2. CHƢƠNG 2: TÌNH HÌNH LẬP VÀ TRÌNH BÀY BÁO CÁO TÀI CHÍNH
2.2 Tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tại tập đồn Cotec
2.2.2 Hình thức kế tốn tại tập đồn Cotec
Cơng ty Cotec sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính, thơng qua việc sử dụng phần mềm kế toán Fast Business, đƣợc thiết kế theo hình thức ghi sổ "Nhật Ký Chung".
Trong công ty thiết kế những biểu mẫu chứng từ riêng để phục vụ công tác kiểm tra giám sát, chu trình làm việc và kế tốn chặt chẽ. Chu trình kế tốn đƣợc thiết kế theo từng chu trình kế tốn mua hàng, bán hàng, thu tiền, thanh tốn, tạm ứng, hồn ứng…
Hằng ngày kế toán viên dựa vào những chứng từ kế toán đã đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tình theo bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trong phần mềm kế tốn, bao gồm 3 hình thức sổ chính sau: sổ thu, chi tiền mặt; sổ thu chi tiền gửi ngân hàng (bao gồm cả các khoản vay ngân hàng), sổ kế toán tổng hợp (nhập tất cả các bút tốn về chi phí, doanh thu và các bút tốn kết chuyển cuối tháng)
Cuối tháng/ cuối quý kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu các số liệu tổng hợp và chi tiết luôn luôn đƣợc thực hiện tự
động và đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế tốn có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu kế tốn với báo cáo tài chính. Trong phần mềm có những chi tiết khơng thể theo dõi đƣợc, kế toán tổng hợp mở sổ bằng excel theo dõi riêng ví dụ:
- Sổ chi tiết tính khấu hao tài sản cố định.
- Theo dõi tính tốn lãi suất các khoản vay ngân hàng, và các khoản cho vay.
Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trƣớc năm 2009 tập đồn khơng sử dụng phần mềm kế tốn thống nhất, công ty mẹ Cotec Group sử dụng phần mềm kế toán KTSYS, nhƣng do phần mềm không đáp ứng đƣợc u cầu quản lý và kế tốn của cơng ty và để tiện cho việc theo dõi cũng nhƣ hạch tốn đồng nhất các thơng tin kế tốn trong tồn bộ tập đồn, cơng ty thống nhất sử dụng phần mềm kế tốn chung cho cả tập đồn.
Từ năm 2009 đến nay tập đoàn Cotec bắt đầu áp dụng phần mềm kế toán Fast Business, tuy nhiên trong tập đồn chỉ có một số cơng ty áp dụng phần mềm này sau thời gian 2 tháng dùng thử.
Các công ty hiện tại đang áp dụng phần mềm kế tốn Fast:
Cơng ty Cổ phần Kỹ thuật Xây dựng và Vật liệu Xây dựng
Công ty Cổ phần Đầu tƣ và Phát triển Nhà đất Cotec
Công ty Cổ phần Du lịch và Đầu tƣ Xây dựng Châu Á
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Xây dựng Anpha
Công ty Cổ phần Đầu tƣ và Phát triển Nhà đất Cotec Miền Bắc
Công ty Cổ phần Hằng Hà
Chỉ còn riêng Cotec CIC chƣa áp dụng phần mềm fast do chi phí phần mềm khá đắt tiền, chi phí bỏ ra khơng bằng thu nhập thu lại đƣợc.
2.2.3 Tổ chức bộ máy kế tốn tại tập đồn
2.2.3.1 Bộ máy tổ chức kế tốn tại cơng ty mẹ
Đội ngũ nhân viên kế tốn Cơng ty mẹ gồm có 4 thành viên: kế toán ngân hàng, kế toán tiền mặt, kế toán tổng hợp, kế toán trƣởng.
Kế toán ngân hàng: phụ trách việc kiểm tra tất cả các hồ sơ sẽ đƣợc thanh toán
bằng tiền gửi ngân hàng, chuẩn bị UNC, theo dõi và cập nhật tất cả các thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng của cơng ty, nhập những hóa đơn đầu vào liên quan đến việc thanh tốn qua hình thức chuyển khoản, quản lý những phát sinh công nợ với nhà cung cấp mà chuyên thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng. Ngoài ra nhập liệu các khoản vay, trả lãi trả gốc cho ngân hàng, đồng thời theo dõi các khoản vay theo từng khế ƣớc và tính tốn khoản lãi phải trả hàng tháng để kiểm tra đối chiếu với số liệu của ngân hàng.
Kế toán tiền mặt: theo dõi trình duyệt tất cả các hồ sơ liên quan đến việc thanh
toán bằng tiền mặt, cập nhật sổ cái tiền mặt, đối chiếu kiểm tra với sổ quỹ, và theo dõi cộng nợ tạm ứng của những nhân viên trong Công ty ứng tiền mặt, và những nhà cung cấp và khách hàng giao dịch bằng tiền mặt.
Kế toán tổng hợp: Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán
tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nƣớc và Công ty. Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế tốn phần hành chính thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch tốn, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. Lập bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bất động sản, công cụ dụng cụ. Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế tốn trƣởng phân cơng.
Thủ quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực
Kết toán trưởng: lập và giải trình các báo cáo theo yêu của ban giám đốc, phân
công công việc, kiểm tra giám sát các hoạt động của phịng kế tốn.
2.2.3.2 Bộ máy tổ chức kế tốn tại các cơng ty con
Các Cơng ty con cũng có cấu trúc bộ máy phịng kế tốn tƣơng tự nhƣ ở Công ty mẹ, và tùy thuộc vào công việc và các nghiệp vụ phát sinh có nhiều hay khơng mà số lƣợng nhân viên kế toán sẽ thay đổi theo cho phù hợp.
2.2.3.3 Khái qt bộ máy kế tốn tồn bộ tập đồn
Sơ đồ bộ máy kế tốn của tồn bộ tập đồn
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn trong tập đồn Cotec
Kế tốn trƣởng của cơng ty mẹ đồng thời cũng là kế tốn trƣởng của tồn bộ tập đoàn.
Kế tốn trƣởng của các cơng ty con, ngồi công việc báo cáo với ban giám đốc của công ty con cịn có nhiệm vụ báo cáo tình hình cơng tác kế toán với kế toán
Kế toán trưởng Cotec kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ Kế toán trưởng Cotec Land kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ kế toán trưởng Cotec Anpha kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ Kế toán trưởng Cotec Sài Gịn kế tốn tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ Kế toán trưởng Cotec CIC kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ Kết toán trưởng Hằng Hà kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ Kết toán trưởng Cotec Land Miền
Bắc kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt thủ quỹ
trƣởng của tồn bộ tập đồn. Do đó kế tốn trƣởng của cơng ty mẹ không những giám sát hoạt động cơng tác kế tốn của cơng ty mẹ mà cịn phải nắm bắt đƣợc tình hình tài chính của tồn bộ tập đồn, và cơng tác kế tốn của từng thành viên trong tập đoàn.
Cơng tác kế tốn tại cơng ty mẹ và các công ty con đƣợc thực hiện cơng tác kế tốn độc lập với nhau tuy nhiên ln ln duy trì mối quan hệ hợp tác và hỗ trợ chặt chẽ.
Các kế tốn viên trong cơng ty đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán, kế toán tổng hợp và kế tốn trƣởng đã có kinh nghiệm làm kế toán trƣởng và kế tốn tổng hợp nhiều cơng ty khác nhau. Tuy nhiên chƣa có kinh nghiệp làm việc trong những tập đồn lớn, dó đó chƣa có kinh nghiệm cũng nhƣ kiến thức, và đào tạo về việc lập báo cáo tài chính hợp nhất.
2.3 Thực trạng lập báo cáo tài chính tại tập đồn Cotec
2.3.1 Tình hình lập và trình bày báo cáo tài chính tại tập đồn
Hệ thống báo cáo tài chính đƣợc lập tại tập đồn COTEC và các cơng ty con.
Lập báo cáo tài chính riêng của cơng ty mẹ và báo cáo tài chính của các công ty con: hàng năm đều đƣợc lập theo quy định của nhà nƣớc, các báo cáo đều
đƣợc kiểm tốn nhằm mục đích cung cấp thông tin cho các cổ đông, ngân hàng, phục vụ công tác quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty ….
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DN)
Riêng Cotec Land là cơng ty có đăng ký hoạt động trên sàn chứng khốn, do đó lập báo cáo tài chính theo từng q và có kiểm tốn 2 lần trong năm, 6 tháng đầu năm và cuối năm.
Lập Báo cáo tài chính hợp nhất: cơng ty chƣa thực hiện lập Báo cáo tài chính
hợp nhất, đối với những trƣờng hợp hợp nhất của cơng ty đều dẫn đến hình thành công ty mẹ con do đó cơng ty chỉ hạch toán phần sở hữu của mình trong cơng ty con nhƣ một khoản đầu tƣ trong báo cáo tài chính riêng. Do đó cơng ty hiện tại khơng có Báo cáo tài chính hợp nhất kể từ ngày thiết lập quyền kiểm soát.
2.3.2 Một số đánh giá về tình hình cơng tác kế tốn tại tập đồn Cotec
2.3.2.1 Ưu điểm:
Toàn bộ tập đồn đều áp dụng chính sách kế tốn thống nhất và các hệ thống tài khoản thống nhất phù hợp với quy định của luật pháp và việc này cịn giúp cho cơng tác lập báo cáo tài chính trở nên dễ dàng hơn.
Tuy kế tốn từng cơng ty thành viên trong tập đoàn là độc lập, tuy nhiên bộ máy kế tốn đƣợc bố trí tập trung trong một phịng do đó việc trao đổi thơng tin giữa các kế tốn diễn ra dễ dàng.
Biểu mẫu chứng từ của tập đoàn đƣợc thiết kế thống nhất dễ dàng cho công việc kiểm tra giám sát.
2.3.2.2 Nhược điểm:
Hệ thống báo cáo tài chính mà các cơng ty trong tập đồn lập mới chỉ có báo cáo tài chính riêng của công ty mẹ, và các báo cáo tài chính của cơng ty con mà chƣa có báo cáo tài chính hợp nhất của cả tập đồn. Do đó những nhà đầu tƣ và các nhà quản trị chƣa thể nhìn thấy đƣợc một cách bao qt tình hình tài chính cũng nhƣ kết quả hoạt động kinh doanh của toàn bộ tập đoàn Cotec.
Phần mềm Fast là phần mềm hiện đại, quản lý dữ liệu tốt, tốc độ xử lý nhanh và chính xác, tuy nhiên phần mềm này khơng hồn tồn đƣợc thiết kế dành riêng cho đặc điểm tình hình hoạt động và lĩnh vực hoạt động của cơng ty Cotec, dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh cần phải theo dõi bằng file excell riêng của từng nhân viên kế tốn. Điều này dẫn đến việc khơng bảo mật dữ liệu và hạn chế khả năng tiếp xúc thông tin cần thiết của các thành viên liên quan để làm việc hiệu quả hơn, ngồi ra
cịn dẫn đến việc dễ dàng bị mất dữ liệu do trục trặc trên thiết bị tin học. Đồng thời khi có sự thay đổi về mặt nhân sự những thơng tin này không dễ dàng đƣợc truyền đạt lại cho ngƣời tiếp theo một cách đầy đủ và trọn vẹn do đó việc tổng hợp thơng tin khơng đƣợc tồn diện và đầy đủ.
Hệ thống kiểm sốt cịn lỏng lẻo dẫn đến việc bảo mật trong dữ liệu kế tốn cịn nhiều thiếu sót, những chứng từ gốc hoặc số liệu kế toán dễ dàng bị lấy đi mà khơng có kiểm sốt.
2.3.2.3 Ngun nhân việc chưa lập Báo cáo tài chính hợp nhất
Trình độ nhân viên và số lượng nhân viên phịng kế tốn cịn nhiều hạn chế
Việc lập báo cáo tài chính vẫn đang là vấn đề phức tạp và mới mẻ đối với trình độ kế tốn của nhân viên kế tốn Việt Nam. Tình hình hợp nhất cơng ty có nhiều phức tạp vì có nhiều hoạt động bán qua lại các cơng ty trong tập đồn cơng với việc các giao dịch nội bộ diễn ra thƣờng xuyên làm cho Báo cáo tài chính hợp nhất của cơng ty trở thành vấn đề hóc búa hơn.
Phịng kế tốn của cơng ty Cotec hiện tại chỉ có 4 thành viên, khối lƣợng công viêc phải giải quyết khá lớn dẫn đến việc khơng có đủ thời gian để thực hiện làm Báo cáo tài chính hợp nhất, trong khi báo cáo hợp nhất không phải là vấn đề đơn giản. Muốn thực hiện báo cáo này cơng ty Cotec cần có thêm nhân viên chuyên phụ trách vấn đề về hợp nhất Báo cáo tài chính hợp nhất.
Ban lãnh đạo chưa đánh giá đúng mức độ quan trọng của Báo cáo tài chính hợp nhất
Nguyên nhân chính yếu của việc chƣa lập Báo cáo tài chính hợp nhất trong tập đồn Cotec chính là ban giám đốc chƣa thực sự chú trọng đến việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất trong tập đoàn, xem nhƣ Báo cáo tài chính hợp nhất chỉ là tổng của những báo cáo riêng lẻ, nên chỉ cần quan tâm đến báo cáo riêng lẻ là đủ. Ban lãnh đạo mới chỉ có cái nhìn chi tiết cho từng cơng ty nhỏ lẻ mà chƣa thực sự bao quát
toàn bộ tập đoàn, định hƣớng phát triển của tập đoàn chỉ mới dừng lại ở một số công ty chủ chốt mà chƣa hƣớng đến việc toàn bộ tập đoàn cùng phát triển.
Quy định về pháp luật đối với việc bắt buộc lập Báo cáo tài chính hợp nhất và cơng bố báo cáo ra bên ngồi là chưa cao:
Theo Thơng tƣ 161/2007/TT-BTC ban hành về việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất có quy định rõ: Cơng ty mẹ phải lập Báo cáo tài chính hợp nhất hàng năm và Báo cáo tài chính hợp nhất giữa niên độ hàng quý (không bao gồm quý IV). Báo cáo tài chính hợp nhất phải lập và nộp vào cuối kỳ kế toán năm cho các cơ quan quản lý Nhà nƣớc có thẩm quyền theo quy định chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm và cơng khai trong thời hạn 120 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Riêng báo cáo tài chính giữa niên độ phải cơng khai cho các chủ sở hữu theo quy định của từng Tập đồn tuy nhiên việc khơng nộp Báo cáo tài chính hợp nhất vẫn chƣa quy định mức độ xử phạt, thậm chí cơng ty khơng nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền thì cũng khơng hề bị nhắc nhở. Quy định này chỉ mới có hiệu lực thực sự đối với những cơng ty có cổ phiếu đƣợc niêm yết trên sàn chứng khoán.
KẾT LUẬN CHƢƠNG II
Tập đoành Cotec đứng trƣớc tình hình kinh tế suy thối năm 2008, đã có những định hƣớng mới để tồn tại và phát triển vững mạnh hơn đó là việc đa dạng hóa nhiều ngành nghề kinh doanh bằng cách đầu tƣ vào nhiều cơng ty khác nhau. Từ đó dẫn đến việc có thêm nhiều cơng ty thành viên trong tập đồn, và các cơng ty này có mối quan hệ phức tạp đầu tƣ và sở hữu lẫn nhau. Điều này cùng với những quy định của pháp luật đẩy yêu cầu lập Báo cáo tài chính hợp nhất lên cao.
Trong chƣơng này, tác giả trình bày đƣợc sự phát triển phức tạp của tập đoàn Cotec đồng thời miêu tả tình trạng lập báo cáo tài chính tại tập đồn Cotec từ đó nhận thức đƣợc những ƣu điểm hay những điểm còn hạn chế của cơ cấu bộ máy kế tốn trong tập đồn. Từ đây sẽ làm tiền đề cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất của tập đoàn trong thực tế tại chƣơng 3.
3. CHƢƠNG 3 : XÂY DỰNG PHƢƠNG PHÁP LẬP VÀ TRÌNH BÀY BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI TẬP ĐỒN COTEC BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI TẬP ĐỒN COTEC
3.1 Những điều kiện cần thiết để lập và trình bày Báo cáo tài chính hợp
nhất