2.3. Tính giá nhập, xuất kho của nguyên vật liệu và cơng cụ dụng cụ 2.3.1. Tính giá nhập kho của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
Kế toán nhập, xuất tồn kho NVL, CCDC trên tài khoản 152, 153 phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. Nội dung giá gốc của NVL, CCDC được xác định tùy theo từng nguồn nhập. Gía gốc của NVL, CCDC mua ngồi bao gồm: Gía mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế khơng được hồn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm…nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua NVL và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có):
- Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị của NVL, CCDC mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.
- Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu khơng được khấu trừ thì giá trị của NVL, CCDC mua vào bao gồm cả thuế GTGT.
Gía gốc của NVL, CCDC tự chế biến bao gồm: Gía thực tế của NVL xuất chế biên và chi phí chế biến.
22 Gía gốc của NVL, CCDC th ngồi gia cơng chế biến bao gồm: Gía thực tế của ngun liệu, vật liệu xuất th ngồi gia cơng chế biến, chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp, tiền th ngồi gia cơng chế biến. Gía gốc của NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá trị được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận.
2.3.2. Tính giá xuất kho của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
Việc tính giá trị ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ xuất kho được thực hiện theo một trong ba phương pháp sau:
Phương pháp Nhập trước - Xuất trước
Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Phương pháp giá thực tế đích danh
Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng lần nhập hàng hóa mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được chi tiết về giá nhập của từng lô hàng tồn kho.
Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.
Nếu tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Ưu điểm của phương pháp này là phù hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, khối lượng nhập xuất ít. Phương pháp đơn giản và dễ thực hiện. Bên cạnh đó cũng có một số nhược điểm đó là đến cuối tháng mới thực hiện tính giá vốn xuất kho nên sẽ không cung cấp kịp thời thơng tin cho mỗi nghiệp vụ.
Gía đơn vị bình quân (cuối kỳ) = (Gía trị tồn đầu kỳ + giá trị nhập trong kỳ)/(số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ)
23 Nếu tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Theo cách này thì sau mỗi lần nhập kế tốn phải tính tốn, xác định đơn giá bình quân của các loại hàng mua về. Căn cứ vào đơn giá bình quân cũng như khối lượng xuất kho giữa hai lần nhập liên tiếp để xác định giá xuất kho. Tuy nhiên khi kế tốn tính theo cách này sẽ tốn rất nhiều cơng sức khi phải tính tốn nhiều lần. Nhưng mặt khác thì nó sẽ mang đến độ chính xác cao. Đồng thời đảm bảo được tính cập nhật kịp thời cho mỗi lần xuất kho. Điều này đã khắc phục được nhược điểm mà cách tính cả kỳ dự trữ cịn mắc phải.
❖ Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu, nhược điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị cơng cụ tính tốn, phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời cũng tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư, hàng hóa ở doanh nghiệp.
2.4. Chứng từ sổ sách sử dụng
Hạch toán kế toán, kiểm tra và lưu trữ chứng từ là những công việc thường xuyên và quan trọng của người làm kế tốn. Kế tốn khơng chỉ là cung cấp thơng tin nội bộ về tình hình SXKD cho Giám đốc doanh nghiệp. Làm báo cáo hàng tháng, hàng quý và quyết toán thuế năm. Mà quan trọng hơn là người làm kế tốn phải có trình độ, kinh nghiệm để chuẩn bị sổ sách chứng từ giải trình. Khi cơ quan thuế và các cơ quan ban ngành vào quyết toán, thanh tra tại doanh nghiệp.
Vì vậy để thuận tiện cho việc kiểm kê, đầy đủ chính xác nguyên vật liệu đầu vào, đầu ra thì đối với kế tốn ngun vật liệu cần phải có bộ chứng từ như sau:
➢ Đối với hàng hóa mua trong nước
● Hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên) ● Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào
● Chứng từ thanh toán cho người bán
▪ Phiếu chi đối với những hóa đơn có tổng trị giá thanh toán dưới 20 triệu đồng. ▪ Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán khơng dùng tiền mặt đối với những hóa đơn có tổng trị giá thanh tốn từ 20 triệu đồng trờ lên.
● Phiếu nhập vật liệu hàng hóa về kho hoặc phiếu nhận hàng nếu không thông qua kho
● Phiếu xuất kho của bên bán (nếu có) ● Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu có) ● Biên bản thanh lý hợp đồng
➢ Đối với hàng hóa nhập khẩu
24 ● Tờ khai hải quan nhập khẩu
● Các chứng từ thanh toán qua ngân hàng: giấy báo nợ ● Hóa đơn thương mại
● Chứng từ nộp thuế nhập khẩu ● Phiếu nhập kho vật tư
➢ Đối với xuất NVL sử dụng sản xuất trực tiếp
● Phiếu xuất kho
25 ➢ Đối với xuất NVL trả lại người bán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng
bán
● Phiếu xuất kho số hàng bị lỗi hoặc thừa ➢ Đối với xuất hàng bán trong nước
● Đơn đặt hàng cho từng lần hàng ● Hợp đồng, thanh lý hợp đồng ● Hóa đơn giá trị gia tăng
● Chứng từ thanh toán như: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, bù trừ cơng nợ ➢ Đối với hàng hóa xuất khẩu
● Hợp đồng bán hàng hóa, gia cơng hàng hóa, cung ứng dịch vụ
● Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan ● Chứng từ thanh tốn qua ngân hàng: Giấy báo có của ngân hàng
● Hóa đơn thương mại: Invoice, bill of lading, paskinlist. C/O… ➢ Đối với hàng hóa thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
● Quyết định thanh lý tài sản cố định ● Hợp đồng bán tài sản
26 ● Biên bản thanh lý hợp đồng
● Chứng từ thanh tốn
● Hóa đơn bán tài sản cố định ● Biên bản bàn giao tài sản cố định
2.5. Phương pháp theo dõi hạch tốn ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ 2.5.1. Phương pháp thẻ song song
- Nguyên tắc: ở khi ghi chép về mặt số lượng, ở phịng kế tốn ghi chép cả về số lượng lẫn giá trị từng thứ NVL
- Trình tự ghi chép:
• Ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu sổ tồn trên thẻ kho với số tồn vật liệu thực tế còn ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phịng kế tốn.
• Ở phịng kế toán: Mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm NVL tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho của thủ kho gửi đến kế toán NVl phải kiểm tra từng chứng từ ghi đơn giá và tính thành tiền sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng kế tốn cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và tổng số tồn của từng thứ vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
27 Bảng 2. 3 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)
28 Sơ đồ 2. 5 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
- Với cách ghi chép, kiểm tra và đối chiếu như trên, phương pháp có những ưu nhược điểm:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, để kiểm tra, đối chiếu.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế tốn cịn trùng lập về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng.
- Phạm vi áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, sử dụng ít loại VL.
2.5.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Trình tự ghi chép:
• Ở kho: Theo phương pháp này thì việc của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song.
29
• Ở phịng kế tốn: Kế tốn mở số đối chiếu ln chuyển để ghi chép tính hình nhập xuất tồn kho thứ vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng.
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép cuả kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
- Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lập giữa kho và kế toán về mặt số lượng và hạn chế chức năng kiểm tra của kể toán.
- Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có khối lượng chủng loại vật tư khơng q nhiều, phù hợp với trình độ kế tốn cịn chưa cao.
30 Sơ đồ 2. 6 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
2.5.3. Phương pháp sổ số dư
- Trình tự ghi chép:
• Ở kho: Ngoài sử dụng thẻ kho để ghi chép sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ thẻ kho.
• Ở phịng kế tốn: Định kỳ kế toán xuống kiểm tra và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho, sau đó tiến hành tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của NVL nhập xuất theo từng nhóm NVL để ghi vào bảng kê nhập xuất, tiếp đó ghi vào bảng kê luỹ kế nhập xuất, đến cuối tháng ghi vào phần nhập xuất tồn của bảng kê tổng hợp. Đồng thời cuối tháng khi nhận sổ số dư từ thủ kho, kế tốn tính giá trị của NVL tồn kho để ghi vào sổ số dư, cột thành tiền số liệu này phải khớp với tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cuối kỳ.
- Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép, kiểm tra đổi chiếu tiến hành định kỳ nên bảo đảm tính chính xác, cơng việc dàn đều trong tháng.
31 - Nhược điểm: Do phịng kế tốn chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị vì vậy khi nắm bắt tình hình nhập xuất tồn của thứ nguyên vật liệu nào thì phải xem trên thẻ kho, khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ số dư và bảng kê khá phức tạp nếu xảy ra sự chênh lệch.
- Phương pháp này thường sử dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại VNL hay kinh doanh nhiềm mặt hàng, tình hình nhập xuất NVL xảy ra thường xuyên.
32 Sơ đồ 2. 7 Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư
33
CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CƠNG TY TNHH SÁNG NGHIỆP
3.1. Tình hình chung về nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sáng Nghiệp
3.1.1. Quy trình nhập và xuất kho nguyên vật liệu thực tế ở Công ty TNHH Sáng Nghiệp
Khi nhận được phiếu đề nghị cung cấp vật tư từ đội trưởng giám sát trực tiếp ở cơng trình. Kế tốn sẽ liên hệ với nhà cung cấp làm hợp đồng mua bán thỏa thuận giữa hai bên về giá cả, số lượng nguyên vật liệu cần mua, cách thức giao hang, địa điểm giao hang, thời gian giao hàng.
Sau khi đã thỏa thuận xong bên nhà cung cấp sẽ giao hang đến đúng địa điểm, thời gian yêu cầu của Công ty. Các đội trưởng sẽ là người trực tiếp nhập kho, kiểm kê số lượng, chất lượng theo đúng chủng loại cần mua. Vì Cơng ty khơng có kho lưu trữ nên số hang mua về sẽ đúng theo số lượng yêu cầu và xuất thẳng đến cơng trình để xây lắp.
Về cơng tác quản lí ngun vật liệu thì Cơng ty khơng xây dựng nhà kho chứa đồ hay cần bắt buộc phải có thủ kho. Nhưng bộ phận kỹ thuật và các đội trưởng bắt buộc phải xây dựng hạn mức tồn kho tối đa và tối thiểu. Từ đó sẽ lên một kế hoạch mua vật tư cũng như báo cáo về cho bộ phận kế toán vật tư để xây dựng kế hoạch tài chính sao cho hợp lí.
Trình tự ln chuyển chứng từ nhập kho xuất thẳng nguyên vật liệu tại Công ty như sau:
34 Sơ đồ 3. 1 Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho NVL
3.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu thực tế tại Công ty
Công ty TNHH Sáng Nghiệp là một doanh nghiệp xây dựng lớn nên ngoài những đặc điểm chung, ngun vật liệu của cơng ty cịn có những đặc điểm riêng biệt đặc trưng của nguyên vật liệu ngành xây dựng.
Thứ nhất, nguyên vật liệu của công ty phong phú về chủng loại, đa dạng về quy
cách: sắt, thép, tôn, đá, cát, sỏi, bê tông, xi măng, gỗ , gạch, vật liệu điện, vật liệu nước,… mỗi loại có đơn vị tính riêng ví dụ: sắt thép được tính bằng m, tơn tính bằng m2… trong mỗi loại lai có nhiều chủng loại khác nhau như sắt, thép tròn trơn Thái Nguyên, thép L đều cạnh SNG, thép L đều cạnh 20x4x4, 40x4x4,…, thép vuông 18, thép vuông 50, thép 1 ly, thép 2 ly,… thép gai, thép ống…
Thứ hai, nguyên vật liệu của cơng ty có khối lượng lớn, chẳng hạn cát, xi mặng,
sắt thép,… có thể lên đến hàng nghìn tấn.
Thứ ba, chi phí ngun vật liệu thường lớn đồng thời chiếm tỉ trọng lớn trong
toàn bộ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Đối với từng cơng trình hay hạng mục cơng trình xây lắp và xây dựng dân dụng, chi phí nguyên vật liệu vào khoảng 70% tổng chi phí phát sinh (chi phí nguyên vật liệu của cơng trình Trường THCS Hùng Vương chiếm 69,15%,…)
Thứ tư, nguyên vật liệu của công ty phải vận chuyển đến từng cơng trình, một
số loại thường để ngoài trời như cát, đá, sỏi… nên chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên