12 Thiết kế, cung cấp và lắp đặt thiết bị MAN-Ethernet cho
1.5.2. Những tồn tại trong công tác dự thầu
Bên cạnh những ưu điểm và kết quả mà công tác dự thầu của công ty làm được giúp công ty thắng thầu được nhiều dự án, gói thầu, còn có khuyết điểm trong công tác dự thầu mà công ty cần có giải pháp hoàn thiện kịp thời.
Hạn chế đấu tiền có thể thấy được đó là lỗ hổng lớn trong quá trình tham gia dự thầu:
Quá trình khai thác, xử lý thông tin còn chậm
Công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm dự án, gói thầu chưa thật sự linh hoạt, nguồn thông tin khai thác chưa đa dạng. Phần lớn các thông tin về
các cuộc đấu thầu là do các nhân viên Phòng Kinh doanh có được từ báo chí, tạp chí đấu thầu, thông tin từ Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam cung cấp và thông báo mời thầu từ các đơn vị tổ chức đấu thầu. Công ty chưa khai thác triệt để và hiệu quả các nguồn thông tin khác như từ khách hàng hiện tại và các khách hàng tiềm năng, hoặc từ Internet chưa được quan tâm đúng mức.
Hơn nữa, các thông tin về đấu thầu do Phòng kinh doanh thu thập chủ yếu dựa vào yêu cầu thiết thực nhất của chủ đầu tư, yêu cầu gì thì đáp ứng cái ấy, như kiểu chạy theo dự án nên công ty không thể xây dựng một kế hoạch dự thầu dài hạn mà luôn bị động
Quá trình xử lý thông tin ban đầu còn chậm, một số gói thầu tìm hiểu chưa kỹ lưỡng về quy mô, chủ đầu tư và các đối thủ cạnh tranh nên khi tham gia dự thầu còn gặp nhiều khó khăn do thiếu thông tin, ảnh hưởng đến công tác ra quyết định dự thầu.
Hạn chế trong quá trình tiến hành làm hồ sơ dự thầu
Việc giám sát lập hồ sơ dự thầu chưa thực sự chặt chẽ,đồng bộ,liên tục dẫn đến sự trì trệ,mất thời gian làm ảnh hưởng tới thời gian hoàn thiện hồ sơ dự thầu để nộp đúng thời hạn.
Việc khảo sát hiện trường chưa thật kỹ lưỡng nên không lường trước được những nguyên nhân thời tiết,khí hậu. Dẫn đến ảnh hưởng tiến độ giao hàng.
Cán bộ lập hồ sơ dự thầu chưa tìm tòi,nghiên cứu các biện pháp cung cấp thiết bị khả thi khác biện pháp truyền thống với chi phí khác nhau, chất lượng khác nhau.
Chưa đưa ra được một mức giá bỏ thầu linh hoạt dựa trên chiến lược cạnh tranh phù hợp đúng đắn.Mức giá công ty đưa ra còn hạn chế với tình hình môi trường đấu thầu. Đôi khi còn chưa nắm bắt được sự thay đổi giá cả thiết bị trên thị trường, nên đưa ra mức giá quá cao so với giá dự kiến của chủ đầu tư và các đối thủ cạnh tranh, có lúc quá thấp nên cũng không hiệu quả.
Trong quá trình tham gia buổi mở thầu, có một khó khăn Công ty gặp phải là không giải trình được một cách hoàn chỉnh, rõ ràng các yêu cầu, thắc mắc của bên mời thầu. Thực tế nhiều gói thầu cung cấp hàng hóa ngoài ngành Viễn thông, Công nghệ thông tin mà công ty quyết định tham gia dự thầu, nhiều đặc tính kĩ thuật không được cán bộ tham gia buổi mở thầu hiểu một cách đầy đủ và chi tiết, do trình độ chuyên môn về lĩnh vực khác nhau của cán bộ, nhân viên kỹ thuật còn hạn chế.
Hạn chế trong tổng kết cuối cùng của công tác dự thầu:
Khâu kiểm tra, kiểm điểm, rút kinh nghiệm cuối cùng chưa được coi trọng. Điều này gay sự thiếu trách nhiệm của nhân viên từ đó không tránh khỏi những sao sót có thể lặp lại ở lần dự thầu tiếp theo.
Một hạn chế nữa trong công tác thực hiện dự thầu của công ty là thiếu bộ phận lưu trữ thông tin một cách hiệu quả. Thông tin chi tiết các cuộc tranh thầu mà công ty đã tham dự nhưng trượt thầu hầu như không được lưu lại ở bất kỳ văn bản hay hình thức lưu trữ nào khác trong công ty.Việc thực hiên công việc chỉ đơn thuần dựa trên kinh nghiệm mà không được ghi chép thành tài liệu sẽ khiến cho các cán bộ trẻ gặp nhiều khó khăn trong thực hiện công việc, tốn kém chi phí đào tạo mà hiệu quả lại có thể không cao.