BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI TẬP ĐỒN COTEC
3.1 Những điều kiện cần thiết để lập và trình bày Báo cáo tài chính hợp
nhất
3.1.1 Xác định thông tin cần thu thập và yêu cầu cung cấp thông tin để lập Báo cáo tài chính hợp nhất lập Báo cáo tài chính hợp nhất
3.1.1.1 Xác định thông tin cần thu thập để lập Báo cáo tài chính hợp
nhất
Dựa vào những ngun tắc và quy trình lập Báo cáo tài chính hợp nhất đƣợc quy định và hƣớng dẫn trong Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 11 vào số 25, Thông tƣ 161/2006 /TT- BTC và Thông tƣ số 21/2003/TT-BCT xác định những thông tin cần thiết để lập Báo cáo tài chính hợp nhất nhƣ sau:
- Để xác định phạm vi hợp nhất: cần xác định những công ty nào là công ty con hoặc cháu của cơng ty Cotec, do đó cần phải biết đƣợc số liệu kế tốn về việc đầu tƣ dài hạn, đầu tƣ vào công ty con, đầu tƣ vào công ty liên kết liên doanh của tất cả các công ty mà Cotec đầu tƣ vào nhƣ: tỷ lệ biểu quyết là bao nhiêu trong từng công ty.
- Để loại trừ khoản đầu tƣ vào cơng ty con: cần xác định giá phí đầu tƣ, và giá trị hợp lý của phần sở hữu của bên mua trong giá trị tài sản thuần của bên bị mua. Trong trƣờng hợp này cơng ty Cotec thấy có sự thay đổi số lƣợng cổ phần và tỷ lệ sở hữu trong cơng ty con thì cần phải có dữ liệu của từng lần mua bán cổ phần, giá bao nhiêu, mua bao nhiêu cổ phần để tính đƣợc giá phí khoản đầu tƣ hiện tại và giá trị hợp lý phần sở hữu của bên mua và lợi thế thƣơng mại để thực hiện bút toán loại trừ khoản đầu tƣ.
- Đối với việc loại bỏ giao dịch nội bộ cần xác định những thông tin sau:
o Giao dịch bán hàng hóa và dịch vụ nội bộ là những giao dịch nào, giá vốn hàng bán là bao nhiêu, giá bán là bao nhiêu, tình trạng hàng hóa đó đang nhƣ thế nào đã bán, đã sử dụng, hay con tồn trong kho.
o Giao dịch báo tài sản cố định trong nội bộ tập đoàn là những giao dịch nào, tài sản đó đang đƣợc sử dụng hay bán ra ngoài, giá bán, giá trị còn lại và khấu hao trong vòng bao nhiêu năm nữa.
o Loại trừ khoản vay nội bộ: cho vay hoặc vay bao nhiêu, lãi là bao nhiêu.
o Dự phòng: dự phòng nào là cho những tài sản có liên quan đến cơng ty thuộc phạm vi hợp nhất, số tiền dự phòng là bao nhiêu.
o Chia cổ tức trong năm là bao nhiêu.
Từ những thông tin cần phải đƣợc thu thập phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất chúng ta xây dựng những yêu cầu cần có của hệ thống kế tốn trong tồn bộ tập đoàn.
3.1.1.2 Yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác lập báo cào tài chính hợp nhất từ các cơng ty thành viên
Để phục vụ công tác lập Báo cáo tài chính hợp nhất, bộ phận kế tốn cơng ty mẹ và cơng ty con phải nộp Báo cáo tài chính hợp nhất về bộ phận lập Báo cáo tài chính hợp nhất bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngồi những báo cáo nêu trên, bộ phận kế tốn của cơng ty mẹ và các cơng ty con cần phải nộp thêm những báo cáo sau:
1) Báo cáo về tình hình cung cấp hàng hóa và dịch vụ nội bộ. (Mẫu biểu:
COTEC_HNBH01)
2) Báo cáo về tình hình mua hàng hóa và dịch vụ nội bộ. (Mẫu biểu:
COTEC_HNMH02)
4) Báo cáo về tình hình mua các tài sản cố định cơng cụ dụng cụ nội bộ. (Mẫu biểu COTEC_HNTS04)
5) Báo cáo cáo công nợ phải thu nội bộ. (biểu mẫu COTEC_HNPT05) 6) Báo cáo cáo công nợ phải trả nội bộ. (biểu mẫu COTEC_HNPT06)
7) Báo cáo về các khoản dự phòng liên quan đến nôi bộ (biểu mẫu
COTEC_HNPT07)
8) Báo cáo phân bổ các khoản lãi vay nội bộ. (Biểu mẫu COTEC_HNNV08) 9) Báo cáo về việc trả cổ tức trong năm tài chính. (Biểu mẫu
COTEC_HNNV08)
10) Báo cáo lƣu chuyển tiền phát sinh trong nội bộ.
Tất cả các báo cáo trên đều phải nộp về bộ phận Báo cáo tài chính hợp nhất bằng file excel và bản giấy theo mẫu đƣợc trình bày trong phụ lục số 02.
Thời gian nộp báo cáo về bộ phận lập Báo cáo tài chính hợp nhất muộn nhất vào trƣớc ngày yêu cầu phải có báo cáo 15 ngày, tức khoảng 15/3 hàng năm. Hàng quý nếu có u cầu lập báo cáo tài chính của ban giám đốc hoặc ban lãnh đạo thì các báo cáo trên phải đƣợc gửi về bộ phận hợp nhất trƣớc 10 ngày hạn nộp Báo cáo tài chính hợp nhất.
3.1.2 Xây dựng chính sách kế tốn và kỳ kế toán cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất
Ƣu điểm của hệ thơng kế tốn của cơng ty nhƣ đã nêu trong chƣơng II là có chính sách kế tốn thống nhất. Tất cả các cơng ty con và công ty mẹ đều thực hiện chính sách kế tốn theo quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành, các thông tƣ hƣớng dẫn, và theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Và chính sách kế tốn đã đƣợc nêu cụ thể ở chƣơng II, đây chính là một đặc điểm thuận lợi cho tập đoàn thực hiện việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất mà khơng cần phải thay đổi chính sách kế tốn của các cơng ty thành viên trong tập đồn và cũng khơng cần phải lập những báo cáo tài chính khác cho phù hợp với những chính sách mà tập đoàn đang áp dụng. Chính sách này nên đƣợc áp dụng cho tất cả các công ty con trong tƣơng lai.
Trƣờng hợp sau này xuất hiện những công ty khác trong tập đoàn mà áp dụng những chính sách kế tốn khác biệt thì cần phải lập lại báo cáo tài chính và đƣa vào Báo cáo tài chính hợp nhất thơng tin đã đƣợc điều chỉnh theo chính sách tập đồn quy định.
Đối với kỳ kế tốn thì tất cả cơng ty thành viên trong tập đoàn hiện tại đều áp dụng kỳ kế toán bắt đầu vào ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Và kỳ kế toán này nên đƣợc thống nhất cho tất cả các công ty thành viên sau này.
Đối với phƣơng pháp lập báo cáo tài chính trong tập đồn: đối với Bảng cấn đối kế toán và Bảng kết quả hoạt động kinh doanh các công ty thành viên trong tập đoàn đều lập theo mẫu ban hành của bộ tài chính đã nêu ở chƣơng II. Điều này tạo điều kiện thuận lơi cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất mà khơng cần phải tiến hành sửa đổi mẫu báo cáo của các công ty thành viên.
Riêng có Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ thì trong tập đồn hiện tại đang đi theo hai hƣớng: Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ lập theo phƣơng pháp gián tiếp và Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ lập theo phƣơng pháp trực tiếp.
Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ lập theo phƣơng pháp trực tiếp các luồng tiền thu chi phù hợp với từng nội dung đƣợc trình bày phù hợp với báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh. Chính điều này gây ra sự hạn chế của phƣơng pháp là không cho thấy đƣợc mối liên hệ giữa kết quả sản xuất kinh doanh với kết quả lƣu chuyển tiền từ hoạt động này. Đồng thời, các số liệu trên báo cáo lƣu chuyển tiền tệ sẽ khó kiểm tra, đối chiếu đƣợc với các số liệu từ báo cáo tài chính khác..
Cịn đối với phƣơng pháp gián tiếp: cho phép tính tốn, xác định luồng tiền từ hoạt động kinh doanh trên cơ sở lấy tổng lợi nhuận trƣớc thuế và điều chỉnh cho các khoản thu, chi không phải bằng tiền, các thay đổi trong vốn lƣu động và các khoản tiền lƣu chuyển không phải từ hoạt động kinh doanh. Nhờ đó, báo cáo thể hiện đƣợc mối liên hệ giữa kết quả hoạt động kinh doanh với kết quả lƣu chuyển tiền từ hoạt động này một cách cụ thể, chi tiết. Cơng việc tính tốn cũng đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu với các số liệu trong các báo cáo tài chính khác.
Do đó trong báo cáo lƣu chuyển tiền tệ hợp nhất sẽ áp dụng phƣơng pháp gián tiếp, để đáp ứng nhu cầu quản trị cũng nhƣ xu thế phƣơng pháp kế toán hiện nay. Việc thực hiện báo cáo lƣu chuyển tiền tệ bằng phƣơng pháp gián tiếp tuy đƣợc tính tốn bằng các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán và Bảng kết qủa hoạt động kinh doanh, tuy nhiên phần lớn các chỉ tiêu khơng thể đƣợc tính nếu chỉ dựa vào hai bảng này mà cần phải có thơng tin cụ thể chi tiết hơn. Đồng thời với việc đây là năm đầu tiên công ty lập Báo cáo tài chính hợp nhất do đó số liệu Báo cáo tài chính hợp nhất của năm trƣớc là khơng có do đó việc tính tốn và thực hiện báo cáo lƣu chuyển tiền tệ hợp nhất theo phƣơng pháp gián tiếp dựa vào Bảng cân đối kế toán và Kết quả hoạt động kinh doanh là khơng thể. Vì vậy, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ hợp nhất sẽ đƣợc trình bày theo hình thức gián tiếp, nhƣng không phải từ các chỉ tiêu của Bảng cân đối kế toán hợp nhất và Kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất mà bằng cách cộng các chỉ tiêu trên báo cáo lƣu chuyển tiền tệ của cơng ty mẹ và các cơng ty con sau đó tiến hành điều chỉnh loại bỏ những giao dịch nội bộ có ảnh hƣởng đến các chỉ tiêu trong báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
Trong tập đồn hiện tại khơng thống nhất phƣơng pháp lập báo cáo tài chính tiền tệ theo phƣơng pháp gián tiếp hay trực tiếp do đó tồn tại cả hai phƣơng pháp lập trong báo cáo tài chính của các cơng ty thành viên. Do đó trƣớc khi lập Báo cáo tài chính hợp nhất phải yêu cầu đối với những công ty lập báo cáo tiền tệ theo phƣơng pháp trực tiếp cần phải lập thêm một báo cáo theo phƣơng pháp gián tiếp để nộp cho bộ phận kế toán hợp nhất.
3.1.3 Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cần thiết thống nhất, và các sổ chi tiết theo dõi kèm theo phục vụ nhu cầu hợp nhất báo cáo tài chính: chi tiết theo dõi kèm theo phục vụ nhu cầu hợp nhất báo cáo tài chính:
Đối với hệ thống tài khoản, các cơng ty trong tập đồn đều xây dựng hệ thống tài khoản thống nhất phù hợp với quy định của bộ tài chính theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC và thông tƣ bổ sung TT 244/2009-BTC. Điều này tạo điều kiện cho tập đồn dễ theo dõi và đối chiếu các khoản cơng nợ nội bộ.
Ngồi ra vì u cầu lập Báo cáo tài chính hợp nhất cần những thơng tin chi tiết về các giao dịch nội bộ, và đầu tƣ vào nhau của các cơng ty thành viên do đó cần phải có những theo dõi chi tiết hơn trong một số tài khoản liên quan đến việc lập báo cáo tài chính hợp nhất nhƣ sau:
Đối với tài khoản phản ánh các khoản đầu tƣ:
Đối với mỗi công ty thành viên trong tập đoàn, các tài khoản trên cần phải theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng đối với những công ty trong tập đoàn. (phần mềm kế tốn đã có theo dõi)
Ngồi ra đối với những tài khoản nhƣ 121, 221, 222, 223 thƣờng có sự tăng giảm vốn cổ phần do đó dẫn đến sự chuyển đổi qua lại hạch toán giữa các tài khoản do đó nhân viên kế tốn cần phải theo dõi chi tiết những thông tin sau: số cổ phần công ty nắm giữ trong mỗi cơng ty khác thuộc tập đồn, những thơng tin về sự thay đổi sổ lƣợng cổ phần đang nắm giữ của cổ phần trong cơng ty thành viên mà mình có sở hữu cổ phần, thơng tin về giá trị khoản đầu tƣ trong mỗi công ty thành viên. Riêng với tài khoản 223 cần theo dõi thêm giá trị hợp lý của khoản đầu tƣ. Thông tin đƣợc theo dõi theo mẫu trong Phụ Lục số 01, Mẫu: Cotec_HN01
Phản ánh các tài khoản doanh thu, giá vốn, doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính:
Đối với tài khoản doanh thu, công ty mẹ và các cơng ty con trong tập đồn không đƣa những doanh thu của các thành viên trong tập đoàn vào doanh thu nội bộ mà hạch toán ngay trên tài khoản 511, 711. Do đó cần có yêu cầu theo dõi riêng từng đối tƣợng chi tiết doanh thu phát sinh từ giao dịch với công ty nào trong những công ty thành viên của tập đoàn.
Đối với những tài khoản doanh thu, giá vốn hàng bán từng công ty trong tập đoàn đều phải theo dõi theo từng đối tƣợng phát sinh. Khoản mục này trong phần mềm kế toán cần phải lập trƣờng riêng kí hiệu phân biệt những giao dịch nội bộ (ví dụ: Noibo) Chú ý đối với loại tài khoản và chi phí này ngồi việc theo dõi đối tƣợng
chi tiết, cần phải theo dõi doanh thu từng đợt là bao nhiêu, ứng với giá vốn hàng bán là bao nhiêu.
Do phần mềm kế tốn của cơng ty khơng theo dõi đƣợc doanh thu theo đối tƣợng khách hàng mua nên kế toán viên theo dõi phần doanh thu này cần phải lập file theo dõi riêng bằng excel đối với những khách hàng là công ty thành viên của tập đoàn theo mẫu: Phụ lục số 1, Biểu mẫu Cotec_HN02.
Đối với các tài khoản doanh thu tài chính (5151 doanh thu từ cho vay, 5152 doanh thu từ cổ tức và lợi nhuận đƣợc chia) nhận viên phụ trách theo dõi phần hành này tại công ty có bảng tính lãi vay đối với từng đối tƣợng cho vay bao gồm cả những đối tƣợng bên trong và bên ngồi tập đồn do đó khơng cần lập thêm bảng theo dõi bên ngồi để phục vụ cho cơng tác lập Báo cáo tài chính hợp nhất.
Các khoản dự phịng (129, 139, 159, 229, 352)
Tất cả các khoản dự phòng kể trên kế toán đều theo dõi theo từng đối tƣợng dự phòng là khoản đầu tƣ, hay khoản nợ phải thu của công ty nào trong phần mềm kế toán. Kế tốn khơng cần lập thêm bảng theo dõi bên ngồi.
Các khoản đối ứng phải thu phải trả nội bộ:
1288, 311, 131, 331, 141, 3386, 341, 244, 344, 315, 342 phải đƣợc theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng trong phần mềm kế toán.
Riêng đối với tài khoản 1388, 3388 phải mở tài khoản chi tiết thống nhất trong tồn bộ các cơng ty thành viên của tập đoàn, 13881 phải thu lãi vay, 13882 phải thu lợi nhuận, cổ tức đƣợc chia, 13888 phải trả khác; tƣơng tự 33881 phải trả lãi vay, 33882 phải trả cổ tức, 33888 phải trả khác.
Chú ý: Đối với mỗi tài khoản tiền vào tƣơng đƣơng tiền (111, 112, 113) cần
phải theo dõi chi tiết trên phần mềm kế toán là chuyển tiền cho đối tƣợng nào hoặc nhận tiền từ đối tƣợng nào.
đƣa vào sử dụng bao nhiêu phần trăm. Mẫu sổ theo dõi đƣợc thiết kế theo mẫu Cotec_HN03.
3.1.4 Cơng tác nhân sự phịng kế toán.
Thành lập bộ phận chuyên lập Báo cáo tài chính hợp nhất bao gồm: 1 thành viên làm trƣởng bộ phận, thành viên này chỉ chuyên trách về việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất. ngồi ra, mỗi công ty con cử một đại diện để hỗ trợ việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất trong tập đồn, đại diện này phổ biến thơng tin, u cầu của việc theo dõi thông tin đến mỗi phịng ban kế tốn của các cơng ty thành viên, đồng thời lập các báo cáo theo yêu cầu của bộ phận lập Báo cáo tài chính hợp nhất.
Đội ngũ nhân viên kế tốn phải đƣợc đào tạo cơ bản về việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất để có thể định khoản, theo dõi chi tiết các khoản mục một cách chính xác và cung cấp thơng tin phù hợp với yêu cầu của bộ phận lập Báo cáo tài