành công khi giải quyết tranh chấp là: hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm, để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm: “ cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”.
Đồng thời trong quá trình thương lượng thì người tham gia thương lượng
phải có sự kiên trì, khéo léo, có những ứng xử, lập luận vững vàng, hợp tình hợp
lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm học hỏi về các vụ giải quyết tranh
chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc
chắn mọi việc sẽ được giải quyết thuận lợi.
- Phân tích và đánh giá hiệu quả hợp đồng nhập khẩu. Sau khi thực hiện
xong hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu phải tiến hành phân tích và đánh giá lại
hợp đồng đã thực hiện. Việc phân tích phải được thực hiện trên cả hai phương
diện là phương diện kỹ thuật và phương diện kinh tế. Về phương diện kỹ thuật:
phân tích cần tập trung vào những vấn đề như phương pháp ký kết hợp đồng, hướng đàm phán, kỹ thuật soạn thảo hợp đồng và trình tự thực hiện hợp đồng đã
hợp lý chưa. Về phương diện kinh tế, phân tích chi phí phải bỏ ra để ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu so với lợi nhuận đạt được, hiệu quả của đồng vốn
bỏ ra.
Từ việc phân tích trên giúp chi nhánh đánh giá được một cách tổng thể
hiệu quả của hợp đồng đã thực hiện. Rút ra những bài học kinh nghiệm để xây
dựng và thực hiện tốt các hợp đồng nhập khẩu sau này.
3.3.2. Giải pháp hỗ trợ từ phía Chính phủ
Thực sự, trong quá trình kinh doanh nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội vẫn
gặp rất nhiều vướng mắc từ phía Nhà nước. Những quy định chồng chéo, những
thủ tục phiền hà, mất nhiều thời gian đã gây gây không ít khó khăn cho hoạt động của chi nhánh. Vậy khi vấn đề này được giải quyết triệt để thì sẽ tạo thuận
lợi rất nhiều cho hoạt động nhập khẩu của chi nhánh nói chung và các công ty xuất nhập nói riêng, sau đây là một số ý kiến đối với Nhà nước về các chính
sách, những quy định trong lĩnh vực nhập khẩu linh kiện, máy móc, thiết bị.
3.3.2.1. Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan quản lý của Nhà nước
Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả
cần có sự phối hợp của tất cả các cơ quan quản lý Nhà nước. Ở Việt nam, khả năng phối hợp các hoạt động giữa các Bộ ngành, các cấp và địa phương vẫn còn yếu. Nhà nước có quy định trách nhiệm cho từng cơ quan, ban ngành nhưng lại
thiếu rạch ròi về trách nhiệm cụ thể của mỗi bộ ngành trong quá trình thực hiện
những hạng mục có sự tham gia của nhiều chủ thể, khiến dẫn đến tình trạng trách
nhiệm chồng chéo lên nhau, hoặc đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Nhập khẩu linh kiện, máy móc, thiết bị chịu sự quản lý rất nhiều của cơ quan Nhà nước trên mỗi
khâu thực hiện. Mặc dù có nhiều cơ quan quản lý như vậy, nhưng chỉ có một cơ
quan chịu trách nhiệm thực sự duy nhất là doanh nghiệp nhập khẩu hoặc Ban
quản lý dự án. Do sự phối hợp chưa chặt chẽ giữa các cơ quan quản lý Nhà nước
này, trong nhiều trường hợp phát sinh mâu thuẫn trong cách xử lý của nhiều cơ
quan quản lý đối với cùng một hạng mục dự án nên dẫn đến trường hợp chủ đầu tư gần như không có quyền quyết định đối với những vấn đề quan trọng liên
quan tới dự án mà luôn phải chờ ý kiến của các cơ quan có thẩm quyền. Nhà
nước nên tăng cường quyền hạn và trách nhiệm cho chủ đầu tư, đối với các cơ
quan quản lý Nhà nước chỉ nên giao cho vai trò giám sát, kiểm tra việc điều hành dự án của chủ đầu tư.
Hiện nay Đảng và nhà nước ta đẩy mạnh việc cải tạo thủ tục hành chính,
phân định quyền hạn trách nhiệm đối với các cơ quan quản lý Nhà nước, tuy
nhiên việc thực hiện còn chậm. Trong thời điểm hiện nay, nên áp dụng tin học
vào quản lý Nhà nước nhằm tăng tốc độ giải quyết công việc tăng sự liên kết
giữa các cơ quan Nhà nước.
3.3.2.2. Hoàn thiện, thống nhất hệ thống văn bản pháp luật liên quan tới hoạt động nhập khẩu
Hệ thống văn bản pháp luật của Việt nam về lĩnh vực này tỏ ra còn nhiều
thiếu sót và còn chưa thực sự đồng bộ, phù hợp với thông lệ quốc tế, khiến cho
nhiều đơn vị làm công tác nhập khẩu máy móc, thiết bị phải chịu thua thiệt khi
làm việc với đối tác nước ngoài và bản thân bạn hàng nước ngoài cũng gặp phải
nhiều vướng mắc trong quá trình hoạt động kinh doanh ở Việt nam. Tuy nhiên, không nên chuyển đổi theo hướng áp dụng nguyên mẫu mà chuyển đổi dần dần.
Xây dựng hành lang pháp lý thống nhất không chỉ phù hợp pháp luật quốc tế mà còn phù hợp với những đặc thù riêng của nền kinh tế- xã hội nước ta.
Các văn bản pháp quy nước ta ban hành cần tham khảo ý kiến của các Bộ,
Ngành cũng như các chuyên gia đủ năng lực, các đơn vị mà phạm vi hoạt động
trong lĩnh vực nhập khẩu. Đặc biệt cần có văn bản quy định thống nhất quyền
hạn của các Bộ, Ngành tương ứng, tránh những vướng mắc khi có sự mâu thuẫn
giữa các văn bản của các cơ quan có thẩm quyền tương đương (do hiện nay thẩm
quyền của các Bộ có sự chồng chéo lẫn nhau), cùng một vấn đề nhưng có nhiều quan điểm về cách giải quyết giữa các Bộ khiến cho người thực thi không biết
phải theo ai, dẫn đến việc giảm hiệu quả sử dụng đồng vốn nhập khẩu và gây ách tắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh.