ỉ.3 .3 Hình thức chứng từ ghi sô
2.1 Tổng quan về công ty TNHHsản xuất và thương mại INDO
2.1.1 Thơng tin chung
2. ỉ. 1.1 Q trình hình thành và phát triền của công ty TNHH sản xuất và thương mại ỈNDO
❖ Giới thiệu chung về công ty:
- Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất và thương mại INDO
- Tên quốc tế: INDO TRADING AND PRODUCTION COMPANY LIMITED - Địa chỉ trụ sở chính: Đội 7B, Xã Dương Liễu, Huyện Hoài Đức, TP. Hà Nội - Mã số thuế: 0107634601
- Loại hình cơng ty: Trách nhiệm hữu hạn - Giấy phép kinh doanh: 0107634601
- Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh giấy và các sản phấm từ giấy - Vốn điều lệ: 2.400.000.000
❖ Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH sản xuất và thương mại INDO được thành lập theo giấy chứng nhận đầu tư số 0107634601 đăng kí lần đầu vào ngày 15/11/2016 , do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội đăng kí kinh doanh cấp.
Là một doanh nghiệp trẻ, mới đi vào hoạt động từ cuối năm 2016, công ty đã gặp rất nhiều khó khăn, cụ thể là: vốn đầu tư cịn hạn hẹp, khơng được trợ giá vốn từ Nhà nước cộng với các thiết bị cịn ít, đơn giản, lao động cịn chưa có nhiều kinh nghiệm. Nhưng với khẩu hiệu “Uy tín trách nhiệm là hàng đầu” luôn hướng tới khách hàng, tạo sự tin tưởng và cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng và dịch vụ tốt nhất. Nên công ty cũng đã có những bước tiến trong việc sản xuất và kinh doanh các mặt hàng về giấy và được công nhận, tin tưởng cua các khách hàng, người dân. Cồng ty cũng đang cố gắng đầu tư về các thiết bị tân tiến hơn cùng với đào tạo lao động để tạo nên những sản phẩm tân tiến, phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Giữa năm 2019 được coi là một bước ngoặt khá quan trọng đối với Cồng ty TNHH sản xuất và thương mại INDO khi mà Cồng ty quyết định thay đối địa chỉ trụ sở chính. Ban đầu trụ sở chính của Cơng ty đặt ở trong miền Nam sau đó đà được Hội đồng quyết định chuyến trụ sở chính ra miền Bắc. Khi mới bước chân ra Bắc, Cồng ty đối mặt với khá nhiều khó khàn như: phải tìm kiếm nhà cung cấp, khách hàng mới, nguồn lao động hầu như được thay mới khá nhiều. Tuy nhiên đến đầu năm 2020, Công ty đà đạt được
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kê tốn tại cơng tyr
một sơ thành công nhỏ như: đã bước đâu đặt chân đên với thị trường hiện tại, có được niềm tin của những khách hàng mới, được nhiều người biết đến với những sản phẩm giấy các loại có chất lượng tốt... Điều này có thể giúp Cơng ty được phát triển hơn nữa.
2. / ./ .2 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH sản xuất và thương mại ỈNDO
Ban giám đốc ___________________ Phịng kinh doanh - hành chính ị Phịng tài chính — kế tốn V Phịng giao nhận, vận chuyển
Sơ đỏ 2. ỉ: Sơ đô tô chức bộ mảy quản lý tại công ty TNHHsản xuât và thương mại ỈNDO
> Ban giám đồc: - Giám đốc:
+ Quyết định các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày cúa Công ty. + Tổ chức thực hiện các quyết định.
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty. + Ban hành các Quy chế quản lý nội bộ của Cồng ty.
+ Bố nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh Quản lý trong Công ty. + Ký kết các hợp đồng nhân danh cơng ty.
+ Đình chỉ, kỷ luật, chuyến cồng tác, sa thải lao động vi phạm Quy chế quản lý. + Tuyển dụng lao động.
+ Lập các phương án cơ cấu Tổ chức cồng ty - Phó giám đốc:
+ Phó giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty theo sự ùy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
+ Phó giám đốc là người trực tiếp xây dựng kế hoạch làm việc, tố chức thực hiện, quản lý giám sát.
> Phòng kinh doanh - hành chính:
- Kinh doanh: Khai thác khách hàng, tìm việc và kí kết hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hồn thiện các thủ tục thanh tốn công nợ, cũng như các tài liệu cơng nợ ... đồng thời
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kế tốn tại cơng ty
phối hợp với phịng kế tốn đế xác định chính xác số cơng nợ của khách hàng, có kế hoạch thu nợ và khai thác khách hàng.
- Hành chính: Quản lý cơng ty trong lĩnh vực hành chính, nhân sự nhằm đáp ứng kịp thời và đúng nhất cho hoạt động của công ty trong việc đánh giá đúng năng lực cán bộ cả về số lượng và chất lượng từ đó có sự phân cơng lao động hợp lý và hiệu quả.
> Phịng tài chính - kế toán:
+Quản lý vốn và tài sản đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. + Tham mưu các giải pháp bảo toàn và phát triển vốn.
+ Xây dựng và triển khai kế hoạch thu chi tài chính: tháng, quý, năm; giám sát tồn bộ hoạt động tài chính, kế tốn của Cơng ty theo quy định của Pháp luật kế tốn thống kê Nhà nước đã ban hành.
+ Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc chỉ tiêu tài chính trong nội bộ Cơng ty.
+ Hạch tốn kế tốn tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty, phân tích hoạt động kinh tế và tống hợp báo cáo kết quả hoạt động tài chính kế tốn theo quy định hiện hành.
+ Quản lý danh mục hàng hóa của cơng ty, quan lý tồn bộ số lượng giá trị nhập kho và tồn kho của hàng hóa , theo dõi hàng hóa mua sắm.
+Thực hiện cơng tác kiểm kê định kỳ, kiếm kê nhập xuất theo yêu cầu cùa cấp trên. + Ke toản chịu trách nhiệm tính lương và theo dõi các khoản thanh tốn với cán bộ công nhân viên, theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền ...
+ Viết lập, quản lý hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra của công ty theo dõi tất cả công nợ phải thu khách hàng, thu hồi cơng nợ, tập hợp chứng từ.
> Phịng giao nhận, vận chuyển: - Bộ phận giao nhận:
+ Giao, nhận hàng hóa, NVL, CCDC, thành phẩm vào kho theo yêu cầu của cấp trên.
+ Lưu trữ, vận chuyển hàng hóa, NVL, CCDC, thành phẩm cẩn thận. Trong quá trình giao nhận, mang - vác cẩn thận tránh đổ vờ, rách,...
+ Kiểm tra hàng hóa, NVL, CCDC, thành phẩm sau đó ký vào phiếu NK, XK.
+ Ghi đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, nơi giao, nơi nhận, thời hạn vào số giao nhận. Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hóa, NVL, CCDC, thành phâm được giao đầy đủ, đúng thời hạn.
+ Chịu hoàn tồn trách nhiệm về hàng hóa, NVL, CCDC, thành phẩm từ khi nhận cho đến khi giao trừ trường hợp bất khả kháng.
Khóa luận tơt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kế tốn tại cơng ty
- Bộ phận vận chun: Chịu trách nhiệm điêu động, bơ trí phương tiện và nhân lực khi có chỉ thị vận chuyển hàng hóa. Tiếp nhận và giải quyết những vấn đề liên quan đến xe vận chuyến như hởng hóc, bảo dưỡng ,
2.1.1.3 Đặc điểm quỵ trình cơng nghệ sản xuất, gia công sản phẩm
Công ty TNHH sản xuất và thương mại IN DO sản xuất và cung cấp cho thị trường nhiều dòng sản phẩm khăn giấy, giấy vệ sinh, giấy ví... chất lượng cao, ốn định, nguồn gốc rõ ràng, giá thành hợp lý, đáp ứng nhu cầu của nhiều phân khúc khách hàng. Sản phẩm cùa cồng ty được đóng gói đa dạng, phù hợp cho các bừa ăn cùa gia đình, nhà hàng, khách sạn, dùng trong đám cưới.
> về quy trình sản xuất giấy vệ:
Cơng ty nhập kho những cuộn giấy vệ sinh siêu to được quấn tới một kích thước phù hợp đã được chế biến từ các nhà cung cấp để gia công thành những cuộn giấy vệ sinh - sản phẩm thiết yếu của từng gia đình. Sau đó sử dụng các thiết bị phục vụ cho việc cắt những cuộn giấy to đó thành những cuộn nhỏ và đi vào quy trình đóng gói. Nhân viên đóng gói sẽ phải xếp các cuộn giấy nhỏ vào từng loại bao bì phù hợp để tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh.
> về quy trình sản xuất khăn giấy, giấy ví:
Cơng ty nhập kho các loại giấy đế phục vụ cho việc làm nên nhừng hộp khăn giấy, ví giấy ... từ các các nhà cung cấp. Các loại giấy này sẽ có nhiều mẫu khác nhau như: có loại là chỉ có màu trắng, có loại là màu trắng có hoa ... đế tạo ra nhừng sản phấm đa dạng phục vụ cho nhu cầu khác nhau của khách hàng. Sau khi nhập các loại giấy, nhân cơng sẽ đóng gói vào các bao bì hoặc vào hộp theo quy định của cơng ty. Từ đó sẽ tạo ra được các sản phấm hộp khăn giấy, gói giấy, giấy ví... phục vụ cho nhu cầu của khách hàng.
2.1.2 Đặc điếm tô chức cơng tác kế tốn của cơng tỵ TNHH sản xuất và thương mại
ỈN DO
2.1.2.1 Đặc đỉêm tô chức bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH sản xuất và thương mại ỈN DO
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tố chức theo mơ hình tập trung theo sơ đồ. Phịng kế toán chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc kiểm tra, giám sát, hạch toán mọi nghiệp vụ kế tốn liên quan đến tồn cơng ty, thực hiện mọi cơng tác kế tốn nhận và xử lý các chứng từ luân chuyển, ghi chép tồng họp và lập báo cáo tài chính.
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kế tốn tại cơng ty
- 5 , __
Sơ đơ 2. 2: Bộ mảy kê tốn tại công ty TNHH sản xuât và thương mại ỈNDO
> Kê toán trưởng kiêm kê tốn tơng họp
+ Tổ chức cơng tác và bộ máy kế tốn phù hợp với tố chức sản xuất kinh doanh của công ty theo yêu cầu của cơ chế quản lý.
+ Tổ chức hướng dẫn thực hiện và kiểm tra việc ghi chép tính tốn, phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế về tài chính của cơng ty.
+ Trực tiếp làm cơng tác kế toán tổng hợp và điều hành nhiệm vụ trong phịng. + Tính tốn, trích nộp đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách.
> Kế toán doanh thu kiêm kế tốn cơng nợ
+ Căn cứ vào chứng từ như hóa đơn cùa bên bán, phiếu tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có, ... để lập thành phiếu thu và phiếu chi, thanh toán các khoản nợ với khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
+ Kế toán thực hiện cơng việc thanh tốn nội bộ, thanh tốn ngân hàng, bảo hiếm xà hội, tiền lương công nợ.
+ Nhận, đối chiếu, kiếm tra, xác nhận số liệu báo cáo doanh thu từ khách hàng sau đó lập báo cáo doanh thực hiện trong kỳ. Thực hiện báo cáo doanh thu công nợ.
> Thù kho kiêm thủ quỹ
+ Thực hiện thu chi tiền mặt qua quỹ. Kiếm tra chứng từ thanh tốn của cá nhân cán bộ cơng nhân viên hoặc tập thế, thực hiện thu chi tiền mặt theo đúng chế độ, chính sách quy chế của cơng ty.
+ Mở sổ cập đầy đủ chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, thực hiện kiểm quỹ cuối ngày, làm báo cáo thu, chi, tồn quỹ đúng nghiệp vụ quy định.
+ Thực hiện ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến CCDC , vật tư hàng tháng, quý, năm; lên báo cáo Nhập - xuất - tồn kho CCDC, vật tư theo giá trị và theo hiện vật.
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kế tốn tại cơng ty
+ Tô chức, ghi chép, phản ánh tông hợp sô liệu một cách chính xác, đây đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng của hàng tồn kho; về giá trị TCSĐ hiện có , tình hình tàng giảm và di chuyến TSCĐ nhằm giám sát chặt chẽ việc mua , đầu tư và sử dụng bảo quản
TSCĐ , làm thủ tục thanh lý nhượng bán TSCĐ.
2.7.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế tốn của cơng ty TNHH sản xuất và thương mại
ỈNDO
a) Chế độ kế toán áp dụng tại cơng ty
Cơng ty thực hiện hạch tốn theo hệ thống tài khoản, chế độ chứng từ theo quy định về hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo thơng tư 133/2016/TT-BTC ngày
26/8/2016.
+ Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12. + Đơn vị tiền tệ ghi chép sổ kế tốn: Đồng Việt Nam (VND).
+ Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật kí chung.
+ Phương pháp hạch tốn tống hợp hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song + Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân cuối kỳ
+ Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng. + Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
b) Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán là nhừng giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi số kế tốn.
Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cùa mình nhưng phải đáp ứng các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm sốt và đối chiếu.
Doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo hướng dẫn tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 133 để ghi chép chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý cùa doanh nghiệp trong trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình.
Đối với lĩnh vực kinh doanh của công ty về sản xuất và kinh doanh giấy các loại, công ty sử dụng những chứng từ chủ yếu sau:
+ Hóa đơn GTGT
+ Phiếu thu / Phiếu chi
Khóa luận tơt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kế tốn tại cơng ty
+ ủy nhiệm chi
+ Giấy báo Nợ / Giấy báo Có + Phiếu NK / Phiếu XK
+ Phiếu kê toán
Việc luân chuyền chứng từ kế tốn theo trình tự cụ thể: + Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
+ Kế toán viên, kế toán truởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình người ký duyệt theo thẩm quyền;
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; + Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c) Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty TNHH sản xuất và thương mại 1ND0 áp dụng theo thông tư 133 nên công ty cũng sử dụng hệ thống tài khoản theo thông tư, chẳng hạn như:
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
• • •
TK 131: Phải thu khách hàng
• • •
TK 152: NVL TK 153: CCDC
TK 154: Chi phí sản phẩm kinh doanh dớ dang TK 155: Thành phẩm
• • •
TK 331: Phải trả cho người bán
• • •
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• • •
Bên cạnh đó cơng ty cũng tự xây dựng nhừng TK chi tiết phục vụ cho mơ hình kinh doanh của công ty. Những tài khoản chi tiết là do phần mềm kế toán tự sinh 1 phần dựa theo Thông tư 133 và 1 phần dự theo mã (mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã vật tư, hàng hóa). Chẳng hạn như những TK sau:
+ TK 131: Phải thu cùa khách hàng
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kê tốn tại cơng tyr