I. Công việc được giao
8. Ghi biên lai và thu tiền bán biểu mẫu kế toán
Tại Ban tài chính nơi tôi thực tập có thêm chức năng bán các biểu mẫu kế toán Công đoàn. Nhiệm vụ của tôi khi có các Công đoàn đơn vị trực thuộc hoặc Công đoàn cơ sở đến mua biểu mẫu là bán các biểu mẫu kế toán và xuất biên lai thu tiền.
Đầu tiên tôi sẽ hỏi xem khách cần mua những biểu mẫu kế toán Công đoàn nào và số lượng biểu mẫu kế toán khách cần mua. Thường thì các Công đoàn cơ sở và Công đoàn đơn vị trực thuộc mua sổ phiếu thu, sổ phiếu chi, sổ quỹ tiền mặt, sổ thu–chi ngân sách Công đoàn,…Sau khi có được thông tin về biểu mẫu kế toán khách cần mua và số lượng biểu mẫu, tôi sẽ vào kho lấy biểu mẫu kếtoán theo đúng loại và sốlượng khách cần mua ra cho khách và viết biên lai thu tiền. Tôi đã được chị Hằng và chị Vân Thy hướng dẫn cách viết biên lai, đầu tiên tôi sẽ điền đẩy đủ các thông tin vào biên lai như : ngày…., tháng….., năm….., tên người mua, đơn vị mua, tên loại biểu mẫu kế toán khách mua, số lượng chi tiết của từng loại biểu mẫu kế toán, số tiền cụ thể bằng số và cả bằng chữ. Sau đó tôi sẽ nhận tiền, kiểm tra đếm lại cẩn thận, ký nhận rồi đưa cho khách ký và ghi rõ họtên vào biên lai để xác nhận người mua đã thanh toán đầy
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
40
đủ. Sau đó tiền bán các biểu mẫu kế toán sẽđược đưa lại cho chị Uyển–là người phụ trách việc bán các biểu mẫu kếtoán Công đoàn trong Ban.
Nhận xét : Ban đầu tôi được chị Hằng và chị Vân Thy hướng dẫn, sau khi thực hiện một hai lần tôi đã quen với công việc. Đối với công việc này thì đòi hỏi phải cẩn thận trong lúc ghi hóa đơn, đặc biệt là trong việc ghi số tiền lên hóa đơn để tránh sai sót. Đồng thời cũng phải cận thận khi lấy các biểu mẫu kế toán ra giao khách để đảm bảo lấy đúng loại biểu mẫu kế toán và lấy chính xác sốlượng biểu mẫu kế toán khách cần.
9. Tham gia tổ chức, chuẩn bị “Ngày hội gia đình công đoàn” và các buổi tập huấn cán bộ
Vào trước dịp tết Nguyên Đán hằng năm, Liên Đoàn Lao Động TP.Hồ Chí Minh đều dành ra một ngày để tổ chức “Ngày hội gia đình công đoàn” để giúp cho những người công nhân nghèo, khó khăn cũng có cơ hội để vui tết như bao người khác. Tất cả các Ban trong Liên Đoàn Lao Động Tp. Hồ Chí Minh đều chung tay góp sức để tổ chức ngày hội, mỗi Ban một việc, riêng Ban tài chính nơi tôi thực tập được giao nhiệm vụ đặt mua, chuẩn bị quà cùng với việc chuẩn bị các phong bì lì xì cho những người công nhân tham dự ngày hội. Vào ngày tổ chức ngày hội, tôi được chị Phượng giao cho việc hỗ trợ anh Trung phụ trách chuyển các bao quà từ trụ sở Liên Đoàn Lao Động sang Cung Văn Hóa Lao Động (là nơi diễn ra “Ngày hội gia đình công đoàn”). Sau khi chuyển quà qua Cung Văn Hóa Lao Động, tôi phải kiểm tra thật kỹ số lượng quà (500 phần quà) rồi ký nhận, sau đó tôi chia các bao quà thành từng cụm theo các quận để dễ kiểm soát. Đến sau khi khai mạc ngày hội, tôi có nhiệm vụ mang 35 phần quà ra sân khấu để các lãnh đạo thành phốtrao cho 35 trường hợp công nhân nghèo có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn. Và sau đó tôi tham gia phụ với các anh chị trong Ban phát hết số quà cho những gia đình công nhân còn lại.
Ngoài việc tham gia “Ngày hội gia đình công đoàn”, tôi còn tham gia phụ các anh chị trong Ban tổ chức các buổi tập huấn cán bộ về vấn đề xây dựng dự
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
41
toán tài chính Công đoàn năm 2013. Tôi được giao nhiệm vụ chuẩn bị những tài liệu để phát cho các cán bộ tham dự tập huấn, chị Vân Anh sẽ in các tài liệu đó rồi đem qua văn phòng đóng dấu và tôi sẽ bấm các tài liệu đó lại, chia thành từng bộ để khi đến ngày tập huấn sẽ phát cho các cán bộ tham dự tập huấn một cách nhanh chóng. Tôi cũng tham gia việc chuẩn bị thư mời tập huấn như đã nêu ở phần trên. Ngoài ra tôi còn được giao việc phụ trách chuyển máy chiếu và phông màn từ Liên Đoàn Lao Động TP Hồ Chí Minh tới hội trường lầu 2 tòa nhà Báo Người Lao Động (là nơi diễn ra các buổi tập huấn) và được anh Trung hướng dẫn cách lắp đặt máy chiếu và phông màn chiếu. Vào lúc tổ chức tập huấn, tôi được chị Oanh giao cho chiếc máy ảnh của Ban để ghi lại những hình ảnh về buổi tập huấn và những lúc anh chịtrong Ban hướng dẫn tập huấn.
Nhận xét : mặc dù việc tham gia tổ chức “Ngày hội gia đình công đoàn” và các buổi tập huấn không phải là công việc văn phòng và cũng không liên quan tới công việc chuyên môn nhưng công việc này đã giúp tôi rèn luyện khả năng làm việc nhóm, khả năng tổ chức cũng như giúp tôi tăng thêm tinh thần làm tập thể. Ngoài ra qua việc chuẩn bị này, tôi cũng học được thêm những kiến thức mới, cách thức tổ chức buổi tập huấn,….
II. Công việc tìm hiểu thêm
Sử dụng phần mềm kếtoán Công đoàn.
Các thao tác cơ bản cài đặt phần mềm trước khi sử dụng
o Khai báo thông tin chung vềđơn vị
Mục đích : khai báo thông tin của đơn vị sử dụng phần mềm.
Thao tác : vào menu “ thông tin hệ thống” => chọn “ nạp sửa thông tin chung vềđơn vị” => khai báo các thông tin cần thiết.
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
42
Mục đích : khai báo các đơn vịthường xuyên phát sinh thu – chi, hoặc các Công đoàn cơ sở cấp dưới trực tiếp quản lý tài chính (nếu có).
Thao tác : chọn menu “danh sách tham khảo” => chọn “nạp sửa danh sách các đơn vị, phòng ban” => bấm “nạp mới” => nhập tên đơn vị, mã đơn vị, địa chỉ,… => bấm “ghi đĩa”.
o Nạp danh sách các đối tượng quản lý
Mục đích : khai báo các cá nhân, đối tượng thường xuyên giao dịch, các khoản tạm giữ, các quỹ XH, các khoản đầu tư tài chính.
Thao tác : chọn menu “danh sách tham khảo” => chọn “nạp sửa danh sách các đối tượng quản lý” => bấm “nạp mới” => chọn loại đối tượng, nhập tên đối tượng => bấm “ghi đĩa”.
o Nạp sửa danh sách các ngân hàng, kho bạc
Mục đích : khai báo tài khoản và số hiệu tài khoản tiền gửi tại kho bạc hay ngân hàng của đơn vị sử dụng phần mềm. Phục vụ cho nhập nhanh chứng từ ngân hàng, in sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng theo từng tài khoản tiền gửi.
Thao tác : chọn menu “danh sách tham khảo” => chọn “nạp sửa danh sách ngân hàng, kho bạc” => bấm “nạp mới” => nhập tên ngân hàng (kho bạc), loại tiền, số tài khoản,… => bấm “ghi đĩa”.
o Nạp sửa sốdư đầu năm (lần đầu tiên khi sử dụng phần mềm)
Mục đích : nhập sốdư đầu năm các sổ kếtoán như : quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, dư cấp dưới, nguồn kinh phí, quỹ xã hội.
Thao tác : chọn menu “kế toán” => chọn “ nạp sửa số dư đầu năm” => chọn sổ cần khai báo số dư đầu kỳ => nhập số dư và các thông tin cần thiết => bấm “ghi đĩa”.
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
43
Sau khi thực hiện các thao tác cơ bản đểcài đặt phần mềm cho lần đầu sử dụng, người dùng phần mềm đã có thể bắt đầu sử dụng phần mềm, thực hiện các thao tác chức năng của phần mềm như :
o Nhập chứng từ phát sinh hằng ngày.
o Tra cứu, tìm kiếm chứng từ.
o In sổ kế toán.
o Lập báo cáo gửi cấp trên.
o Nhập tài sản cốđịnh, dụng cụ lâu bền (nếu có).
o Quản lý các thư mục và file của chương trình, sao lưu, khôi phục dữ liệu.
o Gửi báo cáo qua email.
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
44
LỜI KẾT
Hai tháng thực tập tưởng chừng như dài nhưng lại rất ngắn, trôi qua rất nhanh, và khi hai tháng thực tập trôi qua cũng là lúc tôi kết thúc đợt thực tập của mình tại Ban tài chính của Liên Đoàn Lao Động TP. Hồ Chí Minh. Hai tháng thực tập ngắn ngủi nhưng tôi đã học được rất nhiều điều, áp dụng được những kiến thức đã học vào môi trường làm việc thực tế, có nhiều cơ hội để rút ra những bài học kinh nghiệm có ích cho tôi sau này. Trong khoảng thời gian thực tập, với những công việc tôi được giao, tuy cũng có những khó khăn vướng mắc nhưng tôi luôn cố gắng để hoàn thành ở mức tốt nhất tôi có thể và nhờ đó tôi đã học được rất nhiều điều từ cách sử dụng máy photocopy, cách sử dụng máy in, cách sử dụng các loại văn phòng phẩm,… đến việc đánh văn bản, nhập số liệu, bán biểu mẫu ghi biên lai…Ngoài những công việc học được, tôi còn được học thêm về cách hợp tác, phối hợp giữa mọi người trong công việc, tinh thần làm việc nhóm, giúp đỡ của các anh chị trong Ban. Và trong suốt hai tháng thực tập, các anh chị trong Ban không những luôn tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi với những khó khăn trong công việc mà còn luôn đối xử với tôi như một đứa em trong gia đình, dạy bảo tôi mọi điều từ công việc tới cuộc sống, dành cho tôi những tình cảm đáng quý mà tôi rất quý trọng và sẽ không bao giờquên. Đối với tôi, khoảng thời gian hai tháng thực tập vừa rồi thực sự là khoảng thời gian rất hữu ích và rất khó quên.
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
45
Filename: BAO CAO MOI.docx Directory: D:\My Documents
Template: C:\Documents and Settings\Sony\Application Data\Microsoft\Templates\Normal.dotm Title: Subject: Author: oem Keywords: Comments: Creation Date: 3/2/2013 8:49:00 PM Change Number: 500
Last Saved On: 3/4/2013 10:22:00 AM Last Saved By: Hoang Vy
Total Editing Time: 190 Minutes
Last Printed On: 3/4/2013 12:21:00 AM As of Last Complete Printing
Number of Pages: 45
Number of Words: 7,212 (approx.)