6. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.2. xuất các giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty Cổ phần
Lưu trữ Phương Bắc trên thị trường Hà Nội
3.2.1. Giải pháp huy động vốn và sử dụng hiệu quả nguồn vốn
Như đã phân phối ở trên, hiện tại, công ty đang thiếu một số vốn nhất định để phục vụ cho các mục tiêu sau:
- Tăng vốn điều lệ, đồng thời có căn cứ và cơ sở để cạnh tranh với các đối thủ khác trong các dự án lớn hoặc các dự án cần đấu thầu để triển khai.
- Tuyển dụng một số nhân sự chất lượng cao để phục vụ việc triển khai các dự án lớn mà công ty đang dự kiến thực hiện.
- Truyền thông thương hiệu của công ty. Thực hiện các chiến dịch quảng cáo, truyền thông thông qua các kênh truyền thống và kênh online để khách hàng biết đến công ty và các sản phẩm dịch vụ của công ty nhiều hơn.
Tác giả đề xuất giải pháp gửi thư mời tới các CEO, lãnh đạo các đơn vị để tổ chức các buổi hội thảo nhằm giới thiệu về giải pháp văn thư lưu trữ tổng thể tại các DN hiện nay. Trong đó, mời một số diễn giả nổi tiếng như Tiến sĩ Lê Thẩm Dương để thu hút các DN đến tham gia. Trong buổi hội thảo sẽ có một nội dung đào tạo cho các DN về kỹ năng lãnh đạo, đồng thời thực hiện phát tờ rơi và giới thiệu về hệ thống văn thư lưu trữ cũng như các thiết bị đi kèm vào giữa thời gian đào tạo để các DN nắm và triển khai nếu có nhu cầu.
3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
a. Hồn thiện cơng tác tuyển dụng
Cần thực hiện một số biện pháp để nâng cao chất lượng đầu vào như sau:
- Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong công ty, đánh giá năng lực thực hiện của từng nhân viên. Đồng thời căn cứ vào chiến lược, chính sách nguồn nhân lực. Trên cơ sở đó lập kế hoạch, nhu cầu lao động trong từng thời kỳ. Theo số lượng, tiêu chuẩn chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp ở từng bộ phận trong Cơng ty để có kế hoạch tuyển dụng. Tiến hành phân tích các cơng việc trong Cơng ty, trên cơ sở
đó xây dựng các bảng mơ tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc và hệ thống tiêu chuẩn đối với nhân viên thực hiện ở từng vị trí cơng việc.
- Lập kế hoạch tuyển dụng từ các nguồn cung cấp (các trường đại học, các công ty đào tạo về lĩnh vực văn thư lưu trữ, thi công cơng trình, các viện nghiên cứu, …).
b. Hồn thiện cơng tác đào tạo
Tăng cường công tác đào tạo, huấn luyện để nâng cao năng lực quản lý, trình độ chun mơn, tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, cụ thể:
Ban Giám đốc và các Trưởng, Phó phịng ban
Ngồi trình độ nghiệp vụ chun mơn về ngành cần được đào tào qua các lớp quản trị dài hạn, đặc biệt là lớp quản trị chiến lược, vì trong thực tế Cơng ty nào có Ban giám đốc có chiến lược tốt, Cơng ty đó sẽ phát triển tốt và bền vững.
Ngoài bằng đại học chuyên ngành, cần tự đào tạo để nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, đặc biệt là trong cơng tác chuyển giao cơng nghệ để có thể tiếp cận với những cơng nghệ mới nhất phục vụ cho cơng việc. Ngồi ra, cần đào tạo, bồi dưỡng và thay thế cán bộ có trình độ chun mơn yếu kém, khả năng quản lý kém bằng lực lượng quản lý trẻ có năng lực, nhiệt huyết và đạo đức.
Đối với lực lượng nhân viên văn phòng và nhân viên tại cửa hàng
Công ty cần mở các lớp đào tạo ngắn hạn và thường xuyên về chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính, để mọi người có thể thực hiện tốt các cơng việc được giao, song song đó cần chuẩn bị một đội ngũ dự phòng để chuẩn bị cho việc bổ nhiệm vào các chức vụ quản lý khi cần thiết.
c. Hồn thiện cơ chế chính sách cho các bộ phận
Hoàn thiện hệ thống trả lương, trả thưởng và các chế độ chính sách khác nhằm kích thích động viên cán bộ nhân viên nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Các cơ chế đề xuất cụ thể như sau:
Hồn thiện quy chế trả lương
Cơng ty tiếp tục xây dựng và hoàn thiện quy chế trả lương theo năng suất và hiệu quả công việc một cách rõ ràng và công khai.
Trả lương của Công ty phải dựa vào cơ sở hiệu quả công việc. Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm mỗi cán bộ nhân viên sẽ được giao việc có đầy đủ các tiêu chí đánh giá cụ thể. Người phụ trách phòng, đơn vị sản xuất sẽ chấm điểm cho cán bộ, nhân viên của mình theo thang quy định. Ban giám đốc sẽ chấm điểm và lưu vào một chương trình định sẵn. Cuối tháng, Phịng Hành chính nhân sự sẽ tổng hợp lại và thanh tốn lương trên cơ sở ngày cơng, hệ số lương công việc, hệ số hiệu quả, hệ số nguy hiểm và mức lương tối thiểu mà Công ty quy định theo từng giai đoạn.
Trả lương với bộ phận trực tiếp sẽ theo hình thức trả lương theo kết quả, Cơng ty xây dựng lại khung lương cơ bản cho từng loại kết quả cụ thể, chế độ lương thời gian chờ việc khác phục vụ việc kinh doanh của đơn vị, chế độ lương nếu đạt bao nhiêu phần trăm kết quả công việc đặt ra từ trước.
Hoàn thiện quy chế thưởng
Căn cứ trên các chỉ tiêu công việc, công ty cũng xây dựng quy chế thưởng do vượt chỉ tiêu một cách rõ ràng, cụ thể, đồng thời thực hiện một cách nghiêm túc, cơng bằng bình đẳng, tơn trọng sức lao động của mỗi thành viên.
Hàng tháng, lựa chọn nhân viên xuất sắc nhất của từng bộ phận và khen thưởng bằng quà hoặc tiền mặt nhằm tạo động lực khuyến khích, khích lệ, thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.
- Đối với các bộ phận gián tiếp: là kết quả phân loại A, B, C, D dựa trên số điểm hàng tháng của các trưởng bộ phận, đơn vị đánh giá cho điểm đã được tập hợp lưu trữ vào chương trình máy vi tính.
- Đối với bộ phận trực tiếp: từ bảng báo cáo của cơng nhân, nhân viên kỹ thuật đưa vào chương trình máy vi tính, máy sẽ cho điểm và phân loại A, B, C, D cho từng ca của từng người, sau đó tổng hợp lại từng tháng để xếp loại A, B, C, D. Dựa vào xếp loại A, B, C, D của các cán bộ công nhân viên, bộ phận thi đua thuộc Phịng Nhân sự căn cứ vào nguồn khen thưởng. Cơng ty có thể chi thưởng hàng quý, 6 tháng, năm.
3.2.3. Giải pháp tìm kiếm nhà cung cấp
Nhà cung cấp đóng vai trị vơ cùng quan trọng quyết định đến chất lượng và giá bán sản phẩm. Đồng thời sản phẩm có đa dạng phong phú hay khơng là một phần phụ thuộc vào các nhà cung cấp. Trên thực tế, công ty chưa có được nguồn cung mới nên vẫn phải nhập các sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu với giá cao hơn. Hiện nay, công ty đang bắt đầu xúc tiền công tác nghiên cứu nhằm chủ động trong khâu sản xuất, nhằm giảm thiếu tới mức tối đa chi phí đầu vào của sản phẩm, từ đó giảm thiếu chi phí cho khách hàng khi mua các sản phẩm dịch vụ tại công ty.
Nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời gian tới, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm tìm kiếm nhà cung cấp mới, cụ thể:
- Thành lập mới bộ phận mua hàng thuộc phòng kinh doanh để chuyên trách cơng tác tìm kiếm, đề xuất và lựa chọn đối tác cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho công ty.
- Xây dựng bộ tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp bao gồm:
Có năng lực: Thể hiện ở kết quả sản xuất kinh doanh trong 3 năm gần nhất, doanh thu yêu cầu đạt từ 5 tỷ đồng/năm trở lên, đồng thời có lợi nhuận.
Giá cạnh tranh: Mức giá khơng cao hơn so với giá của các nhà cung cấp hiện tại, đồng thời vẫn phải đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào.
Địa điểm: Gần Hà Nội, có thể lựa chọn nhà cung cấp ở tỉnh ngoài nhưng đảm bảo bán kính khơng q 100km để hạn chế tối đa chi phí vận chuyển.
Khách hàng đã từng hợp tác: Đã từng cung cấp nguyên vật liệu cho tối thiểu 3 khách hàng có doanh thu từ 10 tỷ/năm trên thị trường.
- Hàng tháng, bộ phận mua hàng có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tình hình tìm kiếm và tiếp xúc cụ thể với từng nhà cung cấp.
- Cách thức tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
Lọc danh sách các đơn vị đang cung cấp các nguyên vật liệu và công ty cần để sản xuất và lắp ráp.
Gọi điện, đặt vấn đề hợp tác => Đặt lịch tiếp xúc.
Sàng lọc, lựa chọn nhà cung cấp có đủ các tiêu chí nêu trên.
Rà sốt liên tục, thay thế các nhà cung cấp không đảm bảo theo từng giai đoạn và thay thế bằng các nhà cung cấp khác.
3.2.4. Giải pháp mở rộng mạng lưới kênh phân phối
Kênh phân phối tốt sẽ hỗ trợ giải quyết các ứ đọng vốn do hàng tồn trong thời gian sắp tới. Công ty cần đầu tư để ngày càng hoàn thiện hơn hệ thống kênh phân phối tới tay khách hàng. Hoàn thiện hệ thống phân phối sẽ giúp sản phẩm của công ty tiêu thụ dễ dàng hơn, hạn chế rủi ro do việc ứ đọng hàng hóa.
Song song với kênh đại lý, cơng ty cần đẩy mạnh phát triển kênh online. Trước mắt đầu tư kinh phí chạy quảng cáo để đưa website của cơng ty lên top của google đồng thời, tuyển dụng nhân sự phụ trách bán hàng qua các kênh website, Telesale, Fanpage.
Đối với việc mở rộng kênh phân phối, tác giả đề xuất:
- Kênh trực tiếp: Thay vì việc chỉ tập trung vào các mối quan hệ sẵn có như hiện tại, cơng ty sẽ tổ chức các buổi hội thảo về vấn đề văn thư lưu trữ tại các doanh nghiệp. Gửi giấy mời tới các chủ doanh nghiệp, sau đó sẽ trình bày cụ thể những lợi ích mang lại từ việc chuẩn hóa cơng tác văn thư lưu trữ.
- Kênh online:
Website: Thiết kế lại website cơng ty, trong đó làm nổi bật lên các sản phẩm dịch vụ mà công ty đang cung cấp, kèm theo những ưu đãi đối với khách hàng.
Fanpage: Tham gia vào các nhóm liên quan đến cơng tác hành chính nhân sự, văn thư, kế tốn,… sau đó viết các bài có nội dung về văn thư lưu trữ để tìm hiểu sự quan tâm từ các thành viên, sau đó add các thành viên quan tâm vào page của công ty.
Khi page của cơng ty đạt đến 5000 thành viên thì bắt đầu xây dựng các chương trình đào tạo, tư vấn cụ thể về các dịch vụ mà công ty đang cung cấp.
3.2.5. Giải pháp về công nghệ
Tăng cường đổi mới, nâng cao chất lượng công nghệ nhằm tác động đến hai yếu tố cơ bản tạo nên khả năng cạnh tranh của DN là chất lượng và giá cả sản phẩm. Đầu tư vào công nghệ là vấn đề đang được quan tâm của bất cứ một DN nào hoạt động trong nền kinh tế thị trường. Từ năm 2015 trở lại đây Cơng ty đã từng bước hiện đại hố công nghệ sản xuất mang lại những hiệu quả kinh tế nhất định. Nhưng do số vốn dành cho đầu tư đổi mới cơng nghệ cịn hạn chế nên chưa đảm bảo sự đồng bộ cho hệ thống máy móc.
Việc đầu tư cơng nghệ sẽ hồn thiện quy trình cơng nghệ đảm bảo đồng bộ trong hệ thống máy móc và mở rộng quy mơ sản xuất. Khi đó, chất lượng sản phẩm được nâng lên nhờ đó giúp Cơng ty có sản phẩm đưa vào thị trường mới. Ngoài ra, thiết bị máy móc hồn hảo giúp cho quy trình sản xuất liên tục tiết kiệm nguyên liệu tăng năng suất lao động, từ đó hạ giá thành sản phẩm.
Thành lập mới bộ phận phát triển công nghệ trực thuộc bộ phận sản xuất để nghiên cứu các giải pháp công nghệ mới nhất để áp dụng vào quá trình sản xuất, lắp ráp.
3.2.6. Giải pháp nâng cao thương hiệu
Thành lập bộ phận marketing trực thuộc phòng kinh doanh để thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phụ trách chạy quảng cáo cho các sản phẩm dịch vụ của công ty và chạy google adword để đẩy các tìm kiếm về sản phẩm lên dần trang 1 tìm kiếm của google.
- Chuyên trách nội dung, viết bài truyền thông các sản phẩm dịch vụ của công ty tới khách hàng, phụ trách website của công ty.
Tăng cường thông tin quảng cáo
Quảng cáo ngày nay càng trở nên phổ biến trong cuộc sống hàng ngày và là hoạt động không thể thiếu trong sản xuất kinh doanh nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm và mở rộng thị trường. Đề xuất Ban lãnh đạo cơng ty cấp bổ sung kinh phí cho các hoạt động quảng cáo để truyền thơng thương hiệu vì hiện tại các hình thức truyền thơng của công ty chưa thực sự phong phú, hấp dẫn. Đề xuất sử dụng song song các hình thức đặc biệt là quảng cáo online. Trong đó, nhấn mạnh thơng điệp về chất lượng, kiểu dáng của sản phẩm để tạo được dấu ấn trong tâm trí khách hàng.
Triển khai truyền thơng trực tiếp bằng cách:
- Sàng lọc 1000 doanh nghiệp lớn trên địa bàn Hà Nội.
- Gửi thư có nội dung giới thiệu về công tác văn thư lưu trữ tại các đơn vị, kèm văn phịng phẩm có logo, thương hiệu của cơng ty làm q tặng, đồng thời truyền thông thương hiệu tới các công ty cũng là tập khách hàng mà công ty đang hướng đến.