CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
2.3. Thực trạng hệ thống QLCL của Trung tâm
2.3.3.4. Trao đổi thông tin
Hệ thống thông tin nội bộ của CPSE gồm hai hình thức sau:
- Thơng tin định kỳ: Định kỳ 1 tháng/lần, Ban Giám đốc họp giao ban với các Trưởng Phó Phịng, đại diện đồn thể để chỉ đạo những vấn đề cấp thiết. Ngồi ra, trong q trình thực hiện đề tài/dự án, Ban Giám đốc làm việc trực tiếp với các lãnh đạo phòng, chủ nhiệm đề tài, chủ nhiệm dự án nhằm chỉ đạo giải quyết công việc, đảm bảo đáp ứng chất lượng và tiến độ đề tài, dự án.
Ban ISO yêu cầu xem xét, các phịng ban báo cáo tình hình thực hiện. Kết quả xem xét được gửi đến các thành viên liên quan để triển khai thực hiện.
- Thông tin thường xuyên: Hệ thống thông tin liên quan đến việc hợp tác thực hiện quản lý chất lượng giữa các phòng ban được xuyên suốt thông qua điện thoại, email, trực tiếp trao đổi hoặc thông qua giấy đề nghị công việc. Các thông tin từ khách hàng như các yêu cầu sửa đổi hợp đồng, các khiếu nại từ khách hàng, các vấn đề cần thương lượng với khách hàng được tiếp nhận qua hệ thống điện thoại, fax, email, văn thư và được xử lý theo quy trình xử lý cơng văn đến, sau đó được chuyển cho các đơn vị có liên quan để xử lý tiếp theo quy trình quản lý đề tài NCKH, quy trình quản lý hợp đồng khoa học công nghệ hoặc xử lý phản hồi của khách hàng. Các thông tin bất thường liên quan đến HTQLCL, các bộ phận liên quan có trách nhiệm chuyển ngay đến Ban Lãnh đạo để có biện pháp giải quyết kịp thời.