2. CHƢƠNG 2: TÌNH HÌNH LẬP VÀ TRÌNH BÀY BÁO CÁO TÀI CHÍNH
2.2 Tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tại tập đồn Cotec
2.2.1.1 Chế độ kế tốn tại tập đồn Cotec
Kỳ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế tốn: cơng ty sử dụng đồng Việt Nam
(VND) làm đơn vị tiền tệ trong ghi chép kế toán. Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đƣợc chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh trong kỳ đƣợc ghi nhận vào thu nhập hoặc chi phí trong kỳ.
Chế độ kế tốn: cơng ty áp dụng hệ thống chế độ kế toán, chuẩn mực kế tốn
Việt Nam và các thơng tƣ hƣớng dẫn, sửa đổi của Bộ Tài Chính. Báo cáo tài chính này đƣợc lập theo mẫu quy định tại Quyết đinh 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và thông tƣ 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009.
Công ty áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán Việt Nam trong việc lập các báo cáo tài chính.
Cơ sở lập báo cáo tài chính: báo cáo tài chính đƣợc trình bày theo ngun tắc
giá gốc.
Ngun tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền:
Tiền mặt , tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khồn đầu tƣ ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lƣợng tiền xác định và khơng có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tƣ đó tại thời điểm báo cáo.
Nguyên tắc, phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: Theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá do quy đổi ngoại tệ đƣợc kết chuyển vào lãi lỗ của năm tài chính.
Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác:
Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thƣơng mại và phải thu khác: khi doanh nghiệp xác định đƣợc quyền lợi phải thu từ các bên liên quan.
Nguyên tắc thể hiện: các khoản phải thu thƣơng mại và phải thu khác thể hiện theo số phải thu ban đầu trừ đi dự phịng khoản phải thu khó địi.
Dự phịng nợ phải thu khó địi: Đƣợc lập cho từng khoản nợ phải thu khó địi căn cứ vào tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ hoặc dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra theo hƣớng dẫn tại thông tƣ 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009.
Hàng tồn kho
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: giá trị nhập kho theo giá trị thực thế. Phƣơng pháp đánh giá hàng tồn kho: bình qn gia quyền.
Phƣơng pháp kế tốn hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên.
Phƣơng pháp dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Theo hƣớng dẫn tại thông tƣ 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009.
Các khoản đầu tƣ vào công ty con mà trong đó cơng ty nắm quyền kiểm sốt đƣợc trình bày theo phƣơng pháp giá gốc. các khoản phân phối lợi nhuận mà công ty mẹ nhận đƣợc từ số lợi nhuận lũy kế của các công ty con sau ngày Cơng ty nắm quyền kiểm sốt đƣợc ghi nhận vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của công ty. Các khoản phân phối khác đƣợc xem nhƣ phần thu hồi của các khoản đầu tƣ và đƣợc trừ vào giá trị đầu tƣ.
Đầu tư vào công ty liên kết:
Các khoản đầu tƣ vào cơng ty liên kết mà trong đó cơng ty có ảnh hƣởng đáng kể đƣợc trình bày theo phƣơng pháp giá gốc. Các khoản phân phối lợi nhuận từ số lợi nhuận lũy kế của các công ty liên kết sau ngày đầu tƣ đƣợc phân bổ vào kết quả hoạt động kinh doanh trong năm của công ty. Các khoản phân phối khác đƣợc xem nhƣ phần thu hồi các khoản đầu tƣ và đƣợc trừ vào giá trị đầu tƣ.
Đầu tư chứng khoán và các khoản đầu tư khác:
Đầu tƣ chứng khoán và các khoản đầu tƣ khác đƣợc ghi nhận theo giá mua thực tế. Dự phòng đƣợc lập cho việc giảm giá trị của các khoản đầu tƣ có thể chuyển nhƣợng đƣợc trên thị trƣờng vào ngày kết thúc kỳ kế toán tƣơng ứng với chênh lệch giữa giá gốc trên sổ sách với giá trị thị trƣờng tại ngày đó theo hƣớng dẫn của thơng tƣ 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009. Tăng hoặc giảm số dƣ tài khoản dự phịng đƣợc hạch tốn vào chi phí tài chính trong kỳ.
Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định
Tài sản cố định đƣợc thể hiện theo nguyên giá trừ khấu hao lũy kế.
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: Thực hiện theo quy định tại thông tƣ số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình, Khấu hao đƣợc tính vào kết quả hoạt động kinh doanh theo phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng dựa vào thời gian sử dụng ƣớc tính của tài sản cố định.
Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định vơ hình: là phần mềm kế tốn và giá trị thƣơng hiệu Cotec: khấu hao đƣợc tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng, thời gian khấu hao từ 3 đến 5 năm.
Chi phí đi vay
Các chi phí đi vay đƣợc ghi nhân vào chi phí trong kỳ. Trƣờng hợp chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tƣ xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang cần có một thời gian đủ dài (trên 12 tháng) để có thể đƣa vào sử dụng theo mục đích định trƣớc hoặc bán thì chi phí đi vay này đƣợc vốn hóa.
Đối với các khoản vốn vay chung trong đó có sử dụng có mục đích đầu tƣ xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang thì chi phí đi vay vốn hóa đƣợc xác định theo tỷ lệ vốn hóa đối vơi chi phí lũy kế bình qn gia quyền phát sinh cho việc đầu tƣ xây dựng cơ bản hoặc sản xuất tài sản đó. Tỷ lệ vốn hóa đƣợc tính theo tỷ lệ lãi suất bình quân gia quyền của các khoản vay chƣa trả trong kỳ, ngoại trừ các khoản vay riêng biệt phục vụ cho mục đích hình thành một tài sản cụ thể.
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành thể hiện số thuế phải nộp trong năm tài chính theo thuế suất đƣợc áp dụng vào ngày kết thúc năm 2013 là 25% và bất kỳ bút toán điều chỉnh đối với số thuế phải nộp của năm trƣớc.
Thuế thu nhập hoãn lại đƣợc xác định cho các khoản chênh lệch tạm thời tại ngày kết thúc kỳ kế toán năm giữa cơ sở tính thuế thu nhập của tài sản và nợ phải trả và giá trị ghi sổ của chúng có mục đích lập báo cáo tài chính. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại phải trả đƣợc xác định theo thuế suất tính sẽ áp dụng cho năm tài sản đƣợc thu hồi hay nợ phải trả đƣợc thanh toán, dựa trên các mức thuế suất và luật thuế có hiệu lực vào ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Các khoản nợ phải trả thương mại và phải trả khác
Nguyên tắc ghi nhận khoản phải trả thƣơng mại và phải trả khác. Khi doanh nghiệp xác định đƣợc nghĩa vụ phải trả cho bên liên quan.
Các khoản phải trả thƣơng mại và phải trả khác đƣợc thể hiện theo giá gốc.
Chi phí phải trả:
Chi phí phải trả đƣợc ghi nhận dựa trên các ƣớc tính hợp lý về số tiền phải trả cho các hàng hóa, dịch vụ đã sử dụng trong kỳ.
Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu:
Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu: Đƣợc ghi nhận theo số thực góp của chủ sở hữu.
Thặng dƣ vốn cổ phần: Là số chênh lệch tăng giữa giá phát hành cổ phiếu và
mệnh giá cổ phiếu.
Lãi cơ bản trên cổ phiếu
Lãi cơ bản trên cổ phiếu đƣợc tính bằng cách chia lợi nhuận sau thuế thuộc về cổ đông sở hữu cổ phiếu phổ thơng cho số lƣợng bình quân gia quyền của số cổ phiếu phổ thông đang lƣu hành trong kỳ kế tốn.
Doanh thu và chi phí
Doanh thu bán hàng: doanh thu đƣợc ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích
gắn liền với việc sở hữu hàng hóa đó đƣợc chuyển giao cho ngƣời mua và khơng cịn tồn tại yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh tốn tiền, chi phí kèm theo hoặc khả năng hàng bán bị trả lại.
Doanh thu cung cấp dịch vụ: doanh thu đƣợc ghi nhận khi không cịn những
yếu tố khơng chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh tốn tiền hoặc chi phí kèm theo. Trƣờng hợp dịch vụ đƣợc thực hiện trong nhiều kỳ kế tốn thì việc xác định doanh thu trong từng kỳ đƣợc thực hiện căn cứ vào tỷ lệ hoàn thành dịch vụ tại ngày cuối kỳ.
Doanh thu hợp đồng xây dựng: phần cơng việc hồn thành của Hợp đồng xây
dựng làm cơ sở xác định doanh thu đƣợc xác định theo phƣơng pháp tỷ lệ phần trăm (%) giữa chi phí thực tế đã phát sinh của phần cơng việc đã hoàn thành tại một thời điểm so với tổng chi phí dự tốn của hợp đồng. (hoặc theo phƣơng pháp đánh giá
phần cơng việc đã hồn thành / hoặc theo phƣơng pháp tỷ lệ phần trăm (%) giữa khối lƣợng xây lắp đã hoàn thành so với tổng khối lƣợng xây lắp phải hoàn thành của Hợp đồng).
Chi phí
Chi phí đƣợc ghi nhận khi thực tế phát sinh và tƣơng xứng với doanh thu.
Bên liên quan
Các bên đƣợc coi là liên quan nếu một bên có khả năng kiểm sốt hoặc có ảnh hƣởng đáng kể đối với bên kia trong việc ra quyết định các chính sách tài chính và hoạt động. Các bên cũng đƣợc xem là bên liên quan nếu cùng chịu sự kiểm soát chung hay chịu ảnh hƣởng đáng kể chung.
2.2.2 Hình thức kế tốn tại tập đồn Cotec
Cơng ty Cotec sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính, thơng qua việc sử dụng phần mềm kế toán Fast Business, đƣợc thiết kế theo hình thức ghi sổ "Nhật Ký Chung".
Trong công ty thiết kế những biểu mẫu chứng từ riêng để phục vụ cơng tác kiểm tra giám sát, chu trình làm việc và kế tốn chặt chẽ. Chu trình kế tốn đƣợc thiết kế theo từng chu trình kế tốn mua hàng, bán hàng, thu tiền, thanh toán, tạm ứng, hồn ứng…
Hằng ngày kế tốn viên dựa vào những chứng từ kế toán đã đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tình theo bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trong phần mềm kế tốn, bao gồm 3 hình thức sổ chính sau: sổ thu, chi tiền mặt; sổ thu chi tiền gửi ngân hàng (bao gồm cả các khoản vay ngân hàng), sổ kế toán tổng hợp (nhập tất cả các bút tốn về chi phí, doanh thu và các bút tốn kết chuyển cuối tháng)
Cuối tháng/ cuối quý kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu các số liệu tổng hợp và chi tiết luôn luôn đƣợc thực hiện tự
động và đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế tốn có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu kế tốn với báo cáo tài chính. Trong phần mềm có những chi tiết khơng thể theo dõi đƣợc, kế toán tổng hợp mở sổ bằng excel theo dõi riêng ví dụ:
- Sổ chi tiết tính khấu hao tài sản cố định.
- Theo dõi tính tốn lãi suất các khoản vay ngân hàng, và các khoản cho vay.
Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trƣớc năm 2009 tập đồn khơng sử dụng phần mềm kế tốn thống nhất, công ty mẹ Cotec Group sử dụng phần mềm kế toán KTSYS, nhƣng do phần mềm không đáp ứng đƣợc u cầu quản lý và kế tốn của cơng ty và để tiện cho việc theo dõi cũng nhƣ hạch tốn đồng nhất các thơng tin kế tốn trong tồn bộ tập đồn, cơng ty thống nhất sử dụng phần mềm kế tốn chung cho cả tập đồn.
Từ năm 2009 đến nay tập đoàn Cotec bắt đầu áp dụng phần mềm kế toán Fast Business, tuy nhiên trong tập đồn chỉ có một số công ty áp dụng phần mềm này sau thời gian 2 tháng dùng thử.
Các công ty hiện tại đang áp dụng phần mềm kế tốn Fast:
Cơng ty Cổ phần Kỹ thuật Xây dựng và Vật liệu Xây dựng
Công ty Cổ phần Đầu tƣ và Phát triển Nhà đất Cotec
Công ty Cổ phần Du lịch và Đầu tƣ Xây dựng Châu Á
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Xây dựng Anpha
Công ty Cổ phần Đầu tƣ và Phát triển Nhà đất Cotec Miền Bắc
Công ty Cổ phần Hằng Hà
Chỉ còn riêng Cotec CIC chƣa áp dụng phần mềm fast do chi phí phần mềm khá đắt tiền, chi phí bỏ ra khơng bằng thu nhập thu lại đƣợc.
2.2.3 Tổ chức bộ máy kế tốn tại tập đồn
2.2.3.1 Bộ máy tổ chức kế tốn tại cơng ty mẹ
Đội ngũ nhân viên kế tốn Cơng ty mẹ gồm có 4 thành viên: kế toán ngân hàng, kế toán tiền mặt, kế toán tổng hợp, kế toán trƣởng.
Kế toán ngân hàng: phụ trách việc kiểm tra tất cả các hồ sơ sẽ đƣợc thanh toán
bằng tiền gửi ngân hàng, chuẩn bị UNC, theo dõi và cập nhật tất cả các thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng của cơng ty, nhập những hóa đơn đầu vào liên quan đến việc thanh tốn qua hình thức chuyển khoản, quản lý những phát sinh công nợ với nhà cung cấp mà chuyên thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng. Ngoài ra nhập liệu các khoản vay, trả lãi trả gốc cho ngân hàng, đồng thời theo dõi các khoản vay theo từng khế ƣớc và tính tốn khoản lãi phải trả hàng tháng để kiểm tra đối chiếu với số liệu của ngân hàng.
Kế toán tiền mặt: theo dõi trình duyệt tất cả các hồ sơ liên quan đến việc thanh
toán bằng tiền mặt, cập nhật sổ cái tiền mặt, đối chiếu kiểm tra với sổ quỹ, và theo dõi cộng nợ tạm ứng của những nhân viên trong Công ty ứng tiền mặt, và những nhà cung cấp và khách hàng giao dịch bằng tiền mặt.
Kế toán tổng hợp: Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán
tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nƣớc và Công ty. Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế tốn phần hành chính thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch tốn, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. Lập bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bất động sản, công cụ dụng cụ. Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế tốn trƣởng phân cơng.
Thủ quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực
Kết tốn trưởng: lập và giải trình các báo cáo theo yêu của ban giám đốc, phân
công công việc, kiểm tra giám sát các hoạt động của phịng kế tốn.
2.2.3.2 Bộ máy tổ chức kế tốn tại các cơng ty con
Các Cơng ty con cũng có cấu trúc bộ máy phịng kế tốn tƣơng tự nhƣ ở Công ty mẹ, và tùy thuộc vào công việc và các nghiệp vụ phát sinh có nhiều hay khơng mà số lƣợng nhân viên kế toán sẽ thay đổi theo cho phù hợp.
2.2.3.3 Khái qt bộ máy kế tốn tồn bộ tập đồn
Sơ đồ bộ máy kế tốn của tồn bộ tập đồn
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn trong tập đồn Cotec
Kế tốn trƣởng của cơng ty mẹ đồng thời cũng là kế tốn trƣởng của tồn bộ tập đoàn.
Kế tốn trƣởng của các cơng ty con, ngồi công việc báo cáo với ban giám đốc