CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
TẠI CƠNG TY TNHH MTV HANEX HUẾ
2.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH MTV Hanex Huế
2.1.1. Thông tin chung
- Tên Cơng ty: CƠNG TY TNHH MTV HANEX HUẾ.
- Địa chỉ: Lô C3, KCN Phú Bài Giai đoạn 2, Phường Phú Bài, TX Hương Thủy, TT Huế.
- Số điện thoại: +84 234 3999077 - Email: hanexhue@hanexbag.com.vn - Website: hanexbag.com.vn
- Mã số thuế: 3301590245
- Vốn điều lệ của Công ty: 95.095.000.000đ tương đương 4.200.000USD.
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH MTV Hanex Huế là công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn đầu tư nước ngoài được thành lập và hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư số 6501361362 do Ban Quản lý khu Kinh tế, Công nghiệp Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Thừa Thiên Huế chứng nhận lần đầu ngày 27 tháng 05 năm 2016 và thay đổi lần thứ hai ngày 31 tháng 05 năm 2018; cùng với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 3301590245 do phòng Đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thừa Thiên Huế cấp ngày 31 tháng 5 năm 2016 và thay đổi lần thứ ba ngày 18 tháng 03 năm 2018.
2.1.3. Ngành nghề kinh doanh
- May trang phục, trừ trang phục từ da lông thú; - Sản xuất sản phẩm khác từ da lông thú;
2.1.4. Cơ cấu tổ chức Công ty và nhân sự tại Công ty
Chức năng của từng bộ phận
Tổng giám đốc: Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ
phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Giám đốc điều hành: Tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty, là đại
diện cho tồn bộ nhân viên của cơng ty, thay mặt công ty trong các mối quan hệ đại diện cho tồn bộ nhân của cơng ty, thay mặt công ty trong các mối quan hệ với các bạn hàng, là đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật và của cơ quan quản lý Nhà nước.
Phịng Hành chính: Phịng Hành chính có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây
- Soạn thảo, đàm phán các điều kiện, điều khoản của hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ nhập khẩu trước khi thanh tốn.
- Theo dõi, cập nhật hành trình các lơ hàng nhập khẩu (ngày đi, ngày về, lưu cont, lưu bãi).
- Chuẩn bị bộ hồ sơ thông quan nhập khẩu, lên tờ khai thơng quan nhập khẩu hàng hóa về nội địa.
- Kiểm tra tính chính xác của bộ hồ sơ nhập khẩu đối với các hàng hóa được đưa về kho ngoại quan, phối hợp với kho ngoại quan đưa hàng về kho.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong q trình nhập khẩu hàng, dỡ hàng tại Cảng, cửa khẩu
Phịng Sale: Phịng Sale có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây
- Tìm kiếm khách hàng trong lĩnh vực: OCE, Air, vận tải nội địa, xuất nhập khẩu.
- Tiếp cận và tư vấn trực tiếp cho khách hàng: Chào giá, lên dự thảo hợp đồng, lập thủ tục ký kết hợp đồng.
- Phát triển và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác…
- Trực tiếp giới thiệu các dịch vụ của Cơng ty với khách hàng.
- Chăm sóc khách hàng hiện tại, tìm kiếm và phát triển khách hàng mới.
Phịng Kế tốn – Nhân sự: Phịng Kế tốn có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Tham mưu cho Giám đốc về công tác đảm bảo và quản lý tài chính của tồn cơng ty.
- Thực hiện việc kế tốn phát sinh ở đơn vị.
- Mở đầy đủ sổ sách kế toán và ghi chép hạch toán đúng đủ theo chế độ hiện hành.
- Giúp Giám đốc hướng dẫn kiểm tra việc chấ p hành chế độ tài chính với các đội cơ sở trong công ty, kiến nghị các giải pháp quản lý nhằm đưa cơng tác quản lý tài chính ngày càng đi vào nề nếp
- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính năm và tổng quyết tốn tài chính với đơn vị cấp trên và cơ quan Nhà nước theo chế độ hiện hành.
Bộ phận sản xuất:
- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển các sản phẩm mới
- Nghiên cứu biện pháp gia tăng tính năng, chất lượng các sản phẩm hiện có
- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển các dự án kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.
- Định mức kỹ thuật, lập các quy trình bào chế, lập tiêu chuẩn
- Thực hiện chuyển giao tiến trình, quy trình chuẩn cho các bộ phận khác có liên quan
- Chịu trách nhiệm xử lý các sự cố trong sản xuất; thực hiện cảnh báo, đưa ra các biện pháp phòng tránh các nguy cơ,…
2.1.5. Khái quát kết quả kinh doanh giai đoạn 2018-2020
2.1.5.1. Tình hình tài sản và nguồn vốn của Cơng ty TNHH MTV Hanex Huế
Công ty TNHH MTV Hanex Huế là Công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn nước ngồi, với chủ sở hữu là Cơng ty Hanex Co., LTD. Công ty đã bổ sung thêm nguồn vốn vào năm 2018. Tổng số vốn góp tính đến ngày 31/12/2020 là: 78.946.432.000 đồng, tương ứng 3.497.000 USD. Nguồn vốn này được Công ty sử dụng và phát triển qua các năm.
Bảng 2.1: Tình hình kinh doanh của Cơng ty giai đoạn 2018 – 2020
(Nguồn: Phịng Kế tốn, BCTC các năm 2018, 2019, 2020)
Nhận xét:
Nhìn chung tình hình tài sản và nguồn vốn tại Công ty TNHH MTV Hanex Huế có sự biến động giảm rõ rệt từ năm 2018 đến năm 2020. Năm 2019 so với năm 2018 tổng tài sản và nguồn vốn giảm 9,484,441,228 đồng tương ứng giảm 6.96%. Qua năm 2020, tổng tài sản và nguồn vốn tiếp tục giảm mạnh 15,458,445,152 đồng tương ứng giảm 12,19% so với năm 2019.
Nguyên nhân chủ yếu là do:
Xét về tài sản: Ta thấy cơ cấu tài sản của Công ty TNHH MTV Hanex Huế
tập trung vào tài sản dài hạn có giá trị lớn nhưng nhà máy, nhà xưởng, máy may,… Năm 2019 tài sản của Công ty giảm 9,484,441,228 đồng tương ứng giảm 6.96%. Qua năm 2020, tổng tài sản và nguồn vốn tiếp tục giảm mạnh 15,458,445,152 đồng tương ứng giảm 12,19% so với năm 2019. Nguyên nhân chủ yếu của việc này là tài sản cố định là một khoản chiếm tỷ trọng trong tổng tài sản dài hạn của Công ty. Qua thời gian hoạt động máy móc hư hỏng làm giảm giá trị của tài sản cố định. Cụ thể, đối với phần tài sản cố định giảm 5,090,562,284 đồng giữa năm 2019 và 2018, giảm 5,937,532,270 đồng giữ năm 2020 so với 2019. Ngồi ra các khoản mục tài sản ngắn hạn có biến động mạnh từ năm 2018 đến năm 2020 song không ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tài sản của Công ty.
Xét về nguồn vốn: Xu hướng thay đổi tỷ trọng của các khoản mục nguồn vốn
của Công ty chủ yếu nghiên về sự biến động của nợ phải trả. Nợ phải trả của năm 2019 là 95,363,212,774 đồng còn năm 2018 là 121,670,162,593 đồng, giảm 26,306,949,819 đồng tương ứng với giảm 21.62%. Trong năm 2020 khoản mục nợ phải trả giảm 15,432,915,857 đồng so với năm 2019 tương ứng với giảm 16.18%.
2.1.5.2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong ba năm 2018-2020
Bảng 2.2: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2018 – 2020
Kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện đầy đủ chất lượng kinh doanh của cơng ty, phản ánh trình độ quản lý tổ chức kinh doanh, quản lý chi phí là vấn đề ảnh hưởng trực đến sự sống cịn của cơng ty. Từ kết quả kinh doanh chúng ta thấy rõ tình hình của cơng ty như thế nào, những thuận lợi và khó khăn cơng ty gặp phải để điều chỉnh cho phù hợp.
Do vừa mới đi vào hoạt động vào đầu năm 2017 nên Cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng và nhà cung cấp phù hợp cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Từ năm 2018 đến năm 2020 Cơng ty đã có nhiều biến động rõ rệt về tình hình sản xuất kinh doanh của mình. Năm 2019, Cơng ty đạt mức lợi nhuận sau thuế là 512,908,591 đồng, tăng 101,35% so với năm 2018. Năm 2020, tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty chững lại do tình hình dịch bệnh kéo dài nên lợi nhuận năm 2020 giảm 85,53% so với năm 2019 tương ứng với giảm 438,680,722 đồng.
2.2. Khái quát tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH MTV Hanex Huế
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ tổ chức kế tốn
Cơng ty hạch toán độc lập, thực hiện cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức kế tốn của Cơng ty
KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
Chức năng và nhiệm vụ của phịng kế tốn:
Kế tốn trưởng: Là người chịu trách nhiệm toàn bộ cơng việc kế tốn của
công ty trước Giám đốc và hội đồng quản trị. Kế toán trưởng giúp tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo, tổ chức, thực hiện các cơng việc tài chính, thống kê của cơng ty. Trong q trình làm việc, kế tốn hướng dẫn, phân cơng cơng việc cho các kế tốn thành viên. Kiểm tra và rà sốt lại các cơng việc của các kế tốn thành viên.Xem xét chứng từ, kiểm tra giám sát việc ghi chép vào sổ sách kế toán của kế toán tổng hợp, lập BCTC, xây dựng lên kế hoạch cuối năm.
Kế toán lương: Thực hiện tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình
hình thực hiện và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kế quả lao động. Căn cứ vào những chứng từ cần thiết để lập bảng thanh toán lương và các khoản phụ cấp, trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng tỉ lệ quy định hiện hành.
Thủ quỹ: Nhiệm vụ trực tiếp quản lý thu chi bằng tiền mặt khi có chứng từ
hợp lệ. - Cuối ngày kế toán đối chiếu với sổ tiền mặt của kế toán thanh toán (số dư trên tài khoản 111 phải trùng với số tiền mặt tại quỹ) để đảm bảo rút tiền mặt và thanh toán các khoản một cách thuận tiện khi có quyết định quản lý của cơng ty.
Kế tốn tổng hợp: Tập hợp tồn bộ các chi phí chung của cơng ty và các hoạt
động dịch vụ khác của công ty. Giữ Sổ Cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi sổ cái tổng hợp của cơng ty.
2.2.2. Chính sách và phương pháp kế toán áp dụng
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ.
- Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty đang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Hệ thống Chuẩn mực Kế tốn Việt Nam và các quy định về sửa đổi, bổ sung có liên quan do Bộ Tài chính ban
- Sử dụng chứng từ theo mẫu do Bộ Tài chính quy định, hóa đơn đặt in, các chứng từ sổ sách theo mẫu của quyết định số 15. Công ty áp dụng chuẩn mực kế tốn Việt Nam giúp cho cơng ty linh hoạt hơn trong cơng tác kế tốn, sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam.
- Để theo dõi kế toán tiền lương, bộ phận kế tốn của cơng ty đã sử dụng hình thức ghi sổ là:
+ Nhật ký chung + Sổ Cái
+ Sổ chi tiết các tài khoản: 111, 334, 338....
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: trả lãi định kỳ.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: theo hóa đơn và chứng từ hợp lý.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả.
2.3. Thực trạng tổ chức kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty
2.3.1. Đặc điểm chung về lao động, công tác quản lý lao động tại Công ty TNHH MTV Hanex Huế
2.3.1.1. Tình hình lao động
Bảng 2.3: Tình hình lao động của Cơng ty TNHH MTV Hanex Huế
Qua bảng trên ta thấy tổng số lao động tương đối ổn định qua ba năm. Năm 2019 tăng 308 người tương ứng 25.04% so với năm 2018. Đến năm 2019 so với năm 2018 số lao động giảm 124 người tương ứng 8.06%. Để hiểu rõ hơn tình hình lao động cơng ty ta cần phân tích các mặt sau:
- Xét về giới tính: Do tính chất cơng việc nên tỉ lệ lao động nữ luôn chiếm ưu thế qua các năm. Năm 2018 là 80.16%, năm 2019 là 68.73%, năm 2020 là 84.09%.
- Xét về trình độ chun mơn: Lao động phổ thơng là chủ yếu, những người có bằng cấp đại học, trên đại học chủ yếu là ở bộ phận quản lý cơng ty. Trình độ đại học ít biến động, biến động chủ yếu là bộ phận lao động phổ thông. Năm 2019 tăng 277 người tương ứng với 34.32%, đến năm 2020 số lao động phổ thông giảm xuống 80 người tương ứng với 7,38%.
2.3.1.2. Công tác quản lý lao động tại Công ty TNHH MTV Hanex Huế
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, công ty quản lý lao động thông qua theo dõi, ghi chép số lượng, thời gian và kết quả lao động của CNV, cụ thể như sau:
- Kế toán số lượng lao động
Chỉ tiêu số lượng lao động được phòng tổ chức quản lý lao động nhân sự theo dõi, ghi chép trên các sổ sách lao động. Mọi biến động về lao động đều được ghi chép vào sổ danh sách lao động để làm căn cứ tính lương và chế độ khác cho người lao động.
Hồ sơ làm việc của công nhân được bảo quản một cách khoa học, hợp lý theo từng phòng ban tại phịng kế tốn, hồ sơ được phân theo cấp bậc, chức vụ theo thứ tự bảng chữ cái. Đồng thời, tồn bộ các thơng tin của CNV còn được lưu trên phần mềm máy tính.
- Kế tốn thời gian lao động
Việc kế tốn thời gian lao động ở công ty thông qua bảng chấm công. Hằng ngày chán bộ công nhân viên đều làm việc và nghỉ việc theo quy định của công ty: Sáng từ 7h50 đến 11h50, chiều từ 12h30 đến 14h30.
Khi ra vào cổng CNV được đội ngũ bảo vệ theo dõi chặt chẽ. Công việc chấm cơng được thực hiện bởi nhân viên kế tốn tiền lương. Bảng chấm công được công khai cho mọi người biết và người chấm công phải chịu trách nhiệm về sự chính xác của bảng đó.
- Kế tốn kết quả lao động
Việc kế toán kết quả lao động được thực hiện dựa trên bảng chấm công. Chứng từ kết quả lao động do người lập ký và phải có sự kiểm tra xác nhận.
2.3.2. Những quy định về chế độ tiền lương của Công ty TNHH MTV HanexHuế Huế
Tiền lương công ty chỉ trả một lần vào ngày 10 của tháng tiếp theo, tiền lương của người lao động được công ty cam kết trả đúng thời gian, đúng với năng lực lao động của nhân viên.
Thành phần quỹ lương của công ty bao gồm các khoản chủ yếu sau:
- Tiền lương tính theo thời gian và tiền lương khoán
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng hoạt động do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy định,…
- Tiền ăn ca, xăng xe, các loại phụ cấp trách nhiệm, ngôn ngữ, thâm niên, tăng ca, làm thêm giờ
Hiện nay, Công ty TNHH MTV Hanex Huế đang dùng mức lương tối thiểu