5. Kết cấu luận văn
3.2 CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ ĐỐI VỚI MB
3.2.3 Nâng cao chất lƣợng đánh giá rủi ro trong hoạt động ngân hàng
Đối với mọi hoạt động của ngân hàng đều có thể phát sinh rủi ro hoạt động và khó có thể kiểm sốt tất cả. Vì vậy các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro hoạt động làm cho những mục tiêu của ngân hàng có thể khơng đạt được và phải cố gắng kiểm sốt để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện các nội dung như sau:
- Xác định rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát: đầu tiên xác định rủi ro tiềm tàng đối với từng nghiệp vụ hay đối với cả ngân hàng thông qua việc đánh giá những nhân tố bên trong (con người, quy trình, hệ thống) và nhân tố bên ngồi có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị. Sau khi đã có các phương án phản ứng với rủi ro tiềm tàng thì tiếp tục xem xét đến rủi ro kiểm sốt.
- Ƣớc lƣợng khả năng xuất hiện của sự kiện và mức độ ảnh hƣởng: Sau
khi đã xác định được rủi ro tiềm tàng ngân hàng cần ước lượng khả năng xuất hiện và mức độ ảnh hưởng của rủi ro. Những sự kiện mà khả năng xuất hiện thấp và tác động ít đến ngân hàng thì khơng cần phải tiếp tục xem xét. Ngược lại, các sự kiện với khả năng xuất hiện cao và tác động lớn thì cần phải xem xét kỹ càng. Việc ước lượng rủi ro hoạt động sẽ là cơ sở cho việc đề ra các biện pháp quản lý rủi ro hoạt động.
- Xác định sự liên hệ giữa các sự kiện: một sự kiện riêng lẻ có thể có tác
động nhỏ nhưng sự kết hợp hoặc tác động dây chuyền có thể có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện mục tiêu của ngân hàng vì vậy việc xác định sự liên hệ giữa các sự kiện sẽ giúp cho ngân hàng phát hiện sớm những rủi ro chưa được nhận dạng và không được chấp nhận từ đó xây dựng được những phản ứng với rủi ro thích hợp.
Biện pháp nâng cao chất lượng đánh giá rủi ro trong hoạt động ngân hàng có thể bằng kỹ thuật:
Xây dựng hệ thống thông tin nhằm đảm bảo thu thập đầy đủ các thông tin/sự kiện liên quan đến hoạt động ngân hàng có thể xảy ra rủi ro và các biện pháp để quản lý rủi ro đó.
Định kỳ đánh giá lại các thông tin/sự kiện ngân hàng đã thu thập và xét trong bối cảnh hiện tại cũng như tương lai những thông tin/sự kiện đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động ngân hàng không.
Ngân hàng cần tiếp thu và vận dụng các biện pháp quản lý rủi ro hiện đại, đặc biệt là xây dựng các mơ hình để lượng hóa rủi ro như áp dụng chuẩn mực Basel II trong quản lý rủi ro hoạt động.
3.2.4 Nâng cao hoạt động kiểm sốt trong mơi trƣờng tin học
Ngân hàng là đơn vị thực hiện tồn bộ các hạch tốn nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng qua hệ thống phần mềm tin học, vì vậy việc bảo mật thông tin là vấn đề quan trọng được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên thực tế tại Ngân hàng, quy trình quản lý, sử dụng và bảo mật tên truy cập và mật khẩu truy cập vẫn còn nhiều sơ hở, chủ yếu là Ngân hàng chưa có các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu trường hợp này xảy ra mà chủ yếu mang tính chất thơng báo nhắc nhở cán bộ nhân viên phải chấp hành đúng việc bảo mật thông tin.
Biện pháp để giảm thiểu trường hợp cho mượn mã truy cập MB có thể áp dụng như sau:
- Trường hợp nhân viên nghỉ việc, nghỉ việc tạm thời trong một thời gian (nghỉ thai sản, nghỉ không lương thời gian dài,…), điều chuyển bộ phận công tác/công việc thực hiện, Bộ phận Nhân sự phải kịp thời gửi danh sách cho Trung tâm công nghệ thông tin để khóa mã truy cập đang sử dụng của các trường hợp trên và có thể cấp User mới cho nhân viên điều chuyển đến bộ phận mới theo đúng chức năng công việc được giao.
- Trường hợp cán bộ nhân viên nghỉ phép và phải bàn giao mã truy cập cho người thay thế sử dụng, việc bàn giao này phải được theo dõi trên sổ theo dõi việc bàn giao, đồng thời có Biên bản bàn giao User cụ thể trong đó có xác định rõ trách nhiệm của người sử dụng mã truy cập từ khi được bàn giao và biên bản này phải có xác nhận của người phụ trách đơn vị. Sau thời gian nghỉ phép cán bộ nhân viên đi làm lại bình thường phải có trách nhiệm thay đổi lại mật khẩu truy cập, trong trường hợp không thay đổi mọi vụ việc phát sinh về sau sẽ thuộc trách nhiệm của cán bộ nhân viên quản lý mã truy cập. Để kiểm tra quy định này có được thực hiện đúng hay không, cán bộ kiểm sốt nội bộ có thể đối chiếu giữa ngày nghỉ phép do Bộ phận nhân sự cung cấp với sổ theo dõi bàn giao của đơn vị kiểm tra.
3.2.5 Nâng cao hiệu quả của thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện khơng thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro hoạt động trong ngân hàng.
Hiệu quả của thông tin được thể hiện ở nội dung chất lượng thông tin cung cấp trong ngân hàng là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện, điều này sẽ giúp cho mọi cấp của ngân hàng có thể đạt được mục tiêu kiểm soát khác nhau. Biện pháp ngân hàng có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả của thông tin bằng cách: khai thác, ứng dụng tốt công nghệ thông tin hiện đại. Để đạt được điều này Ban lãnh đạo ngân hàng nên phối hợp với Trung tâm công nghệ thông tin của ngân hàng thực hiện nâng cấp hệ thống cổng thông tin nội bộ của ngân hàng để có thể hệ thống hóa danh mục văn bản nội bộ hiện còn hiệu lực áp dụng. Việc hệ thống hóa các văn bản tại ngân hàng sẽ giúp ngân hàng giảm thiểu được rủi ro nhân viên thực hiện nghiệp vụ sai so với quy định hiện hành có thể dẫn đến rủi ro hoạt động cho ngân hàng, đồng thời điều này sẽ giúp hỗ trợ cho công tác kiểm tra, kiểm soát đối với nghiệp vụ đã thực hiện cũng dễ dàng hơn.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trị của truyền đạt thơng tin. Hiệu quả của việc truyền đạt thơng tin được thể hiện ở khía cạnh:
- Mọi thành viên của ngân hàng hiểu rõ cơng việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong ngân hàng.
- Các thơng tin từ bên ngồi (KH, nhà cung cấp,…) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách đầy đủ, nhờ đó ngân hàng mới có thể có những phản ứng kịp thời khi có vần đề xảy ra. Các thơng tin cho bên ngồi (nhà nước, khách hàng, cổ đông,…) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
Biện pháp để truyền đạt thơng tin có hiệu quả nhất ngân hàng có thể áp dụng bằng cách:
- Tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ: ngồi các thơng tin được cung cấp trên cổng thông tin nội bộ ngân hàng, bản tin nội bộ ngân hàng, từng chi nhánh trong ngân hàng cần tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm về các vấn đề liên quan đến tình hình hoạt động của ngân hàng đặc biệt là về các cảnh báo rủi ro hoạt động đã diễn ra liên tục trong thời gian gần đây. Điều này sẽ khắc phục được hạn chế các thông tin liên quan đến cảnh báo rủi ro đã xảy ra trong ngân hàng cũng như tại các ngân hàng bạn chủ yếu được phổ biến tại các cán bộ cấp cao điều này đã làm giảm đi khả năng phòng ngừa rủi ro từ cấp thấp nhất là nhân viên trực tiếp tác nghiệp. Việc thông tin cảnh báo rủi ro và các biện pháp xử lý các trường hợp vi phạm sẽ có lợi ích trong việc răn đe ngay từ ban đầu đối với mỗi cán bộ nhân viên khi thực hiện các nghiệp vụ.
Ngồi ra mơ hình tổ chức và hoạt động của MB được triển khai theo hướng hiện đại, quản lý và phát triển theo trục dọc, với mơ hình này MB tập trung cho các
lý tập trung theo các khối xuyên suốt từ Hội sở đến các chi nhánh, phòng giao dịch. Tuy nhiên để tăng cường năng lực kiểm soát rủi ro hoạt động theo trục dọc, từng khối phải có các văn bản hướng dẫn cụ thể cho các đơn vị trục dọc về biện pháp phòng ngừa rủi ro trong từng giai đoạn, đặc biệt là Khối vận hành có các đơn vị trực thuộc là chốt chặn kiểm soát rủi ro hoạt động trong ngân hàng.
Luận văn đề xuất ngoài các quy định của MB theo từng sản phẩm, Khối Vận hành cần đưa ra hướng dẫn cho các đơn vị trục dọc cần thực hiện theo từng cảnh báo rủi ro nhằm kiểm soát tốt rủi ro trong hoạt động ngân hàng như sau:
Nội dung cảnh báo Hƣớng dẫn thực hiện
1. Tăng cƣờng kiểm soát rủi ro đạo đức trong hoạt động ngân hàng
Phòng ngừa việc nhân viên ngân hàng lập hồ sơ khống, giả chữ ký của khách hàng, làm chứng từ giả, sổ tiết kiệm giả, bộ chứng từ giả, bảo lãnh giả,… để rút ruột ngân hàng
Bộ phận hỗ trợ tín dụng:
- Đối với hồ sơ vay vốn của khách hàng cá nhân: chỉ thực hiện giải ngân khi khách hàng vay trực tiếp đến ngân hàng ký hợp đồng tín dụng, khế ước nhận nợ trước sự chứng kiến của nhân viên hỗ trợ.
- Thực hiện kiểm tra hồ sơ đầy đủ theo danh mục hồ sơ của từng sản phẩm.
- Kiểm soát chặt chẽ hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng vốn của khách hàng, đảm bảo việc rút vốn đúng mục đích, phù hợp với nội dung phê duyệt và phương án vay vốn, tuân thủ theo quy định của ngân hàng và pháp luật.
- Phát hiện và báo cáo kịp thời tới Ban lãnh đạo chi nhánh các trường hồ sơ khống, giả chữ ký
khách hàng, sửa đổi hồ sơ vay vốn của khách hàng, làm chứng từ giả, sổ tiết kiệm giả, bảo lãnh giả.
Bộ phận hành chính, văn thƣ:
- Chỉ thực hiện đóng dấu cho các trường hợp hồ sơ, giấy tờ do chính người của các đơn vị thuộc ngân hàng mang đến (đăng ký mở tài khoản, ủy nhiệm chi, sổ phụ,…) những trường hợp khác không giải quyết.
- Khơng thực hiện đóng dấu treo trước, đặc biệt là trên sổ tiết kiệm, giấy tờ có giá, các loại văn kiện, hợp đồng, bảo lãnh,…
- Kiểm tra chữ ký của cấp có thẩm quyền trên văn bản khi được chuyển đến đóng dấu, đảm bảo chữ ký đã được đăng ký và lưu giữ tại văn thư. Trường hợp phát hiện chữ ký của người ký ban hành văn bản không đúng mẫu, thiếu nét, không đúng nhiệm vụ được, văn thư trả lại theo quy định.
Phòng dịch vụ khách hàng – Công tác liên quan đến tài khoản
- Trường hợp rút tiền, chữ ký người lĩnh tiền trên chứng từ lĩnh phải khớp với người lĩnh tiền trên bảng kê chi, thông tin trên chứng từ phải khớp với thông tin trên chứng minh thư/hộ
dịch (đối với tổ chức) giao dịch viên phải liên hệ với chủ tài khoản và kế tốn trưởng (nếu có) để xác minh trước khi thực hiện giao dịch.
Phòng ngừa việc nhân lợi dụng sơ hở trong công tác kiểm quỹ để lấy trộm tiền
Phòng dịch vụ khách hàng – Cơng tác an tồn kho quỹ
- Ban quản lý kho tại chi nhánh thực hiện đóng mở đầu ngày, trong ngày và cuối ngày theo đúng quy định.
- Tiền trên đường vận chuyển phải được bảo quản trong két/thùng tơn có khóa và niêm phong, kẹp chì, trên số hịm, số bao có chữ ký của các thành viên dưới sự giám sát của trưởng quỹ/kiểm soát viên/người được ủy quyền.
- Giao dịch viên, kiểm ngân thực hiện sơ kiểm và cất giữ tiền, tài sản quý buổi trưa theo quy định khi hết giờ giao dịch buổi sáng.
Phòng dịch vụ khách hàng – Công tác liên quan đến thu chi tiền mặt.
- Giao dịch viên nghiêm túc thực hiện theo quy định thu – chi tiền mặt cho khách hàng.
- Trường hợp đưa tiền ra ngồi để đổi cho khách hàng phải có chứng từ đầy đủ.
- Giao dịch viên chỉ được thực hiện thu chi trong hạn mức quy định tại quầy giao dịch. Các giao dịch vượt hạn mức phải được thực hiện chuyển
về quỹ chính hoặc thực hiện tại quầy giao dịch có sự hỗ trợ của quỹ chính.
- Chấm đối chiếu chứng từ cuối ngày phải được thực hiện theo đúng quy định.
2. Tăng cƣờng quản lý Tài sản đảm bảo
Phòng ngừa việc thực hiện cho khách hàng mượn/xuất TSĐB nhưng không quản lý được mục đích sử dụng của khách hàng dẫn đến khách hàng làm giả, thế chấp tại tổ chức tín dụng khác trong thời gian mượn.
Bộ phận Hỗ trợ
- Chỉ được mượn, xuất hồ sơ gốc TSĐB khi có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
- Không được để khách hàng tự mang hồ sơ đi làm thủ tục công chứng và đăng ký giao dịch bảo đảm.
- Các trường hợp khách hàng cần mượn hồ sơ gốc TSĐB, nhân viên hỗ trợ phải thực hiện giám sát quá trình khách hàng mượn hồ sơ ra khỏi kho và giao trực tiếp cho các cơ quan chức năng liên quan theo đúng nội dung phê duyệt cho mượn của Ban lãnh đạo.
- Việc xuất, nhập, mượn, gửi kho, giải tỏa TSĐB phải đảm bảo tuân thủ theo đúng quy trình, phải có Biên bản bàn giao, đảm bảo thực hiện bàn giao đúng đối tượng và giám sát quy trình mượn, hồn trả theo đúng thời gian cam kết.
Phòng dịch vụ khách hàng – Bộ phận kho quỹ
sơ TSĐB có ký nhận và niêm phong đầy đủ, vào sổ theo dõi hồ sơ TSĐB.
- Trường hợp mượn TSĐB: Trưởng quỹ phải căn cứ trên giấy đề nghị/ tờ trình mượn hồ sơ TSĐB đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt và xuất kho. Yêu cầu nhân viên hỗ trợ ký nhận vào sổ mượn TSĐB. Trưởng quỹ phải theo dõi đến ngày hết hạn mượn, yêu cầu nhân viên đã mượn trả lại TSĐB để nhập kho theo đúng nội dung đã được phê duyệt.
3. Tập trung đánh giá khách hàng và nhận diện rủi ro đối với hoạt động bảo lãnh
Phòng ngừa việc khách hàng làm hồ sơ giả để lừa ngân hàng, lập thư bảo lãnh khống, cấu kết với nhân viên ngân hàng để lập chứng thư bảo lãnh giả thực hiện các giao dịch kinh tế.
Bộ phận hỗ trợ
- Việc giải ngân/phát hành bảo lãnh phải tuân thủ đúng các quy định liên quan đến hoạt động cho vay/bảo lãnh.
- Không thực hiện giải ngân/bảo lãnh đối với các trường hợp khơng có phương án, khơng có hồ sơ.
- Đối với cho vay kiểm soát chặt chẽ hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng vốn của khách hàng, đảm bảo việc rút vốn đúng mục đích, phù hợp với nội dung phê duyệt và phương án vay vốn, tuân thủ theo quy định của ngân hàng và pháp luật.
liệu, ký quỹ, thu phí và quản lý đầy đủ đối với các bảo lãnh trước khi phát hành cho khách hàng. Chấm thu phí và sao kê hàng ngày/hàng tháng.
Bộ phận văn thƣ
- Đối với cơng tác đóng dấu trên thư bảo lãnh, chỉ thực hiện đóng dấu khi trên bảo lãnh có chữ ký của cấp có thẩm quyền, đồng thời kiểm tra chữ ký của cấp có thẩm quyền trên văn bản khi được chuyển đến đóng dấu, đảm bảo chữ ký đã được đăng ký và lưu giữ tại văn thư. Trường