Khái quát chung về công cụ dụng cụ

2.2.1. Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ

➢ Khái niệm

Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động khơng có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ.

➢ Đặc điểm

- Kế tốn chi tiết cơng cụ, dụng cụ phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ cơng cụ, dụng cụ. Công cụ, dụng cụ xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê phải được theo dõi về hiện vật và giá trị trên sổ kế toán chi tiết theo nơi sử dụng, theo đối tượng thuê và người chịu trách nhiệm vật chất. - Đối với cơng cụ, dụng cụ có giá trị lớn, q hiếm phải có thể thức bảo quản đặc

18 - Đối với các cơng cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh

doanh phải ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

Trường hợp cơng cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế tốn thì được ghi nhận vào Tài khoản 242 “Chi phí trả trước” và phân bổ dần vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất kinh doanh theo từng bộ phận sử dụng.

2.2.2. Phân loại công cụ dụng cụ

Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì được ghi nhận là cơng cụ, dụng cụ:

- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp;

- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong q trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mịn để trừ dần giá trị của bao bì;

- Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ; - Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;

- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,...

2.2.3. Yêu cầu quản lý công cụ dụng cụ

Hiện có quá nhiều thứ, nhiều loại CCDC ở trong kho hay đang được dùng ở các bộ phận phân xưởng, nếu khơng được theo dõi quản lí chặt chẽ sẽ gây thất thốt, lãng phí. CCDC dùng cho việc sản xuất kinh doanh, cho thuê… phải được theo dõi cả về hiện vật cũng như giá trị trên sổ sách kế toán chi tiết theo đối tượng sử dụng.

Để tổ chức tốt được việc quản lí CCDC thì cần phải có nơi chứa, bảo quản dụng cụ cần thiết để có thể cân đo đong đếm được chính xác. Xây dựng mức dự trữ cho từng loại CCDC trong kho cho cả mức tối đa và tối thiểu để đảm bảo cho việc sản xuất. Tránh tình trạng thiếu thừa CCDC trong các khâu thu mua và dự trữ.

2.2.4. Tài khoản sử dụng

Kế tốn cơng cụ dụng cụ hiện đang sử dụng tài khoản 153 – Cơng cụ, dụng cụ có kết cấu như sau:

NỢ 153 CÓ

- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, th ngồi gia cơng chế biến, nhận góp vốn;

- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê

19 - Trị giá công cụ, dụng cụ cho

thuê nhập lại kho; - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê;

- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).

- Chiết khấu thương mại được hưởng khi mua công cụ, dụng cụ;

- Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người

bán giảm giá;

- Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).

Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế

của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ.

2.2.5. Sơ đồ tài khoản 153

Tương tự với nguyên vật liệu cơng cụ, dụng cụ cũng có hai phương pháp hạch tốn chính đó là phương pháp kê khai thường xun và phương pháp kiểm kê định kỳ.

Phương pháp kê khai thường xuyên

20 Sơ đồ 2. 3 Sơ đồ hạch toán tài khoản 153 theo phương pháp kê khai thường xuyên

21

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Sơ đồ 2. 4 Sơ đồ hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ

2.3. Tính giá nhập, xuất kho của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ 2.3.1. Tính giá nhập kho của ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ

Kế toán nhập, xuất tồn kho NVL, CCDC trên tài khoản 152, 153 phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. Nội dung giá gốc của NVL, CCDC được xác định tùy theo từng nguồn nhập. Gía gốc của NVL, CCDC mua ngồi bao gồm: Gía mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế khơng được hồn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm…nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, cơng tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua NVL và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có):

- Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị của NVL, CCDC mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.

- Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu khơng được khấu trừ thì giá trị của NVL, CCDC mua vào bao gồm cả thuế GTGT.

Gía gốc của NVL, CCDC tự chế biến bao gồm: Gía thực tế của NVL xuất chế biên và chi phí chế biến.

22 Gía gốc của NVL, CCDC th ngồi gia cơng chế biến bao gồm: Gía thực tế của ngun liệu, vật liệu xuất th ngồi gia cơng chế biến, chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp, tiền th ngồi gia cơng chế biến. Gía gốc của NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá trị được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận.

2.3.2. Tính giá xuất kho của nguyên vật liệu và cơng cụ dụng cụ

Việc tính giá trị ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ xuất kho được thực hiện theo một trong ba phương pháp sau:

Phương pháp Nhập trước - Xuất trước

Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lơ hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

Phương pháp giá thực tế đích danh

Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng lần nhập hàng hóa mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được chi tiết về giá nhập của từng lơ hàng tồn kho.

Phương pháp bình qn gia quyền

Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.

Nếu tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Ưu điểm của phương pháp này là phù hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, khối lượng nhập xuất ít. Phương pháp đơn giản và dễ thực hiện. Bên cạnh đó cũng có một số nhược điểm đó là đến cuối tháng mới thực hiện tính giá vốn xuất kho nên sẽ không cung cấp kịp thời thông tin cho mỗi nghiệp vụ.

Gía đơn vị bình qn (cuối kỳ) = (Gía trị tồn đầu kỳ + giá trị nhập trong kỳ)/(số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ)

23 Nếu tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Theo cách này thì sau mỗi lần nhập kế tốn phải tính tốn, xác định đơn giá bình qn của các loại hàng mua về. Căn cứ vào đơn giá bình quân cũng như khối lượng xuất kho giữa hai lần nhập liên tiếp để xác định giá xuất kho. Tuy nhiên khi kế tốn tính theo cách này sẽ tốn rất nhiều công sức khi phải tính tốn nhiều lần. Nhưng mặt khác thì nó sẽ mang đến độ chính xác cao. Đồng thời đảm bảo được tính cập nhật kịp thời cho mỗi lần xuất kho. Điều này đã khắc phục được nhược điểm mà cách tính cả kỳ dự trữ cịn mắc phải.

❖ Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu, nhược điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị cơng cụ tính tốn, phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời cũng tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư, hàng hóa ở doanh nghiệp.

2.4. Chứng từ sổ sách sử dụng

Hạch toán kế toán, kiểm tra và lưu trữ chứng từ là những công việc thường xuyên và quan trọng của người làm kế tốn. Kế tốn khơng chỉ là cung cấp thông tin nội bộ về tình hình SXKD cho Giám đốc doanh nghiệp. Làm báo cáo hàng tháng, hàng quý và quyết toán thuế năm. Mà quan trọng hơn là người làm kế tốn phải có trình độ, kinh nghiệm để chuẩn bị sổ sách chứng từ giải trình. Khi cơ quan thuế và các cơ quan ban ngành vào quyết toán, thanh tra tại doanh nghiệp.

Vì vậy để thuận tiện cho việc kiểm kê, đầy đủ chính xác nguyên vật liệu đầu vào, đầu ra thì đối với kế tốn ngun vật liệu cần phải có bộ chứng từ như sau:

➢ Đối với hàng hóa mua trong nước

● Hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên) ● Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào

● Chứng từ thanh toán cho người bán

▪ Phiếu chi đối với những hóa đơn có tổng trị giá thanh tốn dưới 20 triệu đồng. ▪ Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán khơng dùng tiền mặt đối với những hóa đơn có tổng trị giá thanh tốn từ 20 triệu đồng trờ lên.

● Phiếu nhập vật liệu hàng hóa về kho hoặc phiếu nhận hàng nếu khơng thông qua kho

● Phiếu xuất kho của bên bán (nếu có) ● Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu có) ● Biên bản thanh lý hợp đồng

➢ Đối với hàng hóa nhập khẩu

24 ● Tờ khai hải quan nhập khẩu

● Các chứng từ thanh toán qua ngân hàng: giấy báo nợ ● Hóa đơn thương mại

● Chứng từ nộp thuế nhập khẩu ● Phiếu nhập kho vật tư

➢ Đối với xuất NVL sử dụng sản xuất trực tiếp

● Phiếu xuất kho

25 ➢ Đối với xuất NVL trả lại người bán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng

bán

● Phiếu xuất kho số hàng bị lỗi hoặc thừa ➢ Đối với xuất hàng bán trong nước

● Đơn đặt hàng cho từng lần hàng ● Hợp đồng, thanh lý hợp đồng ● Hóa đơn giá trị gia tăng

● Chứng từ thanh toán như: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, bù trừ cơng nợ ➢ Đối với hàng hóa xuất khẩu

● Hợp đồng bán hàng hóa, gia cơng hàng hóa, cung ứng dịch vụ

● Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan ● Chứng từ thanh tốn qua ngân hàng: Giấy báo có của ngân hàng

● Hóa đơn thương mại: Invoice, bill of lading, paskinlist. C/O… ➢ Đối với hàng hóa thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

● Quyết định thanh lý tài sản cố định ● Hợp đồng bán tài sản

26 ● Biên bản thanh lý hợp đồng

● Chứng từ thanh tốn

● Hóa đơn bán tài sản cố định ● Biên bản bàn giao tài sản cố định

2.5. Phương pháp theo dõi hạch tốn ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ 2.5.1. Phương pháp thẻ song song

- Nguyên tắc: ở khi ghi chép về mặt số lượng, ở phịng kế tốn ghi chép cả về số lượng lẫn giá trị từng thứ NVL

- Trình tự ghi chép:

• Ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu sổ tồn trên thẻ kho với số tồn vật liệu thực tế còn ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phịng kế tốn.

• Ở phịng kế tốn: Mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm NVL tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho của thủ kho gửi đến kế toán NVl phải kiểm tra từng chứng từ ghi đơn giá và tính thành tiền sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng kế tốn cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và tổng số tồn của từng thứ vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

27 Bảng 2. 3 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)

28 Sơ đồ 2. 5 Sơ đồ kế tốn chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song

- Với cách ghi chép, kiểm tra và đối chiếu như trên, phương pháp có những ưu nhược điểm:

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, để kiểm tra, đối chiếu.

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế tốn cịn trùng lập về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng.

- Phạm vi áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, sử dụng ít loại VL.

2.5.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Trình tự ghi chép:

• Ở kho: Theo phương pháp này thì việc của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song.

29

• Ở phịng kế tốn: Kế toán mở số đối chiếu luân chuyển để ghi chép tính hình nhập xuất tồn kho thứ vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng.

- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép cuả kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

- Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lập giữa kho và kế toán về mặt số lượng và hạn chế chức năng kiểm tra của kể toán.

- Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có khối lượng chủng loại vật tư khơng q nhiều, phù hợp với trình độ kế tốn còn chưa cao.

30 Sơ đồ 2. 6 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

2.5.3. Phương pháp sổ số dư

- Trình tự ghi chép:

• Ở kho: Ngoài sử dụng thẻ kho để ghi chép sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng sổ số dư