Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 1: Cơ sở lý luận
1.2.4 Vân đê kiêm kê và đảnh giá lại hàng tôn kho.
1.2.4.1 Khái niệm.
Kiềm kê hàng tồn kho là việc tiến hành kiểm tra trực tiếp tại chỗ hiện có tại thời điểm tiến hành kiếm kê thơng qua việc cân, đong, đo, đếm. Được thực hiện bởi ban kiểm kê cùa doanh nghiệp dưới sự giám sát và tham gia cùa phịng kể tốn.
Mục đích của việc kiểm kê là nhằm đối chiếu số HTK hiện tại đang có tại kho với số dư trên sổ sách kế tốn, xác định số thừa, thiếu. Cũng qua đó kiểm tra chất lượng cùa hàng tồn kho, kiểm tra việc dự trữ tồn kho đế quản lý chặt chẽ có hiệu quả, tránh tham ơ, lãng phí, mất mát và đảm bảo tính thực tế của số liệu báo cáo về hàng tồn kho. Có biện pháp xử lý kịp thời những hiện tượng tiêu cực.
Đánh giá lại hàng tồn kho thường được thực hiện trong trường hợp nhà nước quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả, ...
1.2.4.2 Phương pháp hạch toán khỉ phát hiện thừa thiếu trong kiểm kê theo thơng tư
133/2016/TT-BTC.
❖ Cách hạch tốn khi kiểm kê phát hiện Thừa:
Trường hợp phát hiện tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ giải quyết:
a) Kế toán phản ánh giá trị tài sản thừa theo giá trị hợp lý tại thời điểm phát hiện để ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ các TK 111, 152, 153, 156, 211 (Theo giá trị hợp lý) Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381).
b) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền về số tài sản thừa, kế tốn căn cứ vào quyết định xử lý ghi vào các tài khoản liên quan, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381)
Có TK 411 - Vốn đầu tư cùa chủ sở hữu; hoặc
Có TK 441 - Nguồn vốn đầu tư- XDCB (Nếu theo TT 200); Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388);
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 711 - Thu nhập khác.
❖ Cách hạch toán khi kiểm kê phát hiện Thiếu:
a) Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi: Nợ TK 13 8 - Phải thu khác (1381)
Có các TK 111, 152, 153, 155, 156.
b) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 1: Cơ sở lý luận
Nợ TK 111 - Tiên mặt (cá nhân, tơ chức nộp tiên bơi thưịng)
Nợ TK 1388 - Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường) Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trù’ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 - Chi phí khác (phần giá trị cịn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý.
c) Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388 - Phải thu khác) (số phải bồi thường) Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có TK 621 - Chi phí ngun liệu, vật liệu trực tiếp (Nếu theo TT 200) Có TK 627 - Chi phí sản xuất chung (Neu theo TT 200)
Có các TK 152, 153, 155, 156 Có các TK 111, 112
1.2.4.3 Đánh giá lại hàng tồn kho
Đánh giá lại hàng tồn kho nhằm xác định giá trị phù hợp của hàng tồn kho tại thời điểm đánh giá lại. Đánh giá lại thường thực hiện:
+ Khi có quyết định của Nhà nước về đánh giá lại tài sản + Khi thực hiện cố phần hóa doanh nghiệp Nhà nước
+ Các trường hợp khác theo quy định (Khi chuyển đổi hỉnh thức sở hữu doanh nghiệp)
Khi đánh giá lại hàng tồn kho, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban đánh giá lại.
+ Neu đánh giá lại nhỏ hơn trị giá đã ghi sổ kế toán, phần chênh lệch giảm: Nợ TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại tài sản
CÓTK 152, 153 , 155 , 156
Nếu đánh giá lại lớn hơn trị giá đã ghi sổ kế toán, phần chênh lệch giá tăng: Nợ TK 152,153,155,156
Có TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại tài sản
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 1: Cơ sở lý luận
1.2.5 Dự phòng giảm giá hàng tơn kho.
1.2.5.1 Khái niệm
Dự phịng giảm giá hàng tồn kho: Là khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thế thực hiện được so với giá gốc cùa hàng tồn kho.
1.2.5.2 Nguyên tắc kế toán giảm giá hàng tồn kho
a) Doanh nghiệp trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho. Dự phịng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi số kế toán của hàng tồn kho và nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá.
b) Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điếm lập Báo cáo tài chính. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành.
c) Việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
d) Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bỉnh thường trừ (-) chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng.
đ) Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thế thực hiện được của từng loại vật tư, hàng hoá, từng loại dịch vụ cung cấp dở dang, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập:
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế tốn thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kể toán này nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên số kế tốn thì số chênh lệch nhở hơn được hồn nhập ghi giảm dự phịng và ghi giảm giá vốn hàng bán.
1.2.5.3 Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
a) Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 229 - Dự phịng tổn thất tài sản (2294).
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 1: Cơ sở lý luận
b) Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế tốn hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294) Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.
c) Kê toán xử lý khoản dự phịng giảm giá hàng tơn kho đơi với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, khơng cịn giá trị sử dụng, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phịng) Có các TK 152, 153, 155, 156.
d) Kế tốn xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trước khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển thành công ty cổ phần: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho sau khi bù đáp tổn thất, nếu được hạch toán tăng vốn nhà nước, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phịng tổn thất tài sản (2294) Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu. Mức dự phòng giảm giá HTK được tính như sau:
Mức dự phịng = Lượng tồn kho thực tể tại X Trị giá nhập HTK theo
giảm giá HTK thời điểm báo cáo sổ kế tốn
1.3 Các hình thức ghi số kế tốn hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Các hình thức ghi sổ kế tốn theo Thơng tư 133 (Gồm 4 hình thức): - Hình thức ghi sổ Nhật ký chung;
- Hình thức ghi sổ Nhật ký - sồ Cái; - Hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ; - Hình thức ghi sổ trên máy vi tính
1.3.1 Hình thức nhật ký chung
❖ Đặc trưng cơ bản
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào số Nhật ký, mà trọng tâm là số Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
❖ Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chù yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt;
- sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
❖ Ưu điểm:
- Mầu sổ đơn giản, dễ thực hiện. Thuận tiện cho việc phân cơng lao động kể tốn
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 1: Cơ sở lý luận
- Được dùng phô biên. Thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong cơng tác kế tốn
- Có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu ở mọi thời điểm trên sổ Nhật ký chung. Cung cấp thông tin kịp thời.
❖ Nhược điểm: Lượng ghi chép nhiều
❖ Trình tự ghi sổ theo hình thức kể tốn Nhật ký chung: a. Cơng việc hàng ngày:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào số Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đà ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Neu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết hên quan.
- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi số, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tống hợp từng số Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sồ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
b. Cơng việc cuối tháng, q, năm:
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
- về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tống số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc số Nhật ký chung và các số Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 1: Cơ sở lý luận
> 9 r
❖ Sơ đơ trình tự ghi sơ theo hình thức kê toán Nhật ký chung
Ghi chú:
_ > Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
< >
Sơ đơ ỉ. 12: Trình tự ghi sơ theo hình thức kê tốn Nhật kỷ chung 1.3.2 Hình thức nhật kỷ chung - sô cái
❖ Đặc trưng cơ bản
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết họp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - số Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ Cái là các chứng từ kể toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
❖ Hình thức kế tốn Nhật ký - sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau: - Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Số, Thẻ kế toán chi tiết
❖ Ưu điểm
- Số lượng sồ ít, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép.
- Việc ktra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ Tống hợp Nhật ký - sổ cái
❖ Nhược điểm
- Khó thực hiện việc phân cơng lao động kế tốn (chỉ có duy nhất 1 sổ tổng hợp - Nhật ký sổ cái)
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 1: Cơ sở lý luận
- Khó thực hiện đối với DN có quy mơ vừa và lớn, phát sinh nhiều Tài khoản
❖ Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - sổ Cái : a. Công việc hàng ngày:
- Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiếm tra và được dùng làm căn cứ ghi số, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký - sổ Cái. số liệu của mồi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại) được ghi trên một dịng ở cả 2 phần Nhật ký và phần sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,...) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
- Chứng từ kế toán và Bảng tống họp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sồ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
b. Cơng việc cuối tháng:
- Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào số Nhật ký - sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có cùa từng tài khoản ở phàn sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của tòng tài khoản trên Nhật ký - sổ Cái
c. Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký - sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản = Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản.
d. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá số của các đối tượng lập “Bang tổng họp chi tiết” cho từng tài khoản, số liệu trên