3.3.1.Bộ máy tổ chức.
Công ty TNHH kinh doanh chế biến thủy sản và xuất nhập khẩu Minh Hiếu đã áp dụng mơ hình quản lý rất tinh gọn, làm việc theo mơ hình dọc.
Ban giám đốc
- Giám đốc phụ trách chung, có trợ lý giám đốc chịu trách nhiệm sắp xếp công việc cho giám đốc.
- Ba phó giám đốc: một phó giám đốc phụ trách kinh doanh, một phó giám đốc sản xuất và chất lượng, một còn lại là giám đốc thường trực.
Các phòng ban:
- Phòng kế hoạch: chịu trách nhiệm lập ra kế hoạch cho công ty về việc sản xuất và các đề ra các tiêu chuẩn về chất lượng thành phẩm.
- Phòng kinh doanh: tham mưu giúp việc cho giám đốc và phó giám đốc kinh doanh về việc kinh doanh của cơng ty: chính sách mặt hàng, giá cả, cơ chế hoạt động của các đơn vị trực thuộc và các chính sách khác như là tiếp thị, quảng cáo, các hoạt động xúc tiến bán hàng. Chủ động ký kết hợp đồng kinh doanh, khai thác thị trường, ra quyết định kinh doanh, trực tiếp điều hành kinh doanh các đơn vị trực thuộc và hệ thống kho bãi, bến bãi.
- Phòng tổ chức hành chức – cơng đồn: làm nhiệm vụ quản lý lao động từ khi tiếp nhận đến khi giải quyết việc làm và thực hiện các chế độ chính sách tiếp theo. Tham mưu giúp việc về công tác tổ chức biên chế, hoạch định việc sử dụng lao động, tố chức huấn luyện lao động, đào tạo về chun mơn kỹ thuật, an tồn và bảo hộ lao động.
- Ban điều hành – sản xuất: chịu trách nhiệm điều hành sản xuất của công ty, phân công quản lý sắp xếp lao động hợp lý, đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm, hạ giá thành đem lại hiệu quả kinh tế cho công ty.
- Phòng quản lý – chất lượng: chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm, làm tham mưu cho Ban giám đốc trong kỹ thuật chế biến sản phẩm.
- Phịng kế tốn – tài chính: có nhiệm vụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, tổng hợp thanh toán định kỳ. Theo dõi, quản lý TSCĐ, thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo tài chính theo quy định của ngành kế toán kiểm toán. Chịu trách nhiệm chủ tài khoản về hoạt động có liên quan đến tiền tệ trong sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của công ty.
- Phịng cơ khí – kỹ thuật – xây dựng cơ bản: chịu trách nhiệm điều hành máy móc, thiết bị, máy nổ, máy lạnh, điện thấp sáng, nước phục vụ cho sản xuất, đồng thời có kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị đảm bảo hoạt động của đơn vị.
3.3.2.Bộ máy kế toán.
+ Kế toán trưởng:
Là người tham mưu giúp việc cho ban giám đốc, theo dõi hoạt động của phịng, hướng dẫn kế tốn phần hạch tốn và ghi sổ tình hình phát sinh. Bên cạnh đó, kế tốn trưởng cịn có trách nhiệm tập hợp và theo dõi chi phí sản xuất phát sinh để tính giá thành của từng loại sản phẩm một cách chính xác. Hàng tháng tổng hợp số liệu các bộ phận để làm cơ sở quyết toán lập báo biểu, xác định kết quả kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ của đơn vị đối với Nhà nước.
+ Phó phịng kế tốn – kế hoạch:
Hỗ trợ kế toán trưởng và thay thế kế toán trưởng khi vắng mặt. Quản lý đôn đốc nhân viên trrong phịng để cơng việc được tiến hành đồng bộ.
Hình 3: Sơ đồ bộ máy kế toán
(Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty)
Điều hành công tác tổ chức phòng, tổ chức hạch toán, tập hợp các số liệu phát sinh của từng bộ phận, định kỳ lập báo cáo cho kế toán trưởng kịp thời để xử lý làm quyết toán theo quy định.
+ Kế toán thanh tốn cơng nợ ngân hàng:
Mở sổ theo dõi tình hình thu chi của đơn vị. Mở sổ theo dõi nợ phải trả, phải thu đối với khách hàng, các nghiệp vụ phát sinh giữa công ty và ngân hàng. Cuối tháng, đối chiếu số dư trên sổ kế toán với sổ phụ của ngân hàng và sổ quỹ của thủ quỹ, lập báo cáo với kế toán tổng hợp để tập hợp làm quyết toán.
+ Kế toán thành phẩm:
Mở sổ theo dõi tình hình sản xuất và tiêu thụ thành phẩm của đơn vị. Tính doanh số thành phẩm hằng ngày về cỡ loại. Cuối tháng, đối chiếu vói thủ kho và lập báo cáo cho kế toán tổng hợp.
Kế tốn trưởng Phó phịng KT - KH Kế tốn thanh tốn cơng nợ ngân hàng Kế toán thành phẩm Kế toán tài sản cố định Kế toán lao động tiền lương, BHXH Kế toán vật tư, nguyên vật liệu Thủ quỹ
+ Kế toán tài sản cố định:
Theo dõi tình hình tài sản của đơn vị về số lượng, chất lượng theo hiệu năng sử dụng của từng loại tài sản cố định.
- Mở sổ theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định. - Mở thẻ tài sản theo dõi từng tài sản
- Theo dõi tình hình giá trị hao mịn của tài sản.
- Tình hình sửa chữa lớn, tăng giá trị sử dụng, giảm giá trị hao mịn.
- Tính khấu hao hàng tháng, lập báo cáo cho kế toán tổng hợp để làm quyết tốn tính giá thành thành phẩm. Phịng kỹ thuật ln sửa chữa kịp thời những tài sản cố định hư hỏng nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Đặc biệt là các tủ đông, kho thành phẩm nhằm phục vụ cho sản xuất đảm bảo đạt chất lượng cao.
+ Kế toán lao động tiền lương – BHXH:
Mở sổ theo dõi tình hình năng suất của từng công nhân, theo dõi bảng chấm công của từng bộ phận, theo dõi tình hình tăng giảm lao động để chiết tính lương chính xác. Hàng tháng tính lương và BHXH, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn cho cán bộ công nhân viên và các khoản khác mà người lao động được hưởng theo đúng luật lao động. Cuối tháng lập báo cáo cho kế toán tổng hợp để làm quyết toán.
+ Kế toán vật tư, nguyên vật liệu:
Theo dõi vật từ hàng hóa, theo dõi tình hình nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất. Mở sổ theo dõi vật tư, thủ kho tính tốn giá vật tư nhập xuất, xử lý vật liệu tiếu thừa. Cuối tháng tổng hợp báo cáo cho kế tốn tổng hợp để tính giá thành sản phẩm.