CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.4 Triển khai ERP tại thị trƣờng Việt Nam
Tại thị trường Việt Nam, ERP được xem là mới mẻ, chỉ bắt đầu triển khai vào đầu những năm 2000. Chủ đề về ERP cũng khá sôi động với nhiều bài viết, bài phân tích về việc triển khai ERP từ các chuyên gia trong ngành theo kinh nghiệm hoặc đánh giá chủ quan của người viết. Hiện chưa có một cơng trình nghiên cứu hồn chỉnh chuyên sâu về ngành ERP tại thị trường Việt Nam. Trong mục này, tác giả sẽ tổng hợp thông tin dựa theo các bài viết trên các tạp chí, các forum chuyên ngành ERP và qua kinh nghiệm của các nhà tư vấn triển khai, các doanh nghiệp đã triển khai.
Mục đích việc tổng hợp thông tin việc triển khai ERP tại thị trường Việt Nam nhằm phân tích, đánh giá để tìm ra những tính chất riêng biệt, đặc thù riêng tác động đến các nhân tố ảnh hưởng tới việc triển khai thành công dự án ERP tại thị trường Việt Nam. Thơng qua việc tổng hợp thơng tin, phân tích, đánh giá và kết hợp với phỏng vấn
với các chun gia trong ngành nhằm đề xuất mơ hình lý thuyết phù hợp cũng như xây dựng, điều chỉnh thang đo cho các khái niệm nghiên cứu.
2.4.1 Nhà cung cấp phần mềm triển khai
Là các nhà xây dựng các gói phần mềm ERP. Tại thị trường Việt Nam, phần mềm ERP hiện có hai nguồn:
- Phần mềm trong nước: Trong những giai đoạn trước, các doanh nghiệp thường có xu hướng tự phát triển phần mềm và theo thời gian họ bổ sung dần thành phần mềm quản lý các nghiệp vụ của doanh nghiệp. Cũng có những cơng ty phần mềm phát triển các phần mềm quản lý và triển khai cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các phần mềm này thiết kế một cách rời rạc, theo đặc thù riêng của doanh nghiệp và không phải là phần mềm ERP.
Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp phần mềm trong nước cũng đi theo xu hướng xây dựng phần mềm ERP. Tuy nhiên do giới hạn về tài chính, năng lực con người, phương pháp … mà các phần mềm ERP trong nước vẫn có những giới hạn nhất định. Những phần mềm ERP trong nước thường tập trung vào phân khúc thị trường nhỏ, họ vừa triển khai vừa nâng cấp, mở rộng chức năng phần mềm.
- Phần mềm nước ngoài: Các phần mềm ERP nước ngoài hiện nay đã xâm nhập vào thị trường Việt Nam. Các hãng lớn phải kể tới như: SAP, ORACLE, Microsoft, Infor, … Những phần mềm này gần như đã hoàn thiện bao gồm đầy đủ các module ứng dụng và cũng được xây dựng riêng cho một số ngành nghề riêng biệt. Những phần mềm này đã xây dựng sẵn các gói ứng dụng đã được tham số hóa. Khi triển khai tùy vào quy mơ doanh nghiệp, quy trình nghiệp vụ, chức năng nghiệp vụ mà nó được cấu hình để phù hợp với doanh nghiệp. Các hãng phần mềm lớn của nước ngoài tham gia vào thị trường Việt Nam đều có cơng ty đại diện tại Việt Nam tham gia vào công tác kinh doanh, hỗ trợ triển khai dự án.
2.4.2 Doanh nghiệp triển khai ERP tại Việt Nam
Mặc dù hiện nay các nhà sản xuất phần mềm trong nước và ngoài nước đều đưa ra được nhiều giải pháp cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau với giá từ vài chục ngàn đến vài triệu USD (PC World B số tháng 11/2003), nhưng phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm đến triển khai ERP hiện nay đều là những doanh nghiệp lớn với doanh số từ vài trăm tỉ đồng trở lên. Chính vì thế họ quan tâm đến các giải pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracle, là hai giải pháp có thị phần lớn nhất thế giới. Vì vậy danh sách 102 doanh nghiệpViệt Nam ứng dụng thành công ERP đều dùng 2 giải pháp này - theo số liệu thống kê tháng 02/2010 <Uhttp://eac.com> [ngày truy cập: 01/04/2014]. Hiện nay số doanh nghiệp triển khai và ứng dụng ERP chỉ khoảng 1,1% số doanh nghiệp cả nước.
Các doanh nghiệp có qui mơ nhỏ và vừa thường khó có đủ khả năng đáp ứng về mặt tài chính cho các giải pháp ERP hàng đầu thế giới nên thường chọn các giải pháp ở mức độ thấp hơn như Microsoft, Infor hoặc các giải pháp nội.
Để một hệ thống ERP hoạt động hiệu quả, ngồi chi phí bản quyền phần mềm cịn cần các chi phí triển khai, huấn luyện, bảo dưỡng phần mềm (mà thông thường những chi phí này có thể cao bằng hoặc hơn chi phí bản quyền). Ngồi ra, q trình triển khai hệ thống ERP thường kéo dài từ 6 tháng tới 18 tháng hoặc hơn tùy theo qui mơ doanh nghiệp. Do đó rất cần một ban quản lý doanh nghiệp có đủ kinh nghiệm và kiến thức để chọn lựa giải pháp ERP phù hợp qui mơ, khả năng tài chính và nguồn lực nhân sự; có đủ quyết tâm và cam kết theo đuổi dự án đã chọn.
2.4.3 Các nhà tư vấn triển khai ERP tại Việt Nam
Trên thế giới, xu hướng hiện nay là chun mơn hóa giữa nhà sản xuất phần mềm, nhà bán lẻ dịch vụ bản quyền và nhà cung cấp dịch vụ triển khai để đảm bảo tính chun mơn hóa, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và thị phần. Các nhà sản xuất phần mềm Việt Nam vì có các giới hạn nhất định nên thường kiêm ln vai trị nhà bán
lẻ và triển khai dịch vụ tư vấn, cài đặt phần mềm vì vậy có các hạn chế về sự đa dạng thị trường và chất lượng phần mềm.
Đối với các sản phẩm ERP nguồn gốc nước ngoài, hiện tại ở Việt Nam có nhiều nhà tư vấn triển khai (hoặc chỉ tư vấn độc lập cách giải quyết và sau đó chuyển doanh nghiệp khác triển khai ERP) trong đó lớn nhất là 2 nhà tư vấn và triển khai FPT và Pythis. Họ là các đối tác chiến lược của SAP, Oracle tại Việt Nam. Các sản phẩm của SAP và Oracle được FPT và Pythis triển khai tập trung chủ yếu ở các doanh nghiệp có qui mơ lớn. Tuy vậy, hiện nay thị trường qui mô vừa và nhỏ cũng đang được quan tâm đầu tư.
Hiện nay số lượng các nhà tư vấn triển khai ở Việt Nam vẫn còn hạn chế về kinh nghiệm do số lượng doanh nghiệp triển khai chưa nhiều. Do thực tế quản lý tại các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều khác biệt với giải pháp chuẩn của ERP, nên một phần mềm ERP không thể áp dụng nguyên bản hoàn toàn vào một doanh nghiệp mà sẽ phải có các chỉnh sửa phù hợp. Tùy vào tính chất của các cơng việc, có thể phân loại chỉnh sửa gồm các việc sau:
- Phát triển thêm các báo cáo theo quy định của bộ tài chính hoặc các báo cáo đặc thù của doanh nghiệp.
- Phát triển thêm các chức năng nghiệp vụ mà hệ thống chưa có hoặc đáp ứng chưa đầy đủ các tình huống xuất hiện tại doanh nghiệp.
- Phát triển thêm các module đặc thù của doanh nghiệp, gọi là đặc thù vì trong một số ngành nghề chuyên biệt, các bài toán quản lý chưa được các hãng phần mềm tích hợp vào hệ thống.
- Chỉnh sửa một số chức năng của phần mềm để đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Khi tiến hành khảo sát sơ bộ để tìm hiểu giải pháp cũng như trong giai đoạn đàm phán hợp đồng, việc hiểu biết chi tiết các nghiệp vụ đặc thù riêng cho doanh nghiệp là rất khó. Mặt khác, khách hàng nếu khơng có kiến thức và kinh nghiệm phát triển hệ
thống thường không nêu ra được hết các yêu cầu ngay từ đầu giai đoạn phân tích vì vậy mà các vấn đề sẽ phát sinh trong các giai đoạn tiếp theo. Vì vậy nếu nhà tư vấn có kinh nghiệm thì sẽ xác định rõ ràng khối lượng công việc và mức độ hoàn thành mỗi giai đoạn, biết cách đặt ra những câu hỏi dẫn dắt và trình bày các yêu cầu của doanh nghiệp rõ ràng để hạn chế được các phát sinh bất đồng giữa nhà tư vấn và doanh nghiệp ở giai đoạn sau.
Nhà tư vấn và triển khai cần cân nhắc để đưa ra giải pháp giải quyết phù hợp. Với những quyết định tùy chỉnh phần mềm cần phân định rõ do chức năng phần mềm chưa đáp ứng nghiệp vụ hay do quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp chưa được chuẩn hố. Người sử dụng thường có xu hướng đưa nguyên công việc hoạt động hiện tại vào hệ thống mà ít chú ý đến yếu tố thay đổi quy trình quản lý cho tối ưu hơn dẫn đến các yêu cầu tùy chỉnh bị sai.
Với các yêu cầu đặc thù ngành thì cần chú ý đến độ khó và ảnh hưởng của thời gian thực hiện tùy chỉnh đến tiến độ dự án cũng như kinh phí phát sinh để quyết định thực thi. Có nhiều trường hợp do doanh nghiệp quá chú tâm vào yêu cầu này dẫn đến tiến độ bị ảnh hưởng lớn, đến khi vận hành khai thác lại đạt hiệu quả thấp.
Một trong các yêu cầu khác mà doanh nghiệp khách hàng thường yêu cầu là đáp ứng các tiện ích sử dụng trong phần mềm. Ví dụ như yêu cầu nhiều dữ liệu phải thể hiện trên cùng một màn hình hoặc hệ thống cho phép chỉnh sửa các dữ liệu đã kết thúc giao dịch. Các yêu cầu kiểu này cần được xem xét nghiêm túc dưới góc độ nhà quản lý vì biên giới giữa thuận lợi cho người dùng và việc phá vỡ quy trình chuẩn của phần mềm là rất mong manh. Vì thế khi gặp các yêu cầu thay đổi về mặt “tiện ích”, đặc biệt là vấn đề hiệu chỉnh dữ liệu, nhà từ vấn cần phải giữ vững nguyên tắc để tránh sa lầy vào những yêu cầu không cần thiết giúp hệ thống khai thác đúng với quy trình đã đặt ra. Theo nhiều chuyên gia ERP tại Việt Nam thì các nhà tư vấn thay vì đi thuyết phục, chứng minh giải pháp thì họ lại dễ chiều theo các yêu cầu chỉnh sửa của khách hàng. Vì vậy, nhà tư vấn có kinh nghiệm tốt sẽ biết sự lựa chọn đúng đắn giữa yêu cầu doanh
nghiệp và qui trình chuẩn một cách hợp lý để giúp doanh nghiệp có một giải pháp ERP phù hợp.
Do việc triển khai ERP tại Việt Nam còn mới, vẫn còn những sự khác biệt nhất định trong việc vận hành quy trình hệ thống, chức năng nghiệp vụ, thói quen sử dụng nên dịch vụ tư vấn, sửa chữa, bảo hành, bảo trì hệ thống, khắc phục sự cố là rất quan trọng. Thực tế tại Việt Nam các doanh nghiệp đều ưu tiên lựa chọn các nhà nhà cung cấp dịch vụ triển khai ERP với cam kết hỗ trợ tối đa về thời gian và tiến độ bảo trì hệ thống.
2.4.4 Đặc điểm con người và văn hóa doanh nghiệp Việt Nam
Văn hoá doanh nghiệp Việt Nam ảnh hưởng của nền văn hố phương Đơng, nên vẫn mang nặng sự ảnh hưởng của người chủ doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ doanh nghiệp thường tác động vào hầu hết các quyết định lớn nhỏ của doanh nghiệp và thường đưa người trong gia đình vào nắm các vị trí trọng yếu trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp Việt Nam thường muốn các lợi ích trước mắt chứ ít chịu xây dựng quan hệ với tầm nhìn dài hạn và ít thích sử dụng các dịch vụ hỗ trợ kinh doanh. Chẳng hạn, đối với các nhà tư vấn triển khai nước ngồi, đối với chính sách bán hàng ERP, họ tách biệt rõ giữa chi phí bản quyền phần mềm và chi phí triển khai (thường là bằng hoặc lớn hơn giá trị phần mềm). Ngược lại, các hãng phần mềm và khách hàng Việt Nam thì chi phí bản quyền và chi phí triển khai gộp chung. Vì vậy muốn bán được phần mềm, nhiều doanh nghiệp có thể cắt giảm bớt chi phí triển khai nên chất lượng tư vấn triển khai sẽ bị hạn chế.
Phần lớn các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện đang thực hiện qui trình quản lý và kinh doanh mang tính thủ cơng. Mặc dù đã chuyển sang quản lý theo qui trình, nhưng các qui trình hoạt động vẫn mang tính đơn lẻ, rời rạc và lập kế hoạch mang tính chắp vá; mức độ hợp tác giữa các bộ phận thực hiện và tuân thủ theo qui trình chưa cao. Do
sự hiểu biết về ERP tại Việt Nam vẫn cịn mới mẻ, vì vậy vấn đề về kỹ năng và thao tác cơng nghệ của người lao động cịn yếu. Ý thức về tuân thủ kỷ luật chưa cao và kỹ năng ngoại ngữ còn hạn chế (theo kinh nghiệm triển khai của Pythis).
Trong việc thực hiện triển khai ERP, vấn đề văn hố doanh nghiệp có tác động quan trọng vì nó chi phối đến tư tưởng, quan điểm và hành động của các nhà quản lý cũng như nhân viên. Trong thực tế, tại các doanh nghiệp Việt Nam, ít doanh nghiệp nhận thức rõ ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp tới hiệu quả hoạt động doanh nghiệp nên vẫn chưa chú trọng việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
2.5 Phân tích các nhân tố chính quyết định việc triển khai thành công dự án ERP tại Việt Nam
Trong phần tổng kết lý thuyết đã nêu trong phần 2.3, đã có rất nhiều cơng trình nghiên cứu được thực hiện về các nhân tố quyết định đến sự triển khai thành công dự án ERP. Các công trình nghiên cứu này chủ yếu thực hiện tại các nước phát triển trong điều kiện ngành công nghệ phần mềm đã phát triển, trình độ quản lý của các doanh nghiệp đã hồn thiện. Các cơng trình nghiên cứu về ERP tại các nước đang phát triển hiện không nhiều (theo tổng kết lý thuyết), các nghiên cứu đã cho thấy có một sự khác biệt nhất định trong các môi trường triển khai khác nhau sẽ có kết quả là khác nhau. Việt Nam là một nước đang phát triển, việc triển khai ERP chỉ bắt đầu từ đầu những năm 2000 và hiện nay tỷ lệ các doanh nghiệp triển khai ERP hiện không nhiều <Uhttp://eac.com> [ngày truy cập: 01/04/2014]. Theo các doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP tại Việt Nam, việc triển khai ERP tại Việt Nam tiềm ẩn nhiều rủi ro và thực tế cho thấy tỷ lệ thành cơng khơng cao.
Chính vì vậy, để tránh những nhận định chủ quan trong việc áp dụng các mơ hình nghiên cứu theo mơ hình thực hiện tại các nước khác, nghiên cứu này ngoài việc sử dụng thông tin tổng hợp, phân tích về triển khai ERP tại thị trường Việt Nam trong phần 2.4 cịn tiến hành nghiên cứu định tính sơ bộ (phụ lục 1) thơng qua thảo luận tay
đơi, thảo luận nhóm với các chuyên gia trong ngành, các doanh nghiệp đã triển khai để khám phá, điều chỉnh lại một số khái niệm cho phù hợp với môi trường triển khai ERP tại Việt Nam.
Kết quả nghiên cứu định tính đã khẳng định những nhân tố quan trọng với các khía cạnh nổi bật (biến quan sát) quyết định đến việc triển khai ERP tại thị trường Việt Nam. Ngoài ra nghiên cứu cũng cho thấy một nhân tố quan trọng khác có ảnh hưởng đó là nhân tố “Văn hóa doanh nghiệp” được thể hiện qua các đặc điểm: Sự hợp tác của các thành viên dự án; Sự tuân thủ các quy định, quy trình xử lý nghiệp vụ; Sự sẵn sàng chia sẻ và hỗ trợ công việc của các thành viên dự án
2.5.1 Doanh nghiệp sẵn sàng chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ hiện tại
Như đã tổng kết lý thuyết trong phần trên, việc thay đổi, chuẩn hóa lại quy trình quản lý tại doanh nghiệp sẽ giúp cho quy trình nghiệp vụ sẽ phù hợp hơn với quy trình ERP, từ đó sẽ làm giảm các chỉnh sửa hệ thống ERP và làm tăng thành công của dự án ERP. Tại thị trường Việt Nam, ERP chỉ mới được bắt đầu từ những năm 2000, trải qua một giai đoạn triển khai, theo các chuyên gia trong ngành ERP thì doanh nghiệp cần chuẩn hóa lại quy trình trước khi triển khai ERP, đối với các doanh nghiệp đã triển khai quy trình ISO thì triển khai ERP sẽ được thuận lợi hơn. Để chuẩn hóa quy trình thì áp dụng ISO được đánh giá là giải pháp đúng đắn nhất trong điều kiện hiện nay. Với ISO, việc chuẩn hóa quy trình được ban hành và phổ biến dưới dạng văn bản, có hiệu lực thi hành và có những biện pháp, chế tài đảm bảo thực hiện tốt các quy định. Trên thực tế, rất nhiều DN Việt Nam đã áp dụng ISO thành công trong việc chuẩn hóa các