CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Tổng quan về KTQT
2.1.1 Các khái niệm về KTQT
Hai chức năng của hoạt động kế tốn là kiểm tra thơng tin và cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như: Ban giám đốc, nhà đầu tư, người lao động, cơ quan thuế,… Các đối tượng này có mục đích và u cầu khác nhau khi sử dụng thơng tin kế tốn của doanh nghiệp, như cơ quan thuế khi thực hiện thu ngân sách về thuế TNDN thì cần các thơng tin về các chỉ tiêu tổng doanh thu, chi phí, thu nhập khác, lợi nhuận trong kỳ,… Còn đối với các nhà quản trị doanh nghiệp điều hành hoạt động của doanh nghiệp thì cần các thơng tin cụ thể, chi tiết của các yếu tố cấu thành thông tin tổng quát, trên cơ sở phân tích và xử l dữ liệu, tổng hợp thơng tin cần thiết và dự đốn đề đưa ra được quyết định để doanh nghiệp hoạt động tối ưu trong tương lai. Từ đó, hình thành nên hai bộ phận kế tốn tài chính và kế tốn quản trị vững mạnh trong hệ thống kế tốn của DN.
Cho đến nay, có rất nhiều khái niệm khác nhau về kế toán quản trị. Thông qua một số quan điểm để hiểu rõ về kế toán quản trị như:
Theo định nghĩa của Hiệp Hội Kế Toán Quốc Gia Hoa Kỳ ( NAA) cho biết: “
Kế tốn quản trị là q trình cung cấp th ng tin cho nhà quản lý về việc lập, thực hiện kế hoạch, kiểm soát, điều hành các hoạt động c a oanh nghiệp Quy trình kế tốn quản trị ao gồm các c ng việc xác định, thu thập, tích lũy, ph n tích, giải thích để các nhà quản trị xử lý các th ng tin th o hướng có l i nhất cho oanh nghiệp”
Theo Hiệp Hội Kế Toán Quản Trị Hoa Kỳ - IMA: “KTQT là một quá trình xác
định, đo lư ng, t ng h p, ph n tích, chu n ị, i n giải và truyền đạt các th ng tin tài chính ởi các nhà quản lý nh m mục đích hoạch định, đo lư ng và kiểm sốt một t
chức, và để đảm ảo r ng nguồn lực c a t chức đó đư c sử ụng một cách ph h p và có trách nhiệm KTQT cũng ao gồm việc chu n ị các áo cáo tài chính cho các nhóm đối tư ng kh ng thuộc nhà quản lý như c đ ng, ch n , các c quan thuế ”
(IMA, 1981, 1). Theo đó, KTQT là một nhân tố giúp doanh nghiệp quản trị chi phí và rủi ro, từ đó lập kế hoạch và kiểm soát doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh. Bên cạnh đó, KTQT cịn cung cấp báo cáo tài chính, báo cáo phân tích những chỉ số cần thiết, giúp nhà quản trị xem xét đề ra quyết định, vạch định chiến lược cho doanh nghiệp (IMA, 2008).
Theo Liên Đồn Kế Tốn Quốc Tế - IFAC cho biết “KTQT hướng về các quá
trình xử lý và k thuật, tập trung vào việc sử ụng một cách có hiệu quả và hiệu suất những nguồn lực c a t chức, gi p h tr các nhà quản lý hoàn thành nhiệm vụ gia tăng giá trị cho khách hàng cũng như c đ ng” (Langfield-Smith et al., 2009, 6).
Kế tốn quản trị ở các quốc gia có nền kinh tế phát triển đã trở thành một nghề nghiệp chuyên nghiệp và được sử dụng rộng rãi. Các quan điểm về kế toán quản trị đã mơ tả kế tốn quản trị là hoạt động gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp; giúp các nhà quản trị thu thập thơng tin nhằm phân tích, đánh giá nhằm lập kế hoạch, kiểm soát và điều hành doanh nghiệp. Do có tính chất dự báo nên kế tốn quản trị cũng là bộ phận góp phần định hướng chiến lược phát triển cho doanh nghiệp trong tương lai.
Theo luật kế toán Việt Nam: “KTQT đư c định nghĩa là việc thu thập, xử lý,
ph n tích và cung cấp th ng tin kinh tế, tài chính th o y u c u quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội ộ đ n vị kế toán” Luật kế toán, điều 4 . Kế toán quản trị
gồm các bước công việc thu thập, xử l , phân tích và cung cấp thơng tin để nhà quản trị ra quyết định cho doanh nghiệp.
Như vậy, mặc dù có rất nhiều khái niệm khác nhau về kế tốn quản trị, nhưng nhìn chung những quan điểm này có những điểm thống nhất về kế toán quản trị như:
- Là một bộ phận của kế toán doanh nghiệp. Kết hợp với kế tốn tài chính để cung cấp thơng tin cho nhà quản trị.
- Là công cụ để nhà quản trị phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp; nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị ngày càng được nâng cao và đa dạng của doanh nghiệp.
- Kế tốn quản trị khơng chỉ cung cấp thơng tin hoạt động tài chính và phi tài chính đã phát sinh, mà cịn có tính dự báo, định hướng và giúp nhà quản trị ra quyết định để doanh nghiệp phát triển theo chiều hướng tốt nhất trong tương lai.
2.1.2 Vai trị của KTQT
Kế tốn quản trị là một bộ phận cấu thành của hệ thống thơng tin kế tốn trong các doanh nghiệp. Nguyên nhân của sự phát triển kế toán quản trị là do sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, tập đoàn,… của tổng thể nền kinh tế. Kế tốn quản trị là cơng dụng hữu hiệu để quyết định điều hành mọi hoạt động hướng đến mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận.
Vai trò của KTQT là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để ra quyết định, chiến lược kinh doanh cho DN. Quá trình hoạch định kế hoạch và ra quyết định có thể tóm lược như sau:
- Lập kế hoạch: Để đạt được mục tiêu kinh doanh mà DN đề ra, các nhà quản trị luôn
đề ra kế hoạch kinh doanh cho DN, kế hoạch này sẽ xuyên suốt và điều chỉnh sao cho phù hợp trong quá trình hoạt động của DN.
- T chức điều hành: Việc tổ chức công tác điều hành có tác động trực tiếp đến kết
quả của kế hoạch. Trong công tác tổ chức, các nhà quản trị sẽ tìm cách để sự liên kết giữa ba nhân tố: con người, tổ chức và nguồn lực là tốt nhất để việc thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả cao nhất.
- Kiểm soát và ra quyết định: Quá trình kiểm tra và đánh giá thực hiện diễn ra sau
động giữa thực tế và kế hoạch giúp nhà quản trị xem xét tổng quát tình hình hoạt động, khâu nào chưa đạt yêu cầu và quyết định điều chỉnh sao cho có lợi nhất cho DN. Việc kiểm soát và ra quyết định được thực hiện định kỳ, xuyên suốt trong quá trình hoạt động của DN.
“Các kế toán quản trị vi n ngày càng đư c x m như là những nhà đối tác kinh oanh chứ kh ng c n đ n thu n là những ngư i giữ s sách như trước kia nữa, và h ngày càng tập trung nhiều h n vào các vấn đề chiến lư c chính, vư t ra khỏi giới hạn c a kế tốn tài chính …” (IMA, 2003, 1). Có thể thấy, vai trị quan trọng của các kế
toán quản trị viên, họ không chỉ đơn thuần là người giữ số sách, họ cịn là những nhà phân tích kinh doanh, hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị trong việc phân tích số liệu báo cáo nhằm cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác nhất cho việc ra quyết định.
Như vậy, KTQT cịn đóng góp vai trị rất lớn trong việc nghiên cứu và cung cấp các bảng phân tích nhằm tạo ra một sự cải thiện hiệu quả, từ đó đưa ra những quyết định hợp l và chính xác hơn.
2.1.3 Nội dung của KTQT
Hệ thống KTQT tạo ra các thông tin để đáp ứng yêu cầu của các nhà quản trị nhằm mục đích quản l nguồn lực và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. KTQT được xây dựng nhằm cung cấp các thông tin cần thiết và kịp thời cho hoạt động đánh giá, đo lường, hoạch định, kiểm sốt cho tồn bộ q trình hoạt động của doanh nghiệp.
KTQT thơng qua chi phí và những kỹ thuật phân tích, xử l cũng như tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau (cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp) để lập thành hệ thống thông tin KTQT cần thiết nhằm đáp ứng được nhu cầu thông tin của nhà quản trị.
Theo phân loại của ACCA, nội dung của KTQT trong DN gồm bốn mảng sau: chi phí và các cơng cụ kỹ thuật KTQT; các cơng cụ kỹ thuật ra quyết định; dự toán và kiểm soát; đo lường hiệu quả hoạt động và kiểm soát (ACCA F5, 2014).
2.1.3.1 Chi ph và các c ng cụ thuật KTQT
Khái niệm tính chi phí là q trình xác định các chi phí của các sản phẩm, dịch vụ hoặc các hoạt động (ACCA F5 2014, 4). Các kỹ thuật KTQT nhằm tính chi phí của doanh nghiệp bao gồm:
- Kế tốn theo chi phí hoạt động (activities based costing)
- Xác lập chi phí mục tiêu (target costing)
- Chi phí chu kỳ sống (life cycle costing)
- Kế tốn thơng lượng (throughput accounting)
- Chi phí mơi trường (environmental costing)
2.1.3.2 Các c ng cụ thuật ra quyết định:
- Phân tích CVP (CVP analysis):tối đa hóa lợi nhuận là mục tiêu chính của DN, nhà
quản trị quyết định doanh nghiệp có nên tăng số lượng sản phẩm, hay đầu tư thêm tài sản cố định hoặc tăng giá bán để tăng lợi nhuận? Doanh nghiệp thường hoạt động đến mức nào thì hịa vốn?,... Trong ngắn hạn, để phân tích mối liên quan giữa chi phí, sản lượng và lợi nhuận các nhà quản trị có thể sử dụng cơng cụ phân tích CVP (cost – volume – profit), cơng cụ này có thể giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định phù hợp dựa trên nguồn lực DN tại những thời điểm khác nhau và bối cảnh khác nhau.
- Ph n tích các nh n tố giới hạn Limit actors analysis nguồn lực của DN là có
hạn, ln có tối thiểu một nguồn lực bị hạn chế hơn so với những nguồn lực khác hay còn gọi là nhân tố giới hạn. Dẫn đến, bất kỳ DN nào cũng có một năng lực tối đa cho việc sản xuất sản phẩm hay cung ứng dịch vụ.
- Các quyết định về giá Pricing cisions có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến giá
bán sản phẩm, các nhân tố này có thể xuất phát từ bên trong và bên ngoài DN. Các nhân tố bên trong DN có thể kể đến như: chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm, chủng loại sản phẩm, dịch vụ hậu mãi. Các nhân tố bên ngồi có thể là: sự nhạy cảm của giá cả, xu hướng của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, chính sách của nhà
nước,..
- Các r i ro và tình trạng ất n Risk an unc rtainty các quyết định bị ảnh
hưởng bởi các thay đổi trong tương lai, có thể kết quả nhận được khác rất xa so với dự định ban đầu. Vì vậy, vai trị của KTQT là cung cấp thơng tin một cách đầy đủ nhất nhằm giúp nhà quản trị có thể đánh giá, lường trước các biến động có thể xảy ra, từ đó có thể đưa ra quyết định có lợi nhất cho DN.
2.1.3.3 Dự tốn và iểm soát ( udgeting and control)
Tùy theo mỗi DN, dự tốn có mục đích sử dụng khác nhau, có rất nhiều tác giả đã nghiên cứu về mục đích của việc sử dụng kỹ thuật dự tốn trong DN. Theo đó, một cách tổng thể hai chức năng chính của dự tốn kinh doanh là hoạch định và kiểm soát. Theo kết quả nghiên cứu của Drury (2004) thì việc lập và sử dụng dự tốn bao gồm những mục đích sau đây:
- Lập kế hoạch planning dự tốn là cơng cụ để lên kế hoạch cho các hoạt động của
DN trong tương lai được thực hiện một cách tốt nhất nhằm đạt được mục tiêu mà DN đã đề ra.
- Sự phối h p giữa các ph ng an co-ordination): DN là một cổ máy hoạt động
bằng sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Dự toán là cách để nhà quản trị có thể phát hiện ra các xung đột, các vấn đề về hợp tác giữa các phòng ban với nhau từ đó giải quyết các xung đột và vận hành DN như một thể thống nhất.
- Ph n nguồn lực r sourc allocation mỗi đơn vị trong DN có nhu cầu về
nguồn lực khác nhau, việc lập dự toán giúp cho việc phân bổ nguồn lực hợp l , đảm bảo các nguồn lực được sử dụng hiệu quả. Để làm được điều này đòi hỏi nhà quản l phải có được thơng tin đầy đủ và chi tiết về các vấn đề.
- X y ựng trách nhiệm responsibility distribution): việc gắn dự toán với trách
nhiệm của mỗi nhân viên, mỗi nhà quản l làm cho nhân viên, nhà quản lý có trách nhiệm hơn và cố gắng hơn để hoàn thành mục tiêu. Trong đó, nhà quản l luôn phải làm cho trách nhiệm này trở nên rõ ràng hơn đối với nhân viên của họ.
- Xác lập mục ti u sta lishing o j ctiv s lập dự toán giúp xác lập mục tiêu của nhà quản l , các mục tiêu hướng nhà quản l đến các mối quan tâm của DN cũng như giúp các nhà quản l biết được cần làm gì để giúp DN đạt được các mối quan tâm đó.
- Sự nhận thức awar n ss việc lập dự tốn giúp cho nhân viên có thể nhận thức về
DN một cách tổng thể, thấy được vai trị và vị trí của họ đóng góp như thế nào đối với mục tiêu của tổ chức chứ không đơn giản là chỉ thấy được kết quả của cá nhân họ.
Các c ng cụ của dự tốn ao gồm:
- Ph n tích định lư ng trong ự toán quantitativ analysis in u g ting)
- ự tốn và các chi phí ti u chu n Budgeting and standard costing)
- Ph n tích iến động Varianc s analysis
2.1.3.4 Đo ƣờng hiệu quả hoạt động và iểm soát (Performance measurement and control)
- Hệ thống th ng tin quản trị hiệu quả (Performance management information system): hệ thống thông tin quản trị hiệu quả bao gồm hệ thống xử l giao dịch, hệ
thống thông tin quản trị, hệ thống thông tin điều hành và hệ thống hoạch định tài nguyên DN (ERP). Hệ thống thông tin quản trị hiệu quả xác định các yêu cầu thông tin kế tốn và các loại hệ thống thơng tin được sử dụng nhằm lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản l , kiểm soát hoạt động và ra quyết định. Ngồi ra hệ thống này cịn giúp xác định và đo lường thành công của các vấn đề nội tại cũng như các vấn đề tiềm ẩn với các hệ thống mở và đóng liên quan đến các nhu cầu quản l hiệu năng.
- Nguồn th ng tin quản trị và các áo cáo quản trị (Sources of management information and management reports): nguồn thông tin quản trị cần thiết là khác
nhau đối với các cấp ra quyết định khác nhau. Theo ACCA, đối với quyết định về hoạch định chiến lược, thông tin cần cung cấp chủ yếu là thơng tin bên ngồi DN và có tính dự đốn cho tương lai, ngày nay thơng tin phi tài chính ngày càng trở nên quan trọng và thể hiện xu hướng các chỉ số tài chính xuất hiện trong tương lai. Đối với quyết định về kiểm soát quản l và kiểm sốt hoạt động, thơng tin cần cung cấp là thông tin nội bộ của DN, tập trung vào các thông tin của quá khứ và hiện tại (ACCA P5 2014, 3).
- Quản trị hiệu su t trong các DN tƣ nhân (Performance management in private sector organizations): quản trị hiệu suất xác định mức độ đạt được so với
kế hoạch đề ra của nhân sự hay sự việc. Có thể đánh giá hiệu suất thông qua việc so sánh, đánh giá các chỉ số tài chính về hiệu suất như: chỉ tiêu về doanh số, lợi nhuận,… với kế hoạch tài chính đặt ra. Hay đánh giá hiệu suất thông qua các chỉ số phi tài chính như: mức độ hài lịng của khách hàng, chất lượng dịch vụ, sản phẩm,.. Trong dài hạn, các chỉ số phi tài chính sẽ giúp cải thiện và nâng cao các chỉ số tài chính. Sự khác biệt do tác động của các yếu tố về nguồn lực của DN (con người, thiết bị,..) đến việc thiết kế hệ thống đo lường hiệu suất dẫn đến cách thực hiện đo lường ở các DN khác nhau là khác nhau. Tuy nhiên, hệ thống đo lường hiệu suất