CHƢƠNG 1 : PHẦN MỞ ĐẦU
3.2. Tình hình sử dụng phần mềm kế toá nở các doanh nghiệp nhỏ và vừa
NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
3.2.1. Các loại phần mềm kế tốn và tính năng
3.2.1.1. Các loại phần mềm kế toán
Trong thời đại ngày nay, phần lớn các doanh nghiệp đã có những ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác quản lý cũng nhƣ ứng dụng trong công tác kế toán. Để ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong xử lý kế tốn thì cần phải có các phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán chiếm ƣu thế là các sản phẩm phần mềm đóng gói đƣợc thiết kế sẵn bởi nhà cung cấp phần mềm cho các doanh nghiệp qui mô nhỏ và vừa cho nhiều lĩnh vực. Bên cạnh đó, phần mềm kế tốn tự thiết kế của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên ứng dụng Microsoft Excel cũng đƣợc các doanh nghiệp sử dụng khi chƣa có đủ điều kiện ứng dụng phần mềm về kinh phí đầu tƣ, và về trình độ của nhân viên.
Gần đây, trên thị trƣờng Việt Nam xuất hiện dịch vụ phần mềm kế toán online - Phần mềm kế toán dựa trên nền tảng đám mây 7. Theo Báo Nhân dân điện tử (2013) “Cơng nghệ “Điện tốn đám mây” cho phép lƣu trữ và xử lý tồn bộ thơng tin trực tuyến trên Internet. Các mơ hình “Điện tốn đám mây” có khả năng cung cấp dịch vụ rất đa dạng và linh hoạt cho ngƣời dùng, giúp khách hàng tiết kiệm đáng kể nguồn nhân lực và vật lực”.
7 Thuật ngữ "đám mây" ở đây là lối nói ẩn dụ chỉ mạng Internet (dựa vào cách đƣợc bố trí của nó trong sơ đồ
mạng máy tính) và nhƣ một liên tƣởng về độ phức tạp của các cơ sở hạ tầng chứa trong nó. Ở mơ hình điện tốn này, mọi khả năng liên quan đến cơng nghệ thông tin đều đƣợc cung cấp dƣới dạng các "dịch vụ", cho phép ngƣời sử dụng truy cập các dịch vụ cơng nghệ từ một nhà cung cấp nào đó "trong đám mây" mà khơng cần phải có các kiến thức, kinh nghiệm về cơng nghệ đó, cũng nhƣ khơng cần quan tâm đến các cơ sở hạ tầng phục vụ cơng nghệ đó.
Khi áp dụng phần mềm kế tốn đám mây ngƣời dùng khơng bắt buộc phải sở hữu, mà có thể sử dụng nhƣ một dịch vụ tính tiền hàng tháng. Vì đây là dịch vụ đƣợc cung cấp dƣới dạng điện tích đám mây nên đặc trƣng của PMKT đám mây là chỉ cần có internet thì dù ở bất kỳ nơi đâu, ngƣời dùng cũng có thể sử dụng dịch vụ này. Bản thân khách hàng không cần phải mất chi phí đầu tƣ ban đầu cho việc mua mới server và phần mềm, thay vào đó là trả phí sử dụng hàng tháng là có thể dễ dàng sử dụng dịch vụ này (Telehouse Việt Nam và Mankichi Software Việt Nam, 2012).
Phân hệ kế toán (phần mềm kế toán) trong hệ thống phần mềm ERP. “ERP là hệ thống phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống đã tích hợp các hoạt động kinh doanh của nhiều vùng hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp thành một hệ thống chung với một cơ sở dữ liệu chung. Nó bao gồm các phân hệ cơ bản nhằm hỗ trợ các hoạt động marketing, tài chính, kế tốn, sản xuất và quản trị nguồn nhân lực”. Nguyễn Bích Liên (2012, trang 14). “Phân hệ tài chính kế tốn bao gồm hệ thống quản lý chính, hệ thống sổ cái của doanh nghiệp. Phân hệ tài chính là phân hệ xƣơng sống, không thể thiếu của bất cứ phần mềm ERP nào” Nguyễn Bích Liên (2012, trang 17).
3.2.1.2. Phân loại phần mềm kế tốn và các tính năng
Phân loại phần mềm kế tốn theo nguồn gốc và mục đích hình thành - quan điểm này đƣợc trình bày trong giáo trình Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp của Nguyễn Phƣớc Bảo Ấn và cộng sự, 2012 - thì PMKT đƣợc chia thành hai nhóm chính là (1) PMKT đƣợc thiết kế theo yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp khách hàng và (2) các PMKT trọn gói đƣợc thiết sẵn và sử dụng cho nhiều đối tƣợng khác nhau.
Nhóm PMKT được thiết kế theo yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp khách hàng, bao gồm PMKT tự viết và thuê viết. Nhóm phần mềm này có rủi ro cao bởi vì thƣờng khó nâng cấp và có thể làm phát sinh thêm
chi phí cho doanh nghiệp về sau khi có các sai sót phát sinh. Doanh nghiệp phải ln có đội ngũ làm phần mềm có kiến thức CNTT nhất định và phải ln duy trì đội ngũ này (Trần Phƣớc, 2007). Trƣờng hợp th viết thì doanh nghiệp có thể phải đặt mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp phần mềm, thông thƣờng đây là phần mềm sử dụng trong các doanh nghiệp có qui mơ lớn, có nhiều đặc điểm xử lý và u cầu thơng tin đặc thù mà một PMKT thiết kế sẵn khó có thể đáp ứng đƣợc.
Nhóm PMKT trọn gói được thiết sẵn và được sử dụng cho nhiều đối tượng. Các phần mềm này đƣợc thiết kế dựa trên những đặc điểm chung
nhất của một hệ thống kế tốn xử lý trong mơi trƣờng máy tính và có thể sử dụng cho nhiều đối tƣợng, và do đó chi phí bỏ ra để có phần mềm cũng không cao. Phần mềm thiết kế sẵn hầu hết chỉ thoả mãn một phần yêu cầu khách hàng sử dụng, khả năng thay đổi tuỳ biến của phần mềm là hạn chế và vì vậy việc tổ chức ứng dụng các PMKT trọn gói nhằm khai thác tối đa khả năng của phần mềm, vừa thoả mãn các yêu cầu, vừa phù hợp với doanh nghiệp là một q trình khơng đơn giản.
Các hình thức đầu tƣ - khai thác sử dụng
Theo kết quả khảo sát của tác giả Trần Phƣớc (2007) thì có 184 doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm trong cơng tác kế tốn, trong đó 123 đơn vị sử dụng phần mềm đóng gói chiếm tỉ lệ 67% và có đến 61 đơn vị tự thiết kế PMKT để sử dụng chiếm 33%. Loại PMKT này đƣợc các doanh nghiệp trả lời tự thiết kế trên nền tảng hai ứng dụng phổ biến là Access (5 đơn vị) và Excel (56 đơn vị).
3.2.2. Hiệu quả sử dụng
Đánh giá của tác giả Trần Phƣớc về việc triển khai thiết kế hay lựa chọn PMKT thì có những ƣu và nhƣợc điểm sau đây:
3.2.2.1. Đối với phần mềm tự thiết kế.
Ƣu điểm: do thực hiện các số liệu thực tế tại các doanh nghiệp nên khi kết quả khơng đạt thì có thể điều chỉnh lại chƣơng trình ngay.
Nhƣợc điểm: khơng có tính chun nghiệp nên hiệu quả mang lại khơng cao, vì nhân viên kế tốn có thể vừa là lập trình viên vừa làm kế tốn hay nhân viên của phịng điện tốn thiết kế.
3.2.2.2. Đối với phần mềm đóng gói
Ƣu điểm: - Hiệu quả mang lại cao do đội ngũ khảo sát, phân tích, thiết kế và lập trình phần mềm đƣợc tổ chức có hệ thống và khoa học.
- Độ tin cậy và tính chính xác cao hơn so với phần mềm tự thiết kế chỉ sử dụng tại doanh nghiệp, do đƣợc triển khai và đƣợc kiểm chứng qua nhiều báo cáo kế toán ở nhiều doanh nghiệp.
Nhƣợc điểm: Việc lựa chọn một phần mềm đóng gói áp dụng phù hợp đối với mỗi doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng.