12 Thiết kế, cung cấp và lắp đặt thiết bị MAN-Ethernet cho
2.2.giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tham gia dự thầu 1 Đẩy mạnh quá trình thu thập và xử lý thông tin
2.2.1. Đẩy mạnh quá trình thu thập và xử lý thông tin
Trong bối cảnh đất nước đang trong quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa và thời đại phát triển công nghệ thông tin và viễn thông. Các công trình xây dựng cung cấp dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin cũng diễn ra khắp mọi nơi trên cả nước. Thông tin là yếu tố sống còn đối với công ty,
tuy nhiên công ty chưa có bộ phận chuyên trách nên chưa nắm bắt hết các thông tin đấu thầu. Chính vì vậy công ty cần lập một tổ hay nhóm chuyên trách tìm kiếm thông tin về các gói thầu. Trước mắt thành lập một tổ hay nhóm chuyên trách, trong tương lai tùy theo yêu cầu phát triển thì có thể nâng quy mô lên cấp phòng, mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở các thành phố lớn hoàn thành tốt công tác tìm kiếm, nắm bắt thông tin.Nhiệm vụ của nhóm này là phải liên hệ, thu thập thông tin từ các cơ quan quản lý nhà nước, các chủ đầu tư. Phải nắm bắt được các nhiệm vụ, mục tiêu, kế hoạch hàng năm của lĩnh vực viễn thông công nghệ thông tin….
Ngoài việc thu thập thông tin về gói thầu, dự án thì bộ phận này còn phải có trách nhiệm thu thập thông tin về các đối thủ cạnh tranh, phải phân tích được những điểm mạnh, điểm yếu của nhà thầu đó khi tham gia thầu. Đặc biệt là cần phải nắm rõ về năng lực tài chính, thiết bị, kỹ thuật công nghệ, các mỗi quan hệ của nhà thầu đó với chủ đầu tư và các cơ quan chức năng có liên quan để từ đó có chính sách đối phó nếu đối thủ cạnh tranh mạnh hơn thì tìm cách liên danh để hai bên cùng có lợi. Thu thập thông tin về danh sách năng lực, chính sách của các nhà cung cấp vật tư, thiết bị để cung cấp thông tin hữu ích cho các phòng ban khác, giúp giảm thời gian và chi phí cho công ty.
Chủ động tìm kiếm, tiếp cận và khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo dòng thông đầy đủ, kịp thời.
Lựa chọn và phân loại thông tin đấu thầu phù hợp với tình hình thực tế của Công ty từ các cấp, các ngành, các khu vực trong nên kinh tế.
Liên tục cập nhật các thông tin pháp luật, các quy định về đấu thầu nói chung và đấu thầu cung cấp hàng hóa nói riêng, các biến động thị trường: giá cả, hàng hóa…, thị phần của công ty để có kế hoạch đấu thầu thích ứng và chủ động tuân thủ pháp luật.
Sau khi tìm kiếm thông tin, vấn đề xử lý thông tin cũng phải được quan
tâm làm rõ. Nội dung cần được chú ý trong xử lý thông tin đầu tiên trên là việc phân tích hồ sơ mời thầu. Nó có tác động trực tiếp đến chất lượng hồ sơ dự thầu, ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Một nội dung quan trọng không kém là các yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa. Trên thực tế, Công ty tham gia đấu thầu nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, Không phải lĩnh vực nào người cán bộ cũng phân tích có kiến thức chuyên sau để nắm bắt các yêu cầu. Do đó để tránh sai sót, cán bộ xử lý thông tin phản nghiên cứu cận thận, nắm rõ tính năng và đặc điểm kỹ thuật mà bên mời thầu yêu cầu để tìm hiểu được những đối tác cung cấp hàng hóa tốt nhất, đưa ra đề xuất kỹ thuật hoàn hảo.