Tham luận về “Chuyển đổi số trong lĩnh vực Lưu trữ - Nhìn từ khía cạnh Văn hóa số”
1. Tổng quan
- Xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số và Nền kinh tế số là hướng đi của hầu hết các nước phát triển trên thế giới trong những năm vừa qua.
- Trong bối cảnh đó, khoa học cơng nghệ, đặc biệt là cơng nghệ thơng tin và truyền thơng đóng vai trị quan trọng trong việc quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức và định hướng sự mơ hình hoạt động của Chính phủ, Nền kinh tế và tồn xã hội.
- Cơng nghệ thơng tin và truyền thông đã làm thay đổi mọi mặt của đời sống xã hội, làm thay đổi cách thức ghi tin (tạo lập), truyền đạt, trao đổi và lưu trữ thông tin của tồn xã hội, làm thay đởi cách thức giao tiếp giữa người với người trong xã hội; là cơ sở cho sự chuyển đởi văn hóa, hướng tới Văn hóa số.
2. Văn hóa số và tài liệu lưu trữ số
a) Khái niệm:
- Văn hóa số là một khái niệm mơ tả cách công nghệ và internet đang định hình cách thức tương tác giữa con người trong xã hội. Đó là cách con người cư xử, suy nghĩ và giao tiếp trong xã hội, là sản phẩm của sự phát triển công nghệ và nhấn mạnh bởi mối quan hệ giữa con người và công nghệ.
Đó là cách con người cư xử, suy nghĩ và giao tiếp trong xã hội, là sản phẩm của sự phát triển công nghệ và nhấn mạnh bởi mối quan hệ giữa con người và công nghệ và dần dần tạo nên các quy tắc ứng xử và chuẩn mực đạo đức của con người trong xã hội.
- Văn hóa số có thể hiểu là các quy tắc ứng xử, chuẩn mực đạo đức của con người trong môi trường số (Cẩm nang Chuyển đổi số, Bộ TTTT).
- Tài liệu lưu trữ số là một loại di sản văn hóa số (digital cultural heritage), chứa đựng ba ý nghĩa quan trọng: (1) là tài nguyên thông tin dạng số có giá trị lâu dài, (2) được xác lập quyền sở hữu trong không gian số, (3) là sự kết hợp chặt chẽ giữa di sản văn hóa và cơng nghệ số.
- Tài liệu lưu trữ số đòi hỏi sự sáng tạo trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông để thực hiện chuyển đổi số cách thức quản lý, lưu trữ và khai thác.
b) Tác động của văn hóa số:
- Phá vỡ hệ thống phân cấp trong quản lý truyền thống và thúc đẩy tốc độ làm việc của con người, giúp người lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh hơn, chuẩn hơn (trên cơ sở phân tích dữ liệu).
- Thúc đẩy chuyển đởi số - văn hóa cho phép các tở chức, cá nhân chủ động giải quyết công việc thông qua môi trường số, đồng thời nâng cao khả năng học hỏi của lực lượng lao động trong toàn xã hội.
- Việc trao đổi và xử lý thông tin qua môi trường số sẽ thúc đẩy được ý kiến, quan điểm và sự sáng tạo của mỗi cá nhân trong tở chức và xã hội.
3. Văn hóa số và sự chuyển đổi trong lĩnh vực lưu trữ
a) Chuyển đổi tư duy và cách thức quản lý thông tin lưu trữ
- Tư duy quản lý dữ liệu (thông tin, siêu liên kết thông tin) thay thế tư duy quản lý tài liệu (vật mang tin)
- Quản lý dữ liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo nguyên tắc tập trung thống nhất để bảo đảm an tồn thơng tin và hiệu quả trong khai thác, sử dụng phạm vi toàn quốc và quốc tế.
- Quản lý tập trung thống nhất về mặt xử lý nghiệp vụ lưu trữ số (Nền tảng số) - Xác định Hạ tầng công nghệ và Nền tảng hệ thống phần mềm đóng vai trị then chốt trong q trình chuyển đởi số lĩnh vực lưu trữ
- Đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số. b) Chuyển đổi cách thức xác thực thông tin lưu trữ
- Nhu cầu xác thực số của người dân, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức trong tương lai với phạm vi trong nước và quốc tế là tất yếu
- Tài liệu lưu trữ là chứng cứ quan trọng về lịch sử quốc gia, dân tộc, là bằng chứng về quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Đối với tài liệu truyền thống, cơ quan lưu trữ đang đóng vai trị xác thực bằng cách cấp bản chứng thực lưu trữ (trong đó chỉ rõ tài liệu được sao chụp từ hồ sơ nào, hộp nào, phông nào trong kho lưu trữ).
- Xác thực tài liệu lưu trữ số (bản gốc có ký số) cần nghiên cứu, tìm tịi giải pháp công nghệ và đầu tư đầy đủ về hạ tầng công nghệ, thiết bị và giải pháp phần mềm lâu dài.
- Xét dưới góc độ văn hóa và xã hội, xác thực số nói chung và xác thực tài liệu lưu trữ số nói riêng là nhu cầu thiết yếu của công dân (công dân số) trong tương lai.
- Xác thực số đối với tài liệu lưu trữ có giá trị chứng cứ liên quan đến bảo vệ chủ quyền, bảo vệ danh dự của quốc gia, dân tộc, tổ chức, cá nhân yêu cầu bảo đảm tính khoa học và pháp lý phạm vi trong nước và quốc tế (xác thực số xun quốc gia)
- Chính vì vậy, đầu tư xây dựng Hệ thống xác thực số quốc gia và Hệ thống xác thực tài liệu lưu trữ số quốc gia là cần thiết và cấp bách.
c) Chuyển đổi cách thức phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
- Nhu cầu khai thác thông tin lưu trữ qua Internet và các phương tiện truyền thông xã hội trong thời gian tới là tất yếu.
- Cơ quan lưu trữ sẵn sàng và chủ động.
- Dữ liệu lưu trữ số cần sẵn sàng để chia sẻ và phục vụ kịp thời.
- Số hóa và chuyển đổi tài liệu lưu trữ quốc gia thành dữ liệu số (chuyển đổi dữ liệu mơ tả tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ có tần xuất sử dụng cao) là yêu cầu cấp thiết để phục vụ nhu cầu thông tin cho lãnh đạo các cấp và người dân.
- Xây dựng Nền tảng và tạo dựng không gian số thực hiện phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phạm vi trong nước và quốc tế.
- Phát huy di sản văn hóa là tài liệu lưu trữ đối với mọi hoạt động của quốc gia, dân tộc, cơ quan, tở chức, gia đình, dịng họ, cá nhân.
4. Đề xuất và kiến nghị
a) Đối với Chính phủ:
- Đầu tư xây dựng hạ tầng công nghệ lưu trữ số: Hệ thống quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ số của các cơ quan nhà nước (từ giai đoạn hiện hành đến giai đoạn chuyển giao vào lưu trữ lịch sử); Hệ thống xác thực tài liệu số quốc gia.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là cơ sở dữ liệu quốc gia để phục vụ khai thác, sử dụng trực tuyến.
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ số. - Đào tạo nguồn nhân lực văn thư - lưu trữ đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. b) Đối với các bộ, ngành, địa phương:
- Nhận thức đúng vai trò và tầm quan trọng của văn thư, lưu trữ số. Văn thư số là bước khởi đầu và quyết định sự thành cơng của Chính phủ số. Lưu trữ số là ghi lại bằng chứng về quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân… ghi lại Chứng cứ lịch sử gốc của quốc gia, dân tộc… trong không gian số.
- Triển khai các nhiệm vụ đã giao tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước (trong đó đã nếu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, lộ trình, giải pháp xây dựng hệ thống lưu trữ số).