CHƯƠNG 2 : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD
4. Bảng biểu
4.3. Sắp xếp và tính tốn trong bảng
Ngoài chức năng hiển thị nội dung, bảng biểu trong Word cũng có thể thực hiện một số cơng việc tính tốn, sắp xếp đơn giản.
Để thực hiện chúng ta quan tâm đến các lệnh trong nhóm Data.
Hình 2.110: Cơng cụ sắp xếp và tính tốn trong bảng
Quay trở lại với ví dụ lúc trước chúng ta có một bảng dữ liệu thô, về bảng lương nhân viên của một phịng ban trong cơng ty.
Hình 2.111: Bảng dữ liệu
Với cột thực lĩnh chưa có giá trị và được tính bằng cơng thức: Thực lĩnh = Lương Chính + Phụ Cấp – Tạm ứng
Bay giờ chứng ta sẽ sử dụng cơng cụ formula để tính tốn các giá trị này. Đầu tiên bạn đặt con trỏ chuột vào ô thực lĩnh của người đầu tiền (Hồng Hồng Hạnh) sau đó chọn Formula trên thanh Ribbon. Hộp thoại Formula xuất hiện như hình dưới đây:
Trong mục formula bạn nhấp công thức bắt đầu với dấu bằng, tiếp theo chọn kiểu định dạng cho dữ liệu trong mục Number format. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Tiếp tục thực hiện cho những người tiếp theo chúng ta sẽ được kết quả như hình dưới đây:
Hình 2.113: Kết quả sau tính tốn
Bây giờ bạn hãy nhấp chuột tới ô thực lĩnh của dịng tởng cộng, nhấp chọn formular điền cơng thức vào hộp thoại như hình dưới đây:
Hình 2.114: Hộp cơng thức
Kết quả chúng ta sẽ thu được như hình dưới đây:
Hình 2.115: Kết quả sau tính tốn
Sau khi tính xong cột thực lĩnh chúng ta lại thấy phát sinh một yêu cầu mới là cần phải sắp xếp lại danh sách này, ai có thực lĩnh cao hơ thì sẽ xếp xuống dưới. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Bơi đen từ dịng tiêu đề đến dịng có Stt là 5 (Khơng bao gồm
dịng tởng cộng vì dịng tởng cộng khơng cần sắp xếp)
Hình 2.116: Cơng cụ sắp xếp dữ liệu
Hộp thoại Sort xuất hiện như hình dưới đây, trong mục Sort by chọn cột “Thực Lĩnh” (Cột lấy dữ liệu sắp xếp), tích chọn mục Ascending (sắp xếp giảm dần).
Hình 2.117: Hộp sắp xếp dữ liệu trong bảng
Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất, kết quả sẽ được như hình dưới đây:
Hình 2.118: Kết quả sau sắp xếp