CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TỐN CƠNG NỢ
3.2. ĐẶC ĐIỂM CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY
3.2.2. Đặc điểm các khoản phải thu, phải trả tại công ty
Cơng ty TNHH Phần mềm FPT có đặc thù thuộc nhóm ngành khoa học kỹ thuật ứng dụng trên máy vi tính nên các khoản chi phí đầu vào của cơng ty sẽ đa phần liên quan đến mua hàng hóa, trang thiết bị, máy vi tính phục vụ cho quá trình sản xuất của cơng ty hoặc các khoản chi phí dịch vụ tiếp khách, cơng tác. Do đó, khoản phải trả cơng ty chủ yếu là các khoản mua sắm đồ dùng, thiết bị, máy móc, linh kiện và các khoản thanh tốn chi phí điện, nước, internet, chi phí cho các dịch vụ tiếp khách
Ở các khoản thanh toán của khách hàng, tần suất phát sinh sẽ ít hơn so với nghiệp vụ mua vào. Thường, các khoản này sẽ được thanh toán sau khi nghiệm thu dự án hoặc
56
thanh lý hợp đồng; cũng có những khoản trả chậm thành nhiều lần, tùy theo thỏa thuận của hai bên, nhưng khoảng cách về thời gian giữa từng lần xuất khá xa.
Vì vậy, ở đề tài này chỉ trình bày những khoản mục thường gặp như: khoản phải thu khách hàng, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, phải thu khác, khoản phải trả người bán, thuế GTGT đầu ra, phải trả người lao động và phải trả khác.
3.3. KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU
3.3.1. Kế toán phải thu khách hàng 3.3.1.1. Khái niệm 3.3.1.1. Khái niệm
Khoản phải thu khách hàng tại doanh nghiệp phát sinh từ việc bán các sản phẩm phần mềm, xuất khẩu phần mềm hoặc gia cơng phần mềm theo u cầu. Kế tốn phải thu cũng có trách nhiệm lưu trữ, theo dõi và quản lý tiến độ của các hợp đồng đầu ra, xuất hóa đơn GTGT cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp bán sản phẩm, cung ứng dịch vụ cho bên khách hàng.
Quy trình ghi nhận các khoản phải thu khách hàng
Sơ đồ 3.1: Quy trình ghi nhận các khoản phải thu khách hàng
57
Khách hàng sẽ đặt hàng và nhận được báo giá qua bộ phận Bán hàng (Sale) (1,2) . Nếu báo giá này được duyệt, hai bên sẽ tiến đến việc ký kết hợp đồng. Ngược lại, nếu báo giá không được duyệt, bộ phận Bán hàng sẽ trao đổi, thương lượng lại với khách để đi đến phương án phù hợp nhất cho cả hai bên (3).
Hợp đồng sau khi được ký kết và phê duyệt đầy đủ, khách hàng sẽ giữ một bản và công ty giữ một bản (4). Bộ phận Bán hàng chủ động liên hệ với Bộ phận sản xuất để trao đổi yêu cầu về công việc. Bộ phận gia công bắt đầu làm việc theo yêu cầu và tiến độ trên hợp đồng (5). Sau khi hồn thành cơng việc, bộ phận Sản xuất bàn giao sản phẩm cho khách hàng (6) để tiến hành nghiệm thu (7).
Trong q trình nghiệm thu (8):
• Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu, Khách hàng và bên Sản xuất cần xem xét lại để sửa chữa và hồn thiện sản phẩm.
• Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, bên Khách hàng sẽ làm đề nghị xuất hóa đơn gửi về cho bộ phận Bán hàng của công ty.
Bộ phận Bán hàng sẽ gửi Bộ đề nghị xuất hóa đơn cho phịng Kế tốn, trong bộ chứng từ sẽ có kèm đề nghị xuất hoá đơn và biên bản nghiệm thu (9). Kế toán phải thu lúc này sẽ làm nhiệm vụ ghi nhận doanh thu, lưu trữ hợp đồng gốc và xuất hóa đơn đầu ra (10).
Hợp đồng đầu ra của FPT Software sẽ đa dạng về quy định thời hạn thanh tốn, hợp đồng có thể sẽ được khách hàng thanh tốn một lần cho tồn bộ giá trị hợp đồng, cũng có thể chia thành nhiều đợt thanh tốn, hoặc sẽ là hợp đồng thỏa thuận cung cấp dịch vụ dài hạn (tức là khách hàng thanh toán và cơng ty xuất hóa đơn cho khách hàng vào định kỳ). Thời hạn thanh toán sẽ được quy định rõ ràng trên hợp đồng, thường là ngay sau khi hai bên hồn thành nghĩa vụ và có nghiệm thu, hoặc biên bản bàn giao sẽ là lúc khách hàng thanh tốn.
Hóa đơn GTGT đầu ra của cơng ty gồm 3 liên, liên 1 kế toán phải thu sẽ lưu tại phòng cùng với bộ chứng từ. Liên 2 bộ phận sale sẽ lưu nội bộ và gửi liên 3 đến khách hàng. Thời điểm xuất hoá đơn sẽ ghi nhận doanh thu và khoản phải thu, hoặc tất toán khoản ứng trước (tài khoản 1312), cộng thuế GTGT đầu ra (nếu có).
3.3.1.2. Ngun tắc hạch tốn
Nguyên tắc hạch toán tài khoản phải thu khách hàng của FPT Software là:
- Tài khoản này phản ánh tình hình thanh tốn các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp về tiền bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ.
58
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
- Khoản phải thu cần được theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.
- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải thu tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó địi hoặc có khả năng khơng thu hồi được, để xác định số trích lập dự phịng phải thu khó địi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu khơng địi được.
- Nếu sản phẩm đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá sản phẩm hoặc trả lại sản phẩm đã giao.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
• Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ “tài khoản phải thu” áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước.
• Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có) kế tốn phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được thay bằng tỷ giá bình qn gia quyền của các giao dịch đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên “Có tài khoản phải thu” áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước.
- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
59
3.3.1.3. Tài khoản và chứng từ sử dụng
• Tài khoản
Cơng ty FPT Software sử dụng tài khoản 131 – Phải thu khách hàng để hạch toán các khoản phải thu. Tài khoản này phản ánh tình hình thanh tốn của khách hàng, bao gồm các khoản khách hàng cần thanh tốn cho cơng ty và các khoản trả trước.
Tài khoản 131 có hai tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1311: phải thu khách hàng.
- Tài khoản 1312: khách hàng ứng trước tiền hàng. Tài khoản này thường được sử dụng trong các nghiệp vụ khách hàng thanh toán thành hai đợt trở lên. Đợt 1, khách hàng thanh toán một phần giá trị hợp đồng cho công ty, khoản tiền này sẽ được ghi nhận là khoản trả trước, ứng trước tiền hàng.
• Chứng từ sử dụng
Một số chứng từ sử dụng trong giao dịch bán hàng gồm: - Phiếu báo Có của Ngân hàng
- Phiếu thu (nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Nhưng trường hợp này rất ít gặp do tổng giá trị của các hợp đồng phần mềm khá lớn)
- Hóa đơn GTGT đầu ra (liên 1 - lưu) - Biên bản nghiệm thu/ thanh lý hợp đồng - Hợp đồng/đơn đặt hàng bản (bản sao) - Biên bản bàn giao sản phẩm (nếu có)
3.3.1.4. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Nghiệp vụ 1: Ngày 30/06/2019, cơng ty TNHH Phần mềm FPT có ký kết một hợp
đồng cung cấp dịch vụ cho công ty CP Thương mại Điện tử Icom. Thời hạn hiệu lực bắt đầu từ ngày ký kết. Hợp đồng có sự thỏa thuận về điều khoản thanh toán như sau:
Tổng giá trị hợp đồng là 251.552.000 (hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT). Hợp đồng được tách thành 2 đợt thanh toán, mỗi đợt thanh toán 50% trên tổng giá trị hợp đồng.
- Đợt 1, bên khách hàng thanh toán cho bên cung cấp trong 15 ngày kể từ ngày ký. Khoản này được xem như khoản người mua ứng trước tiền hàng.
- Đợt 2, bên khách hàng thanh toán cho bên cung cấp sau khi hai bên đã chấp thuận biên bản nghiệm thu và bên khách hàng nhận được đề nghị thanh tốn và hóa đơn. Khách hàng căn cứ vào thời hạn nhận hóa đơn để thanh tốn, thời hạn trong vịng 20 ngày.
60
Hạch toán:
Đợt 1: Khách hàng thanh toán 50% giá trị hợp đồng, chuyển khoản qua ngân hàng, được xem như khoản người mua ứng trước tiền hàng.
Nợ TK 112: 62.888.000
Có TK 1312: 62.888.000
Đợt 2: Khách hàng thanh tốn 50% giá trị cịn lại của hợp đồng qua ngân hàng, sau khi nghiệm thu và nhận hóa đơn. Bên cơng ty lúc này sẽ ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ. Đồng thời 2 khoản ứng trước tiền hàng và phải thu khách hàng sẽ đối trừ với nhau. Nợ TK 112: 62.888.000 Có TK 1311: 62.888.000 Nợ TK 1312: 62.888.000 Có TK 1311: 62.888.000 Nợ TK 1311: 125.776.000 Có TK 511: 125.776.000
Chứng từ sử dụng: Phiếu báo có, Hóa đơn GTGT đầu ra, Hợp đồng cung cấp dịch vụ, Biên bản nghiệm thu, Đề nghị xuất hóa đơn,…
(Phụ lục: Hình 3.1, Hình 3.2, Hình 3.3)
Nghiệp vụ 2: Ngày 05/07/2019, cơng ty TNHH Phần mềm FPT nhận được đơn
đặt hàng từ công ty TNHH Đầu Tư Và Thương Mại AAA Việt Nam về việc cung cấp dịch vụ BPS phát sinh theo yêu cầu. Thời hạn thanh toán 15 ngày kể từ ngày hai bên chấp thuận nghiệm thu. Bên công ty làm đề nghị thanh tốn và xuất hóa đơn gửi cho khách hàng. Khi đó, nghiệp vụ này đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra.
Hạch tốn:
Nợ TK 1311: 35.866.000 Có TK 511: 35.866.000
Chứng từ sử dụng: Phiếu báo có, Hóa đơn GTGT đầu ra, Hợp đồng cung cấp dịch vụ, Biên bản nghiệm thu, Đề nghị xuất hóa đơn,…
61
Nghiệp vụ 3: Ngày 10/07/2019, phịng kế tốn nhận được Đề nghị xuất hóa đơn
của nhân viên Lại Song Vân về việc xuất hóa đơn GTGT cho Cơng ty CP Tập Đoàn Trung Nguyên về chi phí hỗ trợ lần 2, lần 3 theo phụ lục 04 hợp đồng 146/2018/HDKT/FHCM. Sau đó, hóa đơn được gửi đi để đối tác hồn tất nghĩa vụ thanh toán. Lúc này, kế toán ghi nhận nghiệp vụ khoản phải thu khách hàng.
Hạch toán:
Nợ TK 131: 76.890.000 Có TK 511: 76.890.000
62
Cơng ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh
Lơ T2 Đường D1, Khu CNC Sài Gòn, Quận 9, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131
Từ ngày : 01-07-2019 đến ngày : 31-07-2019 Số giao dịch Ngày hạch toán Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Loại tiền Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ VND 156.390.753 ... 22487 02/07/2019 GBC- 008 02/07/2019 Thu 50% hợp đồng 94/2019/HDKT/FHCM đợt 1 1121 VND 62.888.000 22489 05/07/2019 0001368 05/07/2019
Thu tiền chi phí phát sinh BPS theo yêu cầu
HD 0125/HDKT/FSOFT-AAA 511 VND
35.866.000
22525 12/07/2019 0001445 12/07/2019
Thu chi phí hỗ trợ lần 2, 3 theo phụ lục 04 hợp
đồng 146/2018/HDKT/FHCM 511 VND 76.890.000 22598 22/07/2019 0001377 22/07/2019 Thu 50% hợp đồng 94/2019/HDKT/FHCM đợt 2 1121 VND 62.888.000 22599 23/07/2019 PKT- 22599 23/07/2019 Doanh thu hợp đồng 94/2019/HDKT/FHCM- IC 511 VND 125.776.000 22603 27/07/2019 0001453 27/07/2019
Chi phí lắp đặt, triển khai ứng dụng OCR, hợp
đồng 85/2019/HDDV/FSOFTHCM 1121 VND
22.500.000
22606 28/07/2019 0001462 28/07/2019
Thu tiền phát triển, chỉnh sửa hợp đồng
108/2019/HDDV/FSOFTHCM 1121 VND 78.633.000 ... Cộng VND 210.875.210 215.755.785 Số dư cuối kỳ VND 151.510.178
63