2. CHƢƠNG 2: TÌNH HÌNH LẬP VÀ TRÌNH BÀY BÁO CÁO TÀI CHÍNH
2.2 Tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tại tập đồn Cotec
2.2.3.2 Bộ máy tổ chức kế tốn tại các cơng ty con
Các Cơng ty con cũng có cấu trúc bộ máy phịng kế tốn tƣơng tự nhƣ ở Công ty mẹ, và tùy thuộc vào công việc và các nghiệp vụ phát sinh có nhiều hay khơng mà số lƣợng nhân viên kế toán sẽ thay đổi theo cho phù hợp.
2.2.3.3 Khái qt bộ máy kế tốn tồn bộ tập đồn
Sơ đồ bộ máy kế tốn của tồn bộ tập đồn
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn trong tập đồn Cotec
Kế tốn trƣởng của cơng ty mẹ đồng thời cũng là kế tốn trƣởng của tồn bộ tập đoàn.
Kế tốn trƣởng của các cơng ty con, ngồi công việc báo cáo với ban giám đốc của công ty con cịn có nhiệm vụ báo cáo tình hình cơng tác kế toán với kế toán
Kế toán trưởng Cotec kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ Kế toán trưởng Cotec Land kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ kế toán trưởng Cotec Anpha kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ Kế toán trưởng Cotec Sài Gịn kế tốn tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ Kế toán trưởng Cotec CIC kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ Kết toán trưởng Hằng Hà kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ Kết toán trưởng Cotec Land Miền
Bắc kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ
trƣởng của tồn bộ tập đồn. Do đó kế tốn trƣởng của cơng ty mẹ không những giám sát hoạt động cơng tác kế tốn của cơng ty mẹ mà cịn phải nắm bắt đƣợc tình hình tài chính của tồn bộ tập đồn, và cơng tác kế tốn của từng thành viên trong tập đoàn.
Cơng tác kế tốn tại cơng ty mẹ và các công ty con đƣợc thực hiện cơng tác kế tốn độc lập với nhau tuy nhiên ln ln duy trì mối quan hệ hợp tác và hỗ trợ chặt chẽ.
Các kế tốn viên trong cơng ty đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán, kế toán tổng hợp và kế tốn trƣởng đã có kinh nghiệm làm kế toán trƣởng và kế tốn tổng hợp nhiều cơng ty khác nhau. Tuy nhiên chƣa có kinh nghiệp làm việc trong những tập đồn lớn, dó đó chƣa có kinh nghiệm cũng nhƣ kiến thức, và đào tạo về việc lập báo cáo tài chính hợp nhất.
2.3 Thực trạng lập báo cáo tài chính tại tập đồn Cotec
2.3.1 Tình hình lập và trình bày báo cáo tài chính tại tập đồn
Hệ thống báo cáo tài chính đƣợc lập tại tập đồn COTEC và các cơng ty con.
Lập báo cáo tài chính riêng của cơng ty mẹ và báo cáo tài chính của các công ty con: hàng năm đều đƣợc lập theo quy định của nhà nƣớc, các báo cáo đều
đƣợc kiểm tốn nhằm mục đích cung cấp thông tin cho các cổ đông, ngân hàng, phục vụ công tác quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty ….
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DN)
Riêng Cotec Land là cơng ty có đăng ký hoạt động trên sàn chứng khốn, do đó lập báo cáo tài chính theo từng q và có kiểm tốn 2 lần trong năm, 6 tháng đầu năm và cuối năm.
Lập Báo cáo tài chính hợp nhất: cơng ty chƣa thực hiện lập Báo cáo tài chính
hợp nhất, đối với những trƣờng hợp hợp nhất của cơng ty đều dẫn đến hình thành công ty mẹ con do đó cơng ty chỉ hạch toán phần sở hữu của mình trong cơng ty con nhƣ một khoản đầu tƣ trong báo cáo tài chính riêng. Do đó cơng ty hiện tại khơng có Báo cáo tài chính hợp nhất kể từ ngày thiết lập quyền kiểm soát.
2.3.2 Một số đánh giá về tình hình cơng tác kế tốn tại tập đồn Cotec
2.3.2.1 Ưu điểm:
Toàn bộ tập đồn đều áp dụng chính sách kế tốn thống nhất và các hệ thống tài khoản thống nhất phù hợp với quy định của luật pháp và việc này cịn giúp cho cơng tác lập báo cáo tài chính trở nên dễ dàng hơn.
Tuy kế tốn từng cơng ty thành viên trong tập đoàn là độc lập, tuy nhiên bộ máy kế tốn đƣợc bố trí tập trung trong một phịng do đó việc trao đổi thơng tin giữa các kế tốn diễn ra dễ dàng.
Biểu mẫu chứng từ của tập đoàn đƣợc thiết kế thống nhất dễ dàng cho công việc kiểm tra giám sát.
2.3.2.2 Nhược điểm:
Hệ thống báo cáo tài chính mà các cơng ty trong tập đồn lập mới chỉ có báo cáo tài chính riêng của công ty mẹ, và các báo cáo tài chính của cơng ty con mà chƣa có báo cáo tài chính hợp nhất của cả tập đồn. Do đó những nhà đầu tƣ và các nhà quản trị chƣa thể nhìn thấy đƣợc một cách bao qt tình hình tài chính cũng nhƣ kết quả hoạt động kinh doanh của toàn bộ tập đoàn Cotec.
Phần mềm Fast là phần mềm hiện đại, quản lý dữ liệu tốt, tốc độ xử lý nhanh và chính xác, tuy nhiên phần mềm này khơng hồn tồn đƣợc thiết kế dành riêng cho đặc điểm tình hình hoạt động và lĩnh vực hoạt động của cơng ty Cotec, dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh cần phải theo dõi bằng file excell riêng của từng nhân viên kế tốn. Điều này dẫn đến việc khơng bảo mật dữ liệu và hạn chế khả năng tiếp xúc thông tin cần thiết của các thành viên liên quan để làm việc hiệu quả hơn, ngồi ra
cịn dẫn đến việc dễ dàng bị mất dữ liệu do trục trặc trên thiết bị tin học. Đồng thời khi có sự thay đổi về mặt nhân sự những thơng tin này không dễ dàng đƣợc truyền đạt lại cho ngƣời tiếp theo một cách đầy đủ và trọn vẹn do đó việc tổng hợp thơng tin khơng đƣợc tồn diện và đầy đủ.
Hệ thống kiểm sốt cịn lỏng lẻo dẫn đến việc bảo mật trong dữ liệu kế tốn cịn nhiều thiếu sót, những chứng từ gốc hoặc số liệu kế toán dễ dàng bị lấy đi mà khơng có kiểm sốt.
2.3.2.3 Ngun nhân việc chưa lập Báo cáo tài chính hợp nhất
Trình độ nhân viên và số lượng nhân viên phịng kế tốn cịn nhiều hạn chế
Việc lập báo cáo tài chính vẫn đang là vấn đề phức tạp và mới mẻ đối với trình độ kế tốn của nhân viên kế tốn Việt Nam. Tình hình hợp nhất cơng ty có nhiều phức tạp vì có nhiều hoạt động bán qua lại các cơng ty trong tập đồn cơng với việc các giao dịch nội bộ diễn ra thƣờng xuyên làm cho Báo cáo tài chính hợp nhất của cơng ty trở thành vấn đề hóc búa hơn.
Phịng kế tốn của cơng ty Cotec hiện tại chỉ có 4 thành viên, khối lƣợng công viêc phải giải quyết khá lớn dẫn đến việc khơng có đủ thời gian để thực hiện làm Báo cáo tài chính hợp nhất, trong khi báo cáo hợp nhất không phải là vấn đề đơn giản. Muốn thực hiện báo cáo này cơng ty Cotec cần có thêm nhân viên chuyên phụ trách vấn đề về hợp nhất Báo cáo tài chính hợp nhất.
Ban lãnh đạo chưa đánh giá đúng mức độ quan trọng của Báo cáo tài chính hợp nhất
Nguyên nhân chính yếu của việc chƣa lập Báo cáo tài chính hợp nhất trong tập đồn Cotec chính là ban giám đốc chƣa thực sự chú trọng đến việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất trong tập đoàn, xem nhƣ Báo cáo tài chính hợp nhất chỉ là tổng của những báo cáo riêng lẻ, nên chỉ cần quan tâm đến báo cáo riêng lẻ là đủ. Ban lãnh đạo mới chỉ có cái nhìn chi tiết cho từng cơng ty nhỏ lẻ mà chƣa thực sự bao quát
toàn bộ tập đoàn, định hƣớng phát triển của tập đoàn chỉ mới dừng lại ở một số công ty chủ chốt mà chƣa hƣớng đến việc toàn bộ tập đoàn cùng phát triển.
Quy định về pháp luật đối với việc bắt buộc lập Báo cáo tài chính hợp nhất và cơng bố báo cáo ra bên ngồi là chưa cao:
Theo Thơng tƣ 161/2007/TT-BTC ban hành về việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất có quy định rõ: Cơng ty mẹ phải lập Báo cáo tài chính hợp nhất hàng năm và Báo cáo tài chính hợp nhất giữa niên độ hàng quý (không bao gồm quý IV). Báo cáo tài chính hợp nhất phải lập và nộp vào cuối kỳ kế toán năm cho các cơ quan quản lý Nhà nƣớc có thẩm quyền theo quy định chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm và cơng khai trong thời hạn 120 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Riêng báo cáo tài chính giữa niên độ phải cơng khai cho các chủ sở hữu theo quy định của từng Tập đồn tuy nhiên việc khơng nộp Báo cáo tài chính hợp nhất vẫn chƣa quy định mức độ xử phạt, thậm chí cơng ty khơng nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền thì cũng khơng hề bị nhắc nhở. Quy định này chỉ mới có hiệu lực thực sự đối với những cơng ty có cổ phiếu đƣợc niêm yết trên sàn chứng khoán.
KẾT LUẬN CHƢƠNG II
Tập đoành Cotec đứng trƣớc tình hình kinh tế suy thối năm 2008, đã có những định hƣớng mới để tồn tại và phát triển vững mạnh hơn đó là việc đa dạng hóa nhiều ngành nghề kinh doanh bằng cách đầu tƣ vào nhiều cơng ty khác nhau. Từ đó dẫn đến việc có thêm nhiều cơng ty thành viên trong tập đồn, và các cơng ty này có mối quan hệ phức tạp đầu tƣ và sở hữu lẫn nhau. Điều này cùng với những quy định của pháp luật đẩy yêu cầu lập Báo cáo tài chính hợp nhất lên cao.
Trong chƣơng này, tác giả trình bày đƣợc sự phát triển phức tạp của tập đoàn Cotec đồng thời miêu tả tình trạng lập báo cáo tài chính tại tập đồn Cotec từ đó nhận thức đƣợc những ƣu điểm hay những điểm còn hạn chế của cơ cấu bộ máy kế tốn trong tập đồn. Từ đây sẽ làm tiền đề cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất của tập đoàn trong thực tế tại chƣơng 3.
3. CHƢƠNG 3 : XÂY DỰNG PHƢƠNG PHÁP LẬP VÀ TRÌNH BÀY BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI TẬP ĐỒN COTEC BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI TẬP ĐỒN COTEC
3.1 Những điều kiện cần thiết để lập và trình bày Báo cáo tài chính hợp
nhất
3.1.1 Xác định thông tin cần thu thập và yêu cầu cung cấp thông tin để lập Báo cáo tài chính hợp nhất lập Báo cáo tài chính hợp nhất
3.1.1.1 Xác định thông tin cần thu thập để lập Báo cáo tài chính hợp
nhất
Dựa vào những nguyên tắc và quy trình lập Báo cáo tài chính hợp nhất đƣợc quy định và hƣớng dẫn trong Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 11 vào số 25, Thông tƣ 161/2006 /TT- BTC và Thông tƣ số 21/2003/TT-BCT xác định những thông tin cần thiết để lập Báo cáo tài chính hợp nhất nhƣ sau:
- Để xác định phạm vi hợp nhất: cần xác định những công ty nào là công ty con hoặc cháu của cơng ty Cotec, do đó cần phải biết đƣợc số liệu kế tốn về việc đầu tƣ dài hạn, đầu tƣ vào công ty con, đầu tƣ vào công ty liên kết liên doanh của tất cả các công ty mà Cotec đầu tƣ vào nhƣ: tỷ lệ biểu quyết là bao nhiêu trong từng công ty.
- Để loại trừ khoản đầu tƣ vào cơng ty con: cần xác định giá phí đầu tƣ, và giá trị hợp lý của phần sở hữu của bên mua trong giá trị tài sản thuần của bên bị mua. Trong trƣờng hợp này công ty Cotec thấy có sự thay đổi số lƣợng cổ phần và tỷ lệ sở hữu trong cơng ty con thì cần phải có dữ liệu của từng lần mua bán cổ phần, giá bao nhiêu, mua bao nhiêu cổ phần để tính đƣợc giá phí khoản đầu tƣ hiện tại và giá trị hợp lý phần sở hữu của bên mua và lợi thế thƣơng mại để thực hiện bút toán loại trừ khoản đầu tƣ.
- Đối với việc loại bỏ giao dịch nội bộ cần xác định những thông tin sau:
o Giao dịch bán hàng hóa và dịch vụ nội bộ là những giao dịch nào, giá vốn hàng bán là bao nhiêu, giá bán là bao nhiêu, tình trạng hàng hóa đó đang nhƣ thế nào đã bán, đã sử dụng, hay con tồn trong kho.
o Giao dịch báo tài sản cố định trong nội bộ tập đoàn là những giao dịch nào, tài sản đó đang đƣợc sử dụng hay bán ra ngoài, giá bán, giá trị còn lại và khấu hao trong vòng bao nhiêu năm nữa.
o Loại trừ khoản vay nội bộ: cho vay hoặc vay bao nhiêu, lãi là bao nhiêu.
o Dự phòng: dự phòng nào là cho những tài sản có liên quan đến cơng ty thuộc phạm vi hợp nhất, số tiền dự phòng là bao nhiêu.
o Chia cổ tức trong năm là bao nhiêu.
Từ những thông tin cần phải đƣợc thu thập phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất chúng ta xây dựng những yêu cầu cần có của hệ thống kế tốn trong tồn bộ tập đoàn.
3.1.1.2 Yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác lập báo cào tài chính hợp nhất từ các cơng ty thành viên
Để phục vụ cơng tác lập Báo cáo tài chính hợp nhất, bộ phận kế tốn cơng ty mẹ và cơng ty con phải nộp Báo cáo tài chính hợp nhất về bộ phận lập Báo cáo tài chính hợp nhất bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngồi những báo cáo nêu trên, bộ phận kế tốn của cơng ty mẹ và các cơng ty con cần phải nộp thêm những báo cáo sau:
1) Báo cáo về tình hình cung cấp hàng hóa và dịch vụ nội bộ. (Mẫu biểu:
COTEC_HNBH01)
2) Báo cáo về tình hình mua hàng hóa và dịch vụ nội bộ. (Mẫu biểu:
COTEC_HNMH02)
4) Báo cáo về tình hình mua các tài sản cố định công cụ dụng cụ nội bộ. (Mẫu biểu COTEC_HNTS04)
5) Báo cáo cáo công nợ phải thu nội bộ. (biểu mẫu COTEC_HNPT05) 6) Báo cáo cáo công nợ phải trả nội bộ. (biểu mẫu COTEC_HNPT06)
7) Báo cáo về các khoản dự phịng liên quan đến nơi bộ (biểu mẫu
COTEC_HNPT07)
8) Báo cáo phân bổ các khoản lãi vay nội bộ. (Biểu mẫu COTEC_HNNV08) 9) Báo cáo về việc trả cổ tức trong năm tài chính. (Biểu mẫu
COTEC_HNNV08)
10) Báo cáo lƣu chuyển tiền phát sinh trong nội bộ.
Tất cả các báo cáo trên đều phải nộp về bộ phận Báo cáo tài chính hợp nhất bằng file excel và bản giấy theo mẫu đƣợc trình bày trong phụ lục số 02.
Thời gian nộp báo cáo về bộ phận lập Báo cáo tài chính hợp nhất muộn nhất vào trƣớc ngày yêu cầu phải có báo cáo 15 ngày, tức khoảng 15/3 hàng năm. Hàng quý nếu có yêu cầu lập báo cáo tài chính của ban giám đốc hoặc ban lãnh đạo thì các báo cáo trên phải đƣợc gửi về bộ phận hợp nhất trƣớc 10 ngày hạn nộp Báo cáo tài chính hợp nhất.
3.1.2 Xây dựng chính sách kế toán và kỳ kế toán cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất
Ƣu điểm của hệ thơng kế tốn của cơng ty nhƣ đã nêu trong chƣơng II là có chính sách kế tốn thống nhất. Tất cả các cơng ty con và công ty mẹ đều thực hiện chính sách kế tốn theo quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành, các thông tƣ hƣớng dẫn, và theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Và chính sách kế tốn đã đƣợc nêu cụ thể ở chƣơng II, đây chính là một đặc điểm thuận lợi cho tập đoàn thực hiện việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất mà khơng cần phải thay đổi chính sách kế tốn của các công ty thành viên trong tập đồn và cũng khơng cần phải lập những báo cáo tài chính khác cho phù hợp với những chính sách mà tập đoàn đang áp dụng.