CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.5 Phân tích các nhân tố chính quyết định việc triển khai thành cơng dự án
2.5.1 Doanh nghiệp sẵn sàng chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ hiện tại
Như đã tổng kết lý thuyết trong phần trên, việc thay đổi, chuẩn hóa lại quy trình quản lý tại doanh nghiệp sẽ giúp cho quy trình nghiệp vụ sẽ phù hợp hơn với quy trình ERP, từ đó sẽ làm giảm các chỉnh sửa hệ thống ERP và làm tăng thành công của dự án ERP. Tại thị trường Việt Nam, ERP chỉ mới được bắt đầu từ những năm 2000, trải qua một giai đoạn triển khai, theo các chuyên gia trong ngành ERP thì doanh nghiệp cần chuẩn hóa lại quy trình trước khi triển khai ERP, đối với các doanh nghiệp đã triển khai quy trình ISO thì triển khai ERP sẽ được thuận lợi hơn. Để chuẩn hóa quy trình thì áp dụng ISO được đánh giá là giải pháp đúng đắn nhất trong điều kiện hiện nay. Với ISO, việc chuẩn hóa quy trình được ban hành và phổ biến dưới dạng văn bản, có hiệu lực thi hành và có những biện pháp, chế tài đảm bảo thực hiện tốt các quy định. Trên thực tế, rất nhiều DN Việt Nam đã áp dụng ISO thành cơng trong việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ. Quy trình chuẩn hóa và ERP có mối quan hệ tương hỗ với nhau. Nếu quy trình đã được chuẩn hóa, việc triển khai ERP rất thuận lợi. Ngược lại, nếu DN chưa chuẩn hóa quy trình thì ERP chính là cơng cụ đắc lực để chuẩn hóa quy trình của DN (Ngọc Mai, PCWorld).
Trong thực tế triển khai tại Việt Nam, trong trường hợp quy trình ERP khơng tương thích với quy trình hiện hành của doanh nghiệp thì chúng ta có hai lựa chọn: hoặc điều chỉnh quy trình ERP để tương thích với quy trình tại doanh nghiệp, hoặc ngược lại, thực hiện điều chỉnh quy trình của doanh nghiệp để tương thích với ERP (Haft, R.R. and M.M. Umble 2003). Đối với những phần mềm được xây dựng theo tiêu chuẩn hóa của các hãng lớn, chi phí cho việc điều chỉnh phần mềm là rất cao và mang lại rủi ro cho doanh nghiệp vì việc điều chỉnh như vậy đụng đến các vấn đề về điều chỉnh phần mềm và các đối tác triển khai khó có thể kiểm sốt được tồn bộ những vấn đề thay đổi, vơ hình tạo ra những rủi ro nhất định. Vì vậy phương án tốt nhất là doanh nghiệp cần điều chỉnh lại quy trình nghiệp vụ hiện tại của doanh nghiệp (C.P. Holland and B. Light 1999), (P. Bingi, M.K. Sharma, and J.K. Godla 1999). Theo kinh nghiệm của các đối tác triển khai thì đây là phương án tối ưu nhất. Tuy nhiên ở góc độ doanh nghiệp, họ cũng có những lý lẽ riêng và đơi lúc doanh nghiệp từ chối việc sửa đổi. Việc thay đổi tổ chức, quy trình cũng sẽ đụng chạm đến quyền lợi của một bộ phận các nhân viên trong doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề giao tiếp, trao đổi thông tin giữa đối tác triển khai, lãnh đạo, nhân viên trong doanh nghiệp cần phải được đưa ra để bàn thảo, các nhà quản lý phải làm cho nhân viên hiểu rõ được các sự thay đổi tổ chức, quy trình và đảm bảo không ảnh hưởng đến quyền lợi của họ (J.B. Moosbruker and R.D. Loftin) Chính vì vậy, giả thuyết đặt ra là:
H1: Việc doanh nghiệp sẵn sàng trong việc thay đổi/chuẩn hóa lại quy trình nghiệp vụ sẽ làm tăng khả năng thành công của triển khai dự án ERP.