CHƢƠNG 1 : PHẦN MỞ ĐẦU
4.2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
phần hành và tiện ích khơng hoặc chƣa cần thiết sử dụng đến. Thì việc lựa chọn phần mềm kế tốn đó sẽ gây ra sự lãng phí dẫn đến hiệu suất của việc sử dụng phần mềm thấp. Lợi ích từ việc ứng dụng phần mềm khơng tƣơng xứng với chi phí đầu tƣ là nguyên do hàng đầu các doanh nghiệp nhỏ và vừa băn khoăn khi lựa chọn phần mềm kế tốn. Vì thế, các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa đƣợc xem xét trên phƣơng diện đảm bảo cân đối giữa lợi ích - chi phí so sánh hiệu quả mang lại với chi phí đầu tƣ phần mềm của doanh nghiệp.
4.2. CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Từ kết quả khảo sát, luận văn đƣa ra các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán, đã đƣợc các doanh nghiệp nhỏ và vừa quan tâm khi thựa hiện việc lựa chọn phần mềm kế tốn gồm hai nhóm tiêu chí. Nhóm tiêu chí đầu tiên đó là phần mềm phải phù hợp với các yêu cầu của ngƣời sử dụng. Nhóm tiêu chí thứ hai là phần mềm kế tốn phải có khả năng đáp ứng phần lớn các tính năng nhƣ: linh hoạt, xử lý chính xác số liệu, bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu.
4.2.1. Phần mềm kế toán phải phù hợp các yêu cầu của ngƣời sử dụng
4.2.1.1. Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Đây cũng là tiêu chí bắt buộc mà doanh nghiệp phải quan tâm đầu tiên theo quy định của thông tƣ 103/2005/TT- BTC.
4.2.1.2. Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người sử dụng. Doanh nghiệp nhỏ và
phần mềm có hƣớng dẫn thao tác và quy trình làm việc ngay trên màn hình máy tính ln đƣợc các doanh nghiệp nhỏ và vừa chú ý.
4.2.1.3. Phần mềm thân thiện, dễ sử dụng. Bên cạnh tài liệu hƣớng dẫn sử dụng
và các buổi đào tạo, huấn luyện từ nhà cung cấp còn cần phải tạo thuận lợi cho ngƣời dùng, ví dụ giảm đến mức tối đa khối lƣợng cơng việc cho kế tốn sẽ mang lại hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm.
4.2.2. Phần mềm kế tốn có khả năng đáp ứng các tính năng
4.2.2.1. Tính năng linh hoạt của phần mềm
Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế tốn và chính sách tài chính mà khơng ảnh hƣởng đến cơ sở dữ liệu đã có. Thực chất các doanh nghiệp đƣợc khảo sát ít quan tâm đến tính linh hoạt của phần mềm kế tốn với tỉ lệ thấp nhất 8,24%. Tuy nhiên, tính năng này là nguyên nhân chiếm tỉ lệ cao nhất trong các vấn đề dẫn đến sự chƣa hài lịng hồn toàn từ phần mềm hiên tại ở các doanh nghiệp.
4.2.2.2. Độ tin cậy, chính xác của phần mềm
Cũng nhƣ tính linh hoạt, tiêu chí về độ tin cậy, chính xác của phần mềm đứng vị trí thứ hai về sự chƣa hài lòng từ phần mềm hiện tại. Do vậy, doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm cần lƣu tâm đến tiêu chí này. Ví dụ nhƣ đảm bảo sự phù hợp không trùng lắp giữa các số liệu kế toán, khả năng phát hiện, ngăn chặn các sai sót khi nhập liệu và q trình xử lý thơng tin kế tốn.
4.2.2.3. Bảo mật và an tồn
Bảo mật - kiểm sốt truy cập hệ thống và sao lƣu dự phòng dữ liệu là các tính năng đƣợc khá nhiều doanh nghiệp trong mẫu khảo sát quan tâm. Khả năng phân quyền đến từng ngƣời sử dụng và khả năng lƣu lại các dấu vết sửa chữa số liệu kế tốn. Phịng trƣờng hợp trong q trình sử dụng phần mềm có các sự cố kỹ thuật đơn giản, phần mềm có khả năng phục hồi đƣợc các dữ liệu, thơng tin kế tốn là điều hết sức cần thiết.
4.2.2.4. Tính phổ biến của phần mềm
Tính năng phổ biến thƣờng đƣợc quan tâm đó là sự phù hợp, sự tƣơng thích giữa phần mềm với phần cứng và các chƣơng trình ứng dụng khác cũng nhƣ khả năng liên kết dữ liệu với Microsoft Excel, Access, . . .
4.2.2.5. Cam kết bảo hành, bảo trì
Tính ổn định của phần mềm thể hiện qua các cam kết sau bán hàng từ nhà cung cấp phần mềm nhƣ thời gian bảo hành, chế độ dịch vụ bảo trì. Khi doanh nghiệp có phát sinh nhu cầu tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác của doanh nghiệp, nhà cung cấp phải có các giải pháp hỗ trợ thích hợp.
4.2.2.6. Chi phí đầu tư và sử dụng
Với qui mơ nhỏ và vừa thì đa phần các doanh nghiệp ln phải cân nhắc đến giá phí bản quyền của phần mềm. Tuỳ theo khả năng về tài chính mà các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm có tính kiểm sốt, tính ổn định cao cùng với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp khơng có khả năng mua một phần mềm bản quyền thì cũng nên cân nhắc đến các rủi ro có thể gặp phải trong q trình sử dụng.
Các tiêu chí này theo chúng tơi cũng phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang hoạt động trên phạm vi cả nƣớc. Bởi về cơ bản khơng có sự khác biệt lớn giữa doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên địa bàn Quận Tân Phú với các địa bàn khác Quận thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, cũng nhƣ các địa phƣơng khác ở Việt Nam.