40 Bảng 3. 2 Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản xuất nguyên vật liệu
3.2. Tình hình chung về cơng cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp
3.2.1. Quy trình nhập và xuất kho cơng cụ dụng cụ thực tế ở Công ty TNHH Sáng Nghiệp
Tương tự với quy trình nhập và xuất nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Sáng Nghiệp thì quy trình nhập và xuất cơng cụ dụng cụ cũng sẽ theo một tiêu chuẩn gồm 5 bước trên. Nhằm mục đích xây dựng được một quy trình mua hàng xuất hàng cụ thể và thống nhất với nhau. Từ đó kế tốn cũng sẽ dễ dàng cập nhật tình hình số lượng, thời gian phân bổ của cơng cụ dụng cụ sao cho hợp lí nhất.
Tại Cơng ty TNHH Sáng Nghiệp việc xuất công cụ dụng cụ cho từng cơng trình sẽ được xuất theo phương pháp nhập trước xuất trước. Nghĩa là những công cụ dụng cụ được mua vào trước thì sẽ được xuất sử dụng trước. Hàng tồn kho sẽ là những nguyên vật liệu được mua vào tại thời điểm gần nhất.
Về cơng tác quản lí cơng cụ dụng cụ tại cơng trình cũng khá đơn giản. Đối với những cơng cụ dụng cụ có giá trị cũng như kích thước nhỏ gọn như cuốc, xẻng, bay…
41 thì sẽ được quản lí theo từng cá nhân. Nghĩa là vật dụng của ai thì người đó sẽ tự bảo quản như một tài sản cá nhân.
Cịn đối với các cơng cụ dụng cụ có giá trị cũng như kích thước khá lớn thì sẽ được bảo quản bởi một người thủ kho. Ở mỗi cơng trình sẽ dựng lên một nhà tạm để chứa công cụ dụng cụ cũng như một nhân công sinh sống ngay tại cơng trình và đóng vai trị là thủ kho của cơng trình đó.
Sơ đồ 3. 2 Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho CCDC
3.2.2. Đặc điểm công cụ dụng cụ thực tế tại Công ty
Thông thường công cụ dụng cụ xây dựng tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp thường là những cơng cụ lao động khơng có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định. Vì vậy các cơng cụ dụng cụ tại Cơng ty cũng sẽ được hạch tốn giống với nguyên vật liệu. Những tư liệu lao động được xem là công cụ dụng cụ ở Cơng ty ví dụ như là các loại máy khoan, máy cắt gỗ, máy cắt sắt, dàn giáo ván khuôn, các loại mũ nón quần áo chun dụng ở cơng trình dùng để làm việc.
3.2.3. Tài khoản sử dụng thực tế tại Công ty
Công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp thường là những cơng cụ dụng cụ có giá trị nhỏ phục vụ cho việc xây lắp. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ công cụ dụng cụ và tạo được điều kiện tḥn lợi cho cơng tác hạch tốn kế toán, CCDC
42 được phân loại dựa trên vai trị và tác dụng của cơng cụ dụng cụ đối với hoạt động xây lắp.
Tài khoản mà kế toán đang sử dụng là tài khoản 153 – Cơng cụ, dụng cụ, trong đó được phân loại theo cơng dụng và được chia nhỏ thành 3 loại tài khoản cấp 2:
TK 1531 – Công cụ dụng cụ: xẻng, xe rùa, cuốc, bay, máy khoan… TK 1532 – Bao bì luân chuyển: Bao đựng xi măng, bạt đậy xi măng…
TK 1534 – Thiết bị, phụ tùng thay thế: ống bơm thủy lực, turbo, piston nén khí…
3.2.4. Nghiệp vụ thực tế phát sinh tại Công ty
3.2.4.1. Nghiệp vụ nhập cơng cụ dụng cụ ➢ Tính giá nhập kho
Gía thực tế cơng cụ dụng cụ nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế khơng được hoàn lại, chi phí thu mua… trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại….
➢ Trình tự của chứng từ nhập kho
Công cụ dụng cụ khi mua vào được ghi nhận trên phiếu nhận hàng, phiếu nhập kho. Sau đó xuất sử dụng, lập phiếu xuất kho theo từng bộ phận u cầu cơng cụ dụng cụ. Tiếp đó kế tốn vật tư sẽ phải lập bảng phân bổ cơng cụ dụng cụ để hạch tốn chi phí sao cho phù hợp với từng kì.
➢ Các nghiệp vụ nhập công cụ dụng cụ thực tế
Nghiệp vụ 07: Ngày 26/09/2019 Công ty mua 01 máy đo laze tại Công ty đèn Biên
Hịa để sử dụng cho cơng trình nhà xưởng Vĩnh Đại với đơn giá chưa bao gồm thuế là 3.773.636đ/cái. Đã thanh toán bằng tiền mặt. Phân bổ trong 6 tháng.
Chứng từ gốc có liên quan HĐ số 0000942 (phụ lục 10) PN003/09 (phụ lục 11) Kế toán hạch toán
Nợ TK 153 VĐ 3.773.636 Có TK 111 3.773.636
Trong quá trình thu mua thường sẽ khơng có phát sinh chi phí thu mua do công cụ dụng cụ được người bán giao ngay tại cơng trình nên khơng có định khoản phần phản ánh chi phí thu mua.
Nghiệp vụ 08: Ngày 17/12/2019 Mua 01 máy giặt tại công ty cổ phần thế giới di động
đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT là 7.836.364đ/cái đưa vào sử dụng ở cơng trình Mã Đà. Đã thanh tốn cho người bán bằng tiền mặt. Phân bổ trong 12 tháng.
43 Chứng từ gốc có liên quan HĐ số 1250983 (phụ lục 12) PNK số 007/12 (phụ lục 13) Kế toán hạch toán
Nợ TK 153 7.836.364 Có TK 111 7.836.364
3.2.4.2. Nghiệp vụ xuất cơng cụ dụng cụ ➢ Tính giá xuất kho
Tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp, công cụ dụng cụ cũng giống như nguyên vật liệu sẽ được xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Khi đó kế tốn xuất kho loại cơng cụ dụng cụ nào sẽ được tính theo giá nhập kho của loại cơng cụ dụng cụ đó. Việc Cơng ty áp dụng phương pháp thực tế đích danh là phù hợp trong điều kiện thi cơng cơng trình đến đâu sẽ mua CCDC đến đó.
➢ Trình tự của chứng từ xuất kho
- Tất cả các chứng từ về công cụ dụng cụ xuất kho cũng được nhập vào excel phản ánh đẩy đủ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Mỗi nghiệp vụ phát sinh chỉ được lập một lần và được lập thành 3 liên. Hàng quý các kế toán của Công ty sẽ tổng hợp lại các nghiệp vụ phát sinh rồi gửi lên phòng kế tốn tài vụ của Cơng ty. Kế toán vật tư sẽ kiểm tra mẫu chứng từ kế tốn sau đó nhập vào sổ và bảo quản chứng từ theo từng tháng, từng q và từng cơng trình. - Trên thực tế, tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp, xuất kho công cụ dụng cụ
chính là xuất cho việc thi cơng ở các cơng trình. Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng cơng trình mà bộ phận kỹ tḥt của từng cơng trình sẽ làm giấy đề nghị xuất vật tư. Được sự đồng ý của ban giám đốc, thủ kho sẽ làm phiếu xuất kho, kiểm tra số lượng và ghi số thực xuất rồi cùng với người nhận và phụ trách bộ phận sử dụng vật tư kí vào phiếu xuất kho.
- Sau đây sẽ là trình tự ln chuyển phiếu nhập kho cơng cụ dụng cụ:
Phiếu xuất kho cũng sẽ được lập thành 3 liên như phiếu nhập kho. Liên 1 lưu cuống phiếu, liên 2 kế tốn cơng ty sẽ giữ và liên 3 sẽ giao cho người nhận vật tư. Lưu ý phiếu xuất kho có thể lập cho nhiều loại vật tư nhưng phải cùng một cơng trình.
➢ Các nghiệp vụ xuất công cụ dụng cụ thực tế
Nghiệp vụ số 9: Ngày 27/09/2019 Xuất kho máy đo laze cho cơng trình nhà xưởng
Vĩnh Đại và được phân bổ 06 tháng.
Chứng từ gốc có liên quan HĐ số 0000942 (phụ lục 10) PXK số 032/09 (phụ lục 14) Kế toán hạch toán
44 Có TK 153 VĐ 3.773.636 Phân bổ trong 6 tháng Nợ 154 628.939 Có 242 628.939
Nghiệp vụ số 10: Ngày 31/12/2019 Xuất máy giặt sử dụng theo phương pháp giá đích
danh. Sử dụng cho cơng trình Mã Đà Và được phân bổ 12 tháng.
Chứng từ gốc có liên quan HĐ số 1250983 (phụ lục 12) PXK số 020/12 (phụ lục 15) Kế toán hạch toán Nợ TK 242 7.836.364 Có TK 153 MĐ 7.836.364 Phân bổ trong 12 tháng Nợ TK 154 653.030 Có TK 242 653.030
45 Bảng 3. 4 Bảng phân bổ công cụ dụng cụ
46 Bảng 3. 5 Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản xuất nguyên vật liệu
3.3. Phân tích tình hình ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ qua các năm
Bảng so sánh nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ năm 2017 đến 2019 Số liệu trong bảng được trích từ bảng cân đối kế toán mỗi năm.
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Nguyên vật liệu 34.584.656.106 12.673.570.738 7.989.094.804
Công cụ, dụng cụ 13.400.000 0 11.610.000
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
➢ Phân tích tình hình nhập và xuất kho ngun vật liệu
- Nhìn vào số liệu từ bảng cân đối kế tốn ta có thể thấy số nguyên vật liệu giảm dần qua các năm từ 34.584.656.106đ giảm xuống 7.989.094.804đ. Trung bình năm 2018 giảm 63.36% và năm 2019 giảm 76.9% so với năm 2017.
- Lý do cho sự giảm việc nhập ngun vật liệu đó chính là số lượng cơng trình thi cơng năm 2017 nhiều hơn so với các năm cịn lại. Điển hình một số cơng
47 trình có giá trị hợp đồng lớn vào năm 2017 như cơng trình nhà xưởng Vĩnh Đại trị giá 6.820.510.000đ, cơng trình Hố Nai (nhà xưởng, nhà văn phịng, các mục phụ trợ) trị giá 32.119.643.600đ ….
➢ Phân tích tình hình nhập và xuất cơng cụ dụng cụ
- So với ngun vật liệu thì cơng cụ dụng cụ nhập tại doanh nghiệp không đáng kể. Chủ yếu là các vật dụng nhỏ sử dụng trong kỳ và cơng cụ dụng cụ th ngồi.
Tóm tắt chương 3
Đó là toàn bộ thực trạng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp bao gồm quy trình nhập, xuất thực tế của NVL, CCDC, đặc điểm, phân loại của từng loại vật tư. Thêm vào đó là các phương pháp tính giá nhập kho, xuất kho và hạch toán theo dõi thực tế NVL, CCDC. Và đi sâu vào việc phân tích tình hình nhập, xuất NVL, CCDC trong 3 năm 2017, 2018 và 2019. Sau đây chúng ta sẽ cùng chuyển qua chương 4 nói về ưu điểm, nhược điểm cũng như cách khắc phục các mặt hạn chế về quy trình nhập, xuất NVL, CCDC tại doanh nghiệp.
CHƯƠNG 4 NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH SÁNG NGHIỆP
Qua 3 tháng thực tập tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp với sự giúp đỡ rất tận tình của Cơng ty, đặc biệt là phịng ban kế tốn, với những gì mà bản thân em đã được tiếp cận về tình hình của Cơng ty. Em xin được trình bày những ý kiến cũng như nhận xét chung về các cơng tác kế tốn của Cơng ty như sau:
- Công tác hạch tốn của Cơng ty đã áp dụng các hình thức kế tốn, chứng từ ghi sổ để quản lý hạch tốn. Bên cạnh đó còn dùng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi được nguyên vật liệu, hàng hóa cũng như dịng tiền vốn. Chính vì vậy mà việc kiểm tra, xử lý thơng tin của kế tốn được tiến hành một cách kịp thời chặt chẽ đảm bảo được sự thống nhất về cơng tác kế tốn
- Công ty cũng đã xây dựng được một bộ máy kế toán ổn định từ khâu nhập, xuất đến việc thanh toán, thu thập chứng từ. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cịn một vài mặt hạn chế về chun mơn đối với những phần hạch tốn nhỏ cũng như máy móc thiết bị.
Để có một đánh giá, nhận xét khách quan hơn chúng ta sẽ đi vào phần chi tiết về ưu điểm, nhược điểm cũng như các giải pháp kiến nghị có thể đề ra để bộ máy của Cơng ty càng được hồn thiện hơn.
48
4.1. Ưu điểm
➢ Đội ngũ nhân viên
Doanh nghiệp hiện đang có một đội ngũ nhân viên trẻ, sáng tạo, năng động và có tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc. Bên cạnh đó cơng ty ln cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi, nâng cao được trình độ chun mơn, nắm bắt các quyết định cập nhật thông tư mới được Nhà nước ban hành, tạo được môi trường thuận lợi để nhân viên có thể phát huy hết tài năng. Từ đó trình độ chun mơn của nhân viên ngày được nâng cao, thích ứng dần với nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường.
➢ Công tác bộ máy quản lý
Công ty TNHH Sáng Nghiệp thuộc loại mơ hình kinh doanh nhỏ nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp tương đối gọn nhẹ và phù hợp với mơ hình kinh doanh. Các phịng ban trong cơng ty được phân chia theo nhiệm vụ, chức năng, trách nhiệm một cách cụ thể, thể hiện được năng lực, tính độc lập của nhân viên. Đồng thời giúp cho việc quản lý của cấp trên được dễ dàng hơn, đánh giá được chính xác khả năng của từng nhân viên và khối lượng cơng việc được hồn thành và cần để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
➢ Tổ chức cơng tác kế tốn
Bộ máy kế tốn của Cơng ty cịn được thiết lập với một cơ cấu rất gọn nhẹ và chặt chẽ, trang thiết bị đầy đủ, phòng kế tốn được bố trí hợp lý. Mọi nhân viên kế tốn đều được phân công công việc một cách rõ ràng và cụ thể. Nên công việc sẽ không bị xảy ra hiện tượng chồng chéo lên nhau, dễ quản lí hơn rất nhiều lần. Đội ngũ nhân viên trẻ và có trình độ chun mơn , làm việc cẩn thận và trung thực.
Bộ máy kế toán tập trung chỉ đạo các nghiệp vụ phát sinh và đảm bảo được việc cung cấp thông tin một cách kịp thời, thống nhất cho việc quản lý và ra các quyết định cho hoạt động kinh doanh. Việc xử lí cung cấp thơng tin nhanh, giúp cho kế tốn làm việc dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Mọi hoạt động thu chi đều phải được ban Giám đốc ký duyệt và được kế toán giám sát chặt chẽ. Đồng thời ln có sự kiểm tra đối chiếu giữa thủ quỹ và kế toán để nhanh chóng xác định được số dư chính xác.
Thêm vào đó tất cả các chứng từ kế tốn, sổ sách đều được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, luôn tuân thủ nguyên tắc ghi đúng, đủ, chính xác và kịp thời, chứng từ kế tốn được lập đủ số liên theo quy định, được lưu trữ cẩn thận làm cơ sở pháp lý cho việc xác nhận trách nhiệm giữa bên có liên quan và giúp cho quá trình luân chuyển chứng từ được thuận tiện hơn.
➢ Cơng tác kế tốn ngun vật liệu
Quy trình nhập, xuất nguyên vật liệu của doanh nghiệp khá rõ ràng và theo trình tự nhất định. Các chứng từ nhận hàng, xuất kho đều được nhập vào excel ngay
49 sau khi các đội trưởng nhận hàng tại cơng trình. Khơng có tình trạng bị chênh lệch hàng tồn kho thực tế so với sổ sách. Giúp cho phần kế tốn cơng nợ phải thu, phải trả cũng được dễ dàng hơn.
4.2. Khuyết điểm
Bên cạnh những mặt tốt thì ẩn sau đó cũng là những khó khăn về việc kiếm sốt ngun vật liệu, công cụ dụng cụ chưa được chặt chẽ và hiệu quả. Công tác kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp có những khuyết điểm cần khắc phục như sau:
➢ Về công tác quản lý
- Doanh nghiệp khơng có định mức tồn kho tối đa, tối thiểu cụ thể nên số lượng vật tư phụ thường xuyên bị thiếu hụt. Trong trường hợp thiếu hụt các đội trưởng thường sẽ tự ý đi mua nguyên vật liệu phụ và mang phiếu về cho kế toán tại văn phịng để thanh tốn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến bộ máy quản lý của Công ty không chặt chẽ. Dễ dẫn đến việc bị khai khống số lượng, giá tiền, thâm hụt vốn lưu động.
- Khơng có nhân viên chịu trách nhiệm quản lí ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ tại cơng trình. Từ đó sẽ xảy ra việc vật tư bị mất mát với số lượng ban đầu là không đáng kể dần dần tạo thành một khoảng thâm hụt lớn ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty.
- Các nguyên vật liệu cho từng cơng trình khơng được tách ra cụ thể rõ ràng.