Các ký hiệu trên bảng chấm công:
- PN: Cơng nhân viên nghỉ có phép và có sử dụng phép năm
- PN/2: Cơng nhân viên đi làm ½ ngày và nghỉ ½ ngày có sử dụng phép năm - TS: Cơng nhân viên trong thời gian nghỉ thai sản
- KL: Cơng nhân viên nghỉ có phép và khơng nhận lương cho ngày nghỉ đó - KP: Cơng nhân viên nghỉ khơng phép
Dựa vào bảng chấm cơng, ta có tính được số ngày cơng tính lương và các khoản phụ cấp xăng xe, chuyên cần của từng người.
Ví dụ, Trong tháng 12.2020, nhân viên Lê Thị Ngọc Minh đi làm 25 ngày cơng và có 2 ngày nghỉ phép năm. Như vậy:
- Số cơng tính lương: 27 cơng.
- Số cơng tính phụ cấp xăng xe: 25 cơng. - Số cơng tính chun cần: 27 cơng.
Nhân viên Trần Thị Ánh Thư trong tháng 12.2020 có số ngày cơng đi làm là 22.59 ngày, nghỉ phép 0.5 ngày và nghỉ không lương 3.91 ngày. Như vậy:
- Số cơng tính lương: 23.09 cơng.
- Số cơng tính phụ cấp xăng xe: 23 cơng.
- Số cơng tính phụ cấp chuyên cần: 23.09 công.
Bên cạnh bảng chấm công, nhân sự các bộ phận gửi kèm cho kế toán bảng tăng ca của cơng nhân viên trong tháng. Vì đặc thù cơng viêc nên tồn bộ Cơng nhân viên của Công ty đều tăng ca từ 4h30 đến 5h30 từ thứ hai đến thứ 6. Những bộ phận cần tăng ca thêm thì phải có giấy xác nhận từ quản đốc và trưởng bộ phận. Sau khi nhận được phiếu xác nhận tăng ca từ các Trưởng phịng. Kế tốn Tiền lương tiến hành xác nhận kiểm tra lại rồi thực hiện tính tổng giờ cơng tăng ca cho tồn bộ nhân viên ở các bộ phận, sau đó tiến hành điền thông tin vào bảng kê làm thêm giờ được Kế toán tiền
lương soạn thảo bằng file exel rồi quy ra công chuẩn. Đồng thời bổ sung vào bảng tổng hợp chấm cơng vào ngày cuối tháng để tính lương cho nhân viên
Ta có bảng tăng ca của bộ phận Văn phịng chính như sau: