I. Công việc được giao
3. Sử dụng các loại văn phòng phẩm
Trong thời gian thực tập, công việc văn phòng đã giúp tôi làm quen với nhiều loại văn phòng phẩm như : bìa nhựa ép, bìa nhựa trong, bìa còng có gạc, bìa ba dây, đồ bấm lỗ, đồ bấm kim, đồ gỡ kim, dao rọc giấy, kéo, viết dạ quang, giấy stick, thanh kẹp sách,….Phần lớn thời gian thực tập, tôi chủ yếu sử dụng đồ bấm lỗ, thanh kẹp sách đểlưu trữ hồsơ chứng từ và sử dụng đồ bấm kim để bấm dính các tài liệu, giấy tờ với nhau.
Cách sử dụng đồ bấm lỗ và thanh kẹp sách để lưu trữ hồsơ chứng từ : trên đồ bấm lỗ có một thanh gài dùng để xác định vị trí lỗ bấm thích hợp cho từng loại khổ giấy, tôi sẽđiều chỉnh thanh gài sao cho phù hợp với khổ của các giấy tờ
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
31
chứng từ cần đóng. Sau đó, tôi sẽ để giấy tờ chứng từ cấn đóng vào ngay ngắn đúng vị trí, rồi dùng tay ấn mạnh đồ bấm lỗ xuống. Sau đó sử dụng thanh kẹp sách đểđóng các hồsơ chứng từđã bấm lỗ lại với nhau. Thanh kẹp sách gồm hai phần, một phần dùng để đưa xuyên qua những lỗ đã bấm trên giấy tờ, phần còn lại là thanh kẹp dùng kết hợp với phần thứ nhất của đồ kẹp sách để giữ cố định những chứng từ giấy tờ đã đục lỗ. Thông thường, phần lớn giấy tờ tôi đục lỗ và đóng lưu trữ là các giấy tờ chứng từ quỹ tiền mặt. Các chứng từ quỹ tiền mặt phải được lưu trữ theo thứ tự, trước tiên là bảng quỹ tiền mặt, sau đó là phiếu thu xếp trước rồi đến phiếu chi xếp sau, số phiếu cũng được xếp theo thứ tựtăng dần.
Nhận xét : việc sử dụng đồ bấm lỗ và đóng lưu trữ chứng từ không khó, nhưng nó đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ. Vì nếu không cẩn thận, có thể sẽ bấm lỗ chứng từ không được đúng vị trí, dẫn đến khi đóng chứng từ giấy tờ lưu trữ sẽ bị xộc xệch mất thẩm mỹ.