1. Những công việc sinh viên thực tập được đảm nhiệm
1.2.2. Thực tập tổ chức hướng dẫn khách du lịch theo đoàn
Trong thời gian thực tập tại Cơng ty Timetravel thì các anh chị đã cho thực tập hướng dẫn một số đồn khách lớn đi City tour Có thể nói khách du lịch theo đồn là hình thưc phổ biến và cũng là nguồn khách chính của Cơng ty. Nhìn chung khách đi du lịch theo đồn thường có các đặc điểm như: Số lượng đông từ 15 đến 30 khách. Họ thường đi theo chương trình đã định sẵn với mức chi phí do Cơng ty ấn định. Tâm lý của khách du lịch theo đoàn thường muốn được cung cấp các dịch vụ đã mua trong chương trình du lịch. Họ thường mua sắm nhiều theo tâm lý đám đông, và nhu cầu nghỉ ngơi lưu trú ở mức trung bình (khách sạn 2 đến 3 sao).
* Công tác chuẩn bị của hướng dẫn viên
Trong công tác thực tập hướng dẫn khách du lịch theo đồn thì tơi được giao các nhiệm vụ như: Khi nhận được điều động từ phòng hướng dẫn viên thì phải đến nhận hồ sơ chương trình du lịch gồm các giấy tờ như hợp đồng du lịch, lịch trình tour, thơng tin đồn khách, phiếu báo phương tiện vận chuyển, phiếu đặt dịch vụ ăn nghỉ, số điện thoại của các cơ sở liên quan, giấy báo thanh tốn, phiếu
thì hướng dẫn viên cần tìm hiểu trước thơng tin đoàn khách, nghiên cứu kỹ chương trình du lịch của đồn, chuẩn bị về ngơn ngữ, kiến thức, chuẩn bị mọi thủ tục giấy tờ, kiểm tra lại các thơng tin về cơ sở đón khách và kiểm tra lại chính bản thân hướng dẫn viên. Đây là những công việc khá phức tạp yêu cầu hướng dẫn viên phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đón khách.
* Đón tiếp và làm quen với đồn khách
Khi cơng tác chuẩn bị đã hồn tất thì đên bước hướng dẫn viên đón tiếp và làm quen với đồn khách. Bởi vì trong q trình chuẩn bị thì hướng dẫn viên mới chỉ làm quen được trưởng đồn, cịn đồn khách thì chưa. Vì vậy, ấn tượng ban đầu có vai trị rất quan trọng đối với sự thành cơng của chương trình du lịch. Cơng việc đón khách cũng rất quan trọng. Đón khách có thể tại Cơng ty, tại bến tàu, sân bay... tùy vào điều kiện sức khỏe của khách mà có sự quan tâm thích hợp.
Tâm lý khách du lịch lúc này khá mệt mỏi hoặc lo lắng do chuyến đi dài, do chưa biết hướng dẫn viên là người như thế nào, cách ứng xủ của hướng dẫn viên có thân thiện với khách hay khơng?...Trước tâm lý chung đó, nếu hướng dẫn viên tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp thì sẽ tạo sự thành cơng lớn trong chương trình du lịch.
Khi khách đã lên xe thì cơng tác giới thiệu thơng tin bản thân hướng dẫn viên, Cơng ty lữ hành, lịch trình du lịch là rất quan trọng. Tùy vào điều kiện sức khỏe của khách mà có cách xử lý phù hợp. Nếu khách không chú ý đến lời thuyết minh của hướng dẫn viên thì ta có thể giới thiệu qua về các điểm du lịch, điểm đến,... rồi tổ chức hoạt náo hoặc để cho khách nghỉ ngơi.
* Thực tập tổ chức phục vụ lưu trú ăn uống cho khách
Đây cũng là một khâu quan trọng trong việc tổ chức chương trình du lịch cho khách. Khi gần đến khách sạn, hướng dẫn viên có thể nhắc nhở cho khách các đặc điểm của khách san, các dịch vụ miễn phí, dịch vụ phải trả...
tin cho đoàn khách đặc điểm của nơi đến, các phương tiện giao thông của điểm đến, các dịch vụ, đặc sản của vùng miền, các lưu ý khác...
Tổ chức ăn uống cho khác rất quan trọng đặc biệt là bữa ăn đầu tiên của hướng dẫn viên với đồn khách. Bữa ăn đầu tiên giúp ta nhìn nhận, đánh giá được khẩu vị ăn uống của khách, các yêu cầu, để có sự thay đổi món ăn phù hợp cho khách trong các bữa ăn sau.
Các bữa ăn của đoàn khách thường được cơ sở dịch vụ hợp đồng với tổ chức du lịch nhận khách và thường được tổ chức ngay tại cơ sở lưu trú. Nhưng với trách nhiệm là người tổ chức thự hiện chương trình du lịch, hướng dẫn viên phải quan tâm, xem xét việc cung cấp dịch vụ mà du khách đã mua để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách.
* Thực tập tổ chức hoạt động hướng dẫn tham quan
Công việc đầu tiên chuẩn bị tổ chức hướng dẫn chuyến tham quan là trước ngày tổ chức chuyến tham quan, hướng dẫn viên cần phải thơng báo cho đồn khách về thời gian, địa điểm xuất phát và những yêu cầu cá nhân cho khách. Tùy vào điều kiện cụ thể, đối tượng tham quan,...mà hướng dẫn viên thông báo cho khách một số thông tin cụ thể.
Thông báo cho khách những chương trình hoạt động tham quan trong ngày hơm đó. Trên phương tiện tham quan, hướng dẫn viên cần thông báo, giới thiệu cho khách sơ qua về điểm đến, tạo tính hấp dẫn, trí tị mị của du khách.
Kết thúc chuyến tham quan tại mỗi điểm, hướng dẫn viên là người lên xe cuối cùng khi đảm bảo số lượng khách. Sau một ngày thực hiện chương trình, hướng dẫn viên thơng báo cho khách những tuyến điểm, những hoạt động hướng dẫn cho ngày tiếp theo.
* Thực tập tổ chức hoạt động vui chơi giải trí và dịch vụ khác
Các hoạt động vui chơi giải trí có thể có, có thể khơng nhưng hướng dẫn viên nên tổ chức để cho chuyến tham quan được phong phú, hấp dẫn, tạo hứng thú cho khách, đồng thời giúp cho các thành viên trong đồn hịa đồng với nhau.
Tổ chức các buổi giao lưu của khách với người dân địa phương, cở sở, điểm du lịch. Ngồi ra cịn có thể tổ chức các bữa tiệc nhỏ nếu các thành viên trong đoàn trong thời gian đi tour là ngày kỷ niệm tạo nên cảm giác được quan tâm tới khách.
Đặc biệt trong các dịch vụ khác thì hoạt động mua sắm được du khách quan tâm trên hết. Tránh trường hợp du khách mua sắm quá nhiều làm chậm lịch trình tour. Khi mua sắm, hướng dẫn viên cần giới thiệu, hướng dẫn cho đoàn về địa điểm mua sắm, thời gian cho phép mua sắm và những chú ý khi mua sắm. Lưu ý khách các hiện tượng bán hàng giả hoặc lừa đảo, hướng dẫn viên cần phải đảm bảo lợi ích của khách.
* Thực tập tổ chức tiễn khách
Kết thúc chương trình du lịch cũng là một nghệ thuật. Trước ngày chia tay đoàn khách, hướng dẫn viên cần chu ý đến tới các giáy tờ, thủ tục trả phong, vé máy bay, tàu... Hướng dẫn viên phải thơng báo chính xác về thời gian rời khỏi nơi lưu trú.
Hướng dẫn viên cần đến sớm hơn để giúp khách kiểm tra, thu dọn hành lý. Có câu ngạn ngư “ Diện mạo gây ấn tượng khi gặp gỡ ban đầu. Trí tuệ gây ấn tượng lúc chia tay”. Ngày chia tay là lúc mà khách hiểu được hướng dẫn viên và ngược lại hướng dẫn viên cũng hiểu về đồn khách mà mình hướng dẫn. Lúc này có thể giới thiệu cho khách các chương trình du lịch hấp dẫn khác cho khách để tạo cơ hội khách quay lại với Công ty trong chuyến tham quan du lịch lần sau.
* Những công việc sau chuyến đi
Sau chương trình du lịch thì hướng dẫn viên có nhiệm vụ báo cáo tour, quyết toán tour, rút kinh nghiệm sau tour. Báo cáo phải trình bày đầy đủ nội dung về chuyến du lịch, trình bày những vấn đề liên quan đến đồn sau đó phải có các kiến nghị về chuyến du lịch để cơ quan Công ty rút kinh nghiệm cho việc tổ chức chương trình du lịch sau.
Nộp bản nhận xét của khách cho Công ty du lịch, tổng hợp ý kiến của khách để rút kinh nghiệm, trả lại các dụng cụ hướng dẫn, giải quyết các vấn đề tồn đọng.
Như vậy, để tổ chức một chương trình du lịch cho khách đồn thành cơng thì địi hỏi nghiệp vụ hướng dẫn của hướng dẫn viên cao. Muốn vậy thì sau mỗi chuyến đi cần rút ra được kinh nghiệm thực tế từ đó để tổ chức các chương trình du lịch sau tốt hơn. Trong thời gian thực tập hướng dẫn tại Cơng ty du lịch Timestravel thì em đã thu được nhiều kinh nghiệm hơn cho sau này ra trường đi làm.
Để thực tập tốt nghiệp vụ lữ hành và hướng dẫn đòi hỏi cá nhân sinh viên có tính học hỏi cao và nhạy bén trong mọi tình huống, có tinh thần ham học về các kiến thức thực tế. Điều này em đã một phần nào đó đạt được trong q trình thực tập tại Công ty du lịch Timetravel.