thu tại Cụng ty CP tư vấn và xõy dựng Thăng Long
2.2.1. Tổ chức hạch toỏn ban đầu
2.2.1.1 Chứng từ sử dụng.
a. Chứng từ về bỏn hàng:
+ Chứng từ nguồn: Hợp đồng cung cấp sản phẩm; Đơn đặt hàng. + Chứng từ thực hiện: Húa đơn GTGT, Phiếu xuất kho
b. Chứng từ về cụng nợ phải thu.
+ Chứng từ nguồn: Húa đơn GTGT, Cỏc quyết định liờn quan đến thanh toỏn + Chứng từ thực hiện: Phiếu thu, Lệnh chuyển cú.
2.2.1.2 Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ.
* Húa đơn GTGT: Do chị Lờ Thị Mai Trõm (Kế toỏn tiờu thụ và cụng nợ phải thu) lập và được lập làm 3 liờn.
- Liờn: Lưu giữ tại phũng kế toỏn.
- Liờn 3: Dựng để xuất kho thành phẩm. Sau đú sẽ chuyển sang cho phũng kế toỏn dựng để ghi sổ cụng nợ phải thu hoặc làm căn cứ thu tiền.
* Phiếu xuất kho: Do Chị Nguyễn Thu Trang (Kế toỏn tiờu thụ và cụng nợ phải thu) lập, thành 3 liờn ( đặt giấy than viết một lần và ký ở cả 3 liờn).
- Liờn1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
- Liờn 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đú chuyển cho kế toỏn để ghi cột 3,4 và ghi sổ kế toỏn
- Liờn 3: Giao cho khỏch hàng để nhận hàng. * Phiếu thu: Do Chị Trang lập làm 3 liờn: - Liờn 1: Lưu tại nơi lập phiếu
- Liờn 2: Giao cho người nộp tiền. - Liờn 3: Dựng ghi Sổ quỹ
TH1: Bỏn hàng chưa thu tiền ngay (Bỏn chịu)
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ qua cỏc bước sau:
+ Bước 1: Khỏch hàng đề nghị mua hàng thụng qua hợp đồng cung cấp sản phẩm. Thủ trưởng đơn vị (ễng Lờ Thanh Minh) ký duyệt hợp đồng.
+ Bước 2: Căn cứ theo hợp đồng, kế toỏn viết Phiếu xuất kho, ghi cột số lượng theo yờu cầu (cột 1), viết Húa đơn GTGT, chuyển cả hai cho kế toỏn trưởng (Bà Phạm Thị Trà).
+ Bước 3: Kế toỏn trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt Phiếu xuất kho và Húa đơn GTGT, chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho và Húa đơn GTGT cho Kế toỏn tiờu thụ và cụng nợ phải thu.
+ Bước 4: Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho, tiến hành xuất kho, ghi vào cột thực xuất (cột 2), ghi ngày thỏng xuất rồi cựng người nhận hàng ký vào phiếu, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ cho phũng kế toỏn.
+ Bước 5: Kế toỏn nhận Phiếu xuất kho, ghi đơn giỏ, tớnh thành tiền (cột 3,4) trờn phiếu, ghi sổ Giỏ vốn; Nhận Húa đơn GTGT ghi sổ Doanh thu, phải thu khỏch hàng.
+ Bước 6: Kế toỏn bảo quản và lưu trữ chứng từ.
* Khi khỏch hàng thanh toỏn: Nếu thanh toỏn bằng tiền mặt, kế toỏn viết phiếu thu, ký duyệt rồi chuyển cho Thũ quỹ thu tiền, ghi Sổ quỹ. Sau đú chuyển cho kế toỏn ghi sổ tổng hợp, chi tiết và bảo quản, lưu trữ chứng từ.
TH2: Bỏn hàng thu tiền ngay.
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ qua cỏc bước sau:
+ Bước 1: Khỏch hàng đề nghị mua hàng thụng qua hợp đồng cung cấp sản phẩm. Thủ trưởng đơn vị ký duyệt hợp đồng.
+ Bước 2: Căn cứ theo hợp đồng, kế toỏn viết Phiếu xuất kho, ghi cột số lượng theo yờu cầu (cột1), viết Húa đơn GTGT, chuyển cả hai cho kế toỏn trưởng
+ Bước 3: Kế toỏn trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt Phiếu xuất kho và Húa đơn GTGT, chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho và Húa đơn GTGT cho Kế toỏn.
+ Bước 4: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, tiến hành xuất kho, ghi vào cột thực xuất (cột 2), ghi ngày thỏng xuất rồi cựng người nhận hàng ký vào phiếu, ghi thẻ kho. Kế toỏn căn cứ vào húa đơn GTGT lập phiếu thu, ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ (Chị Phạm Thị Hải) để thu tiền. Sau đú chuyển chứng từ cho phũng kế toỏn.
+ Bước 5: Kế toỏn nhận Phiếu xuất kho, ghi đơn giỏ, tớnh thành tiền (cột 3,4) trờn phiếu, ghi sổ Giỏ vốn; nhận Húa đơn GTGT ghi sổ doanh thu, nhận phiếu thu ghi sổ kế toỏn vốn bằng tiền.
+ Bước 6: Kế toỏn bảo quản và lưu trữ chứng từ.
2.2.2. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toỏn.
Cụng ty CP tư vấn và xõy dựng Thăng Long sử dụng cỏc tài khoản sau trong kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu:
- TK 511: “Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ”. Chi tiết: TK 511 XM: “Doanh thu bỏn xi măng”
TK 511 GL: “Doanh thu bỏn gạch Eurotile lỏt” - TK 632: “Giỏ vốn hàng bỏn”
Chi tiết: TK 632 XM: “Giỏ vốn hàng xi măng”
TK 632 GL: “Giỏ vốn hàng gạch Eurotile lỏt” - TK 155: “ Thành phẩm”
Chi tiết: TK 155 XM: “Thành phẩm xi măng”
TK 155 GL: “Thành phẩm gạch Eurotile lỏt” - TK 131: “Phải thu khỏch hàng”
Chi tiết theo từng khỏch hàng.
- TK 333: “Thuế và cỏc khoản phải nộp nhà nước”
Chi tiết TK 3331: “Thuế GTGT phải nộp” -> TK 33311: “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”
Ngoài ra Cụng ty cũn sử dụng cỏc TK khỏc như: TK 111, 112, 154XM, 154GL...
Phần mềm TvaT đó được thiết kế sẵn hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 do Bộ Tài chớnh ban hành. Do đú, khi đưa phần mềm vào sử dụng, Cụng ty chỉ cần xúa, sửa đổi hoặc khai bỏo thờm cỏc tài khoản chi tiết để phục vụ tốt cụng tỏc quản lý của Cụng ty.
Thao tỏc thực hiện: Từ màn hỡnh chớnh của phần mềm kế toỏn, kế toỏn nhấp chuột vào mục “Kế toỏn tổng hợp”, chọn “Khai bỏo loại tài khoản”. Sau đú nhấp chuột vào “Thờm mới” để khai bỏo thờm tài khoản hoặc “Sửa” để sửa đổi....cỏc tài khoản.