CHƯƠNG 3 : BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
4. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
4.4. Tổng hợp và phân tích dữ liệu
4.4.1. Hàm subtotal – cú pháp và cách sử dụng
Hàm SUBTOTAL trong Excel có nhiệm vụ để tính tởng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này, “tổng phụ” (subtotal) không phải tổng các con số trong 1 dãy ô xác định. Các hàm Excel khác được thiết kế chỉ để thực hiện 1 chức năng cụ thể, nhưng hàm SUBTOTAL lại rất linh hoạt – có thể tính tốn hoặc làm phép logic như đếm số ơ, tính trung bình, tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất…
Hàm SUBTOTAL có ở tất cả các phiên bản Excel từ 2016 đến 2007 và cả phiên bản thấp hơn.
Cú pháp hàm SUBTOTAL:
SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…)
Function_num: con số xác định chức năng thực hiện
Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ơ, hoặc dãy ơ để tính tởng phụ. Cần phải
có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.
Số xác định chức năng thực hiện có 2 loại sau:
1 -11 bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn
thủ công.
101 – 111 bỏ qua các ô ẩn – đã lọc ra và ẩn thủ công.
Bảng 3.3 Các chức năng lọc của hàm subtotal
Bạn không cần phải nhớ hết các con số chức năng. Ngay khi bạn nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô hoặc trên thanh công thức, Excel sẽ đưa ra danh sách các con số cho bạn.
Ví dụ, đây là cách bạn dùng công thức SUBTOTAL 9 để cộng tổng các giá trị trong ô từ C2 đến C8:
Hàm subtotal – cú pháp và cách sử dụng
Để thêm 1 số xác định chức năng vào công thức, nhấn đúp chuột, đánh dấu phẩy, xác định dãy ơ, đóng ngoặc và nhấn Enter. Cơng thức hồn chỉnh sẽ như sau:
=SUBTOTAL(9,C2:C8)
Tương tự, bạn có thể viết cơng thức SUBTOTAL 1 để tính trung bình, SUBTOTAL 2 để đếm ô chứa số, SUBTOTAL 3 để đếm ô không trống. Trong hình dưới, 3 chức năng khác đang được dùng.
Hình 3.164: Kết quả của hàm SUBTOTAL 4.4.2 Pivot table
Bước 1: Đánh dấu vùng dữ liệu mà bạn muốn phân tích Bước 2: Chọn Insert > Tables > PivotTable
Hình 3.165: Chức năng PivotTable trên Excel 2013
Hình 3.166: Chức năng thực hiện PivotTable trên Excel 2013
Bước 4: Bạn có thể chọn New Worksheet để bảng phân tích số liệu được tạo ở một trang tính khác hoặc chọn Existing Worksheet để tạo ngay tại trang tính của dữ liệu thơ.
Bước 5: Nhấn OK và Excel sẽ tạo một PivotTable trống và yêu cầu bạn chọn các trường thơng tin (PivotTable Fields)
Ví dụ 1: Sử dụng PivotTable để thống kê doanh thu của mặt hàng Màn
hình vi tính tại mỗi Cửa hàng sử dụng bảng dữ liệu ở trên.
Bước 1: Đầu tiên các bạn cần đặt con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong
vùng dữ liệu (hoặc các bạn có thể chọn tất cả vùng dữ liệu). Sau đó chọn thẻ Insert -> PivotTable.
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại CreatPivotTable, trong
phần Table/Range sẽ hiển thị địa chỉ vùng chứa dữ liệu. Trong phần Choose where you want the PivotTable report to be replaced, các bạn chọn nơi muốn đặt báo cáo PivotTable.
New sheet: đặt trong sheet mới.
Existing sheet: đặt trong sheet hiện tại, nếu chọn mục này thì các bạn cần
chọn địa chỉ vị trí đặt PivotTable trong ơ Location. Sau đó các bạn nhấn OK để tạo PrivotTable.
Hình 3.168: Lựa chọn vùng dữ liệu cần lập báo cáo
Bước 3: Lúc này giao diện bảng tính sẽ xuất hiện hộp thoại PivotTable Field List ở phía bên phải màn hình. Trong phần này có 2 phần: Choose fields to add to report – chọn trường dữ liệu để thêm vào báo cáo PivotTable, Drag fields between areas below – 4 vùng để thả các trường dữ liệu được kéo hoặc
chọn từ phần choose fields to add to report ( report filter – vùng lọc dữ liệu, column labels – tên cột, row labels – tên dòng, values – giá trị muốn hiển thị).
Theo yêu cầu của ví dụ là thống kê doanh thu của mặt hàng Màn hình vi tính tại mỗi Cửa hàng. Các bạn tích chọn 2 ơ Màn hình vi tính và Cửa hàng.
Hình 3.169: Chọn trường dữ liệu
- Nếu Màn hình vi tính được hiển thị trong ơ ROWS thì các bạn nhấn giữ con trỏ chuột vào ơ đó và kéo sang ơ VALUES.
Sau đó nhấn chuột vào ơ vừa kéo sang phần VALUES và chọn Value Field Settings và chọn hàm tính tốn là Sum để thống kê theo yêu cầu đặt ra. Với các yêu cầu khác các bạn có thể chọn hàm tính tốn khác sao cho phù hợp.
Hình 3.171: Lựa chọn hàm tính tốn trong Value Field
- Nếu Màn hình vi tính được hiển thị ở trong ơ VALUES như hình dưới đây thì các bạn đã thống kê thành cơng.
Lưu ý: Các bạn cũng có thể nhấn giữ vào dữ liệu ở phía trên để chọn và
kéo trực tiếp vào 4 vùng ở phía dưới. Như ví dụ trên, các bạn nhấn giữ chuột vào ô Cửa hàng và kéo xuống vùng ROWS, nhấn giữ chuột vào ơ Màn hình vi tính và kéo xuống vùng VALUES.