I. Công việc được giao
5. Đánh máy, nhập văn bản, nhập liệu
Trong suốt quá trình thực tập, tôi thường được các anh chị trong Ban giao việc đánh máy và nhập dữ liệu. Nhờ vậy, tôi có cơ hội được ứng dụng bộ môn tin học đã được học ởtrường.
o Đánh văn bản
Để đánh văn bản, đầu tiên tôi sẽ mở ứng dụng Word trên máy lên. Sau đó tôi sẽđánh giống theo đúng nội dung của văn bản mẫu.
o Nhập liệu
Đối với việc nhập liệu trên Excel thì phức tạp hơn. Các anh chị sẽđưa cho tôi file mà các anh chịđang quản lý (có thể thông qua mạng nội bộ hoặc đưa qua bằng usb). Trong các file mà anh chịđưa cho tôi đã bao gồm các sheet có sẵn các dòng và cột theo từng tên, kèm theo đó là các tập hồ sơ, giấy tờ, chứng từ, biên bản,…chứa số liệu để tôi nhập vào các file Excel. Anh Trung trong Ban giao cho tôi file Excel “Bảng chi tiết danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Công đoàn 2% qua kho bạc Nhà nước năm 2012 và toàn bộ hồ sơ chứng từ nộp kinh phí Công đoàn của các đơn vị qua kho bạc Nhà nước trong quý 1,2,3,4 năm 2012. Trong file Excel “ Bảng chi tiết danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Công đoàn 2% qua kho bạc Nhà nước năm 2012” gồm có các sheet : quý 1, quý 2, quý 3, quý 4, tổng quý 1+2+3+4, bảng danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương, bảng tổng hợp. Trong sheet quý 1 có bảng biểu gồm các cột, một cột có tên của các quận huyện như quận Phú Nhuận, Gò Vấp, Bình Thạnh, Quận 1,…nộp kinh phí Công đoàn 2% qua kho bạc Nhà nước, một cột thể hiện số kinh phí các đơn vị nộp. Các sheet quý 2, quý 3, quý 4 cũng có các bảng tương tự. Sheet tổng quý
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
33
1+2+3+4 là sheet tổng hợp số liệu kinh phí Công đoàn 2% mà các quận huyện nộp trong quý 1, quý 2, quý 3, quý 4 của năm 2012. Sheet bảng danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương gồm bảng biểu bao gồm các cột như tên của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Công đoàn 2% qua kho bạc Nhà nước, cột số liệu quý 1 là kinh phí Công đoàn của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp trong quý 1, cột quý 2 là cột số liệu kinh phí Công đoàn của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp trong quý 2, cột quý 3 là cột số liệu kinh phí Công đoàn của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp trong quý 3 và cột quý 4 cũng tương tự như cột quý 1, quý 2, quý 3.
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
34
Hình 3 – Sheet tổng quý 1+2+3+4
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
35
Sheet bảng tổng hợp bao gồm bảng biểu có các cột như tên đơn vị là cột tên của tất cảcác đơn vị nộp kinh phí Công đoàn 2% qua kho bạc Nhà nước (các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương lẫn các quận huyện thuộc địa bàn thành phố), cột ngày tháng thể hiện ngày tháng các đơn vị Hành chính sự nghiệp và quận huyện nộp kinh phí Công đoàn qua kho bạc Nhà nước, cột nợ thể hiện số kinh phí Công đoàn mà các đơn vị Hành chính sự nghiệp và quận huyện nộp, cột có thể hiện số dư kinh phí Công đoàn mà kho bạc Nhà nước chuyển cho Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam, cột tồn cuối thể hiện số kinh phí Công đoàn cộng lũy kế.
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
36
Công việc của tôi sẽ là lấy số liệu trên các hồ sơ chứng từ nộp kinh phí Công đoàn của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương và các quận huyện, nhập những số liệu đó vào cột nợ của sheet bảng tổng hợp. Sau đó, dùng hàm Sum If để các số liệu kinh phí Công đoàn tựđộng xuất hiện ở cột quý 1 của sheet bảng danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nếu là do các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Công đoàn trong quý 1, xuất hiện ở cột quý 2 nếu là do các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Công đoàn trong quý 2, xuất hiện ở cột quý 3 nếu là do các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Công đoàn trong quý 3 và làm tương tựnhư vậy với quý 4.
Hình 6 – Hàm sumif
Tương tự, dùng hàm Sum If để số liệu nhập ở cột nợ của các sheet bảng tổng hợp xuất hiện ở cột kinh phí Công đoàn 2% của sheet quý 1 nếu là do các quận huyện nộp kinh phí Công đoàn trong quý 1, xuất hiện ở cột kinh phí Công đoàn 2% của sheet quý 2 nếu là do quận huyện nộp kinh phí Công đoàn trong quý 2, xuất hiện ở cột kinh phí Công đoàn 2% của sheet quý 3 nếu là do các quận huyện nộp kinh phí Công đoàn trong quý 3 và tương tựnhư vậy với cột kinh phí Công đoàn 2% của sheet quý 4.
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
37
Ngoài ra, anh Trung còn giao cho tôi việc nhập số liệu kinh phí Công đoàn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp địa phương năm 2012. File excel “bảng chi tiết danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp địa phương nộp kinh phí Công đoàn 2% qua kho bạc Nhà nước” bao gồm các sheet : bảng danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp địa phương, bảng tổng hợp, quý 1, quý 2, quý 3, quý 4, tổng quý 1+2+3+4. Trong các sheet trên cũng có các bảng biểu tương tựnhư trong các sheet của file excel “bảng chi tiết danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương nộp kinh phí Công đoàn 2% qua kho bạc Nhà nước năm 2012”. Kèm theo file excel “ bảng chi tiết danh sách các đơn vị Hành chính sự nghiệp địa phương nộp kinh phí Công đoàn 2% qua kho bạc Nhà nước năm 2012” là các tập hồsơ, chứng từ, giấy tờ,…chứa số liệu để tôi nhập vào. Việc nhập liệu cho kinh phí Công đoàn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp địa phương cũng sử dụng hàm Sum If và cách làm hoàn toàn tương tự như khi nhập số liệu kinh phí Công đoàn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương.
Sau khi hoàn thành công việc nhập liệu số liệu kinh phí Công đoàn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương và địa phương năm 2012, tôi tiếp tục với công việc nhập số liệu kinh phí Công đoàn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương và địa phương năm 2013. Tuy nhiên, trong thời gian thực tập, tôi chỉ nhập số liệu kinh phí Công đoàn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương và địa phương năm 2013 trong tháng 1 và tháng 2.
Nhận xét : công việc nhập liệu và đánh máy không quá phức tạp vì tôi đã có những kiến thức cơ bản vềWord và Excel đã được học ở trường. Việc nhập số liệu kinh phí Công đoàn 2% nộp qua kho bạc Nhà nước của các đơn vị Hành chính sự nghiệp Trung ương và địa phương tưởng chừng như khá phức tạp nhưng thật ra lại rất đơn giản, thao tác nhập liệu được lặp đi lặp lại giúp tốc độ đánh máy của tôi được cải thiện. Đồng thời, việc nhập liệu này cũng giúp tôi rèn luyện
Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
38
tính cẩn thận nhiều hơn vì một kế toán phải thường xuyên thực hiện công việc nhập số liệu mà không được để xảy ra sai sót, chênh lệch số liệu.