2.3 Quy trỡnh ghi sổ phần hành kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu theo hỡnh thức
2.3.6 Kế toỏn cụng nợ phải thu khỏch hàng
2.3.6.1 Hạch toỏn chi tiết cụng nợ phải thu.
* Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, Lệnh chuyển cú.
* Sổ kế toỏn chi tiết sử dụng: Sổ chi tiết thanh toỏn với khỏch hàng, Bảng tổng hợp chi tiết thanh toỏn với khỏch hàng.
Vớ dụ 3: Ngày 15/12/2013 Anh Nguyễn Thanh Mai thanh toỏn toàn bộ tiền hàng mua ngày 01/12/2013 bằng tiền mặt (Phiếu thu 2476).
Định khoản: Nợ TK 111: 29.452.500 Cú TK 131_Nguyễn Thanh Mai: 29.452.500 Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toỏn của khỏch hàng, kế toỏn lập Phiếu thu.
Bảng 2.3.6a: Mẫu Phiếu thu (Phụ lục 04)
Đơn vị:................. PHIẾU THU Mẫu số: 01-TT
Địa chỉ:............... Ngày 15 thỏng 12 năm 2013 (BH theo QĐ số 15/2006/QĐ Ngày 20/03/2006 và QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) Quyển số:............ Nợ:................ Số: 2476 Cú:................. Họ và tờn người nộp tiền: Nguyễn Thanh Mai
Địa chỉ: Số 9 Đường C, Khối Yờn Vinh, TP Vinh, Nghệ An Lý do nộp: Trả tiền mua xi măng ngày 01/12/2013
Số tiền: 29.452.500 (Viết bằng chữ): Hai chớn triệu bốn trăm năm hai nghỡn năm trăm đồng chẵn./.
Kốm theo:..........chứng từ gốc.
Ngày 15 thỏng 12 năm 2013
Giỏm đốc Kế toỏn Người nộp Người lập Thủ quỹ trưởng tiền phiếu
(Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) - Đó nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ): Hai chớn triệu bốn trăm năm hai nghỡn năm trăm đồng chẵn
- Tỷ giỏ ngoại tệ (Vàng, bạc, đỏ quý):....................................................................... - Số tiền quy đổi:............................................(Liờn gửi ra ngoài phải đúng dấu)
Vớ dụ 4: Ngày 29/12/2013 Nhận giấy bỏo Cú của ngõn hàng về việc Cụng ty đầu tư và phỏt triển nhà Hà Nội số 30 thanh toỏn toàn bộ tiền hàng theo húa đơn GTGT 0000350 ngày 19/12/2013. (Lệnh chuyển cú số EC00108572)
Định khoản: Nợ TK 112: 36.000.000 đ
Bảng 2.3.6b: Mẫu Lệnh chuyển cú (Phụ lục 07)
LỆNH CHUYỂN Cể
Số lệnh: EC00108572 Ngày lập: 29/12/2013 Ký hiệu chứng từ và nội dung nghiệp vụ: Lệnh chuyển Cú-101CT cho cỏcTCKT Ngõn hàng gửi lệnh: NHTMCP Ngoại thương–CN Vinh Mó NH:40203001 Ngõn hàng nhận lệnh: NHTM CT Việt Nam–CN Nghệ An Mó NH:40201001 Người trả/ chuyển tiền: Cụng ty đầu tư và phỏt triển nhà Hà Nội
Địa chỉ/ Số CMND:.................................................................................................. Tài khoản: 00101000000450 Tại: 40203001 NH Ngoại thương Vinh Người thụ hưởng: Cụng ty CP tư vấn và xõy dựng Thăng Long
Địa chỉ/ Số CMND:.................................................................................................. Tài khoản:102010000382780 Tại:40201001 NH Cụng thương Vinh Mó số thuế:............................................................................................................... Mục lục ngõn sỏch:.................................................................................................. Nội dung: Trả tiền mua gạch Eurotile ngày 19/12/2013
Số tiền:
Bằng chữ: Ba mươi sỏu triệu đồng đồng chẵn./.
Truyền đi lỳc .....giờ....phỳt Nhận lỳc 11 giờ 02 phỳt
Ngày 29/12/2013 NHCT: Dương Thị Phương Liờn
Kế toỏn Kiểm soỏt
(Đó ký) (Đó ký)
Căn cứ vào cỏc nghiệp vụ phỏt sinh, từ giao diện chớnh của màn hỡnh kế toỏn TvaT, kế toỏn nhấp chuột vào mục “ Kế toỏn tổng hợp”, chọn “ Nhập chứng từ”, chọn lệnh thờm mới rồi nhập cỏc dữ liệu cú liờn quan.
Cuối kỳ, kế toỏn vào “Kế toỏn tổng hợp”, chọn mục “In bỏo cỏo tổng hợp và chi tiết”, chọn loại sổ chi tiết cần in, nhấp chuột vào phớm “in” để tiến hành in sổ chi tiết liờn quan.
Bảng 2.3.6c:
Đơn vị: Cụng ty CP tư vấn và xõy dựng Thăng Long Địa chỉ: Số 9 Đường C, Khối Yờn Vinh, TP Vinh, Nghệ An
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tài khoản: 131_ Nguyễn Thanh Mai
NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phỏt sinh Số dư
SH NT Nợ Cú Nợ Cú
Số dư đầu kỳ 0
Số phỏt sinh trong kỳ
01/12 0000345 01/12 Nợ tiền mua xi măng 511 26.775.000 01/12 0000345 01/12 Thuế GTGT 10% 33311 2.677.500
15/12 2476 15/12 Thanh toỏn tiền hàng 111 29.452.500
Cộng số phỏt sinh 29.452.500 29.452.500
Số dư cuối kỳ 0
Ngày 31 thỏng 12 năm 2013
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng
Sổ chi tiết thanh toỏn với khỏch hàng Cụng ty Đầu tư và phỏt triển nhà Hà Nội số 30: Phụ lục 08
Bảng tổng hợp chi tiết thanh toỏn với khỏch hàng: Phụ lục 09
2.3.6.2 Hạch toỏn tổng hợp cụng nợ phải thu
Kế toỏn sử dụng sổ Nhật ký chung (Mẫu bảng 2.3.2g) và sổ Cỏi TK 131.
Quy trỡnh hạch toỏn tổng hợp tương tự như trờn, kế toỏn vào “Kế toỏn tổng
hợp”, chọn mục “In bỏo cỏo tổng hợp và chi tiết”, chọn sổ Nhật Ký chung và Sổ Cỏi TK 131 (theo hỡnh thức Nhật ký chung), nhấp chuột vào phớm “in” để tiến hành in sổ.
Bảng 2.3.6d:
Đơn vị: Cụng ty CP tư vấn và xõy dựng Thăng Long Địa chỉ: Số 9 Đường C, Khối Yờn Vinh, TP Vinh, Nghệ An
SỔ CÁI
Tài khoản 131: “Phải thu khỏch hàng” Năm: 2013
NTGS Chứng từ Diễn giải Số hiệu
TKĐƯ
Số tiền
SH NT Nợ Cú
Số dư đầu năm Số dư cuối thỏng
11 8.520.000 0
01/12 0000345 01/12 Phải thu tiền hàng Thuế GTGT 10% 511 33311 26.775.000 2.677.500 ..... ........ ........ ........... ..... .......... ............. 15/12 2476 15/12 Thu tiền KH nợ 111 29.452.500 ... ....... ......... .................. .......... ................ ....... Cộng phỏt sinh thỏng 12 497.527.000 481.913.510
Dư cuối năm 31.548.510 24.133.490
Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
2.4. Thực trạng và cỏc giải phỏp hoàn thiện phần hành kế toỏn bỏn hàng vàcụng nợ phải thu tại Cụng ty CP tư vấn và xõy dựng Thăng Long cụng nợ phải thu tại Cụng ty CP tư vấn và xõy dựng Thăng Long
2.4.1 Thực trạng
2.4.1.1Kết quả đạt được
- Về phương thức bỏn hàng: Hiện nay cụng ty hầu như tổ chức bỏn hàng theo phương thức bỏn hàng thu tiền ngay và bỏn hàng theo hợp đồng (bỏn chịu). Việc tổ chức tốt trong từng phương thức bỏn hàng, đó đem lại hài lũng cho khỏch hàng, nõng cao hiệu suất bỏn hàng cũng như hiệu suất hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
- Hiện nay cụng ty đó theo dừi tương đối chớnh xỏc số lượng thành phẩm nhập, xuất và tồn kho. Cụng tỏc quản lý tốt, đảm bảo chất lượng sản phẩm
- Về phương phỏp tớnh giỏ vốn hàng xuất bỏn: Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng phương phỏp tớnh trị giỏ vốn của hàng xuất bỏn theo đơn giỏ bỡnh quõn. Phương phỏp này mang lại kết quả giỏ vốn chớnh xỏc, gúp phần đỏnh giỏ đỳng đắn hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Trong cụng tỏc thanh toỏn với người mua: Nhỡn chung cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu ở cụng ty đó thực hiện tốt. Điều này thể hiện qua việc theo dừi đỳng đắn cỏc khoản nợ của khỏch hàng thụng qua việc lập sổ theo dừi chi tiết đối tượng thanh toỏn. Cụng ty khụng cú cỏc khoản nợ phải thu khú đũi nờn khụng sử dụng tài khoản 139 “Dự phũng phải thu khú đũi” để hạch toỏn.
2.4.1.2 Hạn chế cũn tồn tại
- Nhỡn chung phương thức bỏn hàng chưa đa dạng, cụng ty cũng cú ỏp dụng bỏn hàng đại lý, nhưng cỏc đại lý này tồn tại dưới hỡnh thức khỏch hàng thanh toỏn chậm, thực chất của cỏc quầy đại lý này là nhằm tiờu thụ một lượng sản phẩm tương đối lớn cho cụng ty. Trong quỏ trỡnh bỏn hàng cụng ty khụng sử dụng “Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bỏn” để hạch toỏn, do đú cụng ty cũng khụng trực tiếp quản lý giỏ cả, mà chỉ xem họ như những tư thương, nếu họ bỏn giỏ cao hơn thỡ họ được hưởng lói và ngược lại. Việc bỏn hàng theo phương thức đại lý như hiện nay ở cụng ty, sẽ dễ gõy mất uy tớn cho cụng ty, để cú lói họ cú thể tăng giỏ, hoặc cú thể dựng hàng giả nhón mỏc của cụng ty với bất kỳ hỡnh thức nào.
- Đặc thự của Cụng ty là sản phẩm sản xuất ra chủ yếu phục vụ cho ngành xõy dựng. Do vậy việc xuất giao sản phẩm khối lượng lớn là theo hợp đồng kinh tế và việc thanh toỏn thường là chậm. Mặt khỏc trong hợp đồng kinh tế đó ký kết vẫn chưa thể hiện rừ việc khỏch hàng thanh toỏn nhanh, trước thời hạn sẽ như thế nào, cú nghĩa là cụng ty chưa cú một chớnh sỏch khuyến khớch việc khỏch hàng thanh toỏn nhanh tiền hàng như chiết khấu bỏn hàng nếu khỏch hàng thanh toỏn sớm, giảm giỏ hàng bỏn cho những khỏch mua với khối lượng lớn. Do đú chưa khuyến khớch được tõm lý thanh toỏn nhanh của khỏch hàng.
- Cụng ty sử dụng phương phỏp giỏ bỡnh quõn để tớnh trị giỏ vốn hàng húa xuất bỏn, do vậy cụng việc chỉ được thực hiện vào cuối kỳ. Điều đú ảnh hưởng khụng nhỏ đến hiệu quả cụng tỏc kế toỏn, cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn cụng ty.
2.4.2. Một số kiến nghị đúng gúp
- Về phương thức bỏn hàng: Nhằm khắc phục những hạn chế trong cụng tỏc tiờu thụ thành phẩm như đó nờu ở phần trước, từ đú tăng cường cụng tỏc tiờu thụ sản phẩm, nõng cao uy tớn của cụng ty trờn thị trường, đũi hỏi cụng ty phải điều chỉnh việc thực hiện tiờu thụ sản phẩm thụng qua đại lý. Theo em cụng ty nờn trực tiếp mở cỏc đại lý ở khắp cỏc huyện thị trong tỉnh cũng như ở tỉnh bạn, sản phẩm sẽ do cụng
ty trực tiếp chở đến cỏc đại lý và đảm bảo sản lượng cũng như chất lượng khi giao
hàng cho cỏc quầy đại lý này. Đồng thời cụng ty phải trực tiếp quản lý giỏ bỏn, yờu cầu bắt buộc cỏc đại lý phải bỏn theo đỳng giỏ quy định và được hưởng khoản hoa hồng theo tỷ lệ % trờn doanh thu.
Nếu thực hiện tốt cụng tỏc này, uy tớn sản phẩm của cụng ty sẽ được đảm bảo và khả năng tiờu thụ được tăng lờn. Việc trớch tỷ lệ % hoa hồng cho đại lý, cú thể căn cứ vào doanh thu hàng thỏng mà cỏc đại lý thực hiện được, hoặc cũng cú thể căn cứ vào quy mụ hoạt động của cỏc đại lý này.
- Hiện nay cụng ty chưa cú một chớnh sỏch nào khuyến khớch trong quỏ trỡnh
bỏn hàng. Thực tế trong kỳ cụng ty khụng phỏt sinh nghiệp vụ kinh tế liờn quan đến TK 521 và TK 532. Nhưng theo em cụng ty nờn sử dụng TK 521 và TK 532 để kớch thớch việc bỏn hàng cũng như việc thu hồi vốn nhanh hơn và cú hiệu quả hơn.
+ Tài khoản 521: “Chiết khấu thương mại” được sử dụng để phản ỏnh khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho người mua hàng vỡ đó mua với khối lượng lớn.Chiết khấu thương mại theo thỏa thuận được ghi trờn hợp đồng kinh tế. Trong kỳ, cỏc khoản chiết khấu thương mại phỏt sinh được hạch toỏn vào bờn Nợ TK 521:
Nợ TK 521: Giỏ trị chiết khấu.
Nợ TK 3331: Thuế GTGT được giảm trừ
Cú TK 111, 112, 131: Tổng số tiền giảm trừ cho khỏch hàng Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK 511:
Nợ TK 511: Tổng số chiết khấu thương mại trong kỳ. Cú TK 512: Chiết khấu thương mại.
+ Tài khoản 531: “Giảm giỏ hàng bỏn” được sử dụng để phản ỏnh khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho khỏch hàng trong trường hợp đặc biệt vỡ lý do hàng bỏn khụng đỳng quy cỏch hoặc khụng đỳng thời hạn. Trong kỳ, cỏc khoản giảm giỏ hàng bỏn phỏt sinh được hạch toỏn vào bờn Nợ TK 532, cuối kỳ kết chuyển về TK 511 (tương tự như hạch toỏn vào TK 521).
- Như phần trước đó trỡnh bày, việc cụng ty tiến hành xỏc định trị giỏ vốn của hàng xuất bỏn theo phương thức đơn giỏ bỡnh qũn nờn đó gặp rất nhiều khú khăn trong cụng tỏc hạch toỏn, vỡ thành phẩm nhập, xuất kho diễn ra thường xuyờn liờn tục. Do đú theo em cụng ty nờn tiến hành đỏnh giỏ thành phẩm theo 2 loại giỏ là giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn, trong đú giỏ hạch toỏn là giỏ do cụng ty tự xõy dựng, nhằm quản lý hạch toỏn thành phẩm được đơn giản thuận tiện, cung cấp thụng tin một cỏch kịp thời cho nhà quản lý, giỏ này được sử dụng trong thời gian dài do cụng ty thống nhất quy định. Cuối kỳ kế toỏn tiến hành điều chỉnh lại giỏ vốn hạch toỏn theo giỏ thực tế. Việc sử dụng giỏ hạch toỏn của thành phẩm, giỳp cho cho kế toỏn hạch toỏn nhập xuất kho thành phẩm hàng ngày theo chỉ tiờu giỏ trị, đứng trờn gúc độ quản lý của nhà lónh đạo cụng ty, cú thể biết được tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch giỏ thành, hoặc được mức độ chi phớ tăng hay giảm so với kỳ trước.
KẾT LUẬN
Trờn thị trường thỡ bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào cũng cần phải cú kế hoạch sản xuất thật tốt và kế hoạch bỏn hàng, thu hồi cụng nợ thật hiệu quả. Việc đảm bảo tối đa húa doanh thu đầu ra và tối thiểu húa chi phớ đầu vào chớnh là mục tiờu của mọi doanh nghiệp. Qua đú một lần nữa chỳng ta cú thể khẳng định, cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu cú vai trũ hết sức quan trọng trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của cỏc doanh nghiệp. Thụng qua cụng tỏc kế toỏn này, giỳp cho cỏc đơn vị đỏnh giỏ được hiệu quả sản xuất kinh doanh của mỡnh, từ đú tỡm ra nguyờn nhõn, giải phỏp để cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và thu hồi cụng nợ núi riờng và cụng tỏc kế toỏn núi chung ngày càng tốt hơn, hiệu quả sản xuất kinh doanh ngày càng cao hơn.
Em thấy việc tổ chứ cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu cú một vị trớ, vai trũ hết sức quan trọng, là cụng cụ đắc lực giỳp lónh đạo cụng ty nắm bắt được tỡnh hỡnh sản xuất, tiờu thụ thành phẩm, cũng như việc thanh toỏn với khỏch hàng để cú biện phỏp chỉ đạo kịp thời. Chớnh vỡ vậy để cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu núi riờng và cụng tỏc kế toỏn núi chung thực sự trở thành cụng cụ quản lý kinh tế hiệu quả, đũi hỏi cụng ty phải tỡm ra những giải phỏp hữu hiệu, nhằm kiện toàn và tổ chức cụng tỏc kế toỏn một cỏch khoa học hơn, vừa đảm bảo phự hợp với điều kiện, tỡnh hỡnh thực tế của cụng ty, vừa bảo đảm đỳng chế độ kế toỏn hiện hành.
Qua những bài học thực tế đó tớch luỹ được trong thời gian thực tập ở cụng ty, đó giỳp cho em củng cố được những kiến thức đó học trong trường. Đồng thời trờn cơ sở lý luận, kết hợp với thực tiễn, với lũng mong muốn gúp phần nhỏ bộ vào việc hoàn thiện hơn nữa cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu ở Cụng ty CP tư vấn và xõy dựng Thăng Long, em đó đưa ra một số kiến nghị, đề xuất. Em rất mong nhận được sự hưởng ứng nhiệt tỡnh của cỏc thầy cụ, cũng như ở cụng ty.
Vỡ khả năng và thời gian cú hạn, mặc dự đó hết sức cố gắng tỡm tũi, nghiờn cứu, nhưng chắc chắn Bỏo cỏo thực tập này khụng trỏnh khỏ những thiết sút nhất định. Một lần nữa em kớnh mong nhận được sự gúp ý bổ sung, chỉ bảo, của cỏc thầy cụ trong bộ mụn kế toỏn của trường, cũng như tập thể cỏn bộ trong cụng ty, để bỏo cỏo này được hoàn thiện hơn nữa. Cuối cựng, em xin chõn thành cảm ơn cụ giỏo
ThS Hồ Mỹ Hạnh cựng cỏc thầy cụ giỏo trong bộ mụn kế toỏn của trường. Xin
chõn thành cảm ơn ban lónh đạo của cụng ty, tập thể cỏn bộ trong phũng kế toỏn Cụng ty CP tư vấn và xõy dựng Thăng Long đó quan tõm, tạo điều kiện và giỳp đỡ, chỉ bảo tận tỡnh cho em hoàn thành bản bỏo cỏo thực tập tốt nghiệp này.
Xin chõn thành cảm ơn!
Nghệ An, ngày 05 thỏng 04 năm 2014 Sinh viờn thực hiện
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bỏo cỏo thực tập tốt nghiệp, khúa luận tốt nghiệp về đề tài kế toỏn thành phẩm, hàng húa; đề tài kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh đó được hoàn thành của cỏc sinh viờn khoỏ trước.
2. Bộ Tài chớnh (2008), Chế độ kế toỏn doanh nghiệp, Nhà xuất bản Thống kờ, Hà Nội.
- Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toỏn
- Quyển 2: Bỏo cỏo tài chớnh, chứng từ và sổ kế toỏn, sơ đồ kế toỏn.
3. GS. TS. Ngụ Thế Chi, TS. Trương Thị Thuỷ (2008), Giỏo trỡnh kế toỏn tài chớnh, Nhà xuất bản Tài chớnh, Hà Nội.
4. PGS. TS. Phạm Thị Gỏi (2004), Giỏo trỡnh phõn tớch hoạt động kinh doanh, Nhà