CHƯƠNG 2 : HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD
5. Định dạng trang và in ấn
5.1. Định dạng trang
Việc đánh trang sẽ giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm tới một nội dung nào đó, cũng như tránh cho việc văn bản bị sắp xếp không theo trật tự. Để thêm trang vào văn bản bạn nhấp chọn lệnh Page Number trong nhóm lệnh Header & Footer trên Tab Insert.
Hình 2.119: Công cụ chèn số trang cho văn bản
Để tăng khả năng tìm kiếm nội dung trong văn bản, ngồi đánh số trạng bạn nên có mục lục cho văn bản (trường hợp văn bản dài, nhiều nội dung). Có rất nhiều cách tạo mục lục cho văn bản, tuy nhiên do thời lượng của cuốn sách này chúng tôi không giới thiệu ở đây. Bạn có thể tự tìm hiểu và thiết kế cho văn bản của mình một mục lục thật khoa học và nhanh tróng.
Thiết lập trang in
Trước khi in ấn bạn nên kiểm tra lại các thông số về khổ giấy, căn lề của văn bản. Giúp cho việc chọn đúng khở giấy đang có của máy in tránh in sai lãng phí. Để kiểm tra các thông tin này bạn nên bật hộp thoại Page Setup bằng cách nhấp chọn biểu tượng mũi tên phía dưới nhóm lệnh Page Setup trên Tab Page Layout.
Hình 2.120: Nhóm lệnh Page Setup
Hình 2.121: Hộp thoại Page Setup
Trong hộp thoại này ở hai tab Margins và Pager sẽ cho phép bạn thiết lập các thông số như lề văn bản, khổ giấy, chiều của khổ giấy (Ngang, dọc). Bạn nên chú ý với những trường hợp in văn bản pháp quy như hợp đồng, đơn từ, quyết định,… chúng ta đặt lề trái và phải gần bằng nhau. Với các trường hợp văn bản là tài liệu, sách,… cần đóng gáy thì chúng ta để lề trái nhiều hơn lề phải với một tỷ lệ vừa đủ để sau khi đóng gáy, nội dung sẽ nằm giữa trang văn bản.
Lưu ý: Với trường hợp in hai mặt chúng ta xử lý như sau: Chọn Mirror
Hình 2.122: Hộp thoại Page Setup