45 Bảng 3. 4 Bảng phân bổ công cụ dụng cụ
46 Bảng 3. 5 Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản xuất ngun vật liệu
3.3. Phân tích tình hình ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ qua các năm
Bảng so sánh nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ năm 2017 đến 2019 Số liệu trong bảng được trích từ bảng cân đối kế tốn mỗi năm.
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Nguyên vật liệu 34.584.656.106 12.673.570.738 7.989.094.804
Công cụ, dụng cụ 13.400.000 0 11.610.000
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
➢ Phân tích tình hình nhập và xuất kho ngun vật liệu
- Nhìn vào số liệu từ bảng cân đối kế tốn ta có thể thấy số nguyên vật liệu giảm dần qua các năm từ 34.584.656.106đ giảm xuống 7.989.094.804đ. Trung bình năm 2018 giảm 63.36% và năm 2019 giảm 76.9% so với năm 2017.
- Lý do cho sự giảm việc nhập ngun vật liệu đó chính là số lượng cơng trình thi cơng năm 2017 nhiều hơn so với các năm cịn lại. Điển hình một số cơng
47 trình có giá trị hợp đồng lớn vào năm 2017 như cơng trình nhà xưởng Vĩnh Đại trị giá 6.820.510.000đ, cơng trình Hố Nai (nhà xưởng, nhà văn phịng, các mục phụ trợ) trị giá 32.119.643.600đ ….
➢ Phân tích tình hình nhập và xuất cơng cụ dụng cụ
- So với ngun vật liệu thì cơng cụ dụng cụ nhập tại doanh nghiệp không đáng kể. Chủ yếu là các vật dụng nhỏ sử dụng trong kỳ và công cụ dụng cụ thuê ngồi.
Tóm tắt chương 3
Đó là toàn bộ thực trạng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Cơng ty TNHH Sáng Nghiệp bao gồm quy trình nhập, xuất thực tế của NVL, CCDC, đặc điểm, phân loại của từng loại vật tư. Thêm vào đó là các phương pháp tính giá nhập kho, xuất kho và hạch toán theo dõi thực tế NVL, CCDC. Và đi sâu vào việc phân tích tình hình nhập, xuất NVL, CCDC trong 3 năm 2017, 2018 và 2019. Sau đây chúng ta sẽ cùng chuyển qua chương 4 nói về ưu điểm, nhược điểm cũng như cách khắc phục các mặt hạn chế về quy trình nhập, xuất NVL, CCDC tại doanh nghiệp.
CHƯƠNG 4 NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VỀ KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH SÁNG NGHIỆP
Qua 3 tháng thực tập tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp với sự giúp đỡ rất tận tình của Cơng ty, đặc biệt là phịng ban kế tốn, với những gì mà bản thân em đã được tiếp cận về tình hình của Cơng ty. Em xin được trình bày những ý kiến cũng như nhận xét chung về các cơng tác kế tốn của Cơng ty như sau:
- Công tác hạch tốn của Cơng ty đã áp dụng các hình thức kế toán, chứng từ ghi sổ để quản lý hạch tốn. Bên cạnh đó cịn dùng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi được nguyên vật liệu, hàng hóa cũng như dịng tiền vốn. Chính vì vậy mà việc kiểm tra, xử lý thơng tin của kế tốn được tiến hành một cách kịp thời chặt chẽ đảm bảo được sự thống nhất về cơng tác kế tốn
- Công ty cũng đã xây dựng được một bộ máy kế toán ổn định từ khâu nhập, xuất đến việc thanh toán, thu thập chứng từ. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cịn một vài mặt hạn chế về chuyên môn đối với những phần hạch tốn nhỏ cũng như máy móc thiết bị.
Để có một đánh giá, nhận xét khách quan hơn chúng ta sẽ đi vào phần chi tiết về ưu điểm, nhược điểm cũng như các giải pháp kiến nghị có thể đề ra để bộ máy của Công ty càng được hoàn thiện hơn.
48
4.1. Ưu điểm
➢ Đội ngũ nhân viên
Doanh nghiệp hiện đang có một đội ngũ nhân viên trẻ, sáng tạo, năng động và có tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc. Bên cạnh đó cơng ty ln cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi, nâng cao được trình độ chun mơn, nắm bắt các quyết định cập nhật thông tư mới được Nhà nước ban hành, tạo được mơi trường tḥn lợi để nhân viên có thể phát huy hết tài năng. Từ đó trình độ chun mơn của nhân viên ngày được nâng cao, thích ứng dần với nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường.
➢ Công tác bộ máy quản lý
Công ty TNHH Sáng Nghiệp thuộc loại mơ hình kinh doanh nhỏ nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp tương đối gọn nhẹ và phù hợp với mơ hình kinh doanh. Các phịng ban trong cơng ty được phân chia theo nhiệm vụ, chức năng, trách nhiệm một cách cụ thể, thể hiện được năng lực, tính độc lập của nhân viên. Đồng thời giúp cho việc quản lý của cấp trên được dễ dàng hơn, đánh giá được chính xác khả năng của từng nhân viên và khối lượng công việc được hoàn thành và cần để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
➢ Tổ chức cơng tác kế tốn
Bộ máy kế tốn của Cơng ty cịn được thiết lập với một cơ cấu rất gọn nhẹ và chặt chẽ, trang thiết bị đầy đủ, phịng kế tốn được bố trí hợp lý. Mọi nhân viên kế toán đều được phân công công việc một cách rõ ràng và cụ thể. Nên công việc sẽ không bị xảy ra hiện tượng chồng chéo lên nhau, dễ quản lí hơn rất nhiều lần. Đội ngũ nhân viên trẻ và có trình độ chun mơn , làm việc cẩn thận và trung thực.
Bộ máy kế toán tập trung chỉ đạo các nghiệp vụ phát sinh và đảm bảo được việc cung cấp thông tin một cách kịp thời, thống nhất cho việc quản lý và ra các quyết định cho hoạt động kinh doanh. Việc xử lí cung cấp thơng tin nhanh, giúp cho kế toán làm việc dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Mọi hoạt động thu chi đều phải được ban Giám đốc ký duyệt và được kế toán giám sát chặt chẽ. Đồng thời ln có sự kiểm tra đối chiếu giữa thủ quỹ và kế tốn để nhanh chóng xác định được số dư chính xác.
Thêm vào đó tất cả các chứng từ kế toán, sổ sách đều được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, luôn tuân thủ nguyên tắc ghi đúng, đủ, chính xác và kịp thời, chứng từ kế toán được lập đủ số liên theo quy định, được lưu trữ cẩn thận làm cơ sở pháp lý cho việc xác nhận trách nhiệm giữa bên có liên quan và giúp cho q trình ln chuyển chứng từ được thuận tiện hơn.
➢ Cơng tác kế tốn ngun vật liệu
Quy trình nhập, xuất nguyên vật liệu của doanh nghiệp khá rõ ràng và theo trình tự nhất định. Các chứng từ nhận hàng, xuất kho đều được nhập vào excel ngay
49 sau khi các đội trưởng nhận hàng tại cơng trình. Khơng có tình trạng bị chênh lệch hàng tồn kho thực tế so với sổ sách. Giúp cho phần kế tốn cơng nợ phải thu, phải trả cũng được dễ dàng hơn.
4.2. Khuyết điểm
Bên cạnh những mặt tốt thì ẩn sau đó cũng là những khó khăn về việc kiếm sốt ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ chưa được chặt chẽ và hiệu quả. Cơng tác kế tốn ngun vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp có những khuyết điểm cần khắc phục như sau:
➢ Về công tác quản lý
- Doanh nghiệp khơng có định mức tồn kho tối đa, tối thiểu cụ thể nên số lượng vật tư phụ thường xuyên bị thiếu hụt. Trong trường hợp thiếu hụt các đội trưởng thường sẽ tự ý đi mua nguyên vật liệu phụ và mang phiếu về cho kế toán tại văn phịng để thanh tốn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến bộ máy quản lý của Công ty không chặt chẽ. Dễ dẫn đến việc bị khai khống số lượng, giá tiền, thâm hụt vốn lưu động.
- Khơng có nhân viên chịu trách nhiệm quản lí ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ tại cơng trình. Từ đó sẽ xảy ra việc vật tư bị mất mát với số lượng ban đầu là không đáng kể dần dần tạo thành một khoảng thâm hụt lớn ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty.
- Các nguyên vật liệu cho từng cơng trình khơng được tách ra cụ thể rõ ràng. Vì hai cơng trình ở cùng một địa điểm nên khi thiếu vật tư các đội trưởng tự ý qua lấy vật tư về cơng trình của mình sử dụng mà không thông qua người xuất kho. Làm ảnh hưởng đến dự toán của kỹ sư, bị phát sinh số vật tư ngồi định mức mà khơng biết lí do vì sao.
➢ Về cơng tác kế tốn
- Do doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, số lượng kế tốn cịn q ít, nên vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, mỗi nhân viên cùng lúc sẽ phải đảm nhiệm nhiều công việc làm ảnh hưởng tới năng suất làm việc cũng như các công tác kiểm sốt khơng chặt chẽ dẫn đến việc gian lận, cơng việc sẽ dễ bị nhầm lẫn sai sót trong q trình làm việc ví dụ như: kế tốn tổng hợp kiêm thủ quỹ, kế tốn lương kiêm ln kế toán vật tư, thủ kho…
- Đối với các chi phí chưa theo dõi riêng được như tiền xăng, dầu, phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ làm cho việc phân bổ chi phí cho từng bộ phận chưa hợp lý.
- Kế tốn thường sẽ khơng có chun mơn về các ngun vật liệu đặc thù của ngành xây dựng nên dễ dẫn đến tình trạng mua sai yêu cầu, không đủ số lượng của bên kỹ tḥt. Từ đó cũng sẽ dẫn đến sự lãng phí vật tư nếu nhà cung cấp họ khơng cho đổi trả hàng khi đã thanh toán.
50 Đặc điểm của các đơn vị xây lắp là hầu như cơng trình đều ở ngồi trời nên sẽ không tránh khỏi những rủi ro về thời tiết. Do đó chất lượng của vật tư cũng sẽ không được đảm bảo.
➢ Về việc theo dõi sổ sách kế toán nguyên vật liệu
Sổ sách vì dựa trên phiếu nhận hàng vật tư của các đội trưởng mang về văn phịng đơi khi vẫn có sự chênh lệch công nợ với nhà cung cấp do các đội trưởng làm thất lạc phiếu trong quá trình làm việc.
4.3. Đề xuất, giải pháp, kiến nghị
Qua thời gian ngắn thực tập tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp với sự tiếp xúc thực tế cũng khá hạn chế. Nên em sẽ đưa ra một số biện pháp kiến nghị khách quan như sau nhằm giúp cho doanh nghiệp hồn thiện cơng tác kế tốn nhập, xuất nguyên vật liệu một cách hiệu quả như:
➢ Về công tác quản lý
- Doanh nghiệp phải xây dựng mức tồn kho tối thiểu nhằm tránh trường hợp thiếu hụt ngun vật liệu, nhân cơng khơng có vật tư để làm suy ra lãng phí tiền nhân cơng. Tiếp đến doanh nghiệp cũng cần phải có mức tồn kho tối đa vì nếu cơng trình khơng có chỗ chứa mà bộ phận kỹ thuật lại yêu cầu nhập vật tư nhiều sẽ làm hư hao vật tư cũng như thời tiết mưa gió, bão sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của các loại vật tư như sắt, xi măng…
- Doanh nghiệp cần có thêm một nhân viên hoặc thủ kho chuyên quản lý số lượng vật tư tại cơng trình lúc đầu ngày và cuối ngày. Để từ đó báo cáo số lượng cần sử dụng trong ngày tiếp theo cho kế toán vật tư nắm được và cung cấp vật tư kịp thời. Đồng thời cịn tránh được tình trạng thất thốt ngun vật liệu.
- Phải có sự rạch rịi về số vật tư của từng cơng trình. Cơng trình nào thiếu vật tư thì các đội trưởng phải làm giấy đề nghị cấp vật tư cho đúng chủng loại và đúng số lượng của cơng trình đó. Như vậy thì kế tốn vật tư mới nắm được tình hình cũng như tính tốn được chi phí hao hụt cho hợp lí.
➢ Về cơng tác kế tốn
- Nên có lịch theo dõi, sổ theo dõi cũng như phân công công việc một cách cụ thể và chi tiết hơn. Hoặc nếu được doanh nghiệp có thể tăng thêm nhân viên cho bộ phận kế tốn để cơng việc được hiệu quả hơn.
- Để tránh tình trạng mua hàng sai yêu cầu thì bộ máy kế toán nên gửi đơn hàng xuống cho bộ phận kỹ thuật kiểm tra tên hàng, mã hàng, quy cách sản phẩm. Sau khi đã được duyệt thì mới đặt mua hàng với nhà cung cấp.
➢ Về yếu tố ngoại cảnh
Yếu tố ngoại cảnh là điều khơng thể tránh khỏi trong đó bao gồm các trường hợp như mưa, bão, gió, bùn lầy làm cho nguyên vật liệu bị hư hỏng. Vì vậy các đội trưởng nên làm đơn đề nghị với ban Giám đốc xây dựng lán trại, nhà
51 kho tạm thời để bảo quản số nguyên vật liệu còn dư trong ngày chưa sử dụng hết. Thêm vào đó việc này sẽ dễ dàng hơn cho việc kiểm kê cũng như quản lí ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ.
➢ Theo dõi sổ sách kế toán nguyên vật liệu
Ngoài các yếu tố thực tế nơi cơng trường thì sổ sách đối với doanh nghiệp là vơ cùng quan trọng. Sổ sách kế tốn nếu muốn có sự chính xác tuyệt đối thì mỗi cuối ngày các đội trưởng nên chụp hình lại các phiếu nhận hàng trong ngày gửi lên mail chung của Công ty để kế toán nguyên vật liệu làm cơ sở dữ liệu báo cáo hằng ngày.
Tóm tắt chương 4
Tóm lại trong chương 4 này sẽ chủ yếu nói về những ưu điểm các mặt tốt của cơng tác quản lý cũng như bộ máy kế tốn của Cơng ty cụ thể hơn là về việc hạch toán xuất nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Bên cạnh đó cũng sẽ chỉ ra một số nhược điểm mà doanh nghiệp cần khắc phục. Từ đó đưa ra những giải pháp hợp lí cụ thể và có tính khả thi nhằm góp phần hồn thiện bộ máy quản lý, bộ máy kế toán của doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Công việc của kế tốn viên ln gắn liền với hoạt động kinh doanh và có tác dụng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào. Bên cạnh đó thì đây cũng chính là một cơng cụ giúp cho các nhà quản trị sẽ có những quyết định các suốt trong hoạt động kinh doanh tương lai. Để những quyết định của nhà quản trị có tính hiệu quả cao trong tất cả các hoạt động sản xuất thì phải địi hỏi những thơng tin thật sự chính xác, thường xuyên và đặc biệt là kịp thời. Điều đáng chú ý nhất là thông tin về kết quả sản xuất kinh doanh chính là niềm mong đợi của tất cả các nhà đầu tư khi đã dành hết tâm huyết của mình để quyết định kinh doanh một ngành nghề nào đó.
Cơng tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp luôn được điều tiết kịp thời. Làm việc dựa trên tiêu chí chính xác, tiết kiệm để tránh tình trạng tồn đọng, thừa nguyên vật liệu. Không những vậy Cơng ty cịn ln đổi với những phương thức làm việc chuyên nghiệp để nâng cao được năng suất lao động của doanh nghiệp trên thị trường Việt Nam.
Tóm lại, trong hơn 10 năm qua Công ty TNHH Sáng Nghiệp đã vượt qua khơng ít những khó khăn bởi các đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều với các máy móc, cơng nghệ hiện đại. Nhưng đó cũng chính là động lực để doanh nghiệp không ngừng phát triển và khẳng định được vị thế của mình trên thị trường.
52
PHỤ LỤC Phụ lục 01 Hóa đơn GTGT số 0089317
53
54
55
56
57
58
59
60
61
63
Phụ lục 11 Phiếu nhập kho PN003/09
64
65
66