Kế toỏn tạm ứng và thanh toỏn tạm ứng được là lhoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nận tạm ứng để được thực huện một cụng việc đó được phờ duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người cụng nhõn viờn chức hoặc người lao động tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyờn (nhõn viờn cung ứng vật tư, hành chớnh quản trị...(phải được giỏm đốc doanh nghiệp chỉ định bằng văn bản)
Muốn được tạm ứng tiền, người nhận tạm ứng phải lập “Giấy đề nghị tạm ứng” (mẫu số 03-TT) theo mẫu quy định. Giấy đề nghị tạm ứng sau khi được giỏm đốc phờ duyệt là căn cứ để lập phiếu chi và thủ quỹ xuất tiền. Người nhận tạm ứng chỉ được sử dụng tạm ứng theo đỳng mục đớch và nội dung cụng việc đó được phờ duyệt và khụng chuyển giao cho người khỏc.
Khi kết thỳc cụng việc người nhận tạm ứng phải lập “Giấy thanh toỏn tạm ứng (mẫu số 04-TT) kốm theo cỏc chứng từ gốc để thanh quyết toỏn số đó nhận tạm ứng.
Kế toỏn tạm ứng và thanh toỏn tạm ứng được theo doic trờn TK 141- Tạm ứng
* Nội dung và kết cấu TK 141 như sau : - Bờn Nợ :
+ Cỏc khoản tạm ứng cho người nhận tạm ứng - Bờn Cú :
+ Cỏc khoản tạm ứng đó thanh toỏn
+ Số tạm ứng chi khụng hết nhập lại quỹ hoặc khấu trừ vào lương - Số dư bờn Nợ : Số tiền tạm ứng chưa thanh toỏn
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng, từng lần và khoản nhận tạm ứng, thanh toỏn tạm ứng.
* Trỡnh tự hạch toỏn
- Khi giao tạm ứng cho người nhận tạm ứng : Nợ TK 141-Tạm ứng
Cú TK 111, 112 - Khi thanh toỏn tạm ứng :
+ Trường hợp số thực chi theo chứng từ gốc nhỏ hơn số đó tạm ứng, căn cứ số thực chi để ghi cỏc TK liờn quan :
Nợ TK 142-Chi phớ trả trước
Nợ TK 151-Hàng mua đang đi đường Nợ TK 152, 153
Nợ TK 156-Hàng húa Nợ TK 211-TSCĐHH Nợ TK 213-TSCĐVH
Nợ TK 331-PTNB
Nợ TK 611-Mua hàng (nếu ỏp dụng phương phỏp kiểm kờ định kỳ) Nợ TK 627-Chi phớ sản xuất chớnh
Nợ TK 641-Chi phớ bỏn hàng
Nợ TK 642-Chi phớ quản lý doanh nghiệp Cú TK141-Tạm ứng
+ Xử lý cỏc khoản, tạm ứng chi tiết hết : Nợ TK 111, 112
Nợ TK 334-PTCNV (khấu trừ vào lương) Cú TK 141-Tạm ứng
+ Nếu số thực chi theo chứng từ gốc đó được duyệt lớn hơn số đó tạm ứng ngồi cỏc bỳt toỏn, phản ỏnh chi phớ tạm ứng, kế toỏn lập phiếu chi thanh toỏn bổ sung cho người nhận tạm ứng :
Nợ TK 141-Tạm ứng
Cú TK 111-Tiền mặt
b. Kế toỏn chi phớ trả trước (TK 142)
Là khoản chi thực tế FS nhưng liờn quan đến nhiều kỳ hạch toỏn nờn phải được phõn bố theo quy định hiện hành, chi phớ trả trước gồm cú :
Bảo hiểm trả trước, cỏc loại lệ phớ mua và trả một lần trong năm Trả trước về thuờ tài sản, dịch vụ hoặc lao vụ cho hoạt động kinh
doanh
Cụng cụ dụng cụ loại phõn bổ dần và loại xuất dựng để trang bị lần
đầu hoặc thay thế hàng loạt với giỏ trị lớn.
Chi phớ nghiờn cứu thớ nghiệm, FS sỏng chế, cải tiến kỹ thuật, hợp lý
hoỏ sản xuất kinh doanh (khụng đủ tiờu chuẩn TSCĐVH).
Chi phớ ngừng việc
Chi phớ xõy dựng, lắp đặt cỏc cụng trỡnh tạm thời, chi phớ vật liệu
vận chuyển (vỏn khuụn, cốt pha, giàn giỏo...) dựng trong xõy dựng cơ bản.
Chi phớ sửa chữa lớn TSCĐ FS một lần quỏ lớn.
Chi phớ trồng mới cõy trồng một lần thu hoạch nhiều lần.
Chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển...
Kế toỏn chi phớ trả trước được thực hiện ở TK 142 * Nội dung và kết cấu TK 142
- Bờn Nợ :
+ Cỏc khoản chi phớ trả trước phỏt sinh thực tế
+ Chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển. - Bờn Cú :
+ Kết chuyển chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp - Số dư Nợ :
+ Chi phớ trả trước chưa tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh + Chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển. TK 142 cú 2 TK cấp II
TK 1421-Chi phớ trả trước
TK 1422-Chi phớ chờ kết chuyển * Trỡnh tự hạch toỏn :
- Khi phỏt sinh cỏc khoản chi phớ trả trước : Nợ TK 142 : Chi phớ trả trước (1421)
Cú TK 111, 112, 152, 153, 331, 334, 338, 214...
- Định kỳ tớnh dần chi phớ trả trước và chi phớ sản xuất kinh doanh Nợ TK 241, 627, 641, 642
Cú TK 142 (1421)-Chi phớ trả trước
- Xỏc định chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển (đối với cỏc đơn vị cú chu kỳ kinh doanh dài) vào cuối kỳ kế toỏn ghi :
Nợ TK 142 (1422)
Cú TK 641, 642 (CFBH, CFQLDN)
- Khi tớnh toỏn kết chuyển Chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp ở kỳ kế toỏn sau ghi : Nợ TK 911
Cú TK 142 (1422) SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TẠM ỨNG TK 111 TK 141 TK 121, 128 ĐTNHạn TK152,153,161,611 Tạm ứng TK 112 TK211,213,221,222,241 Thanh toỏn tạm ứng TK 627, 641, 642
TK111,112,152,153,331 TK 142-CPTT TK 627,641,642
Chi phớ trả trước
thực tế FS Chi phớ trả trước phõn bổ dần cho cỏc đối tượng
TK 241(2413) Kết chuyển Kết chuyển TK 911 TK 641,642 CFBH,CFQLDN chờ kết chuyển Kết chuyển CFBH, CFQLDN PHẦN II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN
TẠI CễNG TY CƠ KHÍ ễ Tễ 3/ 2